電力企業(yè)檔案管理和開發(fā)利用

王琳瓊

摘要：檔案工作主要分為檔案管理和檔案開發(fā)利用。檔案管理主要是指檔案的收集、整理、保管、鑒定與統(tǒng)計(jì)等。檔案開發(fā)主要指的是采集、篩選、提煉、挖掘、包裝等。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中我們只注重檔案的整理，確未將檔案開發(fā)利用提上一個新的高度。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子檔案并存共用管理機(jī)制，有利于檔案的開發(fā)與利用，挖掘價值信息。

關(guān)鍵詞：檔案管理;開發(fā)與利用;檔案信息化。

一、電力企業(yè)檔案分類

電力企業(yè)檔案主要分為科技檔案、文書檔案、聲像檔案等三種。

科技檔案是指在生產(chǎn)運(yùn)行、科技研究、項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)備儀器檢修維護(hù)等業(yè)務(wù)活動中形成的不同形式的文字、圖表、聲像等具有保存價值的科技檔案材料。

文書檔案是反映公司在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動和基本歷史面貌的，對公司各項(xiàng)活動和歷史具有利用價值的文件材料。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

聲像檔案是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動當(dāng)中形成的對國家和社會有保存價值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負(fù)片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式、記錄在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等各項(xiàng)活動中直接形成的、具有保存價值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等專門載體的歷史記錄。

二、當(dāng)前檔案管理工作中存在問題

1.領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的不重視。

很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理工作并不能給企業(yè)帶來收益，忽視了檔案工作對企業(yè)經(jīng)營的重要性，對檔案的歷史依據(jù)和憑證作用認(rèn)識不到位。檔案主要是指在企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的有價值的資料，將他們按照分類號、歸檔范圍、保管期限等相關(guān)信息進(jìn)行分類整理的文件?？茖W(xué)規(guī)范的檔案能夠全面真實(shí)地反映單位的整體發(fā)展情況，并為單位的長遠(yuǎn)發(fā)展提供依據(jù)和指導(dǎo)。對于電力企業(yè)來說，科技檔案主要包括項(xiàng)目前期、工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營等諸多方面。項(xiàng)目前期包含的政府部門的批文、電力接入系統(tǒng)等文件。政府批文是為企業(yè)合法合規(guī)開展工程建設(shè)的依據(jù)，但是由于項(xiàng)目建設(shè)周期較長，在項(xiàng)目建設(shè)完成后再進(jìn)行檔案資料的整理，會出現(xiàn)個別資料的缺失，檔案不健全的情況。

2.不注重技術(shù)改造類檔案的歸檔。

電力企業(yè)工程建設(shè)完工后，企業(yè)全面進(jìn)入生產(chǎn)經(jīng)營階段。這階段企業(yè)主要注重生產(chǎn)現(xiàn)場電力設(shè)備的缺陷整改及故障處理情況。如G電力公司，作為廣西區(qū)內(nèi)第一家從事風(fēng)力發(fā)電的企業(yè)，在風(fēng)機(jī)并網(wǎng)投產(chǎn)后出現(xiàn)了風(fēng)機(jī)葉片開裂、葉片凝冰等現(xiàn)象。這是由于廣西山區(qū)高濕環(huán)境易導(dǎo)致夏季雷雨多發(fā)和冬季葉片凝冰的現(xiàn)象。這些技術(shù)改造項(xiàng)目規(guī)模大，投資高，大部分涉及由于機(jī)組系統(tǒng)更改或增加、設(shè)備異動而帶來的圖紙變更、設(shè)備規(guī)范、技術(shù)參數(shù)的更新或運(yùn)行參數(shù)的調(diào)整等設(shè)備規(guī)范、技術(shù)參數(shù)的更新或運(yùn)行參數(shù)的調(diào)整等，因此需要檔案專業(yè)人員在技術(shù)改造工程中做好跟蹤，確保新增或更新后的文件資料收集歸檔，包括工程前期立項(xiàng)、科研文件、設(shè)計(jì)文件、施工圖、竣工圖、施工記錄、調(diào)試記錄、強(qiáng)制性文件執(zhí)行記錄等。這些文件是企業(yè)實(shí)施技術(shù)改造的重要記錄，也是企業(yè)今后查找利用檔案資料的基礎(chǔ)。

3.檔案信息化程度不高。

現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)信息時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在電力企業(yè)的檔案管理工作。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，如因保存不當(dāng)出現(xiàn)檔案破損等現(xiàn)象后，無法進(jìn)行恢復(fù)，相當(dāng)于出現(xiàn)了檔案遺失的現(xiàn)象，這增加了企業(yè)的工作成本。將檔案進(jìn)行信息化處理，對所有的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描存檔，建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，將所有電子資料上傳檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)資料與電子資料一一對應(yīng)，減少紙質(zhì)資料查詢的不便性。需求部門可通過檔案管理系統(tǒng)查詢需要的資料，經(jīng)過審批后方可進(jìn)行查閱。即便是數(shù)字檔案也要多方進(jìn)行存儲，以防出現(xiàn)電子文件遺失的現(xiàn)象。電力企業(yè)進(jìn)行科技工作時，要充分意識到信息化為企業(yè)帶來的優(yōu)勢，通過信息化手段提升檔案信息化能力。

4.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠。

一些企業(yè)未配備專業(yè)的檔案管理人員，由其辦公室管理人員兼任，沒有接受專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，專業(yè)技能欠缺。對企業(yè)業(yè)務(wù)知識的不了解，導(dǎo)致檔案未能及時進(jìn)行歸檔，不能將檔案的利用價值發(fā)揮出來。一些企業(yè)在人員調(diào)動時，未做好檔案工作交接，導(dǎo)致檔案工作滯后，未能發(fā)揮出檔案的歷史價值。公司檔案管理重藏輕用，檔案工作的中心依舊在傳統(tǒng)的案卷收集、整理階段，設(shè)備不足、技術(shù)力量薄弱、檢索受限，忽視了對信息資源的挖掘和提供利用服務(wù)，檔案的價值無法充分體現(xiàn)，造成了大量的資源浪費(fèi)。

三、針對問題提出解決方案

1.提高全員檔案管理意識。

大力宣傳檔案工作的重要性，進(jìn)一步提升檔案工作的影響力，引導(dǎo)公司全體員工關(guān)注檔案、走進(jìn)檔案，增強(qiáng)檔案意識。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)干部一定要從思想高度上重視檔案管理工作，帶動全員參與檔案工作中來。檔案整理不應(yīng)局限于每年公司檔案移交的階段，而是應(yīng)該貫穿于日常工作中。通過發(fā)生-積累-整理-歸檔四個步驟，在日常工作中積累檔案，養(yǎng)成日常歸檔資料的工作習(xí)慣，提高檔案管理工作意識。

2.注重技術(shù)改造類檔案歸檔。

技改工程項(xiàng)目雖不如建設(shè)工程項(xiàng)目那么大，但麻雀雖小，五臟俱全，也要參照基建工程的模式進(jìn)行技改檔案的管理。重大技術(shù)改造，包括重大檢修工程文件材料的歸檔范圍原則上應(yīng)根據(jù)國家能源局《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技檔案歸檔與整理規(guī)范》規(guī)定進(jìn)行整編。加強(qiáng)科研攻關(guān)課題、QC小組活動、技術(shù)改造、青年創(chuàng)新創(chuàng)效等科技項(xiàng)目文件的歸檔意識，督促相關(guān)單位及部門在項(xiàng)目結(jié)束后三個月內(nèi)完成相關(guān)材料的歸檔工作。

3.建立完善檔案管理系統(tǒng)。

建立完善的檔案管理系統(tǒng)，讓日常的檔案管理工作更加便捷。檔案管理系統(tǒng)建立初衷是為了減輕各部門的工作負(fù)擔(dān)，利用信息化手段提高檔案管理工作的工作效率。深刻認(rèn)識當(dāng)前檔案安全工作的極端重要性和緊迫性，始終從國家安全和戰(zhàn)略安全的層面謀劃和推動檔案安全工作。

4.配置專人負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理工作。

針對企業(yè)檔案管理工作滯后的現(xiàn)象，配備專職檔案管理人員，并定期進(jìn)行培訓(xùn)及考試，加強(qiáng)其檔案管理能力。上級單位加強(qiáng)對下級單位的指導(dǎo)及督察力度，定期檢查各單位檔案，并對存在的問題進(jìn)行通報及指導(dǎo)。邀請自治區(qū)檔案局、集團(tuán)公司檔案專家?guī)斓膶＜业焦鹃_展培訓(xùn)，提高檔案隊(duì)伍整體水平。不應(yīng)局限于能源局下發(fā)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)的歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，適當(dāng)增加和刪減歸檔內(nèi)容，讓檔案工作更符合企業(yè)實(shí)際需求。

四、結(jié)論

檔案管理工作各企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視，從政治高度上提升工作態(tài)度，引領(lǐng)和推動全員建設(shè)檔案工作。加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門之間的溝通交流，推動各業(yè)務(wù)部門重視檔案工作，完善企業(yè)檔案管理工作。在信息化時代的今天，檔案管理工作要切實(shí)做到紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的有機(jī)結(jié)合。管理人員在日常工作中，要強(qiáng)化檔案意識，建立開放型、超前的服務(wù)模式，樹立檔案工作服務(wù)意識，不斷提高管理人員素質(zhì)，保障檔案管理水平不斷提高。

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