把精細(xì)化管理運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理中

黃凱

摘要：人事檔案管理在醫(yī)院日常管理工作中起到了不可或缺的重要作用，其中主要記載了不同醫(yī)院工作人員的基本資料，還包含其日常工作中的情形，是醫(yī)院人事管理工作開展的重要依據(jù)。人事檔案管理水平關(guān)系到醫(yī)院人力資源管理水平的提升，還關(guān)系到醫(yī)院綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升。近幾年，醫(yī)院革新力度不斷極大，人事檔案管理工作也需要隨之改變。下面主要論述了精細(xì)化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案;精細(xì)化管理;運(yùn)用

醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量關(guān)系到醫(yī)院工作人員的滿意度和專業(yè)人才的發(fā)展，關(guān)系到醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。從這個(gè)角度來看，我們應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的實(shí)踐發(fā)展需求不斷優(yōu)化認(rèn)識(shí)檔案管理模式，把精細(xì)化管理運(yùn)用到其中，從根本提升醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量。

1 醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的基本闡述

精細(xì)化管理是比較新型的管理方式，主要是在常見管理模式的前提下，根據(jù)不同醫(yī)院不同工作的管理需求，制定針對(duì)性的管理規(guī)劃方案，確保不同管理人員都能規(guī)范自己的行為。而醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的含義指的是為了進(jìn)一步提升人事檔案的質(zhì)量而對(duì)相關(guān)的管理流程予以規(guī)范化和細(xì)節(jié)化的管理手段。

2 醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的相關(guān)內(nèi)容分析

2.1及時(shí)采集相關(guān)信息

醫(yī)院人事檔案內(nèi)容涉及面較廣，為了能更加準(zhǔn)備全面的記錄不同員工的信息，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)采集相關(guān)信息并進(jìn)行保存，這也是保證人事檔案標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)。作為醫(yī)院人事檔案管理人員，在收集醫(yī)院人事檔案的過程中，應(yīng)著重以下幾點(diǎn)：一是，以人事檔案管理部門為主體，結(jié)合臨床、科研、教學(xué)等部門，在明確檔案資料收集范圍的前提下，將臨床、研究項(xiàng)目和其他方面作為重點(diǎn)，以了解和掌握人事檔案和材料信息的形成;二是，應(yīng)該采用各種科學(xué)的方法整理與收集檔案，例如內(nèi)部收集和外部收集相結(jié)合、垂直收集和水平收集輔助、常規(guī)收集作補(bǔ)充的收集方法。

2.2精準(zhǔn)的進(jìn)行鑒別

人事檔案資料中的相關(guān)內(nèi)容是否真實(shí)有效，是否完整，都需要管理人員精準(zhǔn)的進(jìn)行鑒別，檔案內(nèi)容包含工作人員的很多工作情況，從而為管理部門了解、選拔人才提供重要的依據(jù)。因此，人事檔案的鑒別必須始終堅(jiān)持取材有依據(jù)、去偽存真、合理舍材等，并同時(shí)考慮特殊問題具體分析的手段。在完整收集到人事檔案材料以后，嚴(yán)格執(zhí)行精細(xì)化管理的流程，通過多看、多查、多辨、多篩等方式，從而確保人事檔案能夠?qū)⑨t(yī)院工作人員的具體情況真實(shí)、準(zhǔn)確的反映出來。

2.3科學(xué)整理相關(guān)資料

醫(yī)院人事檔案內(nèi)容的科學(xué)整理，能有效提升檔案中相關(guān)資料的系統(tǒng)化水平。一般來講，醫(yī)院人事檔案資料的科學(xué)整理主要有以下操作：分類準(zhǔn)備、布置有序、目錄簡(jiǎn)單明了、裝訂整齊等等。在整理過程中，最關(guān)鍵的步驟為分類與整理，必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.4安全地保管人事檔案資料

完成上述操作之后，醫(yī)院人事檔案資料需要由專人安全負(fù)責(zé)地進(jìn)行保管，負(fù)責(zé)保管地工組人員需要嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，積極做好自己的分內(nèi)工作，再結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理的相關(guān)要求開展。人事檔案館的主要任務(wù)有兩點(diǎn)：一是，細(xì)化安全工作環(huán)境，為了保證人事檔案的安全，在日常管理中嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案庫房、閱覽室、辦公室符合“三防”的規(guī)定，確保人事檔案所處的環(huán)境安全。二是，加強(qiáng)管理，應(yīng)該從整體上控制人事檔案信息的安全。

3 把精細(xì)化管理運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理中

3.1強(qiáng)化人事檔案精細(xì)化管理理念

工作人員的觀念關(guān)系到工作質(zhì)量的提升，醫(yī)院人事檔案管理工作人員也是如此，為此，我們應(yīng)強(qiáng)化人事檔案精細(xì)化管理理念，不斷革新檔案管理模式，基于該理念做好檔案管理的各項(xiàng)工作。當(dāng)前，醫(yī)院人事檔案管理正朝著知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化方向發(fā)展，這是醫(yī)院人事檔案現(xiàn)代管理理念的主要體現(xiàn)，也是人事檔案管理工作的延伸。醫(yī)院需要在分析人事檔案管理的理論和工作經(jīng)驗(yàn)上找到突破，形成獨(dú)特的檔案管理系統(tǒng)，總結(jié)過去的經(jīng)驗(yàn)，尋找工作中存在的問題，分析未來的發(fā)展趨勢(shì)，將人事檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來。為此，醫(yī)院管理部門還應(yīng)該積極營造人事檔案精細(xì)化管理的氛圍，全體職工積極配合人事檔案的精細(xì)化管理，將人事檔案的內(nèi)在價(jià)值充分發(fā)揮出來。

3.2創(chuàng)建高效的精細(xì)化管理團(tuán)隊(duì)

第一，醫(yī)院認(rèn)識(shí)檔案管理工作人員需要積極參與相關(guān)的培訓(xùn)工作，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要重視提升管理人員的綜合素養(yǎng)水平，讓其更好地了解并掌握精細(xì)化管理方法的運(yùn)用技巧，并在人事檔案管理中引入精細(xì)化管理系統(tǒng)平臺(tái)，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件同時(shí)要進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理，以確保檔案的完整性和有效性，同時(shí)要求醫(yī)院適當(dāng)提高人事檔案管理人員的工資水平，增強(qiáng)員工的工作積極性;其次，醫(yī)院要加大優(yōu)秀人才引進(jìn)力度，邀請(qǐng)高級(jí)技術(shù)人員進(jìn)入企業(yè)人事檔案管理部門進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，使人員掌握精細(xì)的管理方法，確保所有人員都能熟練掌握利用現(xiàn)代技術(shù)來實(shí)現(xiàn)人事檔案的精細(xì)化管理。

3.3優(yōu)化管理制度，保障精細(xì)化管理工作的落實(shí)

為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理，我們應(yīng)優(yōu)化精細(xì)化管理制度，借助制度內(nèi)容進(jìn)一步約束管理人員的行為。在實(shí)踐工作中，還要結(jié)合實(shí)際情況優(yōu)化人事檔案管理制度，從而確保有制可依。例如：針對(duì)醫(yī)院人事檔案室可以建立管理制度、員工工作守則、崗位職責(zé)、保密制度等等，嚴(yán)格遵循“責(zé)、權(quán)、利”相統(tǒng)一的原則，將人事檔案管理精細(xì)化管理責(zé)任落實(shí)到具體負(fù)責(zé)人身上。人事檔案管理部門在人事檔案管理方面肩負(fù)著收集、鑒別、整理、保管、利用與服務(wù)的職責(zé)，如此一來，上至管理者下至醫(yī)務(wù)工作者均可以全程監(jiān)督人事檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)了責(zé)任分工明確，更好地為實(shí)現(xiàn)人事檔案精細(xì)化管理打好基礎(chǔ)，保證了認(rèn)識(shí)檔案工作有序開展。

4 小結(jié)

為了提升醫(yī)院人事檔案管理工作總體水平，我們需要把精細(xì)化管理模式運(yùn)用到其中。盡管我國醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理水平較低，但是筆者相信，通過樹立人事檔案精細(xì)化管理理念、積極打造精細(xì)化管理隊(duì)伍、完善相關(guān)制度等途徑，便一定可以提高醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理水平。

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