電子檔案管理淺析

毛旭楠

（山東省泰安市城市道路橋梁管理所，山東 泰安 271000）

0 引言

新時期的事業(yè)單位各項工作已經(jīng)與信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有了比較高的關(guān)聯(lián)性，并深刻影響了電子檔案的管理。作為檔案工作的重要組成部分，電子檔案管理現(xiàn)已成為業(yè)內(nèi)人士的重要研究對象。本文擬對電子檔案管理的諸問題進行探討分析，進一步理清電子檔案管理工作思路。

1 檔案管理與電子檔案管理簡析

1.1 檔案管理簡析

檔案管理是檔案事業(yè)中的核心組成部分，承擔著檔案收集、整理、保存、調(diào)閱、利用、銷毀等工作任務。新時期的檔案管理工作已經(jīng)具有比較科學化、現(xiàn)代化的特點，無論是檔案實物管理，還是檔案資源的信息開發(fā)與利用，都已經(jīng)形成了比較健全的管理機制，而且逐漸形成了電子檔案管理體系，這讓檔案管理的整體水平明顯上升了一個檔次。檔案管理的最終意義并不是單純地對檔案進行保存，而是要通過大量的研究與分析，深挖檔案內(nèi)部存在的深層數(shù)據(jù)信息資源，從而實現(xiàn)對檔案的高水平利用，發(fā)揮檔案的服務功能。

1.2 電子檔案管理簡析

電子檔案管理是傳統(tǒng)檔案管理模式與信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)進行融合后的產(chǎn)物，可以以硬盤為存儲媒介，也可以通過云端實現(xiàn)檔案的存儲與管理，具有極高的信息化特征。電子檔案突破了傳統(tǒng)檔案管理不能對聲音、視頻、圖片等資料進行統(tǒng)一管理的困境，能夠?qū)ξ淖?、圖片、視頻、聲音等檔案資料進行數(shù)字化管理，極大提升了檔案管理效率，展現(xiàn)了電子檔案管理的優(yōu)越性。

新時期的事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)逐漸形成以電子檔案管理為主的工作模式，這是事業(yè)單位逐漸走向數(shù)字化、智慧化發(fā)展道路的重要表現(xiàn)。尤其在電子政務平臺全面推進的現(xiàn)階段，各單位需要做好政務服務事項的電子文件歸檔管理工作，全面提升綜合服務能力，貫徹執(zhí)行“一鍵歸檔”的基本理念，進而使電子檔案發(fā)揮自身價值。

2 電子檔案管理的重要意義

首先，電子檔案管理節(jié)約了大量資源，提升了事業(yè)單位的經(jīng)濟效益。傳統(tǒng)檔案管理主要以人工管理方式為主，檔案存儲大多也以紙質(zhì)檔案為主，這樣不僅需要消耗大量物質(zhì)資源，還會占用事業(yè)單位比較多的人力資源、空間資源和財力資源。而電子檔案管理則可以比較明顯地降低成本支出，不再需要大量場地存放檔案，而且也不再需要安排專人進行全天候?qū)崟r監(jiān)管，只需要計算機、后臺系統(tǒng)、云端存儲庫就可以實現(xiàn)檔案管理。所有檔案資源都可以上傳到云端數(shù)據(jù)庫，檔案管理的所有工作環(huán)節(jié)都可以在信息技術(shù)的支撐下完成，節(jié)約了大量資金和人力投入，有助于事業(yè)單位檔案管理部門組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化改革，提升各單位的社會職能水平。

其次，電子檔案管理提升了檔案管理整體效果，真正做到了深挖檔案內(nèi)在信息資源，充分利用檔案內(nèi)在信息資源。電子檔案管理徹底打破了傳統(tǒng)檔案管理模式的禁錮，解放了檔案管理人員，使其工作壓力明顯降低，無論是檔案的收集、歸檔，還是檔案的調(diào)閱和銷毀，工作量都明顯減少，給檔案管理人員的日常工作帶來了比較明顯的便利性，這樣便在一定程度上提升了檔案管理人員的工作積極性。

此外，電子檔案模式由于其特殊的載體形式，明顯提升了檔案數(shù)據(jù)信息的傳遞和共享效率，改變了以往檔案信息傳遞過慢、時效性不強的問題。最為關(guān)鍵的是，電子檔案管理還能對檔案內(nèi)部信息資源進行深度挖掘，真正實現(xiàn)了檔案信息資源作用的最大化。

第三，電子檔案管理有著高度安全性，能夠?qū)κ聵I(yè)單位的檔案資源起到比較高的保護作用。事業(yè)單位中有很多檔案屬于保密級別，這就需要檔案管理應當突出安全性和保密性。電子檔案有著極為嚴密的安全管理系統(tǒng)，不僅有防火墻，還有危險預警機制，在很大程度上保障電子檔案信息的安全性。電子檔案無論在收集還是在調(diào)閱環(huán)節(jié)，都能夠有比較強的管理措施，所有電子檔案都能夠通過密鑰的形式進行加密，只有具備權(quán)限的人員才能夠進行查看和修改，這樣不僅可以避免檔案丟失，還能確保關(guān)鍵信息不被篡改。

3 電子檔案管理中存在的問題

3.1 管理制度仍然有比較大的完善空間

電子檔案管理屬于比較新穎的管理工作模式，也是電子政務平臺的重要組成部分。但實際上，很多事業(yè)單位干部職工對其并未有比較高的重視度，雖然事業(yè)單位推進了信息化辦公體系，但從整體效果上來看，很多計算機在工作中的應用仍然處于起步階段，大多只是利用計算機進行簡單的業(yè)務辦理或者文件制作與打印，并未真正將其與電子檔案管理進行融合，很多事業(yè)單位的電子檔案管理監(jiān)管不到位、不及時。

3.2 安全管理仍然有比較大的提升空間

電子檔案全部集中存放在后臺系統(tǒng)和云數(shù)據(jù)庫中，由于互聯(lián)網(wǎng)的特殊性，電子檔案在管理中存在一定風險，其信息容易被他人竊取和刪改，造成檔案信息泄漏。電子信息技術(shù)的更新速度非?？?，幾乎每年都會出現(xiàn)新的技術(shù)，電子計算機和云存儲庫的操作系統(tǒng)在長期運行中也會出現(xiàn)漏洞，這就需要定期對其進行漏洞修復或者對安全防護系統(tǒng)進行更新升級。但從整體上來看，很多事業(yè)單位電子檔案數(shù)據(jù)庫的更新速度相對較慢，這就容易帶來比較嚴重的電子檔案管理安全性問題[1]。而且現(xiàn)有的電子檔案建設(shè)體系還未與電子檔案館進行接軌，檔案信息資源共享服務平臺依舊存在比較多的漏洞，這些都是急需處理的安全性問題。

3.3 管理人員素質(zhì)有比較大的強化空間

很多事業(yè)單位的電子檔案管理隊伍大多是由傳統(tǒng)檔案管理工作人員抽調(diào)組成，對于信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云技術(shù)的了解不夠全面，也無法比較好地把握工作重心，這樣不僅很難發(fā)揮出電子檔案管理的實際作用，也會對事業(yè)單位的電子政務平臺建設(shè)，以及政務服務事項的電子文件歸檔管理工作帶來較大阻礙。

4 強化電子檔案管理的路徑分析

4.1 創(chuàng)新管理思想，逐漸完善檔案管理制度

在新時期事業(yè)單位的“互聯(lián)網(wǎng)+政府服務”的改革實施方案中，明確對電子檔案管理提出了諸多新要求，要求真正做到“物理歸檔、長久保存”。在電子政務平臺為社會提供便利服務的同時，電子文件和檔案數(shù)量快速增長。這些電子文件和檔案具有比較高的憑證留存價值和查考價值。因此，為了應對事業(yè)單位不斷增長的檔案資源，真正維護社會的基本權(quán)益，發(fā)揮出事業(yè)單位的社會職能作用，必須要做好電子檔案管理的宣傳工作，要讓全體干部職工都認識到強化電子檔案管理的緊迫性，為檔案工作建設(shè)與發(fā)展創(chuàng)造條件，逐步完善電子檔案管理體系建設(shè)[2]。

為了確保電子檔案管理的作用能夠完全發(fā)揮，應當構(gòu)建完善的電子檔案管理制度。首先，制定完善的電子檔案管理崗位責任制，一方面明確相關(guān)人員的責權(quán)，避免出現(xiàn)權(quán)責重復或者權(quán)責劃分不到位情況，另一方面能夠在出現(xiàn)問題后將責任追究到個人，進而提升管理人員的工作責任感；其次，要制定詳細的崗位培訓工作制度，強化管理人員的工作能力，嚴格按照相關(guān)規(guī)章制度進行操作，顯著提升電子文件和檔案內(nèi)容的規(guī)范性、真實性與完整性；另外，還需要針對各個部門制定相應的管理制度，比如針對業(yè)務部門制定歸檔工作管理制度，針對檔案部門制定檔案管理制度，實現(xiàn)電子檔案管理的制度化、規(guī)范化[3]。

4.2 加強安全管理，確保電子檔案管理安全性

安全管理不僅是電子檔案管理的重點內(nèi)容，同時也是難點所在，一旦電子文件和檔案在管理中出現(xiàn)丟失或者信息泄漏，就會造成比較嚴重的損失。為此，事業(yè)單位應當加強電子檔案的安全管理力度，要在電子檔案管理平臺中安裝防火墻和密鑰系統(tǒng)，并且定期完成軟件與系統(tǒng)的更新升級，及時修復計算機系統(tǒng)中存在的漏洞。所有防火墻軟件和系統(tǒng)都應是從正規(guī)公司購買的正版軟件，這是保證防火墻和密鑰系統(tǒng)穩(wěn)定性和安全性的關(guān)鍵所在。為了防止黑客以及不法人員的非法入侵，還需要安裝危險預警系統(tǒng)。針對密鑰系統(tǒng)的安全管理，可以為每個用戶分配不同的密鑰口令。不同等級的用戶獲得的權(quán)限也不相同，如果低權(quán)限的用戶想要調(diào)閱高權(quán)限中的電子文件或檔案，需要向單位領(lǐng)導進行報備審批，審批通過后方可由管理員提供權(quán)限。

根據(jù)新修訂的檔案法，事業(yè)單位需要在原有電子檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，制定檔案管理信息化發(fā)展規(guī)劃，加強對電子檔案中合法要件的安全管理，提升檔案資源的有效利用率。

4.3 強化隊伍建設(shè)，構(gòu)建現(xiàn)代化電子檔案管理隊伍

電子檔案管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，要想真正做好電子檔案管理的建設(shè)工作，應當建設(shè)一支具有現(xiàn)代化、高素養(yǎng)的電子檔案管理隊伍。事業(yè)單位要招募優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才，他們既要懂得信息技術(shù)，又要懂得檔案管理知識，從而優(yōu)化人才組織結(jié)構(gòu)。信息技術(shù)的發(fā)展速度比較快，事業(yè)單位要定期組織電子檔案管理人員進行培訓，更新知識，提高技能，不斷提升電子檔案管理人員的綜合素養(yǎng)[4]。

4.4 強化電子檔案管理的監(jiān)督與檢查

檔案管理部門應當承擔起監(jiān)督指導職責，引導各單位的電子檔案管理工作步入規(guī)范化發(fā)展軌道。要定期對電子檔案系統(tǒng)的使用情況、安全情況、電子檔案的收集與利用情況進行全面檢查，對存在的檔案管理不規(guī)范、不安全的問題及時進行處理，消除潛在的安全隱患。要完善全員監(jiān)督檢查工作體系，每個人都能夠?qū)n案管理不規(guī)范問題進行舉報，對于泄漏檔案信息的行為，要采取頂格處罰，追究相關(guān)責任人的具體責任。要督促事業(yè)單位實施標準化管理，制定統(tǒng)一的電子文件和檔案的格式，確保表格、單據(jù)、文書等電子文件，以及視頻、音頻、圖片等多媒體文件格式的統(tǒng)一性，實現(xiàn)電子檔案存儲、傳輸、管理利用的規(guī)范性和安全性[5]。

5 結(jié)束語

事業(yè)單位推進電子檔案管理已經(jīng)是大勢所趨，更是提升自身社會服務能力的重要途徑。為了更好地為社會提供優(yōu)質(zhì)服務，事業(yè)單位應當轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，盡快制定完善的電子檔案管理制度，構(gòu)建安全的電子檔案管理體系和系統(tǒng)，強化檔案管理的安全性和規(guī)范性，并做好檔案管理隊伍的建設(shè)工作，進而提升事業(yè)單位的綜合服務能力，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標。