知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案管理的影響和應(yīng)用

摘要：知識(shí)一般所稱是由經(jīng)驗(yàn)、真理、判斷、價(jià)值觀等關(guān)聯(lián)信息以及專家知識(shí)的流動(dòng)組合。檔案和知識(shí)都是在實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生、具有延續(xù)性和繼承性，但檔案是儲(chǔ)存和傳播知識(shí)的一種重要形式，具有原始、系統(tǒng)、權(quán)威、完整、連續(xù)等特點(diǎn)，知識(shí)是產(chǎn)生并運(yùn)用于人腦，是人腦對(duì)大量信息篩選、加工的產(chǎn)品?？梢?jiàn)，檔案和知識(shí)既有共性又有區(qū)別。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理 檔案管理

一、檔案管理與知識(shí)管理的異同

按照《檔案法》的規(guī)定，檔案是指各單位從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的具備保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。知識(shí)一般所稱是由經(jīng)驗(yàn)、真理、判斷、價(jià)值觀等關(guān)聯(lián)信息以及專家知識(shí)的流動(dòng)組合。檔案和知識(shí)都是在實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生、具有延續(xù)性和繼承性，但檔案是儲(chǔ)存和傳播知識(shí)的一種重要形式，具有原始、系統(tǒng)、權(quán)威、完整、連續(xù)等特點(diǎn)，知識(shí)是產(chǎn)生并運(yùn)用于人腦，是人腦對(duì)大量信息篩選、加工的產(chǎn)品。可見(jiàn)，檔案和知識(shí)既有共性又有區(qū)別。

知識(shí)管理發(fā)源于20世紀(jì)90年代，伴隨著經(jīng)濟(jì)全球化和國(guó)際金融一體化以及信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，是企業(yè)為了在知識(shí)經(jīng)濟(jì)中保持更強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，而對(duì)企業(yè)內(nèi)外的各種數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行針對(duì)性收集、全面整理和科學(xué)利用，并通過(guò)知識(shí)共享和創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值。檔案管理則表現(xiàn)為在檔案工作中，檔案部門對(duì)本企業(yè)檔案資源的集中收-管-用的微觀管理和宏觀檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)。其中，知識(shí)管理和檔案管理都包含對(duì)各類信息、數(shù)據(jù)的收集、整理與利用。隨著我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)進(jìn)入新時(shí)代，經(jīng)濟(jì)社會(huì)蓬勃發(fā)展，知識(shí)資源進(jìn)一步擴(kuò)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資源，企業(yè)檔案管理就是企業(yè)知識(shí)資源管理，如何在檔案管理中，將文件、手冊(cè)、圖片、聲像、程度等顯性知識(shí)，通過(guò)知識(shí)轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新，將“死”的檔案變“活”，從而推進(jìn)企業(yè)檔案治理體系不斷發(fā)展，有效服務(wù)于企業(yè)治理體系與治理能力現(xiàn)代化建設(shè)。

二、知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生的影響

一是促進(jìn)企業(yè)檔案宏觀管理水平提升。近年來(lái)，企業(yè)的檔案部門按照“四個(gè)體系”建設(shè)的要求，通過(guò)建檔示范、建立試點(diǎn)單位等知識(shí)管理方面的應(yīng)用，促進(jìn)了企業(yè)總體檔案業(yè)務(wù)水平提高，從檔案館（室）等硬件設(shè)施到數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)、檔案開(kāi)發(fā)利用等方面有了從無(wú)到有的突破，尤其是試點(diǎn)的運(yùn)用，透過(guò)各顯性知識(shí)間的聯(lián)結(jié)，進(jìn)一步創(chuàng)新、分享、散播檔案宏觀管理中知識(shí)，使其增值。以點(diǎn)帶面，使得企業(yè)總體檔案管理整體水平得到提升。

二是促進(jìn)企業(yè)檔案管理發(fā)展平衡。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，各領(lǐng)域知識(shí)管理融合復(fù)雜化，使得企業(yè)總體的檔案工作內(nèi)容更加豐富，涉及的領(lǐng)域更加寬廣，工作的對(duì)象更加多樣。在依法治國(guó)大背景下，新《檔案法》的施行，《檔案法》宣傳力度的不斷加大，社會(huì)各界不斷通過(guò)報(bào)刊、網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等渠道宣傳檔案法律法規(guī)，不少企業(yè)也通過(guò)國(guó)際檔案日等活動(dòng)開(kāi)展檔案宣傳，讓社會(huì)公眾全方位多角度了解檔案工作、參與檔案工作，使得社會(huì)檔案意識(shí)在不斷增強(qiáng)，顯性及隱性的檔案各類知識(shí)通過(guò)社會(huì)化、外化和聯(lián)結(jié)化在整個(gè)檔案組織體系中傳播，被檔案工作人員吸收和升華，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)管理的不斷增量增值和結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)化。

三是促進(jìn)檔案工作人員業(yè)務(wù)水平不斷提升。企業(yè)檔案部門每年都會(huì)開(kāi)展全集團(tuán)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但培訓(xùn)效果不明顯，大部分檔案工作人員不能將學(xué)到的業(yè)務(wù)知識(shí)用于各自檔案工作實(shí)踐中，各單位檔案工作人員整體業(yè)務(wù)素質(zhì)提升不快。通過(guò)增加現(xiàn)場(chǎng)檔案實(shí)操訓(xùn)練時(shí)間，使個(gè)體的隱性知識(shí)在組織知識(shí)創(chuàng)造中不斷轉(zhuǎn)換，周而復(fù)始的實(shí)現(xiàn)“知識(shí)螺旋”，在知識(shí)螺旋中，隱性知識(shí)與顯性知識(shí)之間的相互作用，隨著層級(jí)的攀升而擴(kuò)展。促進(jìn)各級(jí)檔案工作人員將各種檔案業(yè)務(wù)規(guī)范學(xué)通弄懂，將業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)熟記于心，熟練掌握。

三、知識(shí)管理在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

在企業(yè)創(chuàng)新活動(dòng)的過(guò)程中，特別提到著名的SECI模型，也就是隱性知識(shí)與顯性知識(shí)二者之間通過(guò)社會(huì)化、外化、聯(lián)結(jié)化和內(nèi)化周而復(fù)始轉(zhuǎn)化的過(guò)程，促使在這個(gè)知識(shí)性社群的互動(dòng)中產(chǎn)生創(chuàng)新的觀念。

一是，知識(shí)轉(zhuǎn)化社會(huì)化階段在檔案管理中的應(yīng)用。知識(shí)管理的社會(huì)化階段是指在個(gè)人之間的隱性知識(shí)相互作用的社會(huì)化階段，在企業(yè)檔案管理中，首先要求的檔案（專）兼職工作人員不僅僅只關(guān)注于眼前的檔案實(shí)體管理等業(yè)務(wù)工作，更須加強(qiáng)對(duì)本企業(yè)戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、信息管理等方面業(yè)務(wù)知識(shí)的了解，從之前單對(duì)檔案實(shí)體管理，轉(zhuǎn)而對(duì)檔案內(nèi)容即知識(shí)的管理，并強(qiáng)化對(duì)的海量檔案知識(shí)的開(kāi)發(fā)利用。例如，新入職檔案工作人員可以通過(guò)觀察、模仿資深檔案工作人員的技術(shù)與精神風(fēng)格或是通過(guò)學(xué)習(xí)檔案制度、檔案工作人員手冊(cè)等獲得專業(yè)技能知識(shí)。

二是，知識(shí)轉(zhuǎn)化外化階段在檔案管理中的應(yīng)用。外化階段是指隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)。按照“三個(gè)體系”建設(shè)的要求，以“五大領(lǐng)域”示范建檔為抓手，持之以恒抓好各領(lǐng)域建檔工作。通過(guò)建檔示范，促進(jìn)了各立檔單位檔案業(yè)務(wù)水平提高，輻射帶動(dòng)了全縣各領(lǐng)域檔案規(guī)范化管理水平提升，所抓建的各建檔示范點(diǎn)普遍從管理設(shè)施、業(yè)務(wù)建設(shè)、開(kāi)發(fā)利用、信息化建設(shè)等方面有了“質(zhì)”和“量”的飛躍。

三是，知識(shí)轉(zhuǎn)化聯(lián)結(jié)化階段在檔案管理中的應(yīng)用。通過(guò)各顯性知識(shí)間的進(jìn)一步創(chuàng)新、分享、散播知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值。比如進(jìn)行數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)、建立全企業(yè)的檔案數(shù)字化系統(tǒng)，編寫專題檔案匯編、編撰企業(yè)年鑒，將企業(yè)的檔案知識(shí)分享企業(yè)每級(jí)員工。

四是，知識(shí)轉(zhuǎn)化內(nèi)化階段在檔案管理中的應(yīng)用。將操作性經(jīng)驗(yàn)制作成文件手冊(cè)、訓(xùn)練教材，在公司內(nèi)部分享。檔案管護(hù)設(shè)施建設(shè)滯后，業(yè)務(wù)建設(shè)質(zhì)量不高，與檔案資源系統(tǒng)化、管理現(xiàn)代化、業(yè)務(wù)精細(xì)化、管護(hù)安全化、服務(wù)多元化、保障常態(tài)化的要求相比，存在很大差距，當(dāng)知識(shí)為評(píng)估和吸納新的經(jīng)驗(yàn)與信息提供了框架。知識(shí)產(chǎn)生并運(yùn)用于人的大腦。在組織機(jī)構(gòu)里，知識(shí)往往不僅存在于文件或數(shù)據(jù)庫(kù)中，也根值于組織機(jī)構(gòu)的日常生活、程序、慣例及規(guī)范中，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行編碼、存儲(chǔ)和傳播。知識(shí)與數(shù)據(jù)、信息既有聯(lián)系，也有區(qū)別，知識(shí)由經(jīng)驗(yàn)、真理、判斷、直覺(jué)、價(jià)值觀與信仰等組成。知識(shí)不是數(shù)據(jù)，也不是信息;數(shù)據(jù)是有關(guān)實(shí)踐中一些離散的、互不關(guān)聯(lián)的客觀事實(shí)，本身并沒(méi)有內(nèi)在意義;信息是產(chǎn)生變化的數(shù)據(jù)，具有實(shí)際意義，檔案管理工作的發(fā)展，總是與時(shí)代的發(fā)展緊密聯(lián)系。

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[1]方振邦 劉琪主編.管理思想史.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2019年10月，232-235頁(yè).

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作者簡(jiǎn)介：周慧（1981—），女，漢族，籍貫：湖南益陽(yáng)，學(xué)歷：本科，職稱：無(wú)，單位：中國(guó)融通資產(chǎn)管理集團(tuán)有限公司，研究方向：檔案