新檔案法背景下的會計檔案信息化管理

王碧玲

（湖南省常德市石門縣第三中學(xué)，湖南 常德 415300）

在快速發(fā)展的時代背景下，提高會計檔案信息化管理的水平是時代向我們提出的要求，我們必須緊跟時代的步伐，跟緊時代的節(jié)奏，利用信息技術(shù)不斷優(yōu)化檔案的管理水平。當(dāng)前，會計檔案信息化管理面臨著很大的挑戰(zhàn)，因此，我們就需要深入研究相關(guān)內(nèi)容，提前做好相關(guān)規(guī)劃。對于未來會計檔案信息化的管理要有憂患意識，查閱相關(guān)資料，提出有效的應(yīng)對策略，提升會計檔案信息化管理的效率。

一、會計檔案信息化管理的新背景

2015年修訂 《會計檔案管理辦法》，有11處較大修改，主要是明確了電子會計檔案管理要求，增加了會計檔案僅 以電子形式歸檔保存的管理要求，完善了電子會計檔案移 交、接收和鑒定銷毀的程序與要求。2020年6月新修訂的檔案法頒布實施，檔案信息化建設(shè)是新增的部分，這次新修訂的檔案法也明確了電子檔案和紙質(zhì)檔案具有同樣的法律效力。在新修訂的檔案法中，對電子檔案的多個方面做出了明確的規(guī)定，這一舉措旨在推動實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。

二、我國會計檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）會計檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施不健全。進(jìn)行會計檔案信息化管理需要一定的硬件與軟件設(shè)施。但是在一些相關(guān)單位，在會計檔案信息化管理方面的投入不足，硬件和軟件設(shè)施不完善。除此之外，投入的人力也不足。在各方因素的綜合影響下，會計檔案信息化管理還存在一定的缺陷和不足。

（二）會計檔案管理的管理制度不完善。在新檔案法的背景下，雖然各單位，各領(lǐng)域都在加速推進(jìn)檔案信息化管理的步伐，但是，有關(guān)會計檔案信息化管理的規(guī)章制度卻非常少，也并沒有制定明確的標(biāo)準(zhǔn)，管理混亂，相關(guān)工作并沒有可以依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。管理制度方面的不完善在一定程度上制約了會計檔案信息化管理的發(fā)展進(jìn)程。

（三）傳統(tǒng)思維模式的禁錮。第一，在人們的傳統(tǒng)思想觀念中，傳統(tǒng)的會計檔案管理方法是安全的，最放心的，所以，他們從心理上是不愿意接受新的信息化管理的新模式，他們還沒有意識到會計檔案信息化管理的重要性和能夠給他們?nèi)粘９ぷ鲙淼臉O大便利。第二，人們不愿意跳出自己的舒適圈，對于有些工作了十幾年甚至是幾十年的老員工來說，他們就想要維持現(xiàn)狀，保持現(xiàn)有的工作節(jié)奏，他們從思想上不再愿意尋求上進(jìn)與創(chuàng)新，不再愿意學(xué)習(xí)新的技術(shù)和知識。所以，人們思想上的不重視也一定程度上影響了會計檔案信息化管理的發(fā)展速度。

三、會計檔案信息化管理的新途徑

（一）對傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行革新。隨著信息技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，各單位，各領(lǐng)域可以利用信息技術(shù)的發(fā)展優(yōu)勢來變革傳統(tǒng)的檔案管理的方法。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，會計檔案需累積一月或數(shù)月后方可順號裝訂歸檔，在信息化管理新方式下，財務(wù)人員無須按照記賬憑證號順號歸檔，實現(xiàn)會計檔案隨辦隨歸，減少檔案長時間散落存放的風(fēng)險。

（二）完善會計檔案信息化管理的相關(guān)法律法規(guī)會計檔案管理需要明確各部門的職責(zé)，明確分工，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)完成各項工作。例如，要明確規(guī)定信息部門、檔案部門，財務(wù)部門的具體工作和相應(yīng)職責(zé)。與此同時，國家政策，國家相關(guān)部門也要出臺相關(guān)的政策來推動會計檔案信息化管理的變革，積極鼓勵各單位各部門跳出傳統(tǒng)思維模式的禁錮，勇于創(chuàng)新，不斷變革。在鼓勵的同時，國家也要制定明確的法律法規(guī)，規(guī)范各單位在推進(jìn)會計信息化管理進(jìn)程中的各方面舉措。

（三）對會計檔案進(jìn)行電子化、信息化管理可在會計檔案管理系統(tǒng)中建立電子檔案與實物檔案的關(guān)聯(lián)關(guān)系， 準(zhǔn)確記錄會計檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、存放狀態(tài)及相關(guān)責(zé)任人，為每一份會計檔案建立全生命周期電子化管理記錄，可隨時查閱該檔案的狀態(tài)，并查詢與檔案相關(guān)的信息。

四、會計檔案信息化管理的發(fā)展前景

（一）提高工作效率。會計檔案信息化管理取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化模式，節(jié)省了人力，節(jié)省了時間，提高了辦事效率，為人們的日常工作提供了便利。

（二）保護(hù)環(huán)境，低碳環(huán)保，降低了運營成本。會計檔案電子化管理降低了運營成本，減少了紙張的浪費，保護(hù)了環(huán)境。除此之外，會計檔案電子化管理也降低了運輸成本，人工成本，大大縮減了企業(yè)的預(yù)算。

（三）提高了會計檔案管理能力。傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新以及思想觀念的轉(zhuǎn)變，可以讓人們以創(chuàng)新思維，更加專業(yè)的視角來查找在會計檔案管理方面存在的不足，并且不斷地完善相關(guān)的制度管理體系，更好的開發(fā)和利用會計檔案管理信息，更好的發(fā)揮會計檔案的作用。

五、結(jié)語

信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得會計檔案管理的環(huán)境也發(fā)生了變化，會計檔案信息化管理正在大踏步趕上時代的發(fā)展要求，也正在不斷地尋求創(chuàng)新。當(dāng)然，會計檔案管理在從傳統(tǒng)的模式向數(shù)字化信息管理轉(zhuǎn)變的過程中也面臨著一些挑戰(zhàn)，但是，會計檔案的數(shù)字化管理是大勢所趨，各部門要在檔案法頒布的背景下準(zhǔn)確理解檔案法并結(jié)合自身特點，推動會計檔案管理的快速發(fā)展。