事業(yè)單位檔案信息化建設的重要性探討

李紅

摘要：傳統的檔案管理模式已經不能滿足人們的多元化需求，為了使我國的事業(yè)單位能夠在信息化時代的影響下得到良好發(fā)展，必須要盡快落實數字信息化建設，開展創(chuàng)新服務，提升用戶的滿意度，從而促進事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息化建設;重要性;策略

1 事業(yè)單位檔案信息化建設重要性

1.1有效彌補管理漏洞，提高檔案質量

傳統依靠人工進行信息采集、整理、加工、存儲的檔案管理模式，受人員業(yè)務專業(yè)度不同、個人對檔案信息審查的理解程度不同等因素影響，在實施的過程中存在一定的差別，如歸檔立卷、分類不準確。事業(yè)單位檔案具有材料分散、內容全面、管理主體穩(wěn)定、立卷方式具有強制性、管理事項機密性強等諸多特點。依靠傳統的檔案管理方式對事業(yè)單位檔案進行管理，容易出現手動操作失誤，造成檔案信息不準確，影響其應用。通過開展檔案信息化建設，借助計算機程序進行檔案管理，能有效避免人為損害或惡意篡改，確保原始檔案的完整度和真實性，同時提升管理質量。此外，將計算機作為信息資源整理、傳播的載體，能夠減少人員使用，從而降低了手動操作錯誤發(fā)生的概率。

1.2轉變載體應用手段，提高管理效率

現階段各級事業(yè)單位存儲的檔案多以紙質為載體，紙質文件的保存對環(huán)境、濕度、溫度都有較高要求，一旦存儲環(huán)境發(fā)生改變，就會出現發(fā)霉、變質、損毀的情況，導致檔案信息缺失。借助信息化技術，信息資料將由紙質形式轉化為數字化檔案，僅需計算機存儲器便可長期儲存，不再受環(huán)境條件制約，更加不用擔心紙張損壞問題和空間不足問題。此外，事業(yè)單位在進行紙質檔案管理時流程煩瑣，查找不便，常常耗費大量人力、物力。通過檔案的信息化建設，所有內外部的使用者都可以借助平臺系統快速完成查找、借閱，不需要再拘泥于工作時間，使查詢效率和查詢準確度大幅提升，加速檔案信息的流通速度，有效提高檔案管理效率。

1.3變革檔案管理方式，提升管理活力

一方面，全面推進檔案信息化管理，可以將檔案管理隊伍的工作重點從檔案的基礎管理轉變?yōu)闄n案的應用服務，提高事業(yè)單位的公益服務職能，促進群眾滿意度的提升。另一方面，智能化平臺的使用，有助于更好滿足群眾需要，提高對外服務效率，樹立服務于民的政府形象，為機構職能作用發(fā)揮奠定更好的基礎，激發(fā)管理活力。

1.4避免資源浪費，促進可持續(xù)發(fā)展

在傳統的檔案儲存紙質化模式下，檔案管理工作人員常常會為存儲空間不足、儲存環(huán)境不達標，檔案用紙年久變質等問題發(fā)愁。通過開展檔案信息化建設，紙質檔案逐漸被數字信息化檔案替代，不僅節(jié)約了檔案存儲空間，釋放更多的可利用辦公場所，還減少了檔案存儲過程中所需要的紙張、印刷設備以及裝訂設備的投入，與當前提倡的綠色環(huán)保理念不謀而合，切實響應了可持續(xù)發(fā)展的管理理念。

2事業(yè)單位檔案信息化建設策略

2.1提高管理意識，科學組織規(guī)劃

增強意識，科學組織是事業(yè)單位檔案管理信息化建設的基礎，只有提高認識，才能認真思考，科學研究，強化落實。一是自上而下做好檔案信息化建設工作的宣傳和動員，提高對于檔案管理工作的重視，引導、促進檔案信息化工作推進，明確數字檔案室建設任務，落實傳統載體檔案數字化工作、電子文件歸檔工作、電子檔案管理工作，強化檔案數據化、單套制和數據挖掘目標。二是結合《機關檔案管理規(guī)定》，綜合考慮，科學組織，統籌推進。做好信息化建設的長期規(guī)劃和短期計劃，結合事業(yè)單位信息化建設的基礎情況和推進情況，適時調整進展計劃，保質保量完成信息化建設。

2.2明確工作機制，統一管理目標

事業(yè)單位檔案信息化建設是以檔案資源的服務利用為目標開展的，在工作實施中，要以這一目標為出發(fā)點，分別從機制建設和制度建設兩個方面入手，明確機制、制定標準，為檔案信息化建設保駕護航。一是成立檔案信息化推進工作小組，明確工作機制，落實職責分工，有組織的實施信息化建設工作。二是建立健全檔案管理制度，保證檔案信息化應用有章可循、有據可依。三是制定管理標準，規(guī)范運行程序，發(fā)布具有針對性的管理標準體系，有效整合信息資源，確保檔案信息規(guī)范使用。同時，要從實際需求出發(fā)，詳細分析電子檔案的管理架構、儲存格式及所需技術。完善現有工作流程，確保檔案保管、移交的同步性。四是強化監(jiān)督，嚴格問責。監(jiān)督管控是確保信息化建設計劃落實的重要手段，要嚴格按照標準實施監(jiān)控管控工作，對于存在的問題要及時指出，責令整改，對于違反信息化建設標準的情況要嚴格追責問責，切實提高責任意識。

2.3強化隊伍建設，落實管理職責

在強化隊伍建設方面，一是要吸收引進一批具有專業(yè)技術能力的人才，通過信息化建設過程，培養(yǎng)一批懂檔案管理、有技術能力、具備高度管理責任心的專業(yè)隊伍。二是要強化培訓，對現有的檔案管理人員進行業(yè)務和科技知識的培訓，通過網絡培訓、講座培訓、模擬實踐等方式激發(fā)員工的學習熱情，提升培訓效果彌補能力短板，提升業(yè)務綜合水平，為檔案信息化建設提供人員支撐。三是加強交流學習。與一些檔案信息化建設比較好的單位聯合，進行人員的交流，促進檔案管理創(chuàng)新。此外，檔案管理工作人員應樹立正確的工作認知和終身學習的理念，自主學習計算機軟、硬件知識，確保平臺順利運轉。

2.4完善基礎設施，推動數字化進程

加強檔案信息化基礎建設，加大對于軟件和硬件設施的投入，為檔案信息技術應用和檔案信息資源開發(fā)提供必需條件。在硬件方面，要嚴格按照技術使用標準配置必需的計算機、掃描儀、刻錄機、服務器等設備，嚴把采購關，加大在資金方面的支持。在軟件方面，按照“滿足當前應用需要，預留后續(xù)發(fā)展空間”的原則，建設符合事業(yè)單位檔案管理特點的應用系統和實現共享的平臺，推動數字化建設進程。

2.5建立評估體系，促進持續(xù)發(fā)展

評估評價是工作改進的重要手段，能夠促進檔案管理工作不斷優(yōu)化完善，建立檔案信息化評估體系正是基于信息化長遠發(fā)展考慮而實施的。一方面，要考慮事業(yè)單位特殊地位，對檔案信息基礎設施建設進行評估。另一方面，要強化對于檔案信息資源來源的評估，確保檔案信息的準確和規(guī)范，促進檔案信息化有序、健康發(fā)展。

2.6規(guī)范日常安全管理，全面保障系統安全

信息化建設雖優(yōu)勢明顯但也存在較大的安全隱患。因此，在建設工作中應高度重視信息安全防護。安全防護具體包括工作監(jiān)控、問題識別、問題處理、歸納總結等環(huán)節(jié)。各單位可從培養(yǎng)工作人員的安全意識入手，建立明確的信息安全防護流程，確保工作人員的安全防控能力。各單位還要定期進行資源儲存殺毒，通過安裝殺毒軟件、建立防火墻等方式進行升級維護。

3結束語

綜上所述，檔案管理工作是一項系統性、綜合性的工作，在事業(yè)單位的日常管理工作中占重要的位置，為了凸顯檔案管理工作的作用和優(yōu)勢，需要結合事業(yè)單位的實際情況，利用信息化技術，對檔案管理工作進行創(chuàng)新，使檔案資源的價值得到充分的發(fā)揮。

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