探析醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)運行模式

叢文

［摘要］ 任何組織機(jī)構(gòu)在進(jìn)行人事活動的過程中必然會形成一些文件，而這些關(guān)于人事方面的文件就是我們通常所說的人事檔案。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息化已經(jīng)成為改進(jìn)工作方式，提高工作效率的重要手段，醫(yī)院必須要把握好這一社會發(fā)展趨勢，將信息化引入人事檔案管理方面，特別是對醫(yī)院決策有著直接影響的醫(yī)院干部的人事檔案管理工作，需要我們進(jìn)行重點建設(shè)。本文分析了干部人事檔案管理存在一些問題，并從5個方面，就如何加強醫(yī)院干部人事檔案管理信息化，提出了若干建議。

［關(guān)鍵詞］ 醫(yī)院；人事檔案；信息化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 08. 040

［中圖分類號］R197.324；G270.7［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）08- 0061- 02

1前言

社會的不斷發(fā)展，讓我們清醒地認(rèn)識到人才在其中發(fā)揮的重要作用。市場經(jīng)濟(jì)體制下，任何形式的競爭，最終都會轉(zhuǎn)化成人才的競爭，所以醫(yī)院想要在競爭中立于不敗之地，就必須做好人才的管理與培養(yǎng)工作?，F(xiàn)代醫(yī)院人事管理更加重視對人的管理，而做好能夠反映醫(yī)院人員背景、工作經(jīng)歷以及道德品質(zhì)等方面的人事檔案就越來越受到人們的廣泛關(guān)注。具體來說，人事檔案就是記錄一個人的政治面貌、經(jīng)歷以及品德等方面的，有關(guān)這個人實際情況的文件材料，它主要發(fā)揮著憑證、參考的作用，對人員職稱的申報、轉(zhuǎn)正定級以及辦理各種與當(dāng)事人利益相關(guān)的保險都有著非常重要的影響。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)被應(yīng)用于社會生活的每一個角落，信息化也成為現(xiàn)代企事業(yè)單位加強內(nèi)部建設(shè)的必然選擇。特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的人事檔案，這是表明一個人信息背景的重要來源，它對醫(yī)院的決策、預(yù)測、管理以及人員調(diào)動有著非常重要的作用。所以說，加強人事檔案管理信息化建設(shè)是醫(yī)院自身發(fā)展的需要，也是社會對醫(yī)院發(fā)展的必然需求。因此，探討如何解決醫(yī)院干部人事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的若干問題，就有著非常重要的意義。

2干部人事檔案管理存在的問題

醫(yī)院人事檔案管理工作，特別是對干部人事檔案的管理工作是一項機(jī)密、專業(yè)性很強的工作，干部的人事檔案必須要由專人來負(fù)責(zé)管理，并且要獨立存放。但是就目前我國醫(yī)院對人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，存在著很多問題，亟待我們共同來解決。①管理方式比較落后?，F(xiàn)階段，很多醫(yī)院普遍存在著房間資源有限，資料量非常大的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致了很多醫(yī)院沒有一個專門的檔案室，或者和其他科室合用一個房間的現(xiàn)象。而且多數(shù)醫(yī)院都存在著管理人員數(shù)量不足的問題，這就使人事檔案管理方面缺少專人對其負(fù)責(zé)；在管理技術(shù)方面，沒有使用檔案管理軟件，或者檔案管理軟件沒有完全的發(fā)揮出其功能；檔案管理人員也缺乏必要的檔案管理知識，計算機(jī)操作有待加強。②干部人事檔案存在不真實的現(xiàn)象。人事檔案的真實可靠是醫(yī)院對人事檔案管理的最基本要求，因為科學(xué)的決策必須是建立在真實檔案信息的基礎(chǔ)上的，但是就目前干部人事檔案的管理現(xiàn)狀來看，某些干部出于個人利益的考慮，擅自對檔案進(jìn)行涂改，甚至是造假，嚴(yán)重影響了檔案材料的嚴(yán)肅性與權(quán)威性。③干部人事檔案存在不完整的現(xiàn)象。醫(yī)院對干部人事檔案進(jìn)行管理，最基本的任務(wù)就是對有價值的信息進(jìn)行搜集與整理，只有不斷豐富干部檔案的內(nèi)容，才能客觀、真實、全面地反映出領(lǐng)導(dǎo)干部自身的情況，才能對醫(yī)院的決策提供幫助。但是筆者在實際工作中發(fā)現(xiàn)，干部人事檔案經(jīng)常出現(xiàn)重要材料缺失、不完整的現(xiàn)象，比如干部的履歷表、培訓(xùn)、晉升以及職稱等反映領(lǐng)導(dǎo)干部基本信息的資料，經(jīng)常存在著不及時歸檔以及收集不完整的現(xiàn)象。

3加強醫(yī)院干部人事檔案管理信息化的建議

3.1 提高對信息化的認(rèn)識

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)化、信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的客觀要求。醫(yī)院的人事檔案管理想要做好信息化，首先就要轉(zhuǎn)變觀念，提高對信息化的認(rèn)識。特別是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)干部，因為一個項目的能否在醫(yī)院順利展開，很大程度上都取決于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對這一項目的關(guān)注程度。因此，領(lǐng)導(dǎo)干部必須加強這方面的學(xué)習(xí)，提高對信息化的認(rèn)識，要做好帶頭作用，使整個醫(yī)院都提高對信息化的認(rèn)識，這是人事業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化的一個重要前提。

3.2 實現(xiàn)干部人事檔案信息的數(shù)字化

醫(yī)院的人事檔案信息化主要是由數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)設(shè)置、信息檢索以及統(tǒng)計報表幾個部分共同組成的。加強信息化的控制點加強數(shù)據(jù)維護(hù)與系統(tǒng)設(shè)置。如果醫(yī)院選擇了符合自身實際需求的信息管理系統(tǒng)，就可以使用計算機(jī)來進(jìn)行日常的檔案信息管理工作，并且加強局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)可以將信息資源在醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行共享，同時還可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程監(jiān)控、數(shù)據(jù)交換以及在線檢索等技術(shù)，提高了檔案的利用效率。但是這些工作的實現(xiàn)都是基于對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理這一前提。需要檔案管理人員在確定信息的真實性與完整性的前提下，根據(jù)這些檔案數(shù)據(jù)的分類，利用計算機(jī)制作成表格，再將這些信息錄入到計算機(jī)的數(shù)據(jù)庫之中，以方便日后的管理與查詢。檔案信息的數(shù)字化處理，能夠減少檔案管理人員的工作量，降低失誤率，提高工作效率，同時也能夠?qū)Ω刹咳耸聶n案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，為干部人事檔案管理的信息化打下基礎(chǔ)。

3.3 增加資金投入

任何一個項目的啟動都需要資金的投入，信息化建設(shè)也不例外，醫(yī)院要從現(xiàn)狀出發(fā)，增加資金的投入，用以購置一些基礎(chǔ)設(shè)施。比如數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、掃描設(shè)備、存貯器等設(shè)施，同時還要買檔案信息管理系統(tǒng)、殺毒系統(tǒng)等軟件。檔案信息管理系統(tǒng)軟件的選擇要符合醫(yī)院發(fā)展的實際，這樣才能夠發(fā)揮出信息化管理的效率。軟件系統(tǒng)必須涵蓋收集、歸檔、編目、存儲以及分析等功能，同時還需要很強的兼容性，能夠與在多種硬件平臺、操作系統(tǒng)條件下運行，要具有很強的安全控制能力，能夠與其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行有效連接，對數(shù)據(jù)進(jìn)行交換、共享等等。同時安全殺毒軟件、防火墻對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行實時保護(hù)，防止資源被盜取、損壞等等。人事檔案信息管理系統(tǒng)的軟件與硬件的投入是無法避免的，否則干部人事檔案信息化根本無從談起。

3.4 加強干部人事檔案管理隊伍的建設(shè)

干部的人事檔案管理工作，是黨政干部建設(shè)的一項重要組成部分。全面、準(zhǔn)確、完整的干部檔案信息是醫(yī)院選拔干部、落實黨的干部路線政策的基礎(chǔ)，而檔案管理人員是干部人事檔案管理工作的直接參與者，其素質(zhì)的高低對檔案管理工作的質(zhì)量有著直接影響，而加強醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)需要一批既懂檔案管理，又會計算機(jī)操作，同時還要具有崇高的職業(yè)道德的高素質(zhì)人才的加入。加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)：①加強職業(yè)道德建設(shè)，提高保密意識。醫(yī)院人事檔案管理工作本身就是一項保密性很強的工作，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的人事檔案資料，對于醫(yī)院的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。所以加強職業(yè)道德建設(shè)，提高保密意識必須要擺在首位。醫(yī)院在選擇檔案管理人員時，必須要全面考核，檔案管理人員必須要具有堅定的政治立場，能夠做到不傳密、不泄密，以保證檔案信息的安全。②定期或者不定期地對檔案管理人員展開培訓(xùn)工作，以更新他們的知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)的內(nèi)容要包括：職業(yè)道德素養(yǎng)、檔案管理相關(guān)知識、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識等等。提高檔案管理人員處理信息的能力，使其知識面不斷得到拓展，以適應(yīng)人事檔案工作不斷發(fā)展的需求。

3.5 保證檔案信息的安全性

對干部人事檔案實現(xiàn)信息化管理確實可以提高工作效率，能夠為醫(yī)院提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，但是我們也不能忽視信息化帶來的安全問題。檔案信息的安全問題可能來自錄入、傳送、調(diào)用、儲存等環(huán)節(jié)，所以我們除了要以制度的形式來規(guī)范檔案管理人員的操作行為之外，還要從技術(shù)層面入手，來保證檔案信息的安全。①可以采用網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)，來阻止第三方在數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中對數(shù)據(jù)進(jìn)行攔截；②對訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，對訪問檔案數(shù)據(jù)庫人員的身份進(jìn)行驗證，以防止沒有訪問級別的人員對數(shù)據(jù)庫的惡意訪問；③采用防火墻技術(shù)，有效阻止對醫(yī)院干部檔案信息的非法訪問，同時阻止沒有訪問權(quán)限的用戶從數(shù)據(jù)庫調(diào)出檔案信息；④采用寫保護(hù)技術(shù)，防止用戶對電子文件進(jìn)行隨意刪改，以保護(hù)信息資源的原始性與真實性；⑤重視數(shù)據(jù)的備份工作，并且對計算機(jī)進(jìn)行定期殺毒，阻止病毒、木馬對管理系統(tǒng)的攻擊。同時，檔案管理人員還要對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行持續(xù)關(guān)注，以期將先進(jìn)的技術(shù)引入檔案管理工作當(dāng)中。

4總結(jié)

綜上所述，隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息化已經(jīng)被應(yīng)用于社會生活的各個領(lǐng)域，醫(yī)院必須把握好這一趨勢，加強干部人事檔案的信息化工作。我們可以從提高對信息化的認(rèn)識；實現(xiàn)干部人事檔案信息的數(shù)字化；增加資金投入；加強干部人事檔案管理隊伍的建設(shè)；保證檔案信息的安全性等方面入手，相信通過我們的共同努力，醫(yī)院的干部人事檔案管理信息化建設(shè)必然會進(jìn)入一個嶄新的階段。

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