博物館人事檔案管理工作淺述

臧瑩 趙茜

摘 要：博物館作為征集、保護(hù)、研究、傳播并展示人類歷史的見證物，是為公眾提供知識、鑒賞和社會教育的社會公共機(jī)構(gòu)。人事檔案管理工作在博物館行政工作中占據(jù)重要的位置。博物館中的檔案種類有很多，有行政檔案、人事檔案、藏品檔案、修復(fù)檔案等。其中人事檔案是博物館人事管理工作的重要組成部分，在博物館行政管理工作中尤為重要。

關(guān)鍵詞：博物館;人事檔案;管理

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案管理，顧名思義是將人事檔案的收納、保管、統(tǒng)計(jì)、整理、調(diào)整并提供使用，對其管理中形成的記錄和個人經(jīng)歷的反應(yīng)、工作狀況、思想品德、業(yè)務(wù)能力、所受獎懲等方面的情況，并以個人為單位歸檔保存的原始記錄。人事檔案是個人在人事管理活動中形成的第一手材料，具有原始記錄性和真實(shí)性，其內(nèi)容主要反映個人的學(xué)習(xí)、工作、德才表現(xiàn)等情況。人事檔案產(chǎn)生于人事管理活動，既是人事管理活動的產(chǎn)物，又是人事管理活動的基礎(chǔ)和依據(jù)。

對于博物館來說，人事檔案是一個職工歷史的真實(shí)記錄，可以清楚地了解職工的學(xué)習(xí)、工作等方面的軌跡，是單位通過對個人履歷、政治思想、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)成績、獎勵懲罰等多方面的記錄，對職工考察、提拔、調(diào)動等人事管理工作的參考依據(jù)。在辦理職工入職、轉(zhuǎn)正、定級、職稱評定、保險辦理、退休等手續(xù)時，人事檔案也是必不可少的重要依據(jù)。如果沒有人事檔案，很多手續(xù)就無法辦理，個人的權(quán)益將無法得到落實(shí)和保障。

查閱歷年來的檔案管理事件時發(fā)現(xiàn)，檔案管理的疏漏不可避免，相比信息化的管理方式，傳統(tǒng)管理方法漏洞較多，檔案內(nèi)容記錄錯誤或被誤改的事件時有發(fā)生。某單位退休員工在辦理退休手續(xù)時發(fā)現(xiàn)，檔案中的年齡被二十多年前的檔案管理人員私自更改，更改原因已不得知，導(dǎo)致其檔案記錄的出生年月與身份證、戶口簿不符，無法按時享受退休社保，經(jīng)多方協(xié)調(diào)，仍無能為力，只能推遲退休時間。在此過程中，社保局、派出所、街道辦事處、所在工作單位等部門多次協(xié)調(diào)，都沒有找到當(dāng)初更改年齡的證據(jù)和原因，諸如此類由于歷史的種種原因?qū)е碌年P(guān)鍵性錯誤，后果只能由其本人來承擔(dān)，甚至?xí)绊懸粋€職工的人生命運(yùn)。所以人事檔案的保管和管理尤為重要，容不得半點(diǎn)馬虎。

2 博物館人事檔案管理要求

博物館人事檔案的管理人員要及時了解和掌握人事檔案材料的信息，不失時機(jī)地將職工個人的人事檔案材料收集歸檔，確保檔案等材料不遺失、不損失，保障其安全。歸檔的人事檔案材料要真實(shí)規(guī)范，對象明確，完整齊全，文字清楚，手續(xù)完備。人事檔案是每個人原始的第一手資料，是每個單位包括博物館在內(nèi)的所有職工最寶貴的個人信息總集，不可復(fù)制，一旦錯過存檔期，就不可重來，是單位每個部門、每個職工相互配合的成果，也正是因?yàn)槿绱?，人事檔案才能在博物館中發(fā)揮其重要的作用，真正服務(wù)于每一位職工。

2.1 人事檔案的價值性

按照人事檔案的歸檔范圍，對材料進(jìn)行逐一鑒別，判斷是否屬于人事檔案的范圍，有無歸檔保存的價值，把具有保存價值的人事檔案材料按規(guī)定歸檔。人事管理工作人員要和財(cái)務(wù)、工會等行政部門相互協(xié)作，密切配合，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理層做好人事管理工作，做好職工的勞動合同、社會保險、人事任免、職稱評定、離退休等相關(guān)工作。

2.2 人事檔案的完整性

在鑒定人事檔案的完整性的時候，首先要看檔案整體內(nèi)容的完整性，對照人事檔案歸檔的范圍，查看有無缺少哪一項(xiàng)，如有缺少，應(yīng)及時收集補(bǔ)充。其次是查看每一項(xiàng)材料是否完整、齊全，對于不完整的材料同樣要及時加以補(bǔ)充。

2.3 人事檔案的真實(shí)性

所謂人事檔案的真實(shí)性，就是檔案中人事材料的真實(shí)性、可靠性，是否如實(shí)反映了職工的真實(shí)情況。人事檔案管理人員在判別歸檔材料時要做到認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，對人事檔案的保管也要嚴(yán)格。人事檔案的真實(shí)性為科學(xué)精準(zhǔn)選人用人和從嚴(yán)管理監(jiān)督干部提供了基礎(chǔ)保障和有力的支撐。

2.4 人事檔案的私密性

人事檔案對于每個人來講是私密的，保證檔案的私密性是人事管理人員的職責(zé)，就算當(dāng)事人查閱，也需要辦理相關(guān)的查閱手續(xù)，他人更是無權(quán)私自翻閱。

3 博物館人事檔案管理現(xiàn)狀和提升

博物館的工作人員大多是學(xué)術(shù)研究類人員，檔案管理工作崗位往往被認(rèn)為是無關(guān)緊要，這種誤區(qū)在學(xué)術(shù)研究類的單位中似乎長期存在。然而，檔案管理與每個人息息相關(guān)，無論從事何種職業(yè)、何種崗位，沒有人事檔案的管理，就沒有事業(yè)的晉升和發(fā)展。必須立足于人事檔案管理的現(xiàn)狀，采納和借鑒其他優(yōu)秀的檔案管理研究成果，才可以使檔案管理工作逐漸走向正規(guī)化、科學(xué)化的道路。

如今的檔案內(nèi)容越來越完善、全面，然而大多數(shù)博物館的檔案管理仍然采用之前的模式，與社會的進(jìn)步還有一定的差距，內(nèi)容單一而片面，給領(lǐng)導(dǎo)選拔人才、晉升人才帶來了一定的阻礙，對博物館人才的招聘和對照帶來了一定的障礙。那么，如何提升檔案內(nèi)容的管理呢？

3.1 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

進(jìn)行定期有效的培訓(xùn)是提升檔案管理人員工作效率和工作能力的重要舉措。每個人都應(yīng)在學(xué)習(xí)的過程中不斷進(jìn)步，職工的進(jìn)步才能推進(jìn)集體的進(jìn)步，才能推動博物館的發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳

很多人認(rèn)為人事檔案管理工作沒那么重要，這是由于該工作宣傳的缺失。檔案并不只是一張紙而已，它與每個人的一生都息息相關(guān)，在工作和生活中有效地約束自身的行為規(guī)范，避免違法違紀(jì)的行為出現(xiàn)，就可以避免污點(diǎn)進(jìn)入檔案，其警示人們對自身行為進(jìn)行約束，是工作人員工作調(diào)配和懲罰的重要憑證。

3.3 加大對檔案管理工作硬件設(shè)施的投入

目前博物館檔案管理工作的硬件設(shè)施較缺乏，信息化程度較低，內(nèi)容的歸納不夠具體，表述不夠精準(zhǔn)，積壓和丟失的現(xiàn)象依然存在，查閱過程耗時費(fèi)力，這些都是檔案管理工作亟待提升的方面。

4 博物館人事檔案走向信息化

在博物館人事檔案管理實(shí)際工作中，一直以來都是以實(shí)體為主。而實(shí)體檔案又存在著一定的缺陷，早期的檔案大多都是手寫的材料，長時間保存下來，筆跡會變得不清晰，紙張的質(zhì)量不好，時間久了，翻閱的時候必須小心，否則很容易壞。另外，紙質(zhì)檔案不利于翻閱查找，浪費(fèi)時間，利用率不高。隨著信息化的飛速發(fā)展，信息化管理對人事檔案管理就變得尤為重要。

信息化建設(shè)的目的是充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)方法提高人事檔案管理水平和效率。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過掃描、拍攝等方式轉(zhuǎn)換為電子版，對電子版檔案進(jìn)行整理，建立檔案數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫，既方便日常工作中隨時查找、翻閱，又不會破壞紙質(zhì)檔案。信息化管理還可以保證檔案信息的及時更新，保證檔案內(nèi)容的時效性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

信息化發(fā)展一方面為人事檔案信息化提供了先進(jìn)的技術(shù)、方法、手段，另一方面，在信息化條件下進(jìn)行新型人事檔案管理，將成為人事檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)。人事檔案管理的信息化發(fā)展目前已然形成較完善的軟件體系，在博物館人事檔案管理當(dāng)中，統(tǒng)一信息化管理軟件，充分實(shí)現(xiàn)人事檔案接收、傳遞、查閱、共享的信息化，不僅方便于人事檔案管理，也方便于專業(yè)人才的共享。

5 小結(jié)

在現(xiàn)代化快速發(fā)展的背景下，博物館人事檔案管理也愈來愈現(xiàn)代化、科技化、信息化，檔案管理是昨天、今天、明天的橋梁和紐帶，關(guān)乎每個人的歷史與未來。博物館的人事檔案管理工作應(yīng)在今后的很長一段時間注重發(fā)展和改革，切實(shí)做好人事管理的自主權(quán)，完善適合本單位的人事用人機(jī)制，確立更加有效的競爭激勵機(jī)制，對人事工作的管理不斷加強(qiáng)并提高業(yè)務(wù)水平，落實(shí)與時俱進(jìn)的綜合配套設(shè)施，探索真正適合博物館的檔案管理制度，才能有效推進(jìn)博物館的建設(shè)和發(fā)展，積極配合完成國家對事業(yè)單位人事管理機(jī)制的改革。

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