新時(shí)期檔案管理的優(yōu)化與探索

陳軍

摘要：檔案是各個(gè)社會(huì)組織建立、發(fā)展和其他各種活動(dòng)的完整實(shí)錄，有非常重要的歷史參考資料。所以，檔案管理是社會(huì)組織工作的基礎(chǔ)部分，關(guān)系到整個(gè)社會(huì)組織的管理水平。然而，當(dāng)前檔案管理中還存在著種種問題與不足，導(dǎo)致檔案管理效率低、質(zhì)量低，因此進(jìn)行創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理就顯得尤為迫切。本文從樹立先進(jìn)檔案管理意識(shí)、建立健全檔案管理體制、推進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)三個(gè)方面，提出了新時(shí)期檔案管理的有效的、根本性的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案管理;優(yōu)化;探索

中圖分類號(hào)：A ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：（2021）-45-267

科學(xué)、高效的檔案管理，可以使檔案服務(wù)和利用功能得到充分發(fā)揮，同時(shí)也能有效提高組織機(jī)構(gòu)的競(jìng)爭(zhēng)能力，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的健康發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理方式的弊端日益突出，對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)、創(chuàng)新、優(yōu)化管理顯得尤為迫切。對(duì)于這一點(diǎn)，檔案部門和檔案工作人員必須有足夠的認(rèn)識(shí)，樹立先進(jìn)的檔案管理觀念和管理理念，以促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、高效化。

一、轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立先進(jìn)檔案管理意識(shí)

觀念是行動(dòng)的先導(dǎo)，只有樹立正確、先進(jìn)的觀念，才能有效引導(dǎo)檔案管理工作順利、高效地進(jìn)行。因此，檔案管理部門和人員都要轉(zhuǎn)變思想觀念，自覺形成對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，能夠深刻、全面地認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性。檔案管理部門運(yùn)用多種輿論方式，做好檔案宣傳工作，讓每一個(gè)檔案工作人員頭腦中都滲透著檔案，樹立和強(qiáng)化先進(jìn)的檔案意識(shí)，主要包括開拓意識(shí)、資源共享意識(shí)、開放意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)等，奠定良好的管理基礎(chǔ)。例如，為了樹立檔案管理工作的先進(jìn)意識(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)檔案部門的建設(shè)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。通過一系列培訓(xùn)活動(dòng)，檔案管理人員能夠認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，檔案管理員在收集檔案時(shí)要注意其完整性，確保內(nèi)容的正確性;在工作人員提交檔案時(shí)要對(duì)自己和管轄區(qū)的內(nèi)容負(fù)起責(zé)任，積極配合檔案管理員。

二、強(qiáng)化基礎(chǔ)工作，建立健全檔案管理體制

1.建立完善的檔案管理制度

建設(shè)完善的管理體系是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)和前提。為此，必須建立一套全面、系統(tǒng)的檔案管理體系，以促進(jìn)和實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。首先，要建立和完善工作制度、內(nèi)部規(guī)章制度、日常管理制度等，并依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，保證其內(nèi)容的完整性;其次，要嚴(yán)格收納制度，建立檔案管理體系，建立檔案歸檔系統(tǒng)，做好內(nèi)部文件登記，建立科學(xué)的檔案歸檔體系，保障檔案資料具有一定的保存利用價(jià)值。

2.建立檔案管理制約機(jī)制

構(gòu)建制約機(jī)制是制度建設(shè)的重要保證。為此，要將檔案管理工作納入單位的績(jī)效考核范疇，檔案工作做得好與否，直接影響到部門和個(gè)人的考核，對(duì)檔案管理者的績(jī)效工資，通過對(duì)檔案工作者進(jìn)行評(píng)優(yōu)評(píng)先、報(bào)名者等工作，建立起一套考核制度和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并將其作為對(duì)檔案管理者進(jìn)行年終考核的依據(jù)之一。此外，還要對(duì)每年檔案工作成績(jī)突出的個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)不按時(shí)完成檔案工作的，給予通報(bào)批評(píng)，形成對(duì)檔案管理制度的有效約束。

三、順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，推進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)

1.建立數(shù)字化檔案管理工作系統(tǒng)

要推動(dòng)檔案管理數(shù)字化，首先要建立數(shù)字化的檔案工作系統(tǒng)，將檔案工作納入數(shù)字化管理的范疇。首先，檔案管理部門要建立數(shù)字化工作流程，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)等工作流程化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的無紙化、數(shù)字化;二是建立計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)、借閱管理系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)等，方便了檔案資料的查詢和有效利用。同時(shí)，也要將數(shù)字檔案的設(shè)備安全和數(shù)字化檔案信息安全工作納入檔案管理工作系統(tǒng)，做好或設(shè)置防火墻，防止信息丟失、非法修改或盜用。

2.建立檔案信息數(shù)字化數(shù)據(jù)庫

檔案信息化管理離不開數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立和數(shù)據(jù)共享。首先，要建立數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)源，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性;其次，對(duì)檔案資料進(jìn)行歸類處理;其次，建立數(shù)字化檔案的基本目錄數(shù)據(jù)庫，使數(shù)字化檔案信息一目了然，使檔案資料的使用更加清晰、明確。再次，根據(jù)檔案資料的主要內(nèi)容和應(yīng)用對(duì)象，將檔案資料分成幾大專題，建立數(shù)字化檔案內(nèi)容專題庫;建立網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)了檔案資料的互通共享，使利用方能夠根據(jù)功能快速查詢和篩選檔案，提高了檔案資料的利用率。例如，為了推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，可以建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，供檔案管理者使用。查檔時(shí)，只要在數(shù)據(jù)庫中輸入關(guān)鍵詞就可獲得相關(guān)數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)庫的建立，檔案管理工作效率大大提高。同時(shí)，還可以加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的安全保護(hù)，建立檔案查詢安全系統(tǒng)，24小時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)丟失。

簡(jiǎn)言之，如何加強(qiáng)和優(yōu)化檔案管理工作，是各個(gè)社會(huì)組織、檔案部門面臨的一個(gè)重要課題，是促進(jìn)組織健康發(fā)展的有效保障。因此，檔案部門應(yīng)通過樹立先進(jìn)檔案管理意識(shí)、建立健全檔案管理體制、推進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)等途徑和策略，使得檔案管理的各種功能得到有效擴(kuò)展，從而促進(jìn)了檔案管理的科學(xué)、規(guī)范、高效，更好地為組織健康、高效發(fā)展而服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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