高校自行采購風險及防范措施研究

蔡玉結(jié)

廣西財經(jīng)學院 廣西南寧 530000

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，國家對高校的教學科研經(jīng)費的資金投入不斷增加，高校的采購需求不斷地增加。政府采購目錄大量減少，公開招標的限額大幅提高，自行采購范圍擴大，為高校的教學設(shè)備、科研儀器采購減少流轉(zhuǎn)程序和縮短采購周期，提高了高校的采購效率，促進了學校的建設(shè)發(fā)展[1]。在實際的采購過程中由于自行采購的文件編制、報價文件的評審和驗收具有一定的專業(yè)性，但是學校的二級申購部門并不是專業(yè)的專業(yè)采購人員，在實際的采購業(yè)務(wù)中會存在一定的問題和風險，如何進行合理的風險防范是高校實施自行采購工作的重點問題。

1 目前高校自行采購工作的范圍和流程

目前高校自行組織采購的范圍是政府采購目錄以外且達不到分散采購限額標準的項目，如廣西壯族自治區(qū)貨物和服務(wù)類項目的限額是50萬元，工程類項目是60萬元。自行采購項目的基本流程首先是采購立項審批環(huán)節(jié)，本環(huán)節(jié)需要項目咨詢和論證，確定需求參數(shù)和預算，并報部門領(lǐng)導和校領(lǐng)導審批。其次是采購內(nèi)部審批，本環(huán)節(jié)是申購部門將立項材料報采購部門、財務(wù)部門和審計部門審批[2]。再次是采購文件編制及會簽，發(fā)布采購公告，組織開標評審，公示采購結(jié)果。最后是簽訂合同、供貨和履約驗收等環(huán)節(jié)。每一個環(huán)節(jié)都是影響自行采購項目是否順利進行的重要環(huán)節(jié)，嚴重的還會帶來質(zhì)疑和投訴，針對自行采購環(huán)節(jié)中的采購風險，需要提出合理的風險應(yīng)對措施，為高校自行組織采購工作的順利實施提供有利保障。

2 高校自行采購存在的風險

2.1 采購行為和方式不規(guī)范

根據(jù)政府采購法第三條規(guī)定采購行為要公開、公平、公正、。從公開方面來看，自行采購項目在發(fā)布采購公告的時候傳播范圍不廣，一般僅在學校網(wǎng)頁和部門主頁發(fā)布，沒有在瀏覽量大的政府采購平臺公布，參與投標的單位不多，會有串標和圍標的現(xiàn)象發(fā)生。公平方面來看，高校的申購部門的需求參數(shù)可能是是通過咨詢某個供應(yīng)商獲得的，這些需求參數(shù)可能有隱藏指向性的供應(yīng)商或某個品牌的產(chǎn)品，甚至有隱含的傾向性條款。從公正方面來看，部分高校自行采購項目的評委一般是二級申購部門的老師，對評審沒有專業(yè)的培訓，對評審條件把握不夠準確，難以確保公正。

2.2 缺少充分的前期調(diào)研工作

高校自行采購項目的采購需求參數(shù)是高校二級部門提供的，二級申購部門需要對采購需求參數(shù)進行前期調(diào)研工作。但是往往會因為項目時間緊急或者經(jīng)費到期等原因，沒有足夠的時間調(diào)研，對需求參數(shù)的前期調(diào)研工作做的不夠充分，往往通過電話了解后提供需求參數(shù)文件，并沒有對提供的參數(shù)仔細核驗對比，造成供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)和實際的采購需求有很大的價格和質(zhì)量差別，很難采購到滿意的產(chǎn)品或服務(wù)[3]。還有可能提供的需求參數(shù)具有傾向性和排他性的特點，在實際采購中會容易導致流標或者引起供應(yīng)商的質(zhì)疑風險，對采購項目的采購進度造成不利影響，不能及時完成自行采購任務(wù)，不利于學校采購工作的順利進行。

2.3 采購文件編制不規(guī)范

采購文件在評分標準的編制方面對權(quán)重設(shè)計的不夠科學合理，不能夠根據(jù)采購參數(shù)設(shè)計出能拉開距離的權(quán)重，進而篩選出好的服務(wù)商或者產(chǎn)品。有的高校為了節(jié)約資金，在評分標準的制定上對報價低的單位有很大的傾向性，會出現(xiàn)價低質(zhì)次的情況，而供應(yīng)商提供的服務(wù)和產(chǎn)品質(zhì)量權(quán)重占比很低。有的采購文件中對供應(yīng)商規(guī)模大小、注冊資本、經(jīng)營地作為打分項，甚至要求提供與采購項目無任何關(guān)系的獲獎證書、質(zhì)量認證證書等，對供應(yīng)商區(qū)別對待，有引起質(zhì)疑的風險。在采購文件中對采購需求和參數(shù)方面表述不清楚、不完整，模棱兩可的地方，不利于采購評審工作的進行。

2.4 采購管理人員專業(yè)知識不足

自行采購項目一般是高校的二級管理部門執(zhí)行，由于缺乏專業(yè)的采購知識，對采購業(yè)務(wù)不熟練。在采購文件的編制和采購流程方面會經(jīng)常出現(xiàn)低級錯誤，甚至在項目沒有經(jīng)過立項審批通過的時候就已經(jīng)發(fā)布采購公告或者已經(jīng)采購完成，開始供貨或施工，嚴重的違反采購管理辦法，不利于學校采購工作的開展。此外，二級管理部門由于自行采購業(yè)務(wù)多，會把每一個項目分給幾個沒有采購業(yè)務(wù)經(jīng)驗的老師做，沒有專門負責的采購人員，每一個人在采購中都要重新學習采購業(yè)務(wù)知識和采購流程，對人力資源造成嚴重的浪費行為，采購效率不高，難以順利開展采購工作。

2.5 驗收意識薄弱

驗收工作是項目采購工作的重點環(huán)節(jié)，也是檢驗采購工作成效的重要環(huán)節(jié)。在實際的高校采購工作中往往“重采購，輕驗收”，缺乏專業(yè)的驗收人員，臨時組成的驗收小組對于參數(shù)復雜的項目無法全面驗收，后期出現(xiàn)技術(shù)問題嚴重影響正常工作，臨時的驗收小組沒有切實履行驗收責任，僅流于形式走過場[4]。在供應(yīng)商提供產(chǎn)品與采購參數(shù)不符合時，往往以產(chǎn)品升級為理由無法按采購參數(shù)供貨，有的項目在驗收不通過的時候，會以變更變更合同內(nèi)容的形式通過采購驗收。此外，驗收方法單一，無法與采購內(nèi)容相匹配，驗收制度及保密制度有待完善。

2.6 檔案管理不規(guī)范

在高校自行采購的過程中，會有大量的自行采購相關(guān)文件和音頻資料，采購文件的數(shù)量和種類較多，很多原始文件都是比較重要的，一旦丟失無法補回的。這對學校的建設(shè)來說不僅是重要的憑證，也是學校發(fā)展的重要參考資料。但是采購檔案的歸檔整理工作卻沒有引起足夠的重視和執(zhí)行，部分高校缺少專門的采購檔案整理人員負責采購文件的整理和保管工作，通常是高校各個二級部門自行采購人員自行整理和保管，導致采購資料管理不集中，資料不齊全和遺失嚴重，不利于采購資料查找和后續(xù)審計工作的進行，不利于學校長期采購工作的進行。

3 高校自行采購風險防范

3.1 規(guī)范采購行為

高校自行采購活動需要嚴格遵守《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招標投標法》及本市財政廳的相關(guān)采購制度，并制定切實可行的操作流程和內(nèi)部控制管理制度。高校自行采購活動需要把公開、公平、公正作為采購的基本準則，認真落實“陽光下的采購”。堅持公開透明原則，不能有所隱瞞，對于采購項目的商務(wù)條件、采購需求、投標人的資格條件、報價要求，以及評標辦法、擬簽訂的合同文本，都需要在采購文件中做出明確的說明；堅持公平原則，在采購文件中技術(shù)參數(shù)和商務(wù)要求方面不能出現(xiàn)排他性和傾向性的條款，保證公平競爭；堅持公正原則，應(yīng)當從省政府財政部門設(shè)立的評審專家?guī)熘须S機抽取評審專家，對于采購技術(shù)復雜、專業(yè)性強的項目，隨機抽取方式難以滿足評審要求的，經(jīng)主管部門單位同意，可以選定相應(yīng)專業(yè)領(lǐng)域的評審專家，優(yōu)先選擇本單位外的評審專家。

3.2 加強前期調(diào)研工作

自行采購項目前期調(diào)研工作是決定采購是否順利進行的重要工作，前期調(diào)研工作需要細致深入，有充足的調(diào)研時間，獲取詳細的資料，如對產(chǎn)品的使用效率、配置情況，售后服務(wù)等。向多個廠家咨詢進行質(zhì)量、性能、故障率、應(yīng)用范圍、價格和售后服務(wù)和技術(shù)支持情況進行對比，選取不同的樣品進行考察。前期調(diào)研工作做的全面對后期的采購工作會提供強有力的幫助，避免流標和投訴的情況發(fā)生，有助于提升高校的采購質(zhì)量和采購效率。

3.3 規(guī)范采購文件

采購文件的編制需要設(shè)計科學合理的評分標準，能夠篩選出服務(wù)好的供應(yīng)商和質(zhì)量好的產(chǎn)品。不能將供應(yīng)商的規(guī)模大小、注冊資本多少、地域作為打分項，不能要求提供與采購項目無任何關(guān)系的獲獎證書、質(zhì)量認證證書等不合理要求，公平公正對待競標供應(yīng)商，采購文件不能傾向性和排他性條款，避免質(zhì)疑和投訴的情況發(fā)生。積極響應(yīng)政府采購政策，對小微企業(yè)在價格上給予一定比例扣除，支持中小企業(yè)發(fā)展和鼓勵采購節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品，認真執(zhí)行相關(guān)政策。采購文件中的采購需求和參數(shù)方面需要表述清楚、完整，避免模棱兩可的詞語出現(xiàn)，保證采購評審工作的順利進行。

3.4 提高采購管理人員專業(yè)知識

高校要組織構(gòu)建一個采購業(yè)務(wù)能力強、工作作風硬的采購工作團隊。首先要提高采購人員的業(yè)務(wù)水平。定期組織采購工作人員進行學習和討論學校制定的采購管理辦法、針對日常采購過程遇到的問題，加強交流學習，以及參加財政部門組織的相關(guān)培訓，熟悉最新政策法規(guī)。其次是設(shè)置合理的采購崗位，明晰崗位的權(quán)限、職責以及責任主體，理清各方便流程、各個環(huán)節(jié)的工作標準和執(zhí)行要求[5]。

最后是加強對招標采購人員的廉政教育。強調(diào)職業(yè)道德和個人道德，避免采購過程中滋生腐敗，做到公平公正、不知規(guī)犯規(guī)、不知法犯法。

3.5 強化履約驗收環(huán)節(jié)

驗收環(huán)節(jié)是高校自行采購工作中重要的環(huán)節(jié)，自行采購部門及學校監(jiān)管部門要對其足夠重視。一是要明確履約驗收的責任部門和責任人，建立專門的驗收工作小組，對驗收人員進行定期的專門培訓，通過實際驗收案例進行講解，確保驗收人員的專業(yè)程度。增強驗收人員的法律意識，夯實履約驗收業(yè)務(wù)技能，在此基礎(chǔ)上建立一套可操作性強、完整的驗收規(guī)范，以此來提高相關(guān)人員的履約驗收能力。二是在驗收的過程中嚴格執(zhí)行“回避制度”，不允許投標單位的朋友、親屬參與設(shè)備的驗收工作，并且要對驗收保密制度進行補充完善，確保自行采購項目在驗收環(huán)節(jié)中的合格度[6]。通過以上兩種方式，提高相關(guān)人員的責任和履約驗收業(yè)務(wù)技能，客觀、公正地，給出驗收合格或者不合格的驗收結(jié)論，并以此作為自行采購財政付款的依據(jù)，真正把履約驗收工作落到實處。

3.6 規(guī)范檔案管理

自行采購項目的檔案需要加強管理，高校要安排專門的檔案管理人員對自行采購文件（如：會議紀要、項目立項、內(nèi)部審批材料、采購預算與計劃、批復文件、采購需求資料、投標文件、評審報告、采購情況報告、采購合同、驗收證明、采購影像資料等）、進行歸檔整理并保存，并且在整理過程中可以利用電子信息技術(shù)，在實際的采購工作中將自行采購文件錄人電子檔保存，并且在電子信息設(shè)備中建立起完整的采購信息目錄，有助于提升檔案管理工作的有效性以及檔案的使用效率，做到有據(jù)可依，有據(jù)可查。

4 結(jié)語

綜上所訴，高校自行采購工作在目前高校的日常教學及未來發(fā)展中，在其中占有至關(guān)重要的地位，但是大多數(shù)高校在實際的自行采購工作中存在采購行為和方式不規(guī)范、缺少充分的前期調(diào)研工作、采購文件編制不規(guī)范、采購管理人員專業(yè)知識不足、驗收意識薄弱、檔案管理不規(guī)范的問題，不利于高校的長期健康發(fā)展。為加強高校自行采購工作效率，降低采購成本，節(jié)約財政資金，規(guī)范自行采購行為，促進黨風廉政建設(shè)，高校應(yīng)嚴格規(guī)范采購工作紀律和采購文件，加強前期調(diào)研工作，提高采購管理人員的專業(yè)知識和素質(zhì)，強化驗收意識和建立專業(yè)的驗收小組，加強自行采購業(yè)務(wù)的檔案管理工作，確保高校自行采購的公正、公平、公開，為高校的建設(shè)發(fā)展產(chǎn)生促進作用。