電子信息技術(shù)在檔案管理中的應用

茍中華

摘要：與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，信息化管理的優(yōu)勢十分明顯。信息化管理后，對于檔案內(nèi)容的歸類整理就更加便捷、清晰，便于進一步深入管理，且傳遞的速度與提取的速度更加快捷。信息化管理也進一步提升了檔案的安全性，解決了占據(jù)空間大的問題等?；诖?，本篇文章對電子信息技術(shù)在檔案管理中的應用進行研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù);檔案管理;應用

引言

檔案管控是單位管控體系內(nèi)無法取代的工作，攸關(guān)單位的經(jīng)營與進步，對單位的合理決策也有較大的影響，因此獲得所在單位的高度關(guān)注。為了有效適應信息化年代的需求，推動信息科技全方位運用在檔案管控中，單位要參考具體情況，把信息科技與檔案管理相融合，力圖形成辦公自動化的局面，提高檔案管控的成效與質(zhì)量，讓檔案管理人員從繁重的體力勞動中解放出來，并且糾正工作中的偏差。

1信息技術(shù)在檔案管理中的應用優(yōu)勢

為數(shù)據(jù)共享提供保障。隨著信息化時代的不斷深入，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)逐漸被信息技術(shù)的新方法所取代，信息技術(shù)在檔案管理中的應用主要是通過網(wǎng)絡(luò)平臺，保障信息傳輸?shù)谋憬菪?、有效性和時效性，達到信息資源共享和流動有序的管理目的，在企業(yè)檔案管理的過程中起到了十分重要的作用。一是在信息技術(shù)為支撐的前提下，企業(yè)可以運用電子化處理方式來整合和歸納檔案信息，進而達到信息的有效查詢、調(diào)用和流動共享;二是檔案管理的目的是為了將復雜無章的企業(yè)信息、資料、數(shù)據(jù)進行整合、存檔和調(diào)用，信息技術(shù)在這一方面提供了不可取代的技術(shù)支撐，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的資源共享，節(jié)省不必要的資源和時間;三是在企業(yè)檔案管理中運用信息技術(shù)符合時代發(fā)展和企業(yè)發(fā)展的需求，檔案數(shù)據(jù)信息在企業(yè)中的價值隨著發(fā)展日益凸顯，只有將這些數(shù)據(jù)檔案的價值充分發(fā)揮出來，才能實現(xiàn)讀取共享。

2信息技術(shù)在檔案管理中應用存在的不足

2.1檔案數(shù)據(jù)檢索質(zhì)量較差

數(shù)據(jù)檢索質(zhì)量直接影響著檔案信息的應用水平。然而，部分企業(yè)雖然推進了檔案數(shù)字化管理，并對信息技術(shù)進行了推廣應用，卻缺乏對檔案檢索目錄的高質(zhì)量設(shè)計，使得信息技術(shù)在檔案管理工作中的普及無法獲得更高質(zhì)量的外部支持。部分檔案數(shù)據(jù)檢索工作的實施對于可視化分析技術(shù)缺乏足夠的關(guān)注，沒有使用圖表方式實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的有效展現(xiàn)，導致檔案信息的處理舉措無法得到相應的調(diào)整創(chuàng)新。

2.2信息科技在檔案管控中的問題

信息科技的日新月異為檔案管控工作帶來了巨大的變化，其讓檔案管理者的工作強度下降。與既往的檔案管控模式對比，信息科技的使用也有著極大的弊病，這在相異單位中都能看到。當中，信息科技最大的問題在于私密性差，這種差，不但表現(xiàn)在參數(shù)遺失后的復原功能上，還包含了電子訊息容易被偷盜、容易造假等特征，這必須要有安全的防偽識別科技與密碼科技，預防檔案訊息被偷盜或使用，確保檔案訊息在傳送與利用階段的安全。訊息科技使用在檔案管控工作中，還應對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)給出了更嚴苛的要求，這需要檔案管理人員具備過硬的業(yè)務(wù)能力，而當前檔案管理者信息科技專業(yè)素養(yǎng)還很差。此外，因為信息科技使用于檔案管控的時間還不長，以往的檔案管理模式還在使用，在以后都會與信息化檔案管控模式交互使用，那么兩類模式的共存也必須通過制度來進行平衡，兩項科技互為依托，方可提升檔案管控的成效。

3電子信息技術(shù)在檔案管理中的應用策略

3.1提高檔案數(shù)據(jù)檢索工作質(zhì)量

檔案數(shù)據(jù)檢索工作在開展的過程中，必須加強對信息技術(shù)普及規(guī)律的重視，并將各類主題詞及相應的檢索內(nèi)容加以總結(jié)，使檔案信息利用需求可以得到優(yōu)化，有效提升檔案檢索工作效率。要加強對可視化分析技術(shù)的重視和應用，尤其要對圖表形式的信息進行重點研究，使數(shù)據(jù)檢索精準度得到提高。檔案數(shù)據(jù)檢索工作還需要對特殊信息進行集中處置，尤其要對數(shù)據(jù)分析模型進行靈活使用，為檔案信息利用效率的優(yōu)化提供精準支持。

3.2合理使用電子檔案

（1）檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理意識的同時，主動學習電子信息管理操作的技能，主動開展電子檔案管理編研業(yè)務(wù)，充分展示檔案管理的內(nèi)涵，在建檔的過程中有效獲取關(guān)鍵詞進行歸類存儲，一邊提供更加快捷、準確的檔案信息服務(wù)。（2）對檔案信息進行電子化目錄生成，這是為保障信息提取的便捷性。編制目錄后，可以非常清晰地了解不同信息的內(nèi)容了及存儲位置。同時方便在遵守保密規(guī)定的同時對這些信息進行查閱，對于保密級別不同的信息進行分級管理，保障這些信息的安全性與可靠性，避免因管理不當而造成的信息外泄。這也是為后續(xù)信息電子化管理提供基礎(chǔ)。（3）電子信息完成建檔后，需要對調(diào)用信息的單位進行準確的登記，其中內(nèi)容需要有明確的劃分，內(nèi)容包括使用人的自然信息，這是為保障信息安全而采取的措施，是為方便對電子檔案的合理利用。

3.3管控的創(chuàng)新

計算機的誕生與普及推廣，滿足了民眾的各類需要。目前，檔案管控體系的構(gòu)建比較散亂，讓檔案管理工作變得異常困難。如必須把已有的檔案記載成冊，完成記載后要歸入總檔案，如此檔案管理才會逐漸變得高效，假如產(chǎn)生了突發(fā)狀況就不用擔憂檔案材料會遺失會損壞，確保檔案材料的可靠性與完備度。即便產(chǎn)生天災等不可抗拒的情況，導致一些單位的訊息遺失與損壞也無須憂慮，在總檔案中檢索到對應的檔案，總檔案對每一份檔案都有記載與備份，不但能夠預防意外遺失檔案，還能夠?qū)Ω鞲綄俨块T的工作安排提供協(xié)助，對各機構(gòu)形成的難題都能夠快速地應對。

3.4建立完善的管理隊伍，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

隨著信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的普遍應用，對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)也提出了新的要求?；诖?，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)要積極響信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應用的要求，提升自身的工作水平和思維廣度，加強自身的紀律意識和規(guī)則意識，才能更好地掌握信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應用，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平直接決定了企業(yè)信息化檔案管理的管理水平和效率，甚至關(guān)系到企業(yè)信息化檔案管理未來的發(fā)展走向。想要有效提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，就要為檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)經(jīng)常舉辦一些有關(guān)于企業(yè)信息化檔案管理的思想交流會和專題座談會，有計劃地安排一些相關(guān)實踐活動和技術(shù)交流活動，聘請專家對檔案管理人員進行工作講解和指導并傳遞先進的管理理念和教育理念，增強檔案管理人員的學習積極性和自主性，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，進而促進企業(yè)信息化檔案管理的良性發(fā)展。

結(jié)束語

總之，信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展可以使檔案管理工作得到全面優(yōu)化，對提升檔案管理工作綜合質(zhì)量，具有十分重要的意義。應用信息技術(shù)對檔案進行更加科學的管理，為適應時代發(fā)展的需要，使檔案管理工作發(fā)揮更重要的作用。信息化管理可以使得檔案管理工作更加清晰，而且可以使得檔案管理更加安全。

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