論新時(shí)期檔案管理的數(shù)字化發(fā)展

摘要：檔案是人們保存重要信息的載體，對(duì)檔案進(jìn)行安全、有效管理不僅直接關(guān)乎我國(guó)檔案事業(yè)的健康發(fā)展，同時(shí)也關(guān)乎社會(huì)和諧與國(guó)家穩(wěn)定建設(shè)。隨著科技的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端日益凸顯，檔案管理向數(shù)字化方向發(fā)展已成為必然趨勢(shì)。基于此，本文首先剖析了新時(shí)期檔案管理數(shù)字化發(fā)展中存在的問(wèn)題，然后探討了推進(jìn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的意義，最后提出了新時(shí)期檔案管理數(shù)字化發(fā)展的有效路徑。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案管理;數(shù)字化發(fā)展;路徑

在數(shù)字化、信息化的21世紀(jì)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式已不適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的新要求，故革新傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)勢(shì)在必行。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，黨中央和國(guó)務(wù)院高度重視“加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”，這為新形勢(shì)下檔案管理工作的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型指明了新方向，提出了新目標(biāo)。目前，我國(guó)檔案管理在數(shù)字化發(fā)展方面取得了一定成就，數(shù)字化發(fā)展的規(guī)模與速度都實(shí)現(xiàn)了空前進(jìn)步，但由于紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變是一項(xiàng)大工程，故而檔案管理工作過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)一系列問(wèn)題。要想實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，針對(duì)問(wèn)題探索可行性解決之策十分必要和重要。

1 新時(shí)期檔案管理數(shù)字化發(fā)展存在的問(wèn)題

1.1檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案管理人員業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)不高是檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的主要問(wèn)題。檔案管理人員隊(duì)伍是檔案管理數(shù)字化發(fā)展的人才支撐，目前檔案管理人員老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重，且現(xiàn)有人員的素質(zhì)難以滿足新時(shí)代要求。檔案工作內(nèi)容較為復(fù)雜、枯燥，對(duì)年輕人的吸引力不夠，很多青年畢業(yè)生喜歡選擇發(fā)展空間大與挑戰(zhàn)性較高的工作，于是這導(dǎo)致檔案管理工作青年人才斷層。正是由于檔案管理人員隊(duì)伍趨于老年化，現(xiàn)有檔案人員的專業(yè)素質(zhì)、綜合能力，特別是信息化、數(shù)字化建設(shè)能力明顯不足，這才造成現(xiàn)階段檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展步伐緩慢。例如，部分檔案管理人員缺乏互聯(lián)網(wǎng)思維，不能熟練操作使用計(jì)算機(jī)，在檔案信息挖掘以及數(shù)字化存儲(chǔ)、管理方面存在能力短板。

1.2先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備有所不足

檔案管理的數(shù)字化發(fā)展需要有先進(jìn)的軟硬件資源為基礎(chǔ)，但縱觀當(dāng)前國(guó)內(nèi)檔案管理數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀，很有企業(yè)由于受資金限制，無(wú)法配齊與引進(jìn)各種數(shù)字化設(shè)備，軟硬件設(shè)備陳舊落后已嚴(yán)重干擾到檔案數(shù)字化管理進(jìn)程，不利于檔案數(shù)字化管理質(zhì)量提升。在檔案管理數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展中，計(jì)算機(jī)設(shè)備發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。一些企業(yè)由于對(duì)檔案管理數(shù)字化發(fā)展存在錯(cuò)位認(rèn)知，于是在引入先進(jìn)設(shè)備方面未給予充足的資金支持，這導(dǎo)致計(jì)算機(jī)設(shè)備的程序與系統(tǒng)得不到及時(shí)更新，無(wú)法滿足新時(shí)期檔案管理數(shù)字化發(fā)展的需求。因此，積極引進(jìn)各種先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，及時(shí)更新數(shù)字化系統(tǒng)與程序是當(dāng)務(wù)之急。

1.3檔案數(shù)字化發(fā)展面臨安全風(fēng)險(xiǎn)

由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性與自由性，一些不法分子利用互聯(lián)網(wǎng)這一特點(diǎn)非法竊取機(jī)密檔案信息的情況屢屢發(fā)生，這讓新時(shí)期檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨一定安全風(fēng)險(xiǎn)。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的中的檔案信息極易受到病毒入侵與黑客攻擊，這增加了檔案信息遭破壞、遭竊取的概率，檔案管理數(shù)字化工作開展的難度進(jìn)一步提升。例如，在紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，工作人員一般是采用電子編碼技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的轉(zhuǎn)變與存儲(chǔ)，但這一技術(shù)存在一定風(fēng)險(xiǎn)，如果不法分子對(duì)檔案原始憑證進(jìn)行修改，工作人員很難及時(shí)察覺(jué)，安全風(fēng)險(xiǎn)由此滋生。

2 推進(jìn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的意義

2.1 提高檔案管理與服務(wù)的質(zhì)量

數(shù)字化檔案管理可協(xié)助檔案人員對(duì)檔案資源進(jìn)行高效挖掘收集、歸檔存儲(chǔ)，以滿足各類用戶對(duì)檔案資源的合理取用。借助計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理人員可實(shí)現(xiàn)線上線下智能化、信息化辦公，這不僅解放了檔案工作人員雙手，而且提升了檔案管理質(zhì)效。另外，檔案服務(wù)主要是指用戶對(duì)檔案的搜索、利用等。為了保證用戶能夠安全、有效地取用檔案資源，工作人員要對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化分類、調(diào)研，同時(shí)也要對(duì)用戶的身份進(jìn)行驗(yàn)證，這一過(guò)程單靠人力檢驗(yàn)十分困難。對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化改造后，用戶只需要登錄線上的檔案管理平臺(tái)，并配合身份驗(yàn)證、電子水印等方式檢驗(yàn)便可取用相應(yīng)的檔案資源，方便又快捷。

2.2 有效確保檔案管理的安全性

傳統(tǒng)檔案管理是以紙質(zhì)存儲(chǔ)為主，紙質(zhì)資料保存的難度較大，容易受到水災(zāi)、火災(zāi)等大型安全事故的影響。數(shù)字化檔案管理中的檔案信息以紙質(zhì)實(shí)體與線上數(shù)字兩種方式呈現(xiàn)，即便是遇到一些大型安全事故，檔案信息的安全性與完整性也能得到保障。另外，檔案數(shù)字化過(guò)程中網(wǎng)絡(luò)密鑰的使用不僅大大降低了檔案工作人工安保的成本費(fèi)用，縮減了人力資本的輸出，而且也為數(shù)字化檔案信息的使用營(yíng)造了安全、良好的監(jiān)控環(huán)境，一定程度上確保了檔案管理的安全性。另外，在數(shù)字化檔案管理中，相關(guān)部門會(huì)運(yùn)用一些技術(shù)手段對(duì)來(lái)訪者的身份進(jìn)行驗(yàn)證，及時(shí)辨別身份偽造、虛假材料等問(wèn)題，提升檔案服務(wù)的安全可靠性，這推動(dòng)了檔案管理事業(yè)健康發(fā)展。

3 新時(shí)期檔案管理的數(shù)字化發(fā)展路徑

3.1 提升檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理數(shù)字化發(fā)展過(guò)程中的主要執(zhí)行主體與參與主體，其檔案管理專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接影響到檔案管理數(shù)字化發(fā)展的水平與質(zhì)量。因此，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，鍛造一支高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理人才隊(duì)伍十分必要。引入專業(yè)素質(zhì)高、數(shù)字化管理與操作技能熟練的青年才俊，為現(xiàn)有檔案管理人員隊(duì)伍注入新鮮血液，可進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理人才隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)，提升整個(gè)人才隊(duì)伍的戰(zhàn)斗力。除了引入高素質(zhì)人才之外，相關(guān)企業(yè)或者檔案機(jī)構(gòu)還應(yīng)加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理人才的培訓(xùn)力度，通過(guò)組織各種各樣的培訓(xùn)活動(dòng)使檔案管理者能夠掌握較高的計(jì)算機(jī)操作與檔案數(shù)字化建設(shè)技能。作為檔案管理工作的主要執(zhí)行與實(shí)施者，檔案管理人員自身應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)以及數(shù)字化技能技巧的學(xué)習(xí)，以便在檔案數(shù)字化管理中能夠得心應(yīng)手、游刃有余。

3.2 加大設(shè)備引進(jìn)與更新的資金投入

設(shè)備是檔案管理數(shù)字化發(fā)展的重要內(nèi)容，是影響檔案管理數(shù)字化發(fā)展水平的基礎(chǔ)與關(guān)鍵性因素，而設(shè)備的引進(jìn)與更新需要充足的資金作支撐。因此，在檔案數(shù)字化管理工作的推進(jìn)過(guò)程中，要加大設(shè)備資金投入，積極引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)備，并及時(shí)對(duì)陳舊設(shè)備與系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)更新，以充分發(fā)揮設(shè)備的檔案數(shù)字化建設(shè)功效。具體來(lái)說(shuō)，要做到及時(shí)保養(yǎng)、維護(hù)與更新硬件設(shè)備，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)軟件設(shè)備的定期更新。不僅要延長(zhǎng)硬件設(shè)備的使用年限，還要確保軟件設(shè)備跟得上時(shí)代發(fā)展步伐，從而提升檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量與效率。為解決設(shè)備更新的資金危機(jī)，相關(guān)企業(yè)、單位等要設(shè)立專門的數(shù)字化檔案建設(shè)與管理資金，并確保資金?？顚Ｓ?，避免資金浪費(fèi)，以免影響檔案管理數(shù)字化發(fā)展的成效。

3.3 構(gòu)建安全可靠的檔案信息化管理系統(tǒng)

檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)涉及到總體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案管理、備份查詢等各項(xiàng)內(nèi)容。為確保檔案信息的高效、安全錄入與保管，應(yīng)構(gòu)建集磁盤存儲(chǔ)備份、雙服務(wù)器運(yùn)行、高速掃描儀掃描等為一體的，十分安全可靠的檔案信息化管理系統(tǒng)。然而，要構(gòu)建這樣的系統(tǒng)，需要一定的信息技術(shù)支撐。具體而言，檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建需要做到兩點(diǎn)：

首先，系統(tǒng)要具有平滑升級(jí)能力與良好的可靠性。在信息技術(shù)的作用下，檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建者可利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)光纖與磁盤陣列的連接，然后再通過(guò)對(duì)拓展模塊的應(yīng)用達(dá)到拓展系統(tǒng)信息存儲(chǔ)容量，提升系統(tǒng)平滑升級(jí)能力與安全性能的目的。信息技術(shù)支撐下的檔案信息化管理系統(tǒng)需要用到各種磁盤陣列產(chǎn)品，只有對(duì)這些產(chǎn)品進(jìn)行科學(xué)合理設(shè)計(jì)組合，并運(yùn)用各類PAID保護(hù)級(jí)別，才能在滿足用戶實(shí)際需求的前提下，確保系統(tǒng)安全可靠。其次，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)加密、防火墻以及防病毒技術(shù)的應(yīng)用，以免計(jì)算機(jī)中的檔案數(shù)字化管理平臺(tái)遭受黑客或病毒攻擊，造成重要檔案信息的流失。

3.4 加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代新技術(shù)的引進(jìn)與運(yùn)用

檔案管理的數(shù)字化發(fā)展要充分利用現(xiàn)代新技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲(chǔ)與應(yīng)用。新一代信息技術(shù)主要包括人工智能、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等幾種，在檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)中，有必要靈活使用以上的現(xiàn)代信息技術(shù)，以提高檔案管理的數(shù)字化水平。在運(yùn)用現(xiàn)代新技術(shù)之前，相關(guān)部門應(yīng)做好對(duì)技術(shù)的研究工作，并結(jié)合檔案管理數(shù)字化發(fā)展的實(shí)際情況選用合適的新技術(shù)。

可采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)做好對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)工作。在現(xiàn)代社會(huì)，物聯(lián)網(wǎng)電子標(biāo)簽技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用已經(jīng)十分成熟與普遍，這一技術(shù)建立在物聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)之上，其具有遠(yuǎn)距離感知、免接觸、易操作的優(yōu)點(diǎn)。運(yùn)用這一技術(shù)，工作人員不用動(dòng)手便可快速、精準(zhǔn)搜索并瞬間提取目標(biāo)檔案信息的存放的位置、編號(hào)以及該類檔案在數(shù)字化信息系統(tǒng)中存放的具體情況，極大提高了檔案存儲(chǔ)與管理的質(zhì)效。此外，在電子文書的管理過(guò)程中，檔案管理人員還可以利用無(wú)線設(shè)備、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)豐富檔案信息的處理方式，將數(shù)字化檔案管理落到實(shí)處。最后，要善用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)洞察客戶對(duì)各類檔案信息的精準(zhǔn)需求，然后根據(jù)客戶的需求進(jìn)行檔案信息資源的整理、存儲(chǔ)與優(yōu)化管理，以提高檔案工作的服務(wù)水平。

4 結(jié)語(yǔ)

推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展對(duì)于提高檔案管理質(zhì)量，確保檔案管理安全性以及促進(jìn)檔案管理事業(yè)健康發(fā)展具有重要意義。但是，新時(shí)期檔案數(shù)字化發(fā)展還存在著檔案管理人員素質(zhì)低、先進(jìn)數(shù)字化設(shè)備不足、數(shù)字化管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)等一系列的問(wèn)題。鑒于此，相關(guān)部門人員應(yīng)從提升檔案管理人員素質(zhì)、加大設(shè)備資金引入、構(gòu)建安全的檔案信息化管理系統(tǒng)、科學(xué)運(yùn)用新技術(shù)等幾個(gè)方面推動(dòng)檔案管理數(shù)字化發(fā)展，以充分發(fā)揮檔案服務(wù)社會(huì)的功能。

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作者簡(jiǎn)介：黃桂敏（1966-8），女，廣西百色人，大專，副研究館員，研究方向：檔案管理。