大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化的建設(shè)策略探討

楊玉斌

曲阜市糧油購(gòu)銷儲(chǔ)運(yùn)中心 山東 曲阜 273100

大數(shù)據(jù)時(shí)代，運(yùn)用各種各樣的技術(shù)深入挖掘檔案信息資源、整合分析檔案信息資料，加強(qiáng)電子檔案管理，對(duì)于推進(jìn)檔案信息建設(shè)具有積極意義。在檔案管理工作上，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，優(yōu)化檔案信息收集、檔案整理及檔案存儲(chǔ)保管等環(huán)節(jié)，能夠規(guī)范檔案管理的工作流程，提高檔案管理的工作效率。

1 大數(shù)據(jù)的基本簡(jiǎn)述

大數(shù)據(jù)又稱巨量資料，是指涵蓋的數(shù)據(jù)資料量規(guī)模巨大，無(wú)法與人工或者是軟件工具進(jìn)行擷取、管理、處理以及整理。隨著科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，加速了大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)每天都在產(chǎn)生數(shù)量巨大的數(shù)據(jù)碎片，一般數(shù)量計(jì)量難以完整地統(tǒng)計(jì)規(guī)模及數(shù)量如此大的數(shù)據(jù)信息。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)采集不再是技術(shù)的問(wèn)題，而是獲取使用的問(wèn)題[1]。

大數(shù)據(jù)具備數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)種類多等特點(diǎn)，要求數(shù)據(jù)信息應(yīng)具備較強(qiáng)的時(shí)效性，數(shù)據(jù)信息必須存在一定的價(jià)值。與認(rèn)同數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一有所不同，大數(shù)據(jù)無(wú)需用用人腦來(lái)推算、估測(cè)后者是運(yùn)用單臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。大數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)采用分布式計(jì)算架構(gòu)依托云計(jì)算技術(shù)構(gòu)建分布式數(shù)據(jù)庫(kù)，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行云存儲(chǔ)。在檔案信息化建設(shè)上，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案信息資料收集、整理、歸納等具有重要意義。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)的意義

大數(shù)據(jù)時(shí)代，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)符合時(shí)代發(fā)展要求，隨著大數(shù)據(jù)及時(shí)的廣泛應(yīng)用，數(shù)據(jù)處理與信息交換達(dá)到了前所未有的高度，這種情況下，以人工數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)存儲(chǔ)為主的傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端逐一顯現(xiàn)。新時(shí)期，檔案數(shù)量急劇增加，每個(gè)檔案管理人員身上都肩負(fù)著非常大的工作負(fù)擔(dān)，面對(duì)數(shù)量龐大的檔案信息資料以繁重的工作壓力，檔案管理人員在檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、信息管理及存儲(chǔ)上難免會(huì)出現(xiàn)失誤。一旦出現(xiàn)檔案信息記錄不準(zhǔn)確、信息資料丟失等情況，就會(huì)影響檔案信息資源的使用?；诖耍仨毤訌?qiáng)檔案信息化建設(shè)，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案管理工作效率與質(zhì)量，有效避免工作失誤。從傳統(tǒng)的檔案管理工作模式中，不難看出檔案管理人員的工作效率并不高，在檔案信息統(tǒng)計(jì)、檔案管理及檔案資料歸檔存儲(chǔ)的每一環(huán)節(jié)上都需要花費(fèi)大量的時(shí)間以及投入大量的人力，在此過(guò)程中還可能出現(xiàn)失誤。為了規(guī)范檔案管理工作，必須依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，通過(guò)檔案信息的集中管理，提升檔案信息查詢效率與管理效率[2]。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化的建設(shè)策略

（1）制定信息化發(fā)展策略。大數(shù)據(jù)時(shí)代，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，需要制定信息化發(fā)展策略。首先，根據(jù)檔案管理工作要求，建立信息化檔案管理模式，規(guī)范檔案管理流程，面對(duì)海量的檔案信息，檔案管理人員需要進(jìn)行全面深入的分析，在此基礎(chǔ)上，制定有效的信息化發(fā)展策略，以保證檔案信息管理工作的科學(xué)性與可靠性。其次，優(yōu)化整合檔案信息資源，制定健全的檔案信息管理制度，將檔案管理工作與信息技術(shù)加以有機(jī)結(jié)合，建立電子檔案，加強(qiáng)檔案信息的集中化管理。各單位需要根據(jù)自身檔案信息管理需求，加強(qiáng)檔案信息整合，進(jìn)行具有針對(duì)性的加工與編制，對(duì)于相對(duì)零散的檔案信息加以有效處理，保證檔案信息資源的有序性。借助信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化檔案信息查詢與使用，提升檔案信息的整合度，為檔案管理人員提供方便。最后，在檔案信息化建設(shè)中，有效銜接單位業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)以及檔案信息化系統(tǒng)，以提升檔案信息收集、整理歸納與使用效率。

（2）強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)。強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)，需要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)要求，以此協(xié)調(diào)配置檔案信息系統(tǒng)的軟硬件基礎(chǔ)?？茖W(xué)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)完善檔案信息系統(tǒng)功能，有效提升檔案信息收集、數(shù)據(jù)整理、信息資料存儲(chǔ)及使用等效率?；跈n案信息化建設(shè)要求及系統(tǒng)使用需求，合理匹配軟件與硬件設(shè)施，以方便軟件移植使用，并且提升信息系統(tǒng)的兼容性，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。除此之外，在檔案信息管理信息化建設(shè)中，相關(guān)檔案管理人員需要合理使用存儲(chǔ)技術(shù)，定期備份及存儲(chǔ)單位的檔案數(shù)據(jù)信息，加強(qiáng)檔案信息管理的保密性，發(fā)揮信息化功能，從而完善檔案管理信息系統(tǒng)。

（3）加強(qiáng)檔案管理信息化隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)性工作，事業(yè)單位檔案信息化的專業(yè)人才掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用信息技術(shù)和電子檔案管理信息培訓(xùn)迫在眉睫。培訓(xùn)內(nèi)容包括：計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用技術(shù)、電子（聲像）文件檔案整理歸檔、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、OA數(shù)據(jù)辦公系統(tǒng)等知識(shí)。學(xué)習(xí)后應(yīng)用到實(shí)際工作中，建立單位電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，用活檔案信息共享服務(wù)平臺(tái)，提升檔案管理工作效率，從而有效推進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)。

（4）構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)安全體系。在檔案信管理信息化建設(shè)中，檔案管理人員必須充分重視檔案信息安全保護(hù)工作，積極構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)安全體系，以避免檔案信息泄露。加強(qiáng)檔案大數(shù)據(jù)安全體系建設(shè)，需要根據(jù)檔案信息管理要求，構(gòu)建嚴(yán)密的檔案信息安全防護(hù)系統(tǒng)，以保證檔案信息的安全性。比如應(yīng)用大數(shù)據(jù)加密技術(shù)設(shè)定檔案信息系統(tǒng)安全權(quán)限，對(duì)于檔案信息查詢及檔案信息使用進(jìn)行限定約束，完善檔案信息系統(tǒng)的識(shí)別與退出機(jī)制，以提升檔案信息安全保護(hù)的有效性。此外，積極完善檔案信息共享及時(shí)，對(duì)與各類檔案信息進(jìn)行分級(jí)管理，在此基礎(chǔ)上，對(duì)于檔案管理信息系統(tǒng)的安全性進(jìn)行持續(xù)的跟蹤，做好安全評(píng)估，以免發(fā)生檔案信息泄露的情況，有效加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代，面對(duì)的海量的數(shù)據(jù)信息，必須加快檔案管理信息化建設(shè)，以提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。與此同時(shí)，優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)需要制定信息化發(fā)展策略，完善信息系統(tǒng)功能，強(qiáng)化檔案管理，構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)安全體系，以保證檔案信息的有效性與安全性。