淺析電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策

李晶

摘要：隨著電力企業(yè)項(xiàng)目的發(fā)展，項(xiàng)目工程檔案雖然在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理過(guò)程中發(fā)揮了極其重要的作用，但建設(shè)項(xiàng)目檔案在收集、整理、保管過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，文章就項(xiàng)目工程檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析并提出解決對(duì)策，希望能為電力企業(yè)檔案管理者提供一些參考意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)?工程檔案?問(wèn)題?對(duì)策

一、電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的重要意義

建設(shè)項(xiàng)目工程檔案是項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，是企業(yè)建設(shè)的重要信息資源和企業(yè)維權(quán)的依據(jù)和憑證，是企業(yè)在規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等資料，在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中起著記錄和憑證的作用，它既可作為建設(shè)項(xiàng)目施工過(guò)程的質(zhì)量依據(jù)，也為企業(yè)項(xiàng)目后續(xù)的使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建等提供原始參考，它不僅記錄了工程從規(guī)劃、開(kāi)工、建設(shè)到驗(yàn)收的整個(gè)過(guò)程，而且還客觀反映出工程建設(shè)內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)之間的內(nèi)在聯(lián)系與發(fā)展關(guān)系，電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是現(xiàn)階段企業(yè)項(xiàng)目整體竣工驗(yàn)收的一個(gè)前提前件和工程達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)的必備條件。

新形勢(shì)下電力建設(shè)項(xiàng)目工程檔案雖然至關(guān)重要，但項(xiàng)目建設(shè)企業(yè)在收集和管理過(guò)程中還存在很多問(wèn)題，因此要充分發(fā)揮工程檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理中的價(jià)值，就要求檔案管理人員在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能不斷提高檔案管理水平，最終促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

二、電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理存在問(wèn)題

1、企業(yè)對(duì)檔案管理工作重視不足

建設(shè)項(xiàng)目工程檔案在項(xiàng)目管理中具有原始記錄和憑證的作用，但很多企業(yè)并未認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要作用，對(duì)檔案工作缺乏應(yīng)有的重視，“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象依然存在，原因是檔案在企業(yè)的作用并不象在工程或生產(chǎn)上那么直觀，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注更多的是建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、資金等，由于企業(yè)對(duì)檔案管理重視程度不足，所以導(dǎo)致項(xiàng)目參建單位人員及企業(yè)內(nèi)部人員缺乏與檔案管理人員的重視與配合，由此產(chǎn)生項(xiàng)目工程文件收集不全、整理不規(guī)范、檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性得不到保障等;由于不重視所以企業(yè)在檔案管理上投入資金也不足從而導(dǎo)致檔案管理的軟、硬件設(shè)備設(shè)施滯后，從而導(dǎo)致檔案現(xiàn)代化和信息化程度不高，又由于檔案管理工作不能得到領(lǐng)導(dǎo)重視，從而導(dǎo)致檔案管理人員工作熱情與積極性不足。

2、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平不高

（1）檔案管理人員

由于檔案管理工作重視度不高所以在檔案管理工作選人用人要求也不高，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低、頻繁換人檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定等是建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平不高的主要因素，檔案管理人員缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，所以工程檔案的齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確性不能保證;由于工程檔案的分類不科學(xué)，組卷、排列不合理，編目不規(guī)范現(xiàn)象，工程檔案科學(xué)整理和系統(tǒng)保管也不能保證。

（2）專業(yè)技術(shù)管理人員

由于工程技術(shù)人員專業(yè)技術(shù)水平不高導(dǎo)致檔案出現(xiàn)技術(shù)方面問(wèn)題，主要是工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、有效性不能保證;不能依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況審查施工記錄內(nèi)容的真實(shí)性、可靠程度以及竣工圖的質(zhì)量。不能保證審查的施工文件的用表、施工文件的簽署程序是否合理。檔案管理人員及專業(yè)技術(shù)人員水平直接影響到項(xiàng)目檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確完整、有效，這就無(wú)法保證檔案為建設(shè)項(xiàng)目工程日后的改、擴(kuò)建和利用提供有效依據(jù)，檔案的原始記錄和憑證作用也不能得到充分發(fā)揮。

3、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度不夠完善

項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)是保證①，是檔案資料收集齊全與否和案卷質(zhì)量高低的保障，檔案管理的制度化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化欠缺，導(dǎo)致了工程檔案管理無(wú)章可循、無(wú)據(jù)可依;沒(méi)有完整、系統(tǒng)的檔案管理體系和職責(zé)分工，就會(huì)出現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目各參建單位相互推諉、扯皮的現(xiàn)象，在制度不健全、職責(zé)分不清的情況下致使建設(shè)項(xiàng)目檔案資料收集不齊全、整理不規(guī)范、案卷質(zhì)量參差不齊，這就給日后的檔案保管和利用造成不利影響。

三、電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理存在問(wèn)題采取對(duì)策

1、提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度

提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)和法制觀念，只有重視才能做好，企業(yè)要將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作責(zé)任制、招投標(biāo)參與制、合同條款制、工程質(zhì)量責(zé)任終身制，將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)重要議事日程，定期召開(kāi)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，及時(shí)解決檔案工作中的問(wèn)題，增加檔案管理信息化建設(shè)必備的軟、硬件設(shè)施的資金投入及工作上的大力支持，保證檔案管理隊(duì)伍穩(wěn)定及檔案管理人員積極的工作熱情。

2、提升檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

（1）提升檔案管理水平，檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是關(guān)鍵，自覺(jué)學(xué)習(xí)檔案相關(guān)法律、法規(guī)及國(guó)家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，多參加檔案管理知識(shí)培訓(xùn)及交流學(xué)習(xí)，多向檔案管理專家及檔案管理有經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)請(qǐng)教、學(xué)習(xí)。

（2）檔案管理人員不僅要熟悉檔案相關(guān)業(yè)務(wù)，而且要常深入現(xiàn)場(chǎng)主動(dòng)參與項(xiàng)目建設(shè)的各項(xiàng)工作，多與工程專業(yè)技術(shù)人員溝通，了解工程管理程序、施工工序、設(shè)備工程招投標(biāo)程序等，按要求把好質(zhì)量關(guān)。

（3）檔案管理人員要按制度、規(guī)范全過(guò)程參與、指導(dǎo)施工單位檔案工作，這樣能確保發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)解決問(wèn)題，以免造成問(wèn)題集中處理，費(fèi)工費(fèi)時(shí)的影響。

（4）為了確保檔案資料收集齊全、完整，檔案管理人員還要依據(jù)設(shè)備資料成套性的特點(diǎn)按設(shè)計(jì)單位給出的設(shè)備材料清冊(cè)，逐一核對(duì)設(shè)備及材料，確保檔案資料收集齊全、完整。

（5）建設(shè)項(xiàng)目企業(yè)還要邀請(qǐng)檔案行業(yè)專家多來(lái)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查、指導(dǎo)檔案管理工作，對(duì)每次提出的問(wèn)題要舉一返三、逐條整改，相信每次指導(dǎo)都是對(duì)檔案人員管理水平的一個(gè)提升。

3、健立健全制度建設(shè)

建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)初期就要為各參建單位制定嚴(yán)格、科學(xué)、合理、可行的檔案管理制度及各項(xiàng)工作規(guī)范，從領(lǐng)導(dǎo)、分工、獎(jiǎng)罰等方面做出明確規(guī)定和說(shuō)明，按制度執(zhí)行各參建單位與財(cái)務(wù)結(jié)算簽字手續(xù)，各司其職、各負(fù)其責(zé)，確保后續(xù)工作有章可循、有據(jù)可依，做到“事前規(guī)劃、事中控制、事后總結(jié)”的工作管理程序，用嚴(yán)格的制度、規(guī)范的管理確保項(xiàng)目工程檔案的高質(zhì)量高水平和檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整。

參考文獻(xiàn)：

①江林疆—淺析工程項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題及其對(duì)策（中核撫州金安鈾業(yè)有限公司）?管理方略，1674-1145（2014）06-074-02