大數(shù)據(jù)時代下人事檔案電子化管理

羅治嫻

【摘要】隨著大數(shù)據(jù)的普遍應用，人事檔案管理工作有了全新的機遇，改變傳統(tǒng)管理模式下的問題，為人事檔案管理工作的開展拓展了新的途徑。目前，電子化管理已經(jīng)成為較為現(xiàn)代化的管理模式，全面提升了檔案管理工作的整體效率及工作質量，使檔案資源的使用價值能夠更充分地發(fā)揮出來?；诖耍疚年U述了大數(shù)據(jù)背景下的人事檔案管理工作所存在的問題，對人事檔案電子化管理的具體措施進行了探討，更好地促進檔案管理工作的有效開展。

【關鍵詞】大數(shù)據(jù);人事檔案;檔案管理;電子化管理

在大數(shù)據(jù)廣泛應用的背景下，人事檔案的信息需求量也在不斷增大，傳統(tǒng)的紙質檔案模式已經(jīng)不能滿足當前的信息共享的發(fā)展趨勢，給人事工作帶來了新的難題。對于檔案管理人員來說，如何提供最需要的、最大的信息量是當下需要解決的問題。

一、大數(shù)據(jù)時代人事檔案電子化優(yōu)勢主要體現(xiàn)

（一）分類保管更加簡便過技術

隨著大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展與應用，5G技術、大數(shù)據(jù)、云計算等已普遍應用在了人事檔案的電子化管理中，與傳統(tǒng)管理模式相比，使得檔案管理起來更加簡單與便利。

（二）計算存儲功能強大

在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案電子化管理比傳統(tǒng)的人事檔案電子化管理在計算速度、強度和深度方面都要好。特別是在人工智能技術應用后，人事檔案數(shù)據(jù)的信息存儲量也呈現(xiàn)倍增的趨勢。另外，在大數(shù)據(jù)時代，信息技術的更新?lián)Q代以及技術升級迭代速度很快，超級計算機能夠以最小功率實現(xiàn)人事檔案信息存儲的最大化。尤其在云存儲技術的應用下，成功實現(xiàn)了人事檔案信息大量存儲，降低了檔案管理的成本。

（三）查詢利用更加直觀

在大數(shù)據(jù)時代背景下，特別是VR技術的應用后，人事檔案電子查詢利用更加的直觀與便捷，不僅可以查詢到多份人事檔案信息資料，還可以在移動終端設備上以圖、表、文字等多種形式進行人事檔案信息的直觀展示，讓人事檔案信息更加的具體與真實。

（四）工作質效顯著提升

在大數(shù)據(jù)時代背景下，人事檔案電子化管理相比于傳統(tǒng)管理模式更具有優(yōu)勢，在信息的錄入、整理、分類、查詢、利用、存儲、保管等環(huán)節(jié)具有較高工作效率和工作質量。打破了傳統(tǒng)一對一的信息互傳的管理模式，通過云存儲技術開辟了電子化人事檔案的一對多的傳輸和應用，有效降低了管理成本，同時對于管理效益也有大的促進作用。

二、人事檔案管理的現(xiàn)狀

當前的人事檔案管理模式多以紙質檔案管理為主，以電子檔案管理為輔，采取雙套制進行保存。即通過電子檔案實現(xiàn)初級電子化管理，在人事檔案系統(tǒng)中，以條目式的數(shù)據(jù)進行管理。在紙質人事檔案管理中，優(yōu)點是能夠在規(guī)定的條件下實現(xiàn)物理上的保存，保存時間為長期。但是缺陷是，安全系數(shù)不夠高，在保存過程中往往由于管理上的疏忽或不到位，很容易造成無法換回的損失;另外，隨著信息化技術的不斷發(fā)展，以紙質為媒介的檔案管理模式會呈現(xiàn)工作量大、步驟繁瑣等問題，很難對已歸檔等信息材料進行有效的提煉和加工處理，不便于檔案信息的再利用，使檔案信息資源在很大程度上出現(xiàn)被閑置甚至是浪費現(xiàn)象。

在各類數(shù)據(jù)都實現(xiàn)信息化管理高速發(fā)展的今天，人事檔案管理仿佛成為了“綠皮車”，受限于紙質載體，限制了人事資源信息的價值最大化發(fā)展。人事檔案管理系統(tǒng)基于紙質版人事檔案，但通過對基本個人信息、入職后信息、各類獎懲、培訓類信息等的輸入，可作為員工在企業(yè)中晉升提職的重要依據(jù)，如何能夠實現(xiàn)員工信息快速檢索，安全保存是本文的重點研究方向。

三、大數(shù)據(jù)時代人事檔案電子化管理主要措施

（一）強化檔案電子化管理基礎建設

大數(shù)據(jù)時代，人事檔案電子化管理需要打牢相應的軟硬件基礎支持和保障。例如，購置一定數(shù)量的計算機，引用先進的智能終端設備，有條件的，可建設專門的數(shù)字化檔案室，開發(fā)或引入人事檔案電子化應用軟件，為人事檔案電子化管理提供專門的應用管理系統(tǒng)。購置電子掃描儀、光盤刻錄機等。使用正版的殺毒軟件，安裝防火墻，為人事檔案電子化應用提供安全外在環(huán)境。定期對檔案應用系統(tǒng)進行查殺毒，消除安全隱患。

（二）注重檔案電子化管理技術應用

大數(shù)據(jù)、云計算、5G、智能物聯(lián)網(wǎng)、電子簽名、區(qū)塊鏈等大數(shù)據(jù)時代先進技術應用于人事檔案電子化管理，有其各自優(yōu)勢，要根據(jù)人事檔案電子化管理的實際需要，應用好這些先進技術。例如，在繁雜、冗余的人事檔案信息中，利用大數(shù)據(jù)技術，提取有用的、高附加值的人事檔案信息;在重要人事檔案電子化管理中運用電子簽名技術，達到防篡改，確保人事檔案信息真實性、完整性的目的。

（三）提供檔案電子化管理安全保障

首先是要確保物理網(wǎng)絡設施的安全，使其免遭物理安全風險。將人事檔案電子化管理的儀器設備放置于抗震能力強、透風條件好的地方，提供應急備用電源，離機時不要綁到電源，實行電腦電源專機專用。其次，是要做好局域網(wǎng)絡安全。配置專門的路由器，使用先進的軟硬件設備。要始終樹牢保密意識，確保對局域網(wǎng)嚴格采取物理隔離，人事檔案信息保密性強，嚴禁外網(wǎng)移動設備直接與局域網(wǎng)接觸。再次，做好外部接入網(wǎng)絡安全。

（四）完善人事檔案電子化安全管理規(guī)章制度建設

要求人事檔案電子化管理從業(yè)者嚴格遵守，嚴格按照規(guī)章制度的標準和要求，落實好人事檔案電子化安全管理需要嚴格規(guī)范做好人事檔案電子化網(wǎng)絡操作，重要人事檔案信息要及時做好備份，必要時可設立局域網(wǎng)與外部兩套工作設備。

（五）增強檔案電子化管理隊伍素質

一方面，根據(jù)人事檔案管理任務需要，在社會上招錄、引進檔案人員，既要熟悉檔案學、情報學知識，還需要引進的人才具有一定的大數(shù)據(jù)相關技術;另一方面，重點是要做好人事檔案從業(yè)人員的業(yè)務素能培訓，根據(jù)大數(shù)據(jù)時代人事檔案電子化管理的實際特點和需要，加強大數(shù)據(jù)技術方面的業(yè)務知識培訓，不斷培養(yǎng)具有復合型人才素能的檔案管理專業(yè)人才，以滿足大數(shù)據(jù)時代人事檔案電子化管理的實際需要。

四、結束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，人事檔案管理工作面臨著諸多挑戰(zhàn)，這就需要利用現(xiàn)代信息技術對其進行合理改進，加強電子檔案管理人才的培養(yǎng)，實現(xiàn)電子化的檔案管理模式，通過各種方式提高檔案管理水平，為人事檔案管理工作的發(fā)展提供有力支持。

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