事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

王瑛琳

（白山市社保局，吉林 白山 134300）

隨著事業(yè)單位的改革，事業(yè)單位傳統(tǒng)的人事檔案管理工作也面臨著很大的挑戰(zhàn)，信息時(shí)代，人事檔案工作的首要問(wèn)題就是提高人事檔案管理的真實(shí)性和有效性，并且從傳統(tǒng)的人事檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾恚揽啃畔⒓夹g(shù)的應(yīng)用，解決傳統(tǒng)人事檔案管理的工作弊端，文章需要對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)深入研究，為事業(yè)單位的人事檔案管理工作改革提供幫助。

一、事業(yè)單位人事檔案管理改革的必要性

人事檔案管理作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，它能夠?yàn)槭聵I(yè)單位在人事錄用和人才選拔上提供重要的信息數(shù)據(jù)，并且能夠?yàn)槭聵I(yè)單位開(kāi)展其他服務(wù)提供保證，還能夠有利于事業(yè)單位培養(yǎng)高素質(zhì)的為社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)做貢獻(xiàn)的人才奠定基礎(chǔ)。其一，事業(yè)單位的所有工作中，人才是最主要的，它不僅影響事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量，也影響事業(yè)單位的工作效率，做好人事檔案管理工作，為事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源管理以及人員分工的合理性打基礎(chǔ)，能夠?qū)崿F(xiàn)人員的價(jià)值的最大限度發(fā)揮，并且有利于資源的優(yōu)化配置。其二，加強(qiáng)事業(yè)單位的人事檔案管理工作可以改進(jìn)檔案管理的利用方式，提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量，能夠促進(jìn)檔案管理人員提高服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，有利于事業(yè)單位規(guī)范人事檔案的管理，提高內(nèi)部管理水平和內(nèi)控工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨的機(jī)遇

（一）信息時(shí)代的發(fā)展，為人事檔案管理工作的改革提供技術(shù)支持

隨著信息技術(shù)在人們生活中的普及，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也融合了信息技術(shù)的應(yīng)用，改變了以往的檔案資料管理的模式，可以利用信息平臺(tái)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行自動(dòng)化的處理，并且現(xiàn)階段事業(yè)單位都具備了信息化人事檔案管理的基礎(chǔ)條件，利用信息技術(shù)能夠減輕人事檔案管理人員的工作量，也便于人事檔案在記錄，保存和查閱階段更加的便捷。還能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案和事業(yè)單位其他數(shù)據(jù)之間的資源共享。

（二）擴(kuò)大了人事檔案的儲(chǔ)存空間，符合國(guó)家綠色發(fā)展的腳步

在國(guó)家資源不斷減少，環(huán)境污染擴(kuò)大的基礎(chǔ)上，國(guó)家提出了綠色發(fā)展，在各行各業(yè)中重視環(huán)保問(wèn)題，事業(yè)單位的人事檔案管理的信息化建設(shè)就是在相應(yīng)國(guó)家的號(hào)召，改變?cè)瓉?lái)的紙質(zhì)方案管理的方式，利用信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，還能夠提高工作效率，方便，快捷，減少紙張的浪費(fèi)。同時(shí)信息系統(tǒng)內(nèi)人存儲(chǔ)空間相對(duì)于紙質(zhì)版的檔案來(lái)說(shuō)，存儲(chǔ)空間非常大，而且保存的時(shí)間延長(zhǎng)，這對(duì)于人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，能夠給人事檔案管理工作人員提供更多的工作時(shí)間，減少工作中失誤的現(xiàn)象發(fā)生。

（三）促使事業(yè)單位人事檔案管理人員的工作能力提升

隨著信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，給很多年輕人，很多工作中的人才提供了更多發(fā)展的機(jī)遇，同時(shí)還能帶動(dòng)原有的職工主動(dòng)提升工作技能，以謀求發(fā)展。加上日常工作中大量的檔案管理工作，對(duì)于工作實(shí)踐也是提供了機(jī)會(huì)，能夠有利于人事檔案管理工作質(zhì)量的提高。同時(shí)在國(guó)家教育水平不斷提升的背景下，事業(yè)單位也重視人員的技能培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，采取措施提高人事檔案管理人員的工作素質(zhì)，以便應(yīng)對(duì)接下來(lái)的工作挑戰(zhàn)，提高工作效率。

三、事業(yè)單位人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

俗話說(shuō)機(jī)遇和挑戰(zhàn)是并存的，對(duì)于新時(shí)代背景下的事業(yè)單位人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，不僅要積極迎接面臨的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也需要重視人事檔案管理的工作挑戰(zhàn)，只有這樣才能促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理不斷地發(fā)展，不斷地進(jìn)步，緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步。

第一，現(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)設(shè)備在我國(guó)各事業(yè)單位人事管理的部門(mén)已經(jīng)普及，人事檔案的管理模式都是人工輔助計(jì)算機(jī)的管理模式。在信息化人事檔案的基礎(chǔ)上，其大多數(shù)都開(kāi)始了檔案信息開(kāi)放，使檔案的使用者不再限制于檔案的管理人員，所有的員工都可以在其需要的時(shí)候進(jìn)行檔案查詢，例如員工的職稱評(píng)定、職位的調(diào)整以及相關(guān)福利的分配等都需要進(jìn)行檔案查詢。檔案信息的開(kāi)放，可以使單位員工更加便捷地獲取到想要的信息。但是，信息檔案的利用始終不夠充分，人數(shù)上還是相對(duì)較少。

第二，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作即將被取代。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作不管是工作理念還是工作制度都已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，人事檔案管理中的很多數(shù)據(jù)信息，包括個(gè)人信息，工作經(jīng)歷等更新不及時(shí)，加上傳統(tǒng)的人事檔案管理工作的保密性不強(qiáng)，所以在新時(shí)期，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作面臨很大的挑戰(zhàn)，被取代是必然的。

第三，傳統(tǒng)的人事檔案管理技術(shù)落后，檔案管理中必然會(huì)出現(xiàn)丟項(xiàng)等問(wèn)題。人事檔案管理重要的因素應(yīng)該是安全性和保密性，這也是信息技術(shù)時(shí)代人事檔案管理工作中遇到的主要挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段人事檔案管理中缺少完善的管理制度和法律法規(guī)，因此很容易出現(xiàn)泄密等問(wèn)題，這就需要事業(yè)單位加以關(guān)注此問(wèn)題。

第四，事業(yè)單位人事檔案管理工作人員工作經(jīng)驗(yàn)不足，專(zhuān)業(yè)技能有待提升。當(dāng)下的事業(yè)單位人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，專(zhuān)業(yè)能力以及法律意識(shí)和政治素養(yǎng)等都很難適應(yīng)新時(shí)代的事業(yè)單位人事檔案管理工作，這也是人事檔案管理中面臨的最大的挑戰(zhàn)，現(xiàn)代化的水平低，難以做完善的人事檔案管理。

第五，由于部分管理人員的年齡過(guò)大，對(duì)計(jì)算機(jī)的使用存在一些問(wèn)題，導(dǎo)致許多信息化設(shè)備并沒(méi)用實(shí)現(xiàn)其在人事檔案管理上的作用，使大多數(shù)設(shè)備形同虛設(shè)，只是單純地為滿足上級(jí)要求而建立。且有的人事單位將設(shè)備也建立在人工輔助的基礎(chǔ)上，不能完全實(shí)現(xiàn)信息化的人事檔案管理。檔案軟件不能做到及時(shí)的更新與完善，因此，內(nèi)部很多檔案都存在信息殘缺的問(wèn)題。

四、事業(yè)單位人事檔案管理的改革措施

（一）轉(zhuǎn)變思想意識(shí)，提高對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)

事業(yè)單位的部門(mén)多，人事檔案管理工作難度大，加上陳舊的工作思想的指引，大家不愿意改變現(xiàn)狀，但是大家是有意識(shí)現(xiàn)階段人事檔案管理工作只有不斷地改革才能適應(yīng)新時(shí)期的事業(yè)單位的發(fā)展。所以事業(yè)單位從上到下，管理者起到帶頭作用，提高對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，然后各部門(mén)積極配合人事檔案管理工作，做好廣泛宣傳，大家提供重要的工作信息，以便能夠積極地調(diào)整現(xiàn)在的工作方案，為事業(yè)單位人事檔案管理制度的完善奠定基礎(chǔ)。

（二）完善事業(yè)單位人事檔案管理制度

事業(yè)單位人事檔案管理工作需要有完善的管理制度為基礎(chǔ)，完善的管理制度也是為事業(yè)單位的人事檔案管理工作提供管理的依據(jù)，也便于提高人事檔案的管理水平。按照人事檔案的管理要求，不斷完善相關(guān)的工作流程，然后有針對(duì)性地進(jìn)行管理，做好人事檔案的分類(lèi)，并且重視監(jiān)管的部門(mén)的工作，保證監(jiān)管部門(mén)能夠真實(shí)地發(fā)揮作用，監(jiān)督整個(gè)人事檔案管理的全過(guò)程，遇到問(wèn)題及時(shí)的整改。明確好人事檔案的工作職責(zé)，做好人員分工，并且制定完善的績(jī)效考核管理機(jī)制，調(diào)動(dòng)員工的關(guān)系積極性。完善檔案管理的保管，歸檔，收集等工作程序，還要對(duì)檔案做好編輯工作，方便后續(xù)檔案的查閱，利用動(dòng)態(tài)化的管理模式，管理新時(shí)代事業(yè)單位的人事檔案工作。

（三）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理人才

人才是第一生產(chǎn)力，也是影響事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)代化的主體，所以對(duì)于事業(yè)單位的人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，需要專(zhuān)業(yè)的工作人員，才能保證人事檔案管理的規(guī)范化，科學(xué)化。事業(yè)單位對(duì)內(nèi)要加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理者的工作能力和專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及政治素養(yǎng)，培養(yǎng)其主人翁意識(shí)。給工作人員提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，不斷吸納先進(jìn)的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，然后結(jié)合自身管理工作的實(shí)際情況，完善現(xiàn)有的工作方法。事業(yè)單位對(duì)外吸納檔案管理的人才，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理工作人員，重視信息技術(shù)能力的選擇，以便他們?cè)谑聵I(yè)單位工作中能夠帶動(dòng)其他工作人員的工作積極性。為事業(yè)單位培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型的檔案管理人才提供助力，組建優(yōu)秀的人員隊(duì)伍，以使事業(yè)單位的檔案管理工作獲得快速進(jìn)步。

（四）提高事業(yè)單位人事檔案管理工作水平

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作也只是對(duì)紙質(zhì)版檔案的管理，工作重點(diǎn)在于紙質(zhì)版檔案管理的數(shù)據(jù)是否完整，但是在人事檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾硪院?，檔案管理工作性質(zhì)發(fā)生改變，在提高人事檔案管理水平的時(shí)候主要在于信息系統(tǒng)的編輯工作，按照事業(yè)單位人事檔案管理的要求和工作程序，對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行分類(lèi)管理，方便錄入數(shù)據(jù)以后的信息分類(lèi)管理和數(shù)據(jù)分析。然后事業(yè)單位也要發(fā)揮人事檔案管理的重要作用，充實(shí)人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)，為提高事業(yè)單位的人事檔案管理的水平提供保障。

（五）重視人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理

事業(yè)單位人事檔案管理工作不僅要重視信息化的改革，也應(yīng)該重視改革過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)管理，對(duì)人事檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)影響因素做深入的分析，然后事業(yè)單位依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的種類(lèi)做風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警的長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制。風(fēng)險(xiǎn)管理的工作目標(biāo)分為長(zhǎng)短期目標(biāo)，同時(shí)工作目標(biāo)的設(shè)定符合事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略要求，還要提高大家的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，最終確保事業(yè)單位的人事檔案管理改革順利進(jìn)行，既能夠順利地迎接挑戰(zhàn)，還能夠抓緊發(fā)展機(jī)遇。

五、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位的人事檔案管理工作由于工作內(nèi)容復(fù)雜，涉及的范圍廣泛，加上社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的綜合背景，要求事業(yè)單位的人事檔案管理向著規(guī)范化，信息化的方向發(fā)展，最燃在人事檔案管理的改革中事業(yè)單位是機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，但是需要事業(yè)單位結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際情況，立足于長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制，僅僅抓住發(fā)展機(jī)遇，迎接人事檔案管理的挑戰(zhàn)，最終能夠做好人事檔案管理的改革，發(fā)揮人事檔案管理的作用，給事業(yè)單位管理者的管理工作提供重要的數(shù)據(jù)，提高工作的效率的基礎(chǔ)上，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。