重塑無(wú)紙化會(huì)議場(chǎng)景與智能會(huì)議場(chǎng)景的探索研究

麥英健

深圳供電局有限公司 廣東 深圳 518000

引言

隨著電子信息化技術(shù)的不斷升級(jí)和改善，以智能會(huì)議場(chǎng)景，成為當(dāng)前企業(yè)高效發(fā)展的重要路徑。一方面，以無(wú)紙化會(huì)議場(chǎng)景的有效實(shí)現(xiàn)，推動(dòng)企業(yè)在信息化建設(shè)的發(fā)展過程中，形成線上辦公的發(fā)展模式，另一方面，智能會(huì)議場(chǎng)景，對(duì)提升企業(yè)會(huì)議效率、工作進(jìn)度等相關(guān)領(lǐng)域中發(fā)揮重要作用。

1 智能會(huì)議場(chǎng)景的發(fā)展背景

隨著信息技術(shù)的升級(jí)和更新，以智能辦公的發(fā)展模式，成為企業(yè)發(fā)展過程中，率先推進(jìn)的重要目標(biāo)。一方面，智能會(huì)議場(chǎng)景的創(chuàng)建，借助信息技術(shù)以及電子設(shè)備，提升企業(yè)的管理效率，另一方面，智能化的發(fā)展目標(biāo)，是社會(huì)的主流趨勢(shì)，也是大多企業(yè)效仿的重要原因。但是，對(duì)于智能會(huì)議場(chǎng)景的有效應(yīng)用，需要借助相應(yīng)的基礎(chǔ)條件，其一，需要企業(yè)構(gòu)建完善的電子信息技術(shù)，尤其是企業(yè)內(nèi)部的信息化管控體系，如OA，阿爾法等企業(yè)管理系統(tǒng)，可以在相關(guān)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)對(duì)信息內(nèi)容的有效傳輸，其二，企業(yè)的電子設(shè)備，可以實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的操作需求，如電腦、平板電腦、投影儀、高速路由器等相關(guān)設(shè)備，借助以上設(shè)備的有效關(guān)聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)智能會(huì)議場(chǎng)景的硬件鋪墊，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的有效創(chuàng)建，為信息的傳遞提供重要的渠道和路徑。需要注意的是，信息傳輸路徑受到通信公司的影響較大，智能會(huì)議的信息傳遞，包括有線和無(wú)線的信息傳遞。其中無(wú)線信息數(shù)據(jù)對(duì)寬帶的依賴程度極為明顯，提升企業(yè)寬帶數(shù)值，是保障智能會(huì)議的重要前提，尤其是在5G網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用需求更為強(qiáng)烈。

2 推動(dòng)智能會(huì)議場(chǎng)景應(yīng)用成效的重要舉措

2.1 提升對(duì)智能設(shè)備熟練操作能力

企業(yè)在創(chuàng)建無(wú)紙化會(huì)議場(chǎng)景或者智能會(huì)議場(chǎng)景時(shí)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員以及工作人員，要充分了解不同設(shè)備與智能系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)操作，尤其是在投影儀以及平板電腦的關(guān)聯(lián)過程中，需要不斷提升對(duì)于智能設(shè)備的熟練程度，從而實(shí)現(xiàn)在智能會(huì)議場(chǎng)景應(yīng)用過程中，可以高效實(shí)現(xiàn)多種的應(yīng)用功能。例如，智能會(huì)議場(chǎng)景可能存在影像暫停、圖片放大、聲音調(diào)節(jié)等多種操作，作為相關(guān)人員，要了解智能會(huì)議相關(guān)設(shè)備的基本操作要求，同時(shí)在場(chǎng)景應(yīng)用后，對(duì)不同的應(yīng)用功能進(jìn)行及時(shí)調(diào)整和梳理，尤其是對(duì)不同展示內(nèi)容的快速調(diào)整，借助平板電腦實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)或者文字的有效糾正，都需要操作人員具備較為熟練的操作能力。

眾所周知，隨著智能會(huì)議場(chǎng)景的有效應(yīng)用，在召開會(huì)議時(shí)，會(huì)議講述人員進(jìn)行講解過程中，其他人員可以借助智能會(huì)議的聯(lián)動(dòng)操作，在自己的電子設(shè)備中可以展示同步的會(huì)議內(nèi)容，同時(shí)還能夠?qū)⑾嚓P(guān)信息借助企業(yè)的系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行交流和分析。同時(shí)在智能設(shè)備的幫助下，可以記錄會(huì)議時(shí)間和會(huì)議內(nèi)容，以文字的形式進(jìn)行展示，減少傳統(tǒng)會(huì)議模式的人工記錄，在根本上降低紙質(zhì)會(huì)議的可能性，極大提升現(xiàn)代化辦公的應(yīng)用效率。另外，通過對(duì)智能設(shè)備的熟練操作，可以聯(lián)合手機(jī)進(jìn)行信息的溝通和聯(lián)通，依托信息傳輸系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子設(shè)備、電腦、手機(jī)的同步關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的有效整合和梳理，助力會(huì)議人員進(jìn)一步了解會(huì)議的研究重點(diǎn)。以此可見，智能設(shè)備的熟練操作，是確保智能會(huì)議的核心基礎(chǔ)，是確保會(huì)議應(yīng)用場(chǎng)景建立的重要影響因素。

2.2 充分應(yīng)用多種APP的聯(lián)動(dòng)效應(yīng)

隨著現(xiàn)代企業(yè)管控軟件的不斷更新，以釘釘、企業(yè)QQ、WPS、快播投影等APP的應(yīng)用，結(jié)合企業(yè)的辦公應(yīng)用系統(tǒng)，打造多維度的智能會(huì)議應(yīng)用場(chǎng)景。例如，釘釘在辦公功能以及會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)功能應(yīng)用過程中，可以對(duì)會(huì)議的講解人員表達(dá)的文字進(jìn)行高效的轉(zhuǎn)化，同時(shí)還能夠結(jié)合PPT、Word等文件，實(shí)現(xiàn)對(duì)智能會(huì)議應(yīng)用場(chǎng)景的備注和記錄，利用軟件的同步性，建立相應(yīng)的會(huì)議組群，可以展示會(huì)議討論的內(nèi)容和明細(xì)。同時(shí)智能會(huì)議應(yīng)用場(chǎng)景，對(duì)于參會(huì)人員是否在場(chǎng)已經(jīng)不再渴求，而是借助軟件的聯(lián)動(dòng)性，以視頻的形式展示對(duì)會(huì)議內(nèi)容的有效討論。特別是針對(duì)一些較為高效的發(fā)展公司，應(yīng)用智能會(huì)議場(chǎng)景，可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地使用會(huì)議場(chǎng)景模式，與相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)議討論，并且在軟件中實(shí)現(xiàn)對(duì)交流文件的同步上傳，可以方便參會(huì)人員進(jìn)行下載和記錄，并且文件中進(jìn)行記錄和標(biāo)記，同步實(shí)現(xiàn)WPS與釘釘?shù)耐綉?yīng)用，助力智能會(huì)議場(chǎng)景的有效搭建。類似的軟件應(yīng)用，都可以展示不同的會(huì)議功能，方便企業(yè)人員的不同需求。需要注意的是，無(wú)論是企業(yè)內(nèi)部還是企業(yè)遠(yuǎn)程聯(lián)動(dòng)，都需要在無(wú)線通信資源有效建立的基礎(chǔ)上，因此我國(guó)智能會(huì)議場(chǎng)景的發(fā)展趨勢(shì)，是以國(guó)內(nèi)東部省份為主，在我國(guó)西部區(qū)域發(fā)展較為緩慢，其中重要原因是由于通信技術(shù)未能達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求[1]。

2.3 構(gòu)建智能會(huì)議場(chǎng)景應(yīng)用的常態(tài)效應(yīng)

創(chuàng)建企業(yè)智能會(huì)議場(chǎng)景應(yīng)用模式，需要企業(yè)在各個(gè)部門、各個(gè)層面推進(jìn)智能會(huì)議的發(fā)展目標(biāo)。以無(wú)紙化辦公為例，無(wú)紙化辦公并不是意味著在辦公過程中，不使用任何的紙張，而是在會(huì)議過程中，借助智能辦公設(shè)備以及辦公系統(tǒng)、通信技術(shù)，讓會(huì)議需要呈現(xiàn)的文件以及需要討論和修正的內(nèi)容，借助電子設(shè)備進(jìn)行更正，而對(duì)于合同或者會(huì)議簽字等相關(guān)內(nèi)容，依然可以借助紙質(zhì)辦公模式進(jìn)行。在一些辦公理念較為前衛(wèi)的企業(yè)，已經(jīng)徹底實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公模式，通過前期的不斷嘗試和應(yīng)用，在企業(yè)內(nèi)部已經(jīng)形成常態(tài)化的辦公習(xí)慣，并且借助智能設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)簽字流程電子化的辦公模式，進(jìn)一步提升智能會(huì)議場(chǎng)景的應(yīng)用成效，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)辦公模式的超越。由此可見，智能會(huì)議場(chǎng)景應(yīng)用模式，需要企業(yè)不斷地推進(jìn)和發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)智能會(huì)議場(chǎng)景的有效應(yīng)用。通過在日常會(huì)議中的不斷融合和強(qiáng)化，借助智能辦公系統(tǒng)的眾多優(yōu)勢(shì)，推進(jìn)智能會(huì)議應(yīng)用目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，無(wú)紙化會(huì)議、智能會(huì)議應(yīng)用場(chǎng)景等相關(guān)內(nèi)容，需要企業(yè)在電子設(shè)備以及信息化應(yīng)用技術(shù)的基礎(chǔ)之上，才能有效地實(shí)現(xiàn)和開展，通過對(duì)各項(xiàng)應(yīng)用技術(shù)的理解和應(yīng)用，助力企業(yè)智能辦公應(yīng)用場(chǎng)景的廣泛性應(yīng)用，推動(dòng)企業(yè)辦公效率的提升和改善，助力企業(yè)智能化發(fā)展路徑的有效邁進(jìn)。