基于二級庫房系統(tǒng)對檢驗(yàn)試劑和耗材的精細(xì)化管理

劉性君，王景勝，高會(huì)廣（通信作者）

解放軍第九七〇醫(yī)院檢驗(yàn)科 （山東威海 264200）

隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)、生物工程學(xué)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，各種新技術(shù)和全自動(dòng)儀器不斷被應(yīng)用于臨床實(shí)驗(yàn)室，且隨著業(yè)務(wù)量的增加，檢驗(yàn)試劑和耗材的使用量逐年攀升，從而加大了管理的難度[1-2]。為適應(yīng)科室的發(fā)展需要，我們改進(jìn)了對試劑和耗材的管理方法，即將原有的試劑和耗材庫房逐步升級改造為二級庫房系統(tǒng)，并對試劑和耗材實(shí)施了精細(xì)化管理，現(xiàn)報(bào)道如下。

1 精細(xì)化管理的必要性

1.1 滿足現(xiàn)代化管理的需要

臨床實(shí)驗(yàn)室的檢驗(yàn)試劑和耗材具有專業(yè)性強(qiáng)、種類多、有效期長短不一、存放條件各不相同等特點(diǎn)，始終是醫(yī)院物資管理的一個(gè)難點(diǎn)[3]。大多數(shù)醫(yī)院的一級庫房缺乏相關(guān)場地、醫(yī)用冰箱和冰柜或不具備冷庫等設(shè)施，工作人員亦無檢驗(yàn)專業(yè)背景，通常只能對貨物進(jìn)行初步驗(yàn)收和簡單的出入庫管理；同時(shí)，醫(yī)院無法對領(lǐng)用出庫的檢驗(yàn)試劑和耗材實(shí)施連續(xù)的監(jiān)控，易造成庫存率高、利用率低，常出現(xiàn)過期、失效報(bào)廢等問題和供貨中斷的情況；此外，目前大多數(shù)醫(yī)院對檢驗(yàn)試劑和耗材的管理只能做到以領(lǐng)代耗，易造成財(cái)務(wù)信息統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確，影響醫(yī)院對科室的績效考核[4]?？傊?，醫(yī)院一級庫房已不能滿足檢驗(yàn)試劑和耗材管理的需要，因此，對原有管理模式進(jìn)行改進(jìn)非常必要。

1.2 滿足實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理的需要

由于檢驗(yàn)試劑和耗材管理是臨床實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理的重要組成部分，試劑和耗材的優(yōu)劣直接關(guān)系到檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性，影響臨床醫(yī)師對患者病情的診斷和治療，因此，為了提高實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理水平，實(shí)施精細(xì)化管理尤為重要。

1.3 滿足檢驗(yàn)科控制成本的需要

檢驗(yàn)試劑和耗材是臨床實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行樣本檢測工作必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)，是檢驗(yàn)科主要的日常支出，在檢驗(yàn)科總成本中占比較大，且隨著我國醫(yī)改政策的調(diào)整，醫(yī)院對檢驗(yàn)科成本管理提出了更高的要求。

1.4 滿足提高檢測效率的需要

檢驗(yàn)試劑和耗材從申請、采購到使用是一個(gè)消耗時(shí)間長且細(xì)致繁雜的過程，此過程環(huán)節(jié)較多、涉及人員范圍較廣，只有科學(xué)規(guī)范地管理，才能保證每個(gè)環(huán)節(jié)順利的進(jìn)行，進(jìn)而保障各臨床實(shí)驗(yàn)室的高效運(yùn)行。

2 精細(xì)化管理的實(shí)施

2.1 設(shè)立專門的檢驗(yàn)試劑和耗材庫房系統(tǒng)

檢驗(yàn)試劑和耗材種類多、用量大、儲存條件各不相同，檢驗(yàn)科必須有專門的空間和設(shè)備等來存放試劑，以確保試劑的質(zhì)量。經(jīng)過多年的建設(shè)和發(fā)展，我們逐步完善了檢驗(yàn)科的二級庫房系統(tǒng)，將原有的倉庫改造升級為二級庫房系統(tǒng)，即增加了儲存空間，更新和增加了貨架、醫(yī)用冰箱、冰柜等儲存設(shè)備；更新和升級了計(jì)算機(jī)，升級了實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)中的試劑和耗材管理系統(tǒng)；增設(shè)了冷鏈溫度管控系統(tǒng)等。目前，我們擁有1個(gè)冷藏庫、1個(gè)冷凍庫、1個(gè)常溫庫和1個(gè)化學(xué)危險(xiǎn)品倉庫，這4個(gè)倉庫構(gòu)成了科室的二級庫房。每個(gè)倉庫配有聯(lián)接醫(yī)院局域網(wǎng)的計(jì)算機(jī)和貨架等辦公設(shè)施，并備有滅火器等消防設(shè)施，用于倉庫的日常管理。各專業(yè)組配備一定數(shù)量的醫(yī)用冰箱或冰柜用于試劑使用前的短期保存。冷藏庫、冷凍庫和各專業(yè)組的冰箱和冰柜均配備冷鏈系統(tǒng)，且實(shí)行統(tǒng)一的監(jiān)測管理[5-6]。

2.2 成立檢驗(yàn)試劑和耗材管理小組

2.2.1 人員設(shè)置

成立以科主任（副主任）為組長的檢驗(yàn)試劑和耗材管理小組。各級試劑和耗材管理人員選擇思想覺悟高、工作踏實(shí)、誠實(shí)可靠、責(zé)任心強(qiáng)，且對檢驗(yàn)試劑和耗材非常了解、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員兼職，并由組長負(fù)責(zé)對科室二級庫房和各專業(yè)組冰箱和冰柜的庫存管理情況實(shí)施監(jiān)管。

2.2.2 專業(yè)組設(shè)置

目前，科室共設(shè)置5個(gè)專業(yè)組，包括臨檢組、生化免疫組、免疫組、微生物組和分子生物組。所有專業(yè)組的試劑和耗材均統(tǒng)一集中管理，采用每月統(tǒng)一申購的管理模式，實(shí)現(xiàn)檢驗(yàn)科二級庫房系統(tǒng)全過程的動(dòng)態(tài)管理，各專業(yè)組依據(jù)每周的工作量并在評估三級庫存的綜合情況后從二級庫房中申領(lǐng)試劑和耗材，之后在冰箱或冰柜中進(jìn)行短期存儲（科室明確了二級庫存是指科室從醫(yī)院物資一級庫房領(lǐng)用物資后形成的庫存，三級庫存是指各專業(yè)小組從科室二級庫房領(lǐng)用出庫后形成的庫存[7]）。

2.2.3 人員分工

依據(jù)檢驗(yàn)科管理的實(shí)際需要，人員分工如下。（1）科室二級庫房：設(shè)有1名檢驗(yàn)試劑和耗材采購員，負(fù)責(zé)全科每月試劑和耗材的采購申報(bào)和審批；設(shè)有2名庫房管理員，1名負(fù)責(zé)冷凍庫和冷藏庫的管理，另外1名負(fù)責(zé)常溫庫和生化危險(xiǎn)品倉庫的管理，2名人員的職責(zé)是初步驗(yàn)收試劑、按照送貨單上的欄目進(jìn)行核對，待驗(yàn)收合格后錄入實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)中的試劑和耗材管理系統(tǒng)，其直接受科主任的領(lǐng)導(dǎo)，每月向科主任匯報(bào)試劑和耗材使用情況，并提供統(tǒng)計(jì)報(bào)告等，且每名庫房管理員配備7名試劑管理員，其中5名為各專業(yè)組組長，負(fù)責(zé)本專業(yè)組下月試劑或耗材的預(yù)算、新試劑和耗材的評價(jià)、本專業(yè)組試劑和耗材使用情況的檢查等，另外2名試劑管理員負(fù)責(zé)試劑和耗材的進(jìn)一步驗(yàn)收、編號、打印粘貼條碼、擺放保存試劑、試劑領(lǐng)用出庫、監(jiān)督各專業(yè)組的試劑和耗材使用情況等。（2）各專業(yè)組冰箱或冰柜：每名專業(yè)組組長配備2名試劑保管員，負(fù)責(zé)專業(yè)組試劑的領(lǐng)取、批間比對、領(lǐng)用試劑和耗材的管理及試劑的使用反饋等。

2.3 對檢驗(yàn)試劑和耗材進(jìn)行分類

為方便管理，經(jīng)科室討論后，我們將檢驗(yàn)試劑和耗材根據(jù)儲存方式和位置的不同分為以下4大類。（1）A 類：需冷藏的物品，可將其儲存于2～8 ℃的冷藏庫中，包括大部分的體外診斷試劑盒，如常規(guī)生化項(xiàng)目的體外診斷試劑盒、免疫試劑、電化學(xué)發(fā)光試劑等。（2）B 類：需冷凍的物品，可將其儲存于-20 ℃的低溫冰柜中，如聚合酶鏈?zhǔn)椒磻?yīng)體外診斷試劑盒等。（3）C 類：需常溫保存的物品，可將其儲存于常溫庫中，如試劑和耗材資質(zhì)檔案（因其具有種類多、更新快、查閱頻繁等特點(diǎn)，又因其具有時(shí)效性，所以歸為C 類物品[8]）、常溫化學(xué)試劑、稀釋液、清洗液、儀器配套耗材、一次性耗材、試管、辦公用品等。（4）D 類：需安全保存的危險(xiǎn)化學(xué)品，可將其儲存于保險(xiǎn)柜中，如強(qiáng)酸、強(qiáng)堿、易燃類和有毒類化學(xué)試劑等；該類物品為特殊物品，需嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)管理，如將固體試劑放于中上層、液體試劑放于中下層，保險(xiǎn)柜應(yīng)設(shè)置密碼，實(shí)施雙人交接管理，嚴(yán)格出入庫登記等。

2.4 將檢驗(yàn)試劑和耗材的管理信息化、條碼化

為及時(shí)知曉檢驗(yàn)試劑和耗材使用情況，我們將實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)升級改造為具有最新試劑和耗材管理系統(tǒng)的版本，實(shí)現(xiàn)了對試劑和耗材的條碼化管理和一物一碼追溯管理[9]。每個(gè)條碼均含有試劑名稱、倉庫類別、適用臨床實(shí)驗(yàn)室、適用儀器、供貨商、規(guī)格、批號、價(jià)格、有效期等相關(guān)信息，在出入庫時(shí)，只需在試劑和耗材管理系統(tǒng)中掃一下條碼，再點(diǎn)擊確認(rèn)、保存，即可輕松完成出、入庫操作。此外，試劑和耗材管理系統(tǒng)還可滿足各種查詢、統(tǒng)計(jì)的需要，并能夠自動(dòng)進(jìn)行最低庫存、有效期到期提醒等；能夠使科室領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確掌握和了解試劑和耗材的整體成本支出情況，甚至每個(gè)實(shí)驗(yàn)室、每臺儀器、每個(gè)檢測項(xiàng)目的收入和支出情況。

2.5 建立、健全檢驗(yàn)試劑和耗材管理制度

根據(jù)實(shí)驗(yàn)室管理的要求，我們建立和完善了《試劑和耗材供應(yīng)控制程序》《試劑和耗材管理程序》等程序文件，從文件層面規(guī)范試劑和耗材從采購到使用過程的全程管理，并根據(jù)程序文件制定了《試劑和耗材管理制度》《試劑和耗材管理流程》《檢驗(yàn)科二級庫房系統(tǒng)管理制度》，規(guī)范了試劑和耗材相關(guān)的整個(gè)流程及全體人員的操作行為，并組織全科人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，從公布之日內(nèi)執(zhí)行，要求各臨床實(shí)驗(yàn)室試劑和耗材的日常管理嚴(yán)格按照科室制定的制度實(shí)施。

3 精細(xì)化管理的效果

（1）可保障二級庫房以低庫存、高效率動(dòng)態(tài)運(yùn)行，從而保證較高的檢測質(zhì)量；（2）可準(zhǔn)確掌握每月的物資需求，快速制定采購計(jì)劃，有效縮短了物資的供應(yīng)時(shí)間；（3）可對物資的有效期實(shí)施監(jiān)管，及時(shí)提醒倉庫管理人員作更新處理；（4）可動(dòng)態(tài)掌握所有試劑和耗材的成本，有助于節(jié)約成本、規(guī)避浪費(fèi)，有助于績效考核。

綜上所述，對檢驗(yàn)試劑和耗材實(shí)施精細(xì)化、條碼化、信息化管理，可實(shí)現(xiàn)合理采購、儲存和使用；降低庫存，規(guī)避浪費(fèi)，節(jié)約成本；優(yōu)化流程、提高工作效率和科室績效。