淺談檔案信息化管理的安全與對策

蔣凌華

摘要：隨著信息時代的到來，信息技術(shù)不斷的發(fā)展與普及，管理檔案的方式也呈現(xiàn)信息化模式，然而，檔案信息安全技術(shù)相對落后，存儲文件隱患較大，相關(guān)部門應引起重視。因此，本文針對檔案信息化管理過程中存在的問題，提出了相應的解決方案與對策，以期幫助到相關(guān)人士，使得管理檔案的質(zhì)量得到提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化管理;安全

傳統(tǒng)檔案的保存方式是紙質(zhì)形式，可是信息化社會的到來，檔案信息化管理已經(jīng)是時代發(fā)展的必然，傳統(tǒng)管理模式顯然無法適應社會發(fā)展的需要。目前，檔案信息化管理的優(yōu)勢有傳輸和保存數(shù)據(jù)以及整理方便迅速，但伴隨而來的卻是檔案的安全問題。因此，對于檔案信息化管理過程中出現(xiàn)的安全問題進行探討是非常有意義的，只有對此問題加以重視，才能將導致問題的根本原因找出來，并實施相應策略和措施，保障檔案保存、傳輸及其他操作都可以安全進行。

1.檔案信息化管理的涵義和意義

檔案信息化管理指的是在管理檔案的行政部門的指導下，在各類型檔案管理工作當中，全面有效應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對各類型檔案資源都能夠科學處理和管理且有效利用的過程。

傳統(tǒng)檔案通常是以紙質(zhì)、木質(zhì)、棉質(zhì)、膠片或金屬等形式來保存的【1】，館藏時，容易受到陽光、火災、潮濕、蟲蛀、霉變等各種類型的因素影響，而導致一些珍貴檔案極易受損。即使是采取科學有效的方式來保管，依然存在部分材質(zhì)短暫的使用年限，無法防止因自然衰減導致?lián)p毀的現(xiàn)象出現(xiàn)。而且傳統(tǒng)檔案管理普遍對于保管更重視，對于利用卻持輕視態(tài)度，這也致使各種檔案資料無法方便有效的被利用，檔案作用無法充分發(fā)揮出來。目前，檔案信息化管理已經(jīng)成為檔案管理工作的新途徑，通過對檔案信息化管理工作的強化，可以將傳統(tǒng)管理模式進行優(yōu)化與轉(zhuǎn)換，運用現(xiàn)代化管理技術(shù)，使得檔案管理和使用效率得到極大的提高，從而使檔案質(zhì)量可以得到充分保證。另外，檔案采取信息化管理模式，能夠?qū)r空界限打破，使得檔案信息價值可以被最大限度的被發(fā)揮。在辦公自動化模式下，管理好電子文件，使電子文件可以有效形成、歸檔、管理和利用，同時得到充分共享，有利于檔案管理工作的順利開展。

2.檔案信息化管理存在的安全問題

2.1破壞電子文件現(xiàn)象較普遍

部分黑客跟不法分子進行合作，通過對重要信息網(wǎng)站進行襲擊，得到檔案數(shù)據(jù)，對檔案完整性加以破壞，從而獲取收益;部分不法分子通過木馬程序侵入網(wǎng)站，進行修改、盜取或刪除檔案信息，致使不能安全運行信息系統(tǒng)，甚至國家機密被泄露，人民利益受損。

2.2電子文件可靠性無法得到保障

在傳輸與保存電子文件的過程中，電子文件極易被纂改或刪除。雖然處理和保存電子信息非常迅速，但是保存在磁盤上的信息，由于磁盤可能出現(xiàn)損壞或無法讀出的情況，甚至磁盤信息完全消失，這些都會導致完整的電子檔案信息受到威脅。同時，修改磁盤信息很容易，而且可以做到?jīng)]有痕跡，導致檔案管理人員對信息真實可靠性難以辨別。除此之外，軟件系統(tǒng)存在漏洞，從而導致檔案信息的缺失。

2.3管理檔案的工作人員自身素質(zhì)

管理檔案的工作人員存在思維模式固化的現(xiàn)象，認為只要做好檔案防盜、防潮、放丟失等就行了，不會使用管理檔案的新型工具，對于網(wǎng)絡安全知識也不主動學習。同時，工作人員薄弱的安全意識，導致檔案被盜取也完全不知道。除此之外，工作人員不具有強烈的責任意識。這些素質(zhì)問題，使建設檔案信息化被嚴重阻礙。

2.4不夠完善的檔案管理制度

目前的檔案管理制度并不完善，可行性缺乏，落實工作沒有做到位。且由于網(wǎng)絡傳輸太快，又沒有相應的監(jiān)控報警制度，信息即使被盜取，發(fā)現(xiàn)的可能性也很小，更別提如何處理了。

3.針對檔案信息化管理安全問題的應對策略

3.1先進管理技術(shù)的運用，避免黑客的攻擊

預防病毒的入侵和黑客的攻擊，同時，從軟件和硬件設施上加以預防，新型殺毒軟件安裝起來，對電腦要定期掃描，對系統(tǒng)問題及時檢測。對硬盤加以檢測，避免存儲器異?，F(xiàn)象發(fā)生。

3.2針對檔案保管制定相關(guān)制度，保障電子文件有效可靠

對載體應經(jīng)常更換，使得硬件設施可以有效實用。同時，對檔案信息應時刻保留和備份，將副本妥善保管。另外，采取多層機制保障檔案信息，比如，設置對檔案信息的管理權(quán)限，防止被纂改。

3.3使管理檔案人員素質(zhì)得到提高

單位對管理檔案人員應定期培訓和定期考核，使管理人員具備管理檔案的基本素質(zhì)。同時，使管理檔案人員對于網(wǎng)絡技術(shù)的安全意識得到增強，比如，不要隨意點擊廣告等。除此之外，提升管理檔案人員的責任意識和道德感，及時防范與發(fā)現(xiàn)危害檔案信息的情況，做好保障工作。

3.4將檔案管理制度加以健全，確保信息安全性

第一，對收集檔案信息工作加以規(guī)定，同時規(guī)定好保存路徑和備份工作，避免發(fā)生檔案信息被盜取或者出現(xiàn)部分缺失的現(xiàn)象發(fā)生。第二，對檔案數(shù)據(jù)應及時記錄并保存，堆積數(shù)據(jù)不能出現(xiàn)過多的現(xiàn)象，從而發(fā)生數(shù)據(jù)錯亂，降低工作質(zhì)量的狀況。第三，對已發(fā)布公文文件應禁止改動，若是實在需要修改，則應在相關(guān)領(lǐng)導的批準之后才能進行?！?】第四，對檔案信息的保管載體應定期進行檢測，從而使得備份保存任務可以順利完成。為了保障檔案信息的完整性，還可以定期對保存載體加以更換。

綜上所述，檔案信息化管理對于檔案管理工作具有重要的意義，它能夠使檔案管理工作更加快捷、高效、方便。但是在開展管理工作的過程中，還存在一定的問題，電子文件的安全性存在一定的威脅和挑戰(zhàn)，針對這些問題，本文也給出了一些有效措施和手段，從而促進檔案信息化管理工作的順利開展。

參考文獻：

[1]闕仕華.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探究[J].辦公室業(yè)務，2020（15）：49-50.

[2]張國華.關(guān)于檔案信息化建設的思考[J].農(nóng)家參謀，2020（02）：216-217.

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