大數(shù)據(jù)背景下高校財務(wù)檔案信息化管理的問題與對策研究

黃萍 張海兵

摘要：財務(wù)檔案管理工作在高校的日常工作中占據(jù)重要地位，隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，高校財務(wù)檔案管理工作呈現(xiàn)出一些新的特點，同時也面臨新的挑戰(zhàn)。文章探討大數(shù)據(jù)時代高校財務(wù)檔案信息化管理的重要意義以及存在的問題，并著眼于實際工作經(jīng)驗，進行思考展望，以期提高高校財務(wù)檔案管理水平，更好的服務(wù)于高校教學(xué)、科研、管理工作。助力新時代高校內(nèi)涵發(fā)展建設(shè)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) ?高校 ? 財務(wù)檔案 ?信息化

高校財務(wù)檔案是高校檔案管理中極其重要的一部分，支撐和服務(wù)于高校的教學(xué)、科研和校務(wù)管理，具有十分重要的地位。[1]按照會計檔案管理辦法，財務(wù)憑證屬于永久保管檔案。財務(wù)檔案數(shù)理龐大，存放占用了很大空間，不利于人工查閱，對檔案人員查閱帶來了非常大的困難，必須通過信息化手段才能得以解決。隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，高校財務(wù)檔案信息化管理已成為高校推進內(nèi)涵式發(fā)展進程中的一個必要環(huán)節(jié)。

一、高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義

1. 大數(shù)據(jù)時代高校財務(wù)檔案管理的特征

信息化早已成為了人們不可缺少的一部分，高校財務(wù)檔案信息化是高等院校財務(wù)管理的必然趨勢。大數(shù)據(jù)時代，信息資源具有高速性和多樣性的特點，高校財務(wù)檔案管理也呈現(xiàn)出一些新的特點。[2]

（1）技能要求高。隨著云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新型技術(shù)在高校只會校園中廣泛應(yīng)用，高校財務(wù)檔案管理工作也將由傳統(tǒng)的管理向信息化管理轉(zhuǎn)變。同時也給財務(wù)檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)，對財務(wù)檔案管理人員的技能提出了更高的要求。檔案業(yè)務(wù)人員需要不斷地學(xué)習(xí)汲取新的知識，掌握大數(shù)據(jù)采集、大數(shù)據(jù)預(yù)處理、大數(shù)據(jù)存儲及大數(shù)據(jù)分析等核心新技能是崗位需求和時代發(fā)展的必然趨勢。

（2）專業(yè)性強。高校財務(wù)檔案管理不同于其他業(yè)務(wù)類文件的管理，高校財務(wù)檔案具有高度的專業(yè)性。從內(nèi)容上看，高校財務(wù)檔案管理主要包括兩個方面：第一，財務(wù)會計交易憑證的管理。如工資發(fā)放清單、院校職工節(jié)日福利發(fā)放表等單證賬表類。[3]這部分信息管理側(cè)重于形式的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，實現(xiàn)財務(wù)檔案信息化則可以打通各部門之間的信息壁壘，建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理共享平臺，提高會計憑證的規(guī)范化水平;二是財務(wù)收支票據(jù)類，包含學(xué)生學(xué)費交易憑據(jù)、助學(xué)金發(fā)放清單、科研項目資金使用、設(shè)備采購費用清單等，這一部分工作的重點在于將該類憑證進行數(shù)字化整合，提供便利的查詢與傳輸服務(wù)。實現(xiàn)財務(wù)檔案的信息化管理，建立高效的數(shù)據(jù)共享管理系統(tǒng)，可以直觀地反映學(xué)校的財務(wù)狀況和各項活動的經(jīng)濟過程。這兩部分需要專業(yè)的財務(wù)檔案管理人才和專業(yè)的信息系統(tǒng)的支持。

（3）檔案數(shù)據(jù)載體的多樣性。財務(wù)檔案信息化管理是依托高校智慧校園學(xué)校工程開展的。相對于傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理，大數(shù)據(jù)背景下，金融檔案載體更加多樣化。除了常用的紙張、磁盤和光盤外，還有更多的存儲載體依賴大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和云計算等新興信息技術(shù)。隨著我國社會信息化進程的加快，電子發(fā)票和電子存根的有效性得到了保障。高校財務(wù)檔案管理越來越涉及到數(shù)字載體的審計和管理。大數(shù)據(jù)時代高校財務(wù)檔案不僅呈現(xiàn)出載體多元化的趨勢，載體的有效性也得到了逐步的保證。

2.大數(shù)據(jù)時代高校財務(wù)檔案建設(shè)的現(xiàn)實意義

（1）符合時代發(fā)展趨勢和社會發(fā)展需要。 在大數(shù)據(jù)背景下，由于互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的不斷深入，數(shù)據(jù)信息的規(guī)模開始快速增長，使得紙質(zhì)文件管理模式不一致。此外，信息時代的到來導(dǎo)致了金融檔案信息化的出現(xiàn)。財務(wù)檔案信息化是當(dāng)前我國檔案建設(shè)過程中最重要的任務(wù)之一。同時，也是不斷推進高校檔案管理，實現(xiàn)高校辦公自動化的關(guān)鍵。

（2）提高財務(wù)管理效率和辦公自動化。 以往的紙質(zhì)文件管理無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。同時，許多收集、歸檔等工作基本上都是手工完成的。工作量很大。不僅效率低下，容易出錯，而且還會丟失文檔。在大數(shù)據(jù)背景下，財務(wù)檔案人員依托互聯(lián)網(wǎng)，通過網(wǎng)絡(luò)收發(fā)財務(wù)數(shù)據(jù)，利用電子系統(tǒng)進行錄入和歸檔，縮短了檔案的形成周期，大大提高了財務(wù)工作效率。[4]

（3）提升財務(wù)數(shù)據(jù)的獲取能力。財務(wù)數(shù)據(jù)檔案信息化后，極大地便利了財務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析能力，充分利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)獲取所需要的財務(wù)信息，便于領(lǐng)導(dǎo)分析財務(wù)現(xiàn)狀和進行及時決策。

二、當(dāng)前高校財務(wù)檔案信息化管理的現(xiàn)狀與面臨的困境

1.高校財務(wù)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

從對問卷調(diào)查的數(shù)據(jù)分析結(jié)果來看，衡陽市大部分髙校初步具備財務(wù)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。

第一，各高校財務(wù)部門基本配備了計算機。從表1的數(shù)據(jù)可以看出，90%的被調(diào)查高校配備了財務(wù)檔案管理計算機，為財務(wù)檔案信息管理提供了基礎(chǔ)設(shè)備保障，計算機參與財務(wù)檔案管理得到了普及和認可。[5]

第二，具有一定的信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)。據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，衡陽市高校財務(wù)檔案管理使用的計算機100%接入校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)或兩者兼有。高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化已達到一定程度，為檔案信息管理提供了網(wǎng)絡(luò)保障。

從以上數(shù)據(jù)分析可以看出，隨著高校辦學(xué)條件的改善，相當(dāng)一部分高校財務(wù)檔案信息管理機構(gòu)日趨完善，計算機設(shè)備更加齊全，網(wǎng)絡(luò)設(shè)施更加完善，高校財務(wù)檔案信息管理所需的物質(zhì)基礎(chǔ)越來越堅實。

三是從事財務(wù)檔案管理工作的人員初步具備計算機等信息化手段的應(yīng)用能力。

2.高校財務(wù)檔案信息化管理存在的問題

（1）高校財務(wù)檔案信息化管理的理念滯后

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，高校財務(wù)檔案管理應(yīng)與時俱進，不斷創(chuàng)新。在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校要實現(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化，必須高度重視財務(wù)檔案的信息管理。然而，現(xiàn)實是人們普遍沒有認識到高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性。有人甚至認為財務(wù)檔案的管理微不足道，只是一項簡單的數(shù)據(jù)整理工作，與全局無關(guān)。財務(wù)檔案管理工作的本質(zhì)講求的是服務(wù)水平和服務(wù)效率，一些高校財務(wù)檔案管理人員工作保守，滿足于傳統(tǒng)的管理模式，習(xí)慣于手工收集、整理、存儲檔案，不根據(jù)信息時代的需要尋找、學(xué)習(xí)和更新管理技術(shù)和方法。這在一定程度上影響了高校財務(wù)檔案信息管理的進程。[6]

同時，高校領(lǐng)導(dǎo)層未從宏觀層面確立財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)在學(xué)校工作中的重要地位。往往使財務(wù)檔案管理工作讓位其他中心工作，這直接影響到高校財務(wù)檔案信息化管理的人力支持和財務(wù)保障，阻礙了高校財務(wù)檔案信息化的發(fā)展進程。

（2）高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)水平普遍偏低

一是基礎(chǔ)設(shè)施滯后，隨著計算機、互聯(lián)網(wǎng)在辦公領(lǐng)域的普及，近年來，基于計算機管理的高校財務(wù)檔案管理模式得到了一定程度的發(fā)展。然而，調(diào)查顯示，衡陽市高校財務(wù)檔案管理的主要模式仍然是手工管理模式，高校財務(wù)檔案的信息化管理水平普遍較低。[7]

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，雖然高校財務(wù)檔案管理部門均配備了計算機，但是利用程度有限，一些學(xué)校沒有使用專業(yè)的財務(wù)檔案管理系統(tǒng);一些專業(yè)系統(tǒng)的應(yīng)用仍處于低級階段，財務(wù)軟件對財務(wù)檔案信息化管理功能的開發(fā)和投入尚未完全成熟。[8]財務(wù)檔案整理還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集為準(zhǔn)。根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料，在衡高校中只有不到30%的高校采用計算機為主，人工為輔助來管理財務(wù)檔案，超過60%的高校依然采用人工管理財務(wù)檔案為主，計算機管理為輔的管理模式，極個別高校甚至采用純?nèi)斯す芾砀咝Ｘ攧?wù)檔案。

二是財務(wù)檔案管理人員信息化專業(yè)素養(yǎng)較低。就財務(wù)檔案信息化管理工作而言，需要掌握信息手段的專業(yè)人才。但是，大多數(shù)高校并沒有按照財務(wù)檔案信息化管理的要求配置具有專業(yè)素質(zhì)的專業(yè)人才。許多財務(wù)檔案管理人員不具備高校財務(wù)檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化的專業(yè)素質(zhì)和技能，調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，有29%的財務(wù)檔案管理人員不能在工作中正確使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，無法熟練操作各種管理軟件。這樣會對財務(wù)檔案管理工作的實施與發(fā)展造成不利影響。

（3）財務(wù)檔案管理的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換不夠，缺乏兼容性強的檔案信息管理系統(tǒng)。為了實現(xiàn)高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)，財務(wù)檔案數(shù)字化是一項重要工作。如果沒有金融數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)化學(xué)作為支撐，金融檔案的信息化建設(shè)將是不可能的。目前大多數(shù)高校的財務(wù)檔案資源主要是紙質(zhì)檔案，但隨著近年來科技的發(fā)展，大部分高校已建設(shè)或正在進行智慧校園建設(shè)工程，但是，很多高校并沒有借此機會構(gòu)建財務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫，使財務(wù)檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。從而導(dǎo)致學(xué)校財務(wù)部門與其他部門有效對接，無法實現(xiàn)財務(wù)檔案資源的兼容性和共享性，導(dǎo)致財務(wù)檔案信息資源利用率低，財務(wù)檔案資源的收集整理成本顯著增加，對財務(wù)檔案信息管理效率產(chǎn)生負面影響。

（4）髙校財務(wù)檔案信息化的安全保障機制不夠健全

一是安全保密軟硬件設(shè)施建設(shè)機制不健全，計算機信息相關(guān)的管理軟件還存在一些不足。由于資金、人力等原因，部分地方高校在防盜、防線路截獲、電源保護等安全保密設(shè)施建設(shè)比較滯后，系統(tǒng)安全性差，維護困難，更新速度慢。高校檔案的網(wǎng)絡(luò)信息安全難以保證。

二是高校財務(wù)檔案管理人員的安全保密意識不強。近年來，國內(nèi)高校不遵守安全保密操作規(guī)程，導(dǎo)致財務(wù)檔案信息不時被披露。調(diào)查顯示，60%以上被竊取和泄露的信息來自內(nèi)部，如內(nèi)部人員泄露內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu);安全管理員泄露用戶名和密碼;內(nèi)部惡意員工編寫銷毀程序并在內(nèi)部網(wǎng)上傳播;機房重要場所管理松懈，惡意入侵者趁機入侵等等。

三、加強高校財務(wù)檔案信息化管理的對策

1、轉(zhuǎn)變觀念，樹立現(xiàn)代化的高校財務(wù)檔案信息化管理理念

一方面，高校財務(wù)檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，積極主動提高自身的計算機應(yīng)用能力，跟上信息時代的發(fā)展步伐，在工作中自覺融入大數(shù)據(jù)、云計算等新思維。另一方面，要充分利用現(xiàn)有的資源和條件，開發(fā)利用好高校財務(wù)檔案資源，改善財務(wù)檔案信息系統(tǒng)的服務(wù)能力，主動服務(wù)于高校的教學(xué)、科研等工作，讓高校師生更好的利用高校財務(wù)檔案資源。

2、建設(shè)高素質(zhì)財務(wù)檔案信息化管理人才隊伍

高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)的核心是創(chuàng)新型人才的培養(yǎng)，高校應(yīng)該建立一支綜合素質(zhì)復(fù)合大數(shù)據(jù)時代要求的財務(wù)檔案管理人才隊伍。財務(wù)檔案管理人員即要熟知財務(wù)會計、檔案管理等專業(yè)知識，又要掌握計算機操作、大數(shù)據(jù)分析等現(xiàn)代化信息技術(shù)。高校要充分發(fā)揮在職教育培訓(xùn)在財務(wù)管理、檔案管理、信息化等方面的作用，促進三個領(lǐng)域培訓(xùn)內(nèi)容的整合，擴大培訓(xùn)覆蓋面，大力探索和宣傳高校和個人先進模式，把落實會計檔案信息化對會計人員的要求作為考核、評價和上崗的重要依據(jù)，強化會計人員檔案員對會計檔案信息化的責(zé)任。

3、構(gòu)建統(tǒng)一、科學(xué)、安全的財務(wù)檔案數(shù)字化處理平臺。

高?？蓪F(xiàn)有系統(tǒng)整合優(yōu)化為統(tǒng)一的財務(wù)信息平臺，與檔案管理平臺對接，實現(xiàn)財務(wù)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，整合財務(wù)檔案信息的建立，包括信息的接收、傳輸、管理等，儲存和提供利用。這樣，不僅可以共享相關(guān)的檔案信息，還可以使財務(wù)檔案管理更加快速和科學(xué)。高校應(yīng)在平衡存儲和通信成本的基礎(chǔ)上，建立統(tǒng)一的財務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化處理平臺，利用規(guī)模效應(yīng)平衡相關(guān)成本。因此，高校財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)需要結(jié)合現(xiàn)行財務(wù)檔案管理規(guī)定，制定信息環(huán)境下財務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)并指導(dǎo)實施，包括會計數(shù)據(jù)電子檔案的形成和歸檔，以及財務(wù)檔案信息資源的識別、描述、存儲、查詢、交換、在線傳輸和管理。同時，金融共享服務(wù)中心的金融檔案管理還依賴于三個方面：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)和軟件環(huán)境建設(shè)，這三個方面也是金融檔案信息傳輸、交流和共享的基礎(chǔ)。[9]

4、加強制度建設(shè)，確保財務(wù)檔案信息安全。

首先，根據(jù)國家有關(guān)安全法律法規(guī)，結(jié)合高校財務(wù)工作的特點，建立健全收集，傳輸，整理，歸檔，，高校財務(wù)檔案信息的開發(fā)與利用。建立覆蓋財務(wù)會計全生命周期的會計檔案管理規(guī)范體系，包括修訂《高校會計檔案管理辦法或規(guī)則》、《電子會計檔案管理規(guī)范》，會計檔案等電子文件的歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)、會計檔案系統(tǒng)的使用規(guī)范和內(nèi)部控制制度，明確各部門會計檔案管理的任務(wù)、職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)要求及風(fēng)險防范。

其次，完善電子會計檔案管理的職責(zé)分工，從會計檔案的全生命周期出發(fā)，明確高校財務(wù)部門、檔案部門和信息技術(shù)部門的職責(zé)分工。財務(wù)部整理會計檔案，核實電子文件，移交電子檔案目錄和實體檔案，配合檔案部進行鑒定和評估;檔案部門接收電子檔案，檢查電子檔案的安全性和完整性，并進行管理和利用;信息技術(shù)部負責(zé)開發(fā)系統(tǒng)和技術(shù)支持，制定備份和災(zāi)難恢復(fù)等安全措施，移交電子文件目錄和備份光盤，定期傾倒光盤，銷毀電子文件。

最后，要高度重視大數(shù)據(jù)的時代網(wǎng)絡(luò)安全工作。大數(shù)據(jù)時代對網(wǎng)絡(luò)安全提出了更高的要求。高校應(yīng)充分利用加密技術(shù)、水印技術(shù)、數(shù)字版權(quán)等先進技術(shù)，確保數(shù)字內(nèi)容的安全可靠傳輸、識別和授權(quán)合法用戶，實時跟蹤和監(jiān)控用戶的操作行為，防止非法操作，防止非法數(shù)字媒體獲得合法注冊并進入網(wǎng)絡(luò)流通領(lǐng)域。[10]

參考文獻：

[1]張婉瑩.新《會計檔案管理辦法》背景下的高校會計檔案信息化建設(shè)[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2018.15：23-24

[2]田璐.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案信息化建設(shè)探究[J].蘭臺內(nèi)外，2021.18：37-38

[3]方小麗.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財務(wù)檔案信息化管理的建議[J].蘭臺內(nèi)外，2021.15：39-40

[4]陳軍.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)問題及對策[J].通訊世界，2019.7：9-10

[5]林秀.高校檔案信息化管理問題及對策研究[D].福建師范大學(xué)博士學(xué)位論文，2017.

[6]張仁芬.大數(shù)據(jù)時代地方高校檔案信息化管理的現(xiàn)實問題與推進策略探討[J] .蘭臺內(nèi)外，2021.16：4-6

[7]莫振琳.高校財務(wù)檔案在數(shù)字化校園中的管理研究[J].中國管理信息化，2017.9：64-66

[8]祖盼云.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化管理體系建設(shè)的思考[J].教育教學(xué)論壇.2019.21：9-10

[9]高春雷.財務(wù)共享模式在機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中的應(yīng)用[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2018.5：70-71

[10]錢進.網(wǎng)上廣播的數(shù)字版權(quán)技術(shù)[J].信息與電腦（理論版），2012.12：179-180

作者簡介：

黃萍（1978-），女，湖南長沙人，湖南工學(xué)院財務(wù)處館員，研究方向：財務(wù)管理與信息工程。

通訊作者：

張海兵（1988-），男，陜西乾縣人，湖南交通工程學(xué)院圖書館碩士、講師，研究方向為信息工程。

基金項目：衡陽市社科基金一般課題《大數(shù)據(jù)背景下高校財務(wù)檔案信息化管理研究——以衡陽市高校為例》（編號：2019C29）