現(xiàn)代信息化技術(shù)手段在辦公室檔案管理中的有效應(yīng)用

肖春霞 劉英姿

（湖南省懷化學(xué)院，湖南 懷化 418000）

現(xiàn)在信息技術(shù)大大促進(jìn)了辦公室檔案管理工作的高效工作，它也是社會(huì)發(fā)展必須的新去向。本文就對(duì)于現(xiàn)代新化技術(shù)手段的優(yōu)點(diǎn)，對(duì)辦公室檔案管理的高效能意義，以及辦公室檔案所存在的問(wèn)題，提出相關(guān)解決措施。

一、辦公室檔案管理工作使用現(xiàn)代化信息技術(shù)的意義

社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，對(duì)于現(xiàn)代辦公方式也提出更高要求，因此辦公室檔案管理工作方式必須推陳出新，迎合時(shí)代發(fā)展，將傳統(tǒng)辦公理念轉(zhuǎn)化到現(xiàn)代信息技術(shù)為主的數(shù)字信息技術(shù)管理方式中去，用高科技手段建立新檔案管理工作之中。運(yùn)用信息技術(shù)管理檔案工作，它大大節(jié)約企業(yè)等事業(yè)單位檔案辦公室的辦公時(shí)間，其高效能、低成本的運(yùn)作方式管理辦公室檔案，進(jìn)而減少犯錯(cuò)成本、錯(cuò)誤成本，促進(jìn)工作高效順利進(jìn)行。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)管理公室檔案的特點(diǎn)

辦公室檔案信息化被分為幾個(gè)特點(diǎn)，但最基本的關(guān)于大多是對(duì)于一定的法律政策，因而必須穩(wěn)固其發(fā)展。辦公室檔案信息管理化的特點(diǎn)，大多是由實(shí)物整體運(yùn)行轉(zhuǎn)向技術(shù)管理。如果按照傳統(tǒng)管理方式，那么必定是需要高成本的人力物力投資，當(dāng)使用現(xiàn)代信息技術(shù)方式去管理電信息檔案，不僅促進(jìn)辦公室檔案信息的嚴(yán)密性，并且促成其網(wǎng)絡(luò)的連接性，為國(guó)家乃至企業(yè)省去成本，提高國(guó)家企業(yè)的工作效率以及工作質(zhì)量，將節(jié)約成本的投其更加需要的方面。最終推動(dòng)國(guó)家的可持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展。

三、現(xiàn)代辦公室檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

（一）辦公室檔案管理存在相對(duì)的安全隱患

當(dāng)今的時(shí)代是信息技術(shù)發(fā)達(dá)、互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通世界的時(shí)代。現(xiàn)在電腦技術(shù)加強(qiáng)，有各種黑客出現(xiàn)在網(wǎng)站盜取檔案機(jī)密。因此，辦公室檔案是公司重要的儲(chǔ)存文件的單的位，特別是其中包括企業(yè)機(jī)密文件，如果經(jīng)歷由這些黑客或者是互聯(lián)網(wǎng)高超技術(shù)的人盜取，那么就會(huì)帶來(lái)巨大損失。再加上大多辦公室檔案的管理者并沒(méi)有強(qiáng)烈的保護(hù)意識(shí)，而且檔案工作是非常復(fù)雜的，人們也會(huì)有不留心馬虎的時(shí)候，因此比較容易造成檔案信息泄露。

（二）辦公室檔案管理機(jī)構(gòu)并不完善

檔案管理工作任務(wù)量巨大，非常繁雜，需要大量的時(shí)間投入之中。并且加上現(xiàn)在人流物力信息更新速度很快，需要大量去整理規(guī)劃投入時(shí)間，這項(xiàng)工作需要配備相應(yīng)的辦公設(shè)施，但是目前很多辦公室并沒(méi)有相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施去管理投入支持工作。因此，辦公條件及其不符合現(xiàn)在辦公室檔案信息管理工作發(fā)展，最容易造成檔案信息工作泄露、遺失等現(xiàn)象，進(jìn)而嚴(yán)重影響企業(yè)等事業(yè)單位高效運(yùn)行。

四、現(xiàn)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新方法

（一）增強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，提升防范意識(shí)

首先，辦公室檔案工作人員要嚴(yán)格遵守職業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格要求自我，樹(shù)立正確的保護(hù)檔案意識(shí)觀念，重視檔案工作管理，明白檔案工作重要性；其次，檔案管理工作者要制定相關(guān)工作規(guī)則、安全措施來(lái)確定檔案的安全性，不能再照搬過(guò)去傳統(tǒng)方法去保護(hù)檔案，丟棄傳統(tǒng)保護(hù)檔案措施方法，使用現(xiàn)代信息技術(shù)接入保護(hù)檔案工作之中；最后，應(yīng)該做好相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，抱著防患于未然的意識(shí)，大大利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，來(lái)提升對(duì)辦公室檔案信息管理的嚴(yán)密性，進(jìn)而阻止檔案造成信息外泄，給企業(yè)等辦公單位制造麻煩。

（二）構(gòu)建辦公室檔案管理體系

如何加強(qiáng)，辦公室檔案信息的安全是一個(gè)企業(yè)和國(guó)家的重中之重。因此，辦公室檔案工作必要借助現(xiàn)代化的發(fā)展構(gòu)建相關(guān)管理體系、規(guī)章制度促進(jìn)檔案管理工作高效進(jìn)行。在構(gòu)建管理體系之中，制定相關(guān)法管理制度，規(guī)章制度是守為重要的。實(shí)踐是追求真理的一項(xiàng)重要方式。在制定管理體系體制時(shí)，防止其表面形式忽略了管理的本質(zhì)，要將它放入工作體系之中，去探索發(fā)現(xiàn)其是否符合單位企業(yè)發(fā)展，進(jìn)而開(kāi)展有效解決措施。要將管理檔案工作放入這些體系之中，首先去實(shí)踐，在實(shí)踐的基礎(chǔ)上創(chuàng)新發(fā)展，管理者應(yīng)該更加有強(qiáng)力去約束下層管理工作者的工作行為，進(jìn)而保證管理工作高效運(yùn)行。

（三）加大對(duì)檔案辦公室的經(jīng)濟(jì)投入，完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施

由上文可知，為何現(xiàn)代的辦公室信息檔案管理工作大部分被泄露，部分原因是檔案管理工作的工作設(shè)施相對(duì)較弱，大部分工作辦公室其基礎(chǔ)設(shè)施、物質(zhì)設(shè)施工作是并不完善的，進(jìn)而大大地削弱了辦公室的工作效率以及工作質(zhì)量。管理工作單位和企業(yè)投入相應(yīng)資本到檔案辦公室之中，加強(qiáng)辦公室人力、物力、物力的基礎(chǔ)設(shè)施，提高辦公室工作效率以及工作質(zhì)量。因此，管理者和公司企業(yè)單位應(yīng)該大量引進(jìn)培養(yǎng)專門(mén)的檔案管理者，改善管理系統(tǒng)，改善舊管理設(shè)備，使用新信息化技術(shù)高效化的優(yōu)秀設(shè)備，提高工作的質(zhì)量。

五、結(jié)束語(yǔ)

在飛速發(fā)展的21新世紀(jì)，對(duì)辦公室信息檔案工作管理要求越來(lái)越高。因此，信息化手段變成了辦公室檔案不可缺的依托。辦公室檔案的工作者要增強(qiáng)自我職業(yè)素養(yǎng)和防范意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)高潮信息技術(shù)的技術(shù)應(yīng)用，構(gòu)建完善的辦公室檔案體系，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)辦公室經(jīng)濟(jì)的經(jīng)濟(jì)投入，完善辦公室檔案的基礎(chǔ)設(shè)施，提高辦公室管理者的工作質(zhì)量以及工作效率，進(jìn)而促進(jìn)辦公室檔案飛速前進(jìn)。