中韓石化公文系統(tǒng)升級(jí)改造

杜銳君

摘要：由于業(yè)務(wù)需要，中韓（武漢）石油化工有限公司公文管理系統(tǒng)面臨變革，總經(jīng)理辦公室、企業(yè)管理部、黨群工作部等業(yè)務(wù)部門的關(guān)鍵用戶期望利用更加智能、科學(xué)化的公文管理系統(tǒng)，獲得更加便捷的體驗(yàn)、提升工作水平和效率。該文將對(duì)信息中心承接的中韓石化公文系統(tǒng)升級(jí)改造實(shí)施過(guò)程進(jìn)行研究，得出該項(xiàng)目挖潛增效的經(jīng)驗(yàn)，并探討進(jìn)一步優(yōu)化的相關(guān)思考。

關(guān)鍵詞：公文管理應(yīng)用系統(tǒng)升級(jí)改造挖潛增效

中圖分類號(hào)：TP311.52文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? 文章編號(hào)：1672-3791（2021）09（c）-0000-00

Upgrading of SINOPEC-SK（Wuhan）Petrochemical Company Limited Document System

DU Ruijun

（China Korea （Wuhan） Petrochemical Co.， Ltd. Information Center， Wuhan， Hubei Province，430000 China）

Abstract： Due to business needs， the document management system of China South Korea （Wuhan） Petrochemical Co.， Ltd. is facing changes. Key users of the general manager's office， enterprise management department， party masses work department and other business departments expect to use a more intelligent and scientific document management system to obtain a more convenient experience and improve work level and efficiency. This paper will study the implementation process of the upgrading and transformation of Sinopec document system undertaken by the information center， draw the experience of tapping the potential and increasing efficiency of the project， and discuss the relevant thinking of further optimization.

Key Words： Document management upgrading;Application system;Tapping potential and increasing efficiency

1.中韓石化公文系統(tǒng)升級(jí)改造的實(shí)施背景

1.1公文管理的發(fā)展趨勢(shì)以及其他先進(jìn)企業(yè)的做法

機(jī)關(guān)處室不僅扮演者管理者和協(xié)調(diào)者的角色，為各部門服務(wù)的職能也日趨重要。使用有如下特點(diǎn)——數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)、安全可靠性高、解決方案與產(chǎn)品維護(hù)性全面、自定義與擴(kuò)展性強(qiáng)、辦公開(kāi)放兼容性高的企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，有助于機(jī)關(guān)處室辦事效率、服務(wù)水平等提高。

目前，國(guó)內(nèi)外先進(jìn)企業(yè)采用的公文自動(dòng)化系統(tǒng)多為B/S結(jié)構(gòu)，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、審批、辦結(jié)與歸檔等動(dòng)作，用戶與服務(wù)器的全部交互通過(guò)Web實(shí)現(xiàn)。整個(gè)公文自動(dòng)化系統(tǒng)，通常在業(yè)務(wù)邏輯上包括系統(tǒng)、人事、文檔、考核幾個(gè)主要管理模塊。這類系統(tǒng)體現(xiàn)了企業(yè)機(jī)關(guān)處室的大部分日常職能，為文件流轉(zhuǎn)提供高速通道，有效提高工作效率，體現(xiàn)機(jī)關(guān)處室信息化辦公理念，并可對(duì)相關(guān)流程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控、公文查詢。

1.2中韓石化公文管理的特點(diǎn)

原武漢石化（煉廠）和原中韓石化（乙烯廠）分別使用兩套公文系統(tǒng)進(jìn)行公文的在線流轉(zhuǎn)和歸檔管理等工作，互不相通。武漢石化采用總部統(tǒng)一推廣、使用的中石化公文系統(tǒng)是從2012年開(kāi)始的。對(duì)這一版本的中石化公文系統(tǒng)以下簡(jiǎn)稱老公文系統(tǒng)。鑒于2019年公司一體化合資后信息系統(tǒng)需要整合， 公文接收?qǐng)?bào)送均由武漢石化直接對(duì)接辦公廳，考慮到中韓石化的公文系統(tǒng)版本較高、功能較全，根據(jù)公司統(tǒng)一安排，決定在新合資公司改用中韓石化公文系統(tǒng)，以下簡(jiǎn)稱新公文系統(tǒng)。

1.3新老公文系統(tǒng)對(duì)接的情況

兩套公文系統(tǒng)整合涉及組織機(jī)構(gòu)和人員信息調(diào)整、流程更改等大量工作。為確保公司合資后公文系統(tǒng)平穩(wěn)過(guò)渡，成立公文項(xiàng)目組，承擔(dān)中韓公文系統(tǒng)（新公文）的具體部署、測(cè)試和功能改造等工作。公司安排中韓石化公文系統(tǒng)上線后，新合資公司統(tǒng)一采用新公文系統(tǒng)，老公文系統(tǒng)繼續(xù)保留3年，已供查閱原有文件。

1.4針對(duì)新系統(tǒng)的個(gè)性化開(kāi)發(fā)

由于中韓石化公文系統(tǒng)是在總部統(tǒng)一推廣、使用的中石化公文系統(tǒng)架構(gòu)上升級(jí)改造，個(gè)性化功能模塊多是信息中心根據(jù)公司工作實(shí)際單獨(dú)提出開(kāi)發(fā)的。例如：為適應(yīng)合資公司的管理要求，凡涉及到集團(tuán)公司內(nèi)部保密文件，在新公文系統(tǒng)中要增加閱知權(quán)限僅限于中方管理人員的分組功能。再如，在左側(cè)導(dǎo)航欄分列中韓石化行政發(fā)文、武漢石化黨委發(fā)文等模塊，這是與其他分公司的展示有所不同的。由于模塊更多，用戶界面上看似只有一點(diǎn)小變化，UI設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)，前后端的改造實(shí)則要經(jīng)歷大改動(dòng)。針對(duì)新系統(tǒng)的個(gè)性化開(kāi)發(fā)離不開(kāi)項(xiàng)目組所有人的配合、協(xié)調(diào)，工作量大、任務(wù)繁多，在合資的進(jìn)展過(guò)程中，中韓石化公文系統(tǒng)也邊用邊調(diào)，最終得到了業(yè)務(wù)部門用戶的滿意，在中韓石化公文管理工作中發(fā)揮了作用。

2中韓石化公文系統(tǒng)升級(jí)改造的創(chuàng)新特色

中韓石化公文系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)是搭建企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的綜合技術(shù)框架、對(duì)已經(jīng)存在的信息資源作初步整合、設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)相關(guān)基礎(chǔ)辦公管理功能提高辦公水平。

通過(guò)構(gòu)建企業(yè)內(nèi)員工公文辦公平臺(tái)，滿足用戶在企業(yè)內(nèi)實(shí)現(xiàn)公文起草、審核和傳閱知會(huì)的要求;滿足公文無(wú)紙化、自動(dòng)化管理業(yè)務(wù)功能模塊的要求;同時(shí)保證平臺(tái)穩(wěn)定可靠，保證企業(yè)管理活動(dòng)的延續(xù)性和正確性[1]。

3中韓石化公文系統(tǒng)升級(jí)改造的具體做法

新公文系統(tǒng)將繼續(xù)保留老公文系統(tǒng)原有的主要功能，在此基礎(chǔ)上重新設(shè)計(jì)系統(tǒng)架構(gòu)全面提升現(xiàn)有系統(tǒng)功能，通過(guò)小范圍調(diào)整和優(yōu)化實(shí)現(xiàn)為各級(jí)管理部門、直屬單位及領(lǐng)導(dǎo)提供高效、便捷的無(wú)紙化公文環(huán)境。但由于界面維持原有樣式，用戶并不會(huì)因?yàn)楦南到y(tǒng)感受到不適應(yīng)。經(jīng)研究討論，新公文系統(tǒng)項(xiàng)目組實(shí)施方案如下。

3.1建立與總部統(tǒng)一的辦公業(yè)務(wù)管理體系、標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合中石化總部要求及企業(yè)自身特點(diǎn)，完成中韓石化公文管理系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)規(guī)范、電子公文交換標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)系統(tǒng)集成標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范公文業(yè)務(wù)流程與管理，提高公文處理水平，形成公文全周期管理的一體化行政辦公管理體系[2]。

3.2建立企業(yè)統(tǒng)一的系統(tǒng)架構(gòu)平臺(tái)

基于中石化統(tǒng)推公文管理系統(tǒng)為總部與企業(yè)建立綜合辦公基礎(chǔ)平臺(tái)，開(kāi)發(fā)新公文系統(tǒng)滿足集成要求，并向綜合化、智能化方向發(fā)展。

3.3開(kāi)發(fā)系統(tǒng)流程定制、系統(tǒng)管理、權(quán)限管理等功能

針對(duì)合資企業(yè)對(duì)不同信息的分類處理，設(shè)計(jì)新公文管理系統(tǒng)包含系統(tǒng)管理、人員管理、權(quán)限管理等功能，實(shí)現(xiàn)中韓石化組織機(jī)構(gòu)維護(hù)、日常人員維護(hù)、崗位權(quán)限定義。在系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)和操作方面進(jìn)行加強(qiáng)，符合國(guó)家部委及集團(tuán)公司相關(guān)保密要求，規(guī)避數(shù)據(jù)安全和穩(wěn)定運(yùn)行方面的隱患[3]。

新公文系統(tǒng)對(duì)比老公文系統(tǒng)，新增加的設(shè)計(jì)內(nèi)容包括：公文系統(tǒng)產(chǎn)品部署;根據(jù)中韓石化業(yè)務(wù)需求部署中韓石化行政、黨群發(fā)文、收文、紀(jì)要等業(yè)務(wù)模塊;系統(tǒng)logo的變更;統(tǒng)計(jì)功能、統(tǒng)計(jì)結(jié)果導(dǎo)出功能;領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一公文處理界面功能;各業(yè)務(wù)模塊流程獨(dú)立管理;郵件、短信提醒功能;左側(cè)導(dǎo)航分類展示公文業(yè)務(wù);首頁(yè)分類待辦待閱紀(jì)要督辦提醒;新增紀(jì)要督辦模塊;中韓信息門戶待辦提醒;登錄系統(tǒng)前客戶端要求;“馬上就辦”工作項(xiàng);提供兩種蓋章方式等。

4中韓石化公文系統(tǒng)升級(jí)改造的效益提升

通過(guò)對(duì)中韓石化公文管理系統(tǒng)等一系列自動(dòng)化辦公系統(tǒng)升級(jí)改造的自主創(chuàng)新實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)了節(jié)約環(huán)保的無(wú)紙化辦公、多終端操作、智能化、規(guī)范化處理，為企業(yè)帶來(lái)了可觀的經(jīng)濟(jì)效益、生態(tài)效益、社會(huì)效益。

由于中韓石化公文管理系統(tǒng)與中國(guó)石化VPN和移動(dòng)應(yīng)用平臺(tái)集成，實(shí)現(xiàn)了臺(tái)式機(jī)、筆記本、手機(jī)等終端隨時(shí)隨地均可暢聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、快捷操作的效果。系統(tǒng)投用一年來(lái)，特別是在2020年疫情期間，大大減少了人與人之間的接觸，提高了大家的工作效率、也為安全辦公、有效阻斷疫情的蔓延傳播，提供了良好的辦公條件[4]。

4.1加強(qiáng)信息化建設(shè)，服務(wù)管理創(chuàng)新，增加經(jīng)濟(jì)效益。

信息和數(shù)據(jù)就是當(dāng)代企業(yè)生存和發(fā)展所需要的最有價(jià)值的財(cái)富。自動(dòng)化辦公系統(tǒng)讓原來(lái)日復(fù)一日的公文辦結(jié)手續(xù)變得不再繁雜、瑣碎，統(tǒng)一的格式和流程，讓出錯(cuò)率大大下降，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)和文書(shū)時(shí)間。在改造升級(jí)后的公文管理模式下，企業(yè)創(chuàng)新創(chuàng)效，節(jié)省各項(xiàng)成本費(fèi)用、增加利潤(rùn)收益。例如：與老公文系統(tǒng)相比，同一份公文的辦結(jié)時(shí)間在新公文系統(tǒng)中節(jié)省1/3以上。“馬上就辦”和“督辦”功能，限定了公文在每個(gè)環(huán)節(jié)的處理時(shí)間不超過(guò)3天。

中韓石化公文管理系統(tǒng)上線投用至今，累計(jì)已產(chǎn)生12370余項(xiàng)文件記錄。僅疫情期間居家辦公，職工在線處理的各類公文就累計(jì)多達(dá)507份。

4.2推進(jìn)無(wú)紙化辦公，響應(yīng)環(huán)保要求，創(chuàng)建綠色工廠。

中韓石化公文管理系統(tǒng)的升級(jí)改造工作，有效鞏固“綠色工廠”建設(shè)成果——僅以14個(gè)職能部門、6個(gè)業(yè)務(wù)中心和12個(gè)生產(chǎn)運(yùn)行部，每天在線處理的公文數(shù)量達(dá)800余件、流程3000余個(gè)的數(shù)據(jù)來(lái)分析，節(jié)省的紙張、油墨、水電費(fèi)就很可觀[5]。

4.3提升公文管理水平，樹(shù)立“嚴(yán)細(xì)實(shí)”的工作作風(fēng)。

4.3.1實(shí)現(xiàn)安穩(wěn)生產(chǎn)與產(chǎn)品保供，履行了社會(huì)責(zé)任

企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、長(zhǎng)周期、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行，就間接有效避免了生產(chǎn)損失、人員安全和環(huán)境事故。高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求對(duì)公文進(jìn)行上傳下達(dá)，就確保產(chǎn)品保質(zhì)保量生產(chǎn)銷售、穩(wěn)定供應(yīng)華中地區(qū)市場(chǎng)，繼而輻射全國(guó)，就直接履行了企業(yè)的社會(huì)責(zé)任。

2020年疫情期間，中韓石化作為保供生產(chǎn)單位提供天然氣、“熔噴布”原材料等重要產(chǎn)品。中韓石化公文管理系統(tǒng)也為適應(yīng)企業(yè)特殊時(shí)期的特殊需求進(jìn)行了改造，例如設(shè)置“通信組”方便文件快速流轉(zhuǎn);再如，因疫情封城、封國(guó)，部分在外的工作人員因疫情影響無(wú)法及時(shí)辦公，通過(guò)在系統(tǒng)內(nèi)人為區(qū)分權(quán)限、更改流程，讓原本不能通過(guò)審批的文件能“特事特辦”，加快重要公文流轉(zhuǎn)。

4.3.2自主管理創(chuàng)新，破解了合資企業(yè)公文管理難題

企業(yè)完成的公文系統(tǒng)升級(jí)改造是對(duì)管理的自主創(chuàng)新實(shí)踐，提出了全新的技術(shù)架構(gòu)，增加了通信組、督辦等功能模塊，重新定制適合新的合資企業(yè)的公文流程，業(yè)務(wù)明確區(qū)分中方、韓方人員權(quán)限。經(jīng)過(guò)2年的不懈努力，成為了石化行業(yè)內(nèi)尤其是合資公司公文管理信息化的成功范例，也為其他公司提供了借鑒[6]。

5對(duì)中韓石化未來(lái)公文管理提升的展望

由于現(xiàn)有的公文系統(tǒng)在提升后，還存在系統(tǒng)整體穩(wěn)定性降低、用戶對(duì)新功能操作不熟練的情況，有時(shí)也會(huì)因基礎(chǔ)設(shè)施的落后造成負(fù)荷過(guò)重、系統(tǒng)短時(shí)癱瘓的現(xiàn)象。根據(jù)上述問(wèn)題，希望從技術(shù)和流程方面進(jìn)行展望。

（1）功能性上，預(yù)計(jì)未來(lái)的公文系統(tǒng)功能將根據(jù)智能工廠發(fā)展、人工參與度減少而更加精簡(jiǎn)，因此公文系統(tǒng)也會(huì)整合其他關(guān)聯(lián)系統(tǒng)、減少同類、同質(zhì)化的模塊。通過(guò)信息數(shù)據(jù)共享，真正解放用戶。我們建議聯(lián)合總經(jīng)理辦等業(yè)務(wù)部門定期進(jìn)行使用公文系統(tǒng)的用戶回訪，通過(guò)他們的真實(shí)反饋研究如何優(yōu)化系統(tǒng)。

（2）性能上，在功能不能減少后，就要考慮基礎(chǔ)設(shè)施的兜底能力，例如網(wǎng)絡(luò)速度提升、服務(wù)器擴(kuò)容來(lái)保障公文系統(tǒng)運(yùn)行，以免出現(xiàn)大規(guī)模訪問(wèn)“宕機(jī)”“掉線”的情況，耽誤工作進(jìn)程。此外，新的編程語(yǔ)言、云技術(shù)的應(yīng)用也將為未來(lái)公文系統(tǒng)用戶日志更新帶來(lái)新的變革，系統(tǒng)將更加及時(shí)、有效發(fā)掘用戶需求，提供更加智能化的公文管理服務(wù)。

（3）管理思想上，重視公文管理，由上而下形成科學(xué)的、不斷發(fā)展的理念，才是公文管理工作向前推進(jìn)的法寶[7]。

參考文獻(xiàn)

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