探討信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的方法及策略

于天瑩

山東省濰坊市中醫(yī)院 山東 濰坊 261041

引言

隨著時代的發(fā)展和科技的進步，當(dāng)前的社會已經(jīng)開始進入了信息化時代，在這個時代中信息的增長量和需求量正在逐漸增多。為了應(yīng)對這個信息逐漸爆炸的時代，當(dāng)前社會的各個機構(gòu)紛紛開始在日常的檔案管理中使用信息化技術(shù)和信息化管理方式來提高檔案管理的質(zhì)量。醫(yī)院作為社會中最重要的保障機構(gòu)應(yīng)當(dāng)不遺余力地推動自身檔案管理的創(chuàng)新工作，積極順應(yīng)時代，在檔案管理工作中采用信息化技術(shù)。然而，在當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理信息化創(chuàng)新工作存在著諸多的問題，這些問題需要醫(yī)院的管理部門尋求合適的方式解決，從而保證檔案管理的質(zhì)量。

1 信息化時代加強醫(yī)院檔案管理工作的意義

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是指在醫(yī)院檔案行政部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應(yīng)用以計算機、網(wǎng)絡(luò)為工具的現(xiàn)代信息化技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理，建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，對重要信息資源進行信息采集、數(shù)據(jù)挖掘和提供利用，從而提高醫(yī)院檔案管理水平和效率。醫(yī)院檔案積累了醫(yī)院各項實踐活動的經(jīng)驗，是醫(yī)院發(fā)展的歷史記錄，是一種潛在的生產(chǎn)力，其潛在的價值只有通過加強檔案管理才能體現(xiàn)出來，才能發(fā)揮潛能，為醫(yī)院持續(xù)改革與發(fā)展提供可靠憑證和具有現(xiàn)實參考價值的信息資源[1]。

2 信息化時代醫(yī)院檔案管理的特點

2.1 檔案信息資源多元化

信息化時代背景下的醫(yī)院檔案管理呈現(xiàn)出新的特點，信息化時代各種信息的來源渠道變得多樣化，并且人們獲取信息也變得更加便捷，這就使得醫(yī)院的檔案信息資源更加全面，信息資源呈現(xiàn)多元化的特點。信息時代的共享平臺增多，能夠獲取到各種類型的信息資源。信息時代計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理的信息化水平不斷提高，通過信息化手段可以實現(xiàn)不同部門不同人員之間的便捷溝通和高效溝通，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)療體系和后勤管理的互聯(lián)溝通。

2.2 檔案信息儲存數(shù)字化

信息化時代醫(yī)院的檔案信息存儲更為數(shù)字化和系統(tǒng)化，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理信息存儲方式為紙質(zhì)存儲，紙質(zhì)存儲不僅占據(jù)較大的空間，并且紙質(zhì)還會遭到破壞，從而導(dǎo)致相關(guān)檔案信息的丟失。而檔案信息存儲數(shù)字化大大縮小了醫(yī)院檔案信息的空間，并且在信息儲存方面也由手工儲存轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣哟鎯?，讓信息的存儲方式變得更為靈活和自主，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲的局限性和管理手段的機械性，讓檔案信息的存儲變得更為靈活和豐富多樣，檔案信息不僅可以以文字的方式進行存儲，同時還能夠以圖片、聲音和視頻等方式來儲存。

2.3 檔案信息處理效率更高

在傳統(tǒng)的檔案信息管理過程中，人們采用手工的方式來收集相關(guān)的檔案信息，同時對信息的處理也采用人工手段，這樣的信息處理效率非常低，并且還常常由于人員的疏忽造成信息的錯誤。而信息化時代，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子信息，充分利用信息技術(shù)來對檔案信息進行處理，信息技術(shù)對數(shù)字以及各種數(shù)據(jù)的處理效率非常高，這就使得檔案信息能夠在第一時間得到高效的處理，并且還可以通過信息化的各種手段來實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，使人們更為高效地查詢和處理相關(guān)的檔案信息[2]。

3 信息化時代醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 檔案信息化管理意識淡薄

目前許多醫(yī)院受傳統(tǒng)落后的檔案管理理念影響，檔案信息化管理意識還較為淡薄。一方面，無論是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、管理層還是醫(yī)院檔案管理人員與普通職工都未真正認(rèn)識到檔案就是一種資源，信息就是一種無形的資產(chǎn)。醫(yī)院的檔案由各科室相應(yīng)分管，他們普遍對醫(yī)院檔案信息化管理不重視，有些科室人員認(rèn)為檔案管理就是單純的收集紙質(zhì)資料，而忽略了對電子信息的保管，造成了大量電子檔案流失，影響了醫(yī)院檔案的完整性。另一方面，有些醫(yī)院管理人員片面認(rèn)為檔案管理就是將醫(yī)院信息輸入電腦，而后通過簡單的信息查詢功能，就實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)。所以一直滿足檔案管理現(xiàn)狀，對檔案信息化管理方面的資金投入不足，以致無法開發(fā)與購買相關(guān)的檔案管理軟件，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的進程。

3.2 檔案管理專業(yè)人才緊缺

由于歷史原因和體制原因，目前醫(yī)院檔案管理人員大多是從臨床轉(zhuǎn)型從事檔案工作，在文化程度、知識水平等方面素質(zhì)不一，缺乏專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識和技能，專職從事檔案工作的人員偏少，大多為1-2名，還身兼辦公室或保密室工作，工作任務(wù)繁重，對檔案編研和檔案信息挖掘更是力不能及，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理工作乃至醫(yī)院綜合管理水平的提高。

3.3 檔案管理信息化設(shè)備缺乏

一方面，目前許多醫(yī)院的信息化檔案管理設(shè)備都極其簡單，部分醫(yī)院甚至沒有配置檔案信息化管理的專用硬件設(shè)備，也沒有安裝相應(yīng)的檔案管理軟件。這顯然不利于醫(yī)院電子檔案的及時保存，加大了電子檔案的毀壞與流失風(fēng)險。還有些基層醫(yī)院在電子檔案管理方面只配置了計算機設(shè)備，沒有購置配套的掃描儀與其他翻拍設(shè)備，這樣就很難實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙軌存檔，降低了醫(yī)院檔案保存的完整性。另一方面，有些醫(yī)院雖然配置了相關(guān)的檔案信息化管理設(shè)備，但是卻忽視了設(shè)備維護工作。沒有引進專業(yè)的設(shè)備維護人員，沒有依照維護標(biāo)準(zhǔn)，定期對檔案信息化管理設(shè)備進行檢修及維護。這些都十分不利于醫(yī)院檔案信息化管理水平的提升。

4 信息化時代醫(yī)院檔案管理的有效策略

4.1 提高對檔案信息化管理的認(rèn)識

從醫(yī)院的管理層到普通工作人員都要加強檔案管理信息化的意識，要正確認(rèn)識實現(xiàn)檔案的信息化管理對醫(yī)院發(fā)展和日常醫(yī)療工作的重要作用，把檔案信息化管理工作作為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的重要內(nèi)容來抓。一方面要制定完善相應(yīng)的制度規(guī)定，使醫(yī)院檔案管理工作更加規(guī)范化，確保管理工作順利運行。另一方面要加大投入，保障實施信息化管理的經(jīng)費、人力等，改善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。再者，醫(yī)院要加強各部門、各科室的溝通協(xié)調(diào)，使相關(guān)人員積極配合檔案管理部門工作，保證在檔案資料收集的及時、完整、準(zhǔn)確。

4.2 加強檔案管理人才隊伍建設(shè)

信息化背景下，隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，檔案管理復(fù)雜性日漸突出，因此，醫(yī)院應(yīng)要求檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和服務(wù)利用等職能活動中，遵守基本的職業(yè)行為準(zhǔn)則。檔案從業(yè)人員要把握時代發(fā)展的要求，注重專業(yè)學(xué)習(xí)和檔案技能培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)檔案法規(guī)、檔案管理、信息開發(fā)等專業(yè)知識。另外，醫(yī)院要制訂檔案信息化建設(shè)的長期目標(biāo)和近期目標(biāo)，爭取政府或上級部門的支持，建立多途徑、多層次的醫(yī)院檔案管理專業(yè)型人才引進和培養(yǎng)模式，加強檔案管理專業(yè)隊伍的建設(shè)，優(yōu)化檔案從業(yè)人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)，盡可能配備具有編輯學(xué)、圖書館學(xué)、信息技術(shù)專業(yè)背景的多元化復(fù)合型人才，建立檔案管理人才梯隊，做好人才儲備工作，培養(yǎng)敬業(yè)精神、創(chuàng)新意識和職業(yè)操守，最大限度地提升醫(yī)院檔案管理人才隊伍的素質(zhì)。

4.3 加大經(jīng)費投入，配置相應(yīng)的檔案信息化管理設(shè)備

信息化時代，醫(yī)院要做好檔案信息化管理工作離不開高效的信息化管理設(shè)備的支持。為此，醫(yī)院可以從設(shè)備引進方面與設(shè)備維護方面入手，提高醫(yī)院信息化管理的質(zhì)量。第一，醫(yī)院應(yīng)該依據(jù)自身實際發(fā)展?fàn)顩r與社會發(fā)展趨勢，逐步加大對檔案信息化管理的經(jīng)費投入，以促使檔案管理部門有能力與時俱進地配置先進的檔案管理設(shè)備與管理軟件，從物質(zhì)與技術(shù)上雙重支持檔案信息化管理工作順利開展。第二，醫(yī)院管理層應(yīng)該制定明確的信息化管理設(shè)備維護規(guī)定，不斷完善信息化管理設(shè)備維護標(biāo)準(zhǔn)，逐步細化設(shè)備的維護時間、維護事項以及安全防護措施，盡可能的保障設(shè)備的安全順利運行，節(jié)省醫(yī)院運營管理成本。

4.4 加強醫(yī)院檔案信息化管理的安全防范工作

信息安全是信息社會許多行業(yè)普遍面臨與關(guān)注的問題。醫(yī)院也同其他行業(yè)一樣，在檔案信息化管理與電子信息資源共享過程也存在著不同程度的安全隱患，與外界聯(lián)網(wǎng)后，也非常容易遭受不明計算機病毒與各類網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，引起檔案資料外流、丟失或毀壞。再加上人們維權(quán)意識不斷增強，大范圍的患者信息泄露將給醫(yī)院造成難以預(yù)估的經(jīng)濟損失，降低醫(yī)院的公信力。為此醫(yī)院應(yīng)該大力做好檔案信息化管理安全防范工作。一方面，從技術(shù)上加強對檔案存儲載體與運輸載體的管理，嚴(yán)格界定好相關(guān)檔案資料的密級，對不同密級的檔案資料實施相應(yīng)的電子加密，增設(shè)相應(yīng)的查閱權(quán)限。另一方面，經(jīng)常進行相關(guān)的保密教育，努力提升檔案管理人員的信息安全防范意識，嚴(yán)格審查檔案管理人員與檔案查閱人員的使用權(quán)限。

5 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理工作對醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展具有重要作用，加強檔案的信息化管理能夠更好地提高檔案的管理水平，提高檔案使用效率，實現(xiàn)檔案資源共享，更好地為醫(yī)院醫(yī)療工作和醫(yī)院發(fā)展建設(shè)提供依據(jù)和支持。在信息化的大背景下，醫(yī)院要提高對檔案信息化管理的認(rèn)識，建立完善相關(guān)制度規(guī)定，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，嚴(yán)把檔案資料的保密關(guān)口，讓檔案資料的作用發(fā)揮最大化，使醫(yī)院的檔案管理工作更符合時代要求，更好地為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)服務(wù)。