如何提高辦公室檔案的收集整理效率

高瞻瞻 四平市婦嬰醫(yī)院

對于現(xiàn)代化企業(yè)而言辦公室檔案的收集與整理工作不僅是一項十分復(fù)雜、繁瑣的工作，同時也與企業(yè)運營中的各項工作密切相關(guān)。特別是在中國經(jīng)濟高速發(fā)展的今天，辦公室的檔案收集、整理工作更是錯綜復(fù)雜，每一名從業(yè)者都應(yīng)當(dāng)具備一定的工作技能，在提升個人自身素質(zhì)的同時不斷學(xué)習(xí)與檔案收集、整理相關(guān)的工作，這對提升檔案管理質(zhì)量具有著決定性因素，同時也會對提升現(xiàn)階段的檔案服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)水平具有十分重要的指導(dǎo)性作用。

一、影響辦公室檔案收集整理工作的因素

1.人員意識薄弱?，F(xiàn)階段的辦公室檔案管理人員依舊存在認識淺薄、意識薄弱等現(xiàn)狀，很多檔案的收集與整理者并沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)教育，對于系統(tǒng)化的檔案管理工作更是一知半解。這樣就極易導(dǎo)致檔案管理人員在進行工作中責(zé)任心淺薄、保密意識淡薄，最終出現(xiàn)檔案收集過程中的不全面、檔案管理過程中的遺漏以及后期檔案管理工作中的整理不規(guī)范等弊端產(chǎn)生。

2.檔案收集、整理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊。由于現(xiàn)階段的企業(yè)建設(shè)與運營過程中，很多管理者僅僅對一些經(jīng)濟數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)十分關(guān)注，而忽略了實際工作中的檔案管理服務(wù)意識，久而久之便會導(dǎo)致本應(yīng)當(dāng)由專人負責(zé)的檔案收集與整理工作均有兼職人員完成。而兼職人員的專業(yè)性不強、檔案收集與整理工作不到位等將會間接的導(dǎo)致企業(yè)辦公室檔案的丟失與破損。

3.辦公室檔案收集與整理的整體工作滯后?，F(xiàn)階段的辦公室檔案管理工作不僅缺少系統(tǒng)、科學(xué)的規(guī)劃設(shè)計，同時還缺乏宏觀性與統(tǒng)籌性。久而久之從業(yè)者的工作創(chuàng)新度與工作積極性便會產(chǎn)生嚴(yán)重的不足，特別是在傳統(tǒng)的辦公室檔案收集與整理工作中，一些“坐、等、靠”等陳舊觀念的存在更是導(dǎo)致了辦公室檔案收集與整理工作的滯后，而在這種環(huán)境中所出現(xiàn)的檔案確實、檔案遺漏、檔案損壞等問題更是層出不窮。特別是在很多生產(chǎn)型企業(yè)中，辦公室的檔案管理更是具有較強的復(fù)雜性與交錯性，這就要求現(xiàn)階段的檔案管理從業(yè)人員必須要重視檔案的整體管理工作，將一切可以利用的資源進行有效應(yīng)用，以此來保證辦公室業(yè)務(wù)的順利開展與推進。

二、提高辦公室檔案的收集整理效率的手段

1.通過轉(zhuǎn)變從業(yè)者思想提升檔案整理與收集的效率。首先企業(yè)就應(yīng)當(dāng)做好管理者的思想轉(zhuǎn)變工作，通過深入了解辦公室檔案收集與整理工作的重要性與內(nèi)涵，來將辦公室的檔案管理與收集工作納入到日常管理中來，通過委派專人入手進行科學(xué)、細致的檔案收集與整理工作。同時，還應(yīng)當(dāng)定期、不定期的聘請一些行業(yè)專家、學(xué)者走入企業(yè)展開專項的檔案收集與整理培訓(xùn)，在講解最新的檔案管理發(fā)展趨勢與動態(tài)的時候，對現(xiàn)代最先進的檔案管理技術(shù)與管理方式提供保障，拓展檔案管理從業(yè)人員視野的同時從其思想上進行轉(zhuǎn)變，在提高學(xué)習(xí)意識的同時不強化自身綜合素質(zhì)。對于一些重要的檔案管理崗位，企業(yè)相關(guān)負責(zé)人還應(yīng)當(dāng)充分的利用現(xiàn)有宣傳資源來對關(guān)鍵的操作者進行保密培訓(xùn)，在拓展從業(yè)者眼界的同時來更新觀念、不斷提高檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性。

2.提升管理者的從業(yè)素質(zhì)。第一，要培養(yǎng)、引進高素質(zhì)的應(yīng)用型人才。在人員選拔與崗位提升的時候，相關(guān)的人事管理部門便要對該崗位人員的招聘與選拔進行嚴(yán)格要求，只有這樣才能夠確保檔案管理工作的順利開展。第二，從強化先有管理人員素質(zhì)的同時提升培訓(xùn)水平。不得不承認辦公室的檔案收集與整理工作是一項復(fù)雜而又枯燥的工作。它不僅需要相關(guān)的管理者必須擁有默默奉獻、甘于平凡的精神，同時還必須有孜孜不倦、謹慎耐心的品格。所以企業(yè)在進行檔案管理人員培訓(xùn)的時候，必須要從提升相關(guān)人員的法律意識、保密意識以及社會責(zé)任感等角度來減少工作失誤、提升檔案收集、管理的工作效率。

第三，提升檔案管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)。檔案管理工作是一項十分專業(yè)化的工作，特別是在信息化高度發(fā)展的今天，管理人員的計算機操作水平與檔案管理專業(yè)技術(shù)將會直接影響到檔案收集與整理的速度與質(zhì)量，所以我們的企業(yè)在進行培訓(xùn)的時候必須要強化這個層面的培養(yǎng)。

3.建立健全完善的辦公室檔案反饋機制。這種完善而又健全的檔案管理反饋機制不僅會在掌握企業(yè)各方面信息的同時提升企業(yè)管理革新，同時還能夠最大程度上提升檔案收集與整理的效率，為從業(yè)人員提供一種鞭策效應(yīng)。反饋的信息不僅具有十分強烈的針對性，同時也十分有利于檔案從業(yè)人員將這些反饋信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N機制、一種工作方式，以此來促進辦公室檔案管理的內(nèi)涵，為企業(yè)的檔案信息管理提供長效發(fā)展。

另一方面，良好而又科學(xué)的檔案管理反饋機制還能夠有效的促進各項工作的推進與順利開展，以此為企業(yè)員工提供一個開放式、創(chuàng)新式的平臺奠定基礎(chǔ)。

三、結(jié)論

現(xiàn)代化企業(yè)的辦公室檔案收集與整理工作效率，直接會影響到企業(yè)運營過程中各個工作的完成質(zhì)量，同時也會在整個的辦公室工作中占據(jù)重要作用。特別是在一些生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)型企業(yè)中企業(yè)的檔案整理與收集工作將會直接影響到企業(yè)文化、教學(xué)管理、企風(fēng)建設(shè)和等內(nèi)容，我們每一名檔案管理從業(yè)人員都應(yīng)當(dāng)以一種滴水穿石的毅力，在瞬息萬變的檔案管理工作中不斷學(xué)習(xí)、不斷進取，從完善制度管理、提高人員培訓(xùn)、轉(zhuǎn)變管理理念與樹立信息建設(shè)等方面入手，為社會的進步與經(jīng)濟的騰飛奠定基礎(chǔ)。

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