探究事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革路徑

王秋海

摘要：事業(yè)單位檔案管理的主要工作包括對檔案信息的核實(shí)、儲(chǔ)存并實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)更新。傳統(tǒng)的事業(yè)單位管理模式耗費(fèi)大量的人力物力，由于信息化的普及程度較低導(dǎo)致檔案的完整性和實(shí)時(shí)性難以實(shí)現(xiàn)，由此可見實(shí)行數(shù)據(jù)化的檔案管理是社會(huì)形勢所趨。本文對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革路徑進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新改革

1了解事業(yè)單位檔案管理與模式創(chuàng)新的必要性

1.1新時(shí)代社會(huì)對人才資源的利用需求增強(qiáng)

事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展離不開對人才資源的不斷挖掘、管理和利用。在如今社會(huì)人才需求度不斷增加的背景下，事業(yè)單位對人才資源的利用和管理能力也需要不斷提高。但是由于人力資源管理方面的信息含量高、數(shù)量基礎(chǔ)較大，傳統(tǒng)的檔案管理模式具有很大的提升空間，創(chuàng)新檔案管理模式能在一定程度上降低檔案工作者的管理量，從而優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)部的組織架構(gòu)。檔案在員工入職、在職以及離職等不同工作時(shí)間范圍內(nèi)都發(fā)揮著記錄過程、實(shí)時(shí)更新信息的作用，這也是人力資源部門考核、管理的主要參考內(nèi)容。基于此，事業(yè)單位內(nèi)部檔案的處理是滿足人才需求和管理的體現(xiàn)。

1.2傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理制度與模式不符合

發(fā)展趨勢。在對不同事業(yè)單位檔案管理模式和管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上，可以總結(jié)出傳統(tǒng)的紙質(zhì)化為主的檔案管理模式限制了檔案管理效率的提高，其中存在弊端要求事業(yè)單位相關(guān)工作人員不斷創(chuàng)新檔案管理模式，提高事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化和智能化。同時(shí)管理人員整體綜合素質(zhì)水平和能力不足，欠缺在專業(yè)知識(shí)上。因此很多事業(yè)單位不夠重視檔案管理方式，缺乏成熟的管理經(jīng)驗(yàn)，工作質(zhì)量要求不高。檔案管理人員缺乏專業(yè)培養(yǎng)，導(dǎo)致不能正常使用和發(fā)揮資源價(jià)值。除此之外，管理模式由于封鎖性強(qiáng)，在事業(yè)單位工作過程中過于死板，缺乏變通、過于封閉，不利于人才的自由發(fā)展，同時(shí)不利于優(yōu)化人力資源配置，某種程度上是資源的浪費(fèi)。

2事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和變革路徑

2.1優(yōu)化檔案管理工作流程

首先，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作業(yè)務(wù)流程，需要相關(guān)從業(yè)人員定期梳理檔案內(nèi)容、事業(yè)單位檔案管理部門內(nèi)部環(huán)節(jié)流程、厘清部門同事與其他部門之間的業(yè)務(wù)銜接流程與環(huán)境。在此過程中，從業(yè)人員可通過利用計(jì)算機(jī)中的檔案管理系統(tǒng)，對事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的檔案信息進(jìn)行錄入、編制、監(jiān)管、更新、維護(hù)，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)中的檢索功能，對檔案信息加以利用和處理，以便于及時(shí)反饋出在不同工作環(huán)節(jié)中的流程設(shè)計(jì)與職能規(guī)劃需要。其次，優(yōu)化業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度，通過建立長期且有效的檔案管理工作制度，重新審視流程規(guī)劃、職能權(quán)重、組織架構(gòu)以及成本效益等，根據(jù)分析出來的各方面數(shù)據(jù)，對檔案管理工作人員進(jìn)行明確分工、明確全責(zé)以及明確規(guī)范，將制度化、規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化貫穿于事業(yè)單位檔案管理工作全過程，對人工操作起到一定的約束與管理作用。此外，還可通過將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才的檔案信息及工作事項(xiàng)納入檔案信息管理流程中，當(dāng)事業(yè)單位計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，能夠利用檔案信息管理系統(tǒng)中的功能，及時(shí)聯(lián)系到技術(shù)維修人員，快速解決計(jì)算機(jī)問題。

2.2加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)力度

在新時(shí)期發(fā)展背景下，推動(dòng)我國事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，不僅需要優(yōu)化檔案管理工作流程、創(chuàng)新檔案管理工作體系，還需要注重新設(shè)備與新方法的引入以及加強(qiáng)對檔案管理從業(yè)人員的培訓(xùn)力度。這樣才能保證引進(jìn)的新設(shè)備與新方法，能夠與檔案管理工作人員的職能水平、工作能力、工作內(nèi)容等有效銜接起來，避免因檔案管理人員技能陳舊，而無法使用新引進(jìn)的設(shè)備與方法。首先，在引進(jìn)新設(shè)備與新方法之前，應(yīng)積極開展相應(yīng)的員工培訓(xùn)工作，對檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)與提升。在此過程中，事業(yè)單位可通過定期組織一批集計(jì)算機(jī)技能、檔案管理技能、創(chuàng)新人才等為一體的綜合團(tuán)隊(duì)，在企業(yè)內(nèi)部對工作人員進(jìn)行有效培訓(xùn)與技術(shù)交流。事業(yè)單位還可以定期帶領(lǐng)檔案管理人員到國內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)參與走訪調(diào)研、實(shí)訓(xùn)實(shí)踐等工作，從多方面提升檔案人員的工作能力。其次，在以保障檔案管理工作人員工作理念、技能等方面的提升基礎(chǔ)上，還應(yīng)加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，加強(qiáng)先進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備、信息技術(shù)、創(chuàng)新型技術(shù)人才等方面的引進(jìn)，為提高檔案利用率及工作效率，提供人力、物力、財(cái)力等各方面的支持。

2.3提升檔案管理服務(wù)水平

首先，需要提高對檔案安全管理的認(rèn)識(shí)，明確認(rèn)識(shí)到檔案安全管理的重要性與必要性。事業(yè)單位在有效開展檔案安全管理工作時(shí)，相關(guān)工作人員必須制定嚴(yán)格且符合規(guī)定的檔案資料應(yīng)用制度，嚴(yán)格要求檔案管理工作人員規(guī)范使用檔案資料，明確提出違反應(yīng)用制度者，應(yīng)給予降職、降薪等之類的處罰，防止工作人員因引起工作失誤造成檔案丟失或損壞。其次，在事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際工作流程中，相關(guān)從業(yè)人員還要確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境的安全性，利用相應(yīng)技術(shù)開發(fā)專業(yè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)監(jiān)管軟件、維護(hù)計(jì)算機(jī)內(nèi)檔案管理系統(tǒng)各項(xiàng)檔案資料的同時(shí)，阻擋外來侵入者、病毒的入侵。在此過程中，事業(yè)單位可采用比較常見的安全保護(hù)措施，比如在檔案管理和局域網(wǎng)內(nèi)形成有效的防護(hù)墻，規(guī)避病毒與黑客的入侵。此外，要加強(qiáng)檔案管理信息化的安全性，同時(shí)，還應(yīng)注重提升事業(yè)單位檔案管理工作服務(wù)形象，以滿足事業(yè)單位的業(yè)務(wù)拓展需求。在此過程中，可通過培養(yǎng)檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)、大數(shù)據(jù)及信息化思維方式、創(chuàng)造能力等，從檔案管理工作人員的理念上，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)新。最后，還應(yīng)將以往傳統(tǒng)的內(nèi)部資源管理工作方式，轉(zhuǎn)為共享檔案管理工作體制，加大檔案管理工作的資源共享力度，以便于整體提升檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的水平。

結(jié)束語

總而言之，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，如何合理利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行工作創(chuàng)新已成為各行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。事業(yè)單位檔案管理工作覆蓋面廣泛，工作內(nèi)容繁多，為更好地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，需要事業(yè)單位應(yīng)用科學(xué)工作方法，通過構(gòu)建完善的管理體系以及合理應(yīng)用管理手段，不斷優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)和信息收集、整理、儲(chǔ)存等工作環(huán)節(jié)，不斷提升數(shù)據(jù)的使用效能，發(fā)揮現(xiàn)代化發(fā)展戰(zhàn)略，為事業(yè)單位的各項(xiàng)工作提供數(shù)據(jù)支撐。

參考文獻(xiàn)

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