對(duì)中小企業(yè)采購內(nèi)部控制的探討

劉艷華

（株洲手之聲信息科技有限公司，湖南 株洲 412007）

在中小企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是采購，再加上采購業(yè)務(wù)涉及的范圍比較廣，工作量大，控制起來有一定的難度。如果不能合理地控制采購的成本，將會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成一定的威脅。基于此，有必要重視對(duì)采購成本的控制，要將內(nèi)部控制體系融入采購成本控制，并不斷完善控制的措施，確保中小企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)能夠正常進(jìn)行。

一、中小企業(yè)實(shí)施采購控制的重要作用

首先，能夠節(jié)省成本開支，提高中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。在中小企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，采購是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，并且占企業(yè)支出的比重往往很大，可以說，采購成本的高低直接關(guān)系到企業(yè)的利潤和生存，因此，企業(yè)有必要采取相應(yīng)內(nèi)控措施防范其舞弊和風(fēng)險(xiǎn)，采購人員在按照單位制度的基礎(chǔ)上來進(jìn)行采購議價(jià)，以此來降低成本。同時(shí)，由于受到市場環(huán)境的影響，在激烈的市場競爭中，中小企業(yè)如果沒有控制好采購成本，就會(huì)對(duì)企業(yè)自身發(fā)展帶來負(fù)面影響。基于此，有必要實(shí)施采購控制工作，規(guī)范采購的流程，將采購控制的作用發(fā)揮出來。相關(guān)部門需要對(duì)采購的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的復(fù)核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中不規(guī)范的地方，確保能夠?qū)⒉少彸杀究刂圃诤侠淼姆秶鷥?nèi)。

其次，能夠避免腐敗問題的發(fā)生。在采購的過程中都是通過貨幣支付的，如果沒有嚴(yán)格的內(nèi)控制度來進(jìn)行防范，在大量的資金往來中很容易發(fā)生腐敗的問題，致使采購不公開、不透明[1]。對(duì)采購進(jìn)行控制能夠促使采購信息變得更加的透明化和公開化，能夠在一定程度上避免腐敗的發(fā)生。最關(guān)鍵的是，對(duì)此進(jìn)行控制，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)日常采購管理中存在的問題，在此基礎(chǔ)上找到解決的辦法，確保中小企業(yè)的管理更加的規(guī)范化，促進(jìn)企業(yè)獲得更進(jìn)一步的發(fā)展。

二、優(yōu)化中小企業(yè)采購控制的措施

（一）加強(qiáng)控制意識(shí)，提高采購人員的素質(zhì)

首先，加強(qiáng)控制意識(shí)。要確保采購的內(nèi)控制措施能夠順利實(shí)施，就需要有采購的內(nèi)部控制意識(shí)。從現(xiàn)狀來看，企業(yè)的采購人員往往具有豐富的采購知識(shí)和采購經(jīng)驗(yàn)，但卻缺乏內(nèi)部控制的意識(shí)，并且中小企業(yè)也沒有將內(nèi)部控制培訓(xùn)作為重點(diǎn)內(nèi)容，在一定程度上忽視了內(nèi)控意識(shí)的培養(yǎng)。此外，在實(shí)踐操作中沒有將內(nèi)控制度落到實(shí)處，通常都是走過場，過于形式化，這樣不僅會(huì)在一定程度上阻礙采購內(nèi)部控制的有效實(shí)施，更為關(guān)鍵的是還會(huì)加大采購成本，給企業(yè)的發(fā)展帶來風(fēng)險(xiǎn)[2]。還有些采購人員由于經(jīng)驗(yàn)不足，在采購時(shí)詢價(jià)技巧有問題，會(huì)加大采購的成本，致使采購環(huán)節(jié)一直處于被動(dòng)的狀態(tài)，對(duì)中小企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了不良的影響。由此可見，加強(qiáng)采購控制意識(shí)迫在眉睫，應(yīng)該引起中小企業(yè)管理層重視。中小企業(yè)的管理人員應(yīng)該重視與采購部門加強(qiáng)溝通，以此來確保內(nèi)部控制措施能夠在采購中落實(shí)好。在對(duì)采購人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，應(yīng)該將有關(guān)內(nèi)部控制的相關(guān)知識(shí)融入進(jìn)去，要不斷地培養(yǎng)采購人員的內(nèi)控意識(shí)，確保在采購流程中嚴(yán)格地遵循內(nèi)部控制理念[3]。如果在條件允許的情況下，可以逐步擴(kuò)大培訓(xùn)的內(nèi)容和人員范圍，致力于不斷地提升整個(gè)企業(yè)的采購管理水平，構(gòu)建完善的內(nèi)控體系，幫助中小企業(yè)更好地去完成內(nèi)部的深化改革。

其次，提升采購人員的綜合素質(zhì)。采購人員水平的高低直接關(guān)系到采購貨物的質(zhì)量，因此，應(yīng)該不斷地強(qiáng)化采購人員的素質(zhì)。企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)采購人員的培訓(xùn)，不僅需要重視相關(guān)技能的培訓(xùn)，而且還需要重視對(duì)談判技巧的培訓(xùn)。同時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)與其他部門的交流與合作，緊密的將技術(shù)部門、生產(chǎn)部門與采購部門聯(lián)系在一起。如果需要采購專業(yè)性很強(qiáng)的物品，就需要讓其他專業(yè)人士加入進(jìn)來，共同去完成采購任務(wù)。

（二）對(duì)采購制度進(jìn)行規(guī)范

為了對(duì)采購的流程進(jìn)行規(guī)范，就有必要建立完善的采購制度，依據(jù)企業(yè)的發(fā)展實(shí)際情況來構(gòu)建相應(yīng)的組織架構(gòu)，在對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行明確的同時(shí)，用規(guī)范的流程來完善內(nèi)部控制制度，以此來降低采購的風(fēng)險(xiǎn)。首先，應(yīng)該實(shí)施采購崗位輪換制。在采購的過程中采購人員需要定期輪換，并且還需要建立獨(dú)立的稽核制度。同時(shí)，要完善績效考核制度，以此來更好地監(jiān)督和管理采購人員，為了提升采購人員的積極性，需要明確獎(jiǎng)懲制度。其次，需要設(shè)立驗(yàn)收機(jī)構(gòu)。為了對(duì)采購物資的質(zhì)量進(jìn)行控制，有必要設(shè)立專業(yè)的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員，確保各項(xiàng)物資都能符合要求。不僅需要出具采購的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，在必要的情況下需要通過專業(yè)的檢測人員來對(duì)購買的物資進(jìn)行檢測。對(duì)于付款制度也需要完善，依據(jù)企業(yè)自身情況來建立相應(yīng)的付款流程，在付款的過程中要嚴(yán)格按照付款流程執(zhí)行[4]。需要特別注意的是，企業(yè)可以直接與供貨商進(jìn)行交易，這樣就能避免中間商，在一定程度上能夠節(jié)省流通成本，降低采購的風(fēng)險(xiǎn)。最好是能夠與供應(yīng)商建立良好的戰(zhàn)略關(guān)系，這樣不僅能夠確保供貨渠道暢通，而且能夠?qū)⒉少彸杀究刂圃诤侠矸秶鷥?nèi)，有利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（三）加大對(duì)采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督力度

為了加大對(duì)采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督力度，需要建立獨(dú)立的采購部門，對(duì)該部門的職責(zé)進(jìn)行明確，要將責(zé)任到人，確保每位員工都對(duì)自身的職責(zé)掌握清楚，以此來更好地完成采購業(yè)務(wù)流程的控制工作。要對(duì)工作人員的職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行明確，并且崗位分工要明確。這樣就能夠在發(fā)生問題時(shí)及時(shí)的追責(zé)，避免出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的情況。在分工的時(shí)候要依照不相容崗位職責(zé)相互分離的原則進(jìn)行，這是從職權(quán)分配的角度來考慮的，這樣就能夠?qū)?quán)利進(jìn)行合理的分配，將每個(gè)崗位的權(quán)利效用發(fā)揮出來，更好地去完成采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督工作。切記，采購內(nèi)控制度并不是一成不變的，需要依據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行調(diào)整。如果只按照現(xiàn)有的制度去執(zhí)行，在監(jiān)督的過程中不懂得變通，沒有依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行改進(jìn)，如果長期這樣下去，內(nèi)控制度就失去原有的作用，管理的效果就會(huì)不明顯。因此，在實(shí)踐中不斷地去完善內(nèi)控制度，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，在此基礎(chǔ)上來進(jìn)行修訂。

（四）執(zhí)行好采購預(yù)算

在采購成本控制中最關(guān)鍵的一個(gè)點(diǎn)就是價(jià)格，只有將價(jià)格控制在合適的范圍內(nèi)，才能提升控制的效果。部分中小企業(yè)在采購的過程中由于控制不嚴(yán)格，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)量以及價(jià)格超出預(yù)計(jì)的情況，并且不能與供應(yīng)商建立長期的合作關(guān)系。針對(duì)這種情況，就需要重視采購預(yù)算工作，加強(qiáng)對(duì)采購預(yù)算的管理，避免出現(xiàn)徇私舞弊的情況。在預(yù)算管理上不能只停留在表面，要將預(yù)算編制以及執(zhí)行落到實(shí)處。在正式采購前需要制定出有效的采購計(jì)劃，在制定計(jì)劃時(shí)企業(yè)的所有部門都應(yīng)該參與進(jìn)來，編制科學(xué)、合理的預(yù)算執(zhí)行方案，在采購的過程中一定要依照預(yù)算方案執(zhí)行。還需要注意的是，對(duì)供應(yīng)商的管理也應(yīng)該嚴(yán)格，每年應(yīng)該進(jìn)行一次評(píng)級(jí)，淘汰不合格的供應(yīng)商，要選擇綜合評(píng)價(jià)比較高的供應(yīng)商。

（五）運(yùn)用好現(xiàn)代采購的方式

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展與進(jìn)步，各種高科技技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，并被廣泛地應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中，并取得了不錯(cuò)的成效。中小企業(yè)在開展采購控制工作時(shí)，應(yīng)該結(jié)合時(shí)代發(fā)展的特征，引入先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。目前，網(wǎng)上采購的方式被很多中小企業(yè)利用，這種方式在一定程度上拓展了采購的途徑和渠道，能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)采購的不足之處。中小企業(yè)應(yīng)該去適應(yīng)這種改變，依據(jù)自身的情況，對(duì)網(wǎng)上采購模式進(jìn)行優(yōu)化，以期能夠在提高采購效率的同時(shí)，能夠提升采購的質(zhì)量。在具體采購時(shí)要善于借助聯(lián)合采購的平臺(tái)，并且要利用好第三方采購的模式，希望能夠?qū)⒉少彽某杀窘档汀，F(xiàn)代化采購方式最明顯的優(yōu)勢就是程序公開化、透明化，由庫存而采購轉(zhuǎn)變?yōu)橛唵味少?，集小單為大單，批量采購，增?qiáng)采購談判實(shí)力[5]。

三、結(jié)束語

綜上所述，做好采購控制工作對(duì)于中小企業(yè)的發(fā)展來說意義重大，應(yīng)該在實(shí)踐中不斷優(yōu)化控制的措施，首先要強(qiáng)化采購控制的意識(shí)，提升采購人員的綜合素養(yǎng)；其次對(duì)采購的內(nèi)控制度進(jìn)行合理的規(guī)范，并且要加強(qiáng)對(duì)采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督；最后，在執(zhí)行好采購預(yù)算管理工作的同時(shí)，應(yīng)該改進(jìn)采購的方式，不斷地引入先進(jìn)的采購方式，以此方能發(fā)揮出采購控制工作的真正作用，更好地服務(wù)于中小企業(yè)的發(fā)展。