檔案信息化管理的優(yōu)勢與安全問題研究

謝福良

【摘要】隨著近年來科學技術的高速發(fā)展，檔案管理也隨之悄悄發(fā)生了改變，逐漸由傳統(tǒng)的管理方式改變?yōu)樾畔⒒芾恚@使得檔案管理變得較為簡單與方便，但是它在網絡上的安全，日常的信息化管理也給我們帶來了挑戰(zhàn);所以在大數(shù)據(jù)的運用之下，以優(yōu)化提升檔案信息化管理為指南，在保證其科技優(yōu)勢的情況下，安全有效地方便我們日常的檔案信息化管理。本文將針對檔案信息化管理的優(yōu)勢與安全問題進行深刻的研究。

【關鍵詞】檔案信息化管理;優(yōu)勢;安全問題

【正文】在檔案信息化管理的過程當中，有電子檔案，大數(shù)據(jù)檔案，數(shù)字檔案等一些特殊的信息化內容。單位的檔案工作管理人員要能夠對這些檔案技術進行深刻的掌握，在單位需要一些個人能力信息的時候，要及時能夠進行備查、調用，更好的把有效信息提供給領導決策和展示在大眾面前，以方便提高人才的運用程度，也能夠讓這些工作人員去找到適合自己的崗位或工作領域，在自己工作的部分發(fā)光發(fā)熱，更好地為單位服務。進行檔案信息化管理，有效的是檔案庫能夠24小時對外服務，不會受到時間的限制，當單位想要調用一些專業(yè)人員時，可以迅速的找到相關的人才。但是除了快捷之外，還存在個人信息的安全問題，在管理過程當中，要時刻注重這些安全細節(jié)，便能提高單位效率，也能夠保證個人效益。

一、進行管理制度的構建

在進行檔案信息化管理的過程當中，要能夠對相應的工作有一個制度明確，讓他們是了解在何種情況下可以進行人員調動以及信息化的管理方式。當構建了相應的制度之后，就能保證信息化管理的安全性，單位也可以對在職人員的每一項工作進行責任分擔，讓他們可以對自己的部分提高重視程度，更好地參與到工作當中。管理制度構建之后，可以在出現(xiàn)問題時及時的責任到人，找到問題的出現(xiàn)點，迅速解決問題，恢復安全性。

例如，單位在建立管理制度的過程當中，要能夠把檔案信息化管理的過程分成每個小部分，把小部分都分配到相應的工作人員手中，讓他們能夠利用自己的專業(yè)知識進行工作，提高工作效率。在制度當中也要確定工作人員是否對人員的信息進行備份，保證在信息化出現(xiàn)紕漏的時候，能夠有效的進行二次利用，提高單位對個人信息的了解掌握;同時，單位要在檔案信息化管理的過程當中分配一部分人員去對整個檔案管理進行一個有效監(jiān)督，讓他們能夠更好對整個單位的檔案工作進行安全、優(yōu)化、系統(tǒng)管理，以此提高檔案管理工作的工作效率。

二、提高工作人員的工作能力

在進行檔案信息化管理的過程當中，可能有些人員已經從事這部分工作，但是不會對現(xiàn)代化的一些科技和信息化進行充分的掌握，所以單位可以采取一些手段，讓他們提高對工作的認知，并且可以利用現(xiàn)代的一些數(shù)據(jù)內容進行檔案的管理，提高對于信息的運用。單位要提高工作人員的安全意識，讓他們能夠保證在網絡上進行檔案管理的同時，也必須對其個人信息進行保密。

例如，單位可以開展相應的培訓工作，讓工作人員去進行系統(tǒng)學習，并及時邀請檔案工作保密專家去給他們講解檔案信息化的運用，要讓他們進行保密工作的訓練，以期更好地掌握檔案信息化管理。除了要給本單位的工作人員進行相應的保密工作培訓之外，也要及時給單位其他人員，傳達學習相關檔案信息化管理知識，要人人知曉檔案的重要性，更好的管理好個人的檔案。也要根據(jù)需要，引進相關的專業(yè)性人才充實到檔案信息化管理隊伍中，為單位的檔案工作以及他工作做出貢獻。同時，單位的管理人員要能夠把握住整個檔案信息化的管理機制以及流程，個人在進入工作之前就要提高自己對網絡意識的了解程度，也要讓他們能夠把握住相應的信息化管理，提高對工作的認知。檔案信息化管理最重要的就是要保證數(shù)據(jù)庫當中每一個信息的安全，信息不被泄露;所以要提高每一個工作人員的安全意識，讓他們在進行檔案管理的過程當中簽訂保密協(xié)議，對自己所從事的檔案信息管理負責。

三、進行檔案信息化的加密系統(tǒng)

單位在進行檔案信息化的管理過程當中，除了要對工作人員進行相關的專業(yè)培訓以外，也要能夠對所用的系統(tǒng)提高保護機制，不讓外來人員能夠輕易地突破，侵入檔案信息化系統(tǒng)。單位要引進一些先進的檔案信息化管理系統(tǒng)，并加強對檔案信息化技術數(shù)據(jù)庫的建立;在對人員檔案信息化管理的過程當中，讓工作人員熟練掌握一種特殊的密碼，才能進入檔案的數(shù)據(jù)庫當中，從而有效的保護和預防外來病毒以及故意侵害。

例如，單位要聘用專業(yè)的技術人才為檔案信息化的數(shù)據(jù)庫進行保護機制，并且要能夠建立起屬于本公司的保護內容，這樣在一般情況下，非專業(yè)人員就不能進入到檔案數(shù)據(jù)庫當中，提取信息更好地保證到了其中個人信息的私密性。技術人員要能夠將在進行傳輸?shù)奈募热菰O置加密的效果，這樣能夠保證在傳輸?shù)倪^程當中，不會被別有用之人所破解，以獲取到他人的信息。在加密的過程當中，專業(yè)技術人員能夠給工作人員一種密碼，保證他們可以利用自己的方式安全的進入到數(shù)據(jù)庫當中提取信息，更高效地進行管理。當檔案數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)一小部分問題時，要能夠迅速找到專業(yè)人員進行處理，單位也要能更好地為數(shù)據(jù)庫制造一個完整且有效的管理機制和監(jiān)督機制，讓每一個工作人員都能夠良好地完成工作過程。

【結束語】檔案對一個單位來說，掌控著單位每個部門的人員資料以及工作資料，進行檔案信息化管理，能夠有效地進行調取和調用相關信息，更好地為單位進行服務。在進行檔案管理的人員要能夠對信息化充足的掌握，可以在單位需要檔案的時候迅速的調去以及運用。

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