NC物資供應(yīng)管理系統(tǒng)在礦企日常運行中的應(yīng)用

高 斌

（北京天地華泰礦業(yè)管理股份有限公司，北京 100000）

礦企在日常運行過程中會消耗各種成本 ，其中占比最多的就是材料。需要在物資管理領(lǐng)域壓縮成本的企業(yè)，必須具備一定的管理經(jīng)驗和經(jīng)濟素質(zhì)，但是這兩方面都不是煤炭企業(yè)的優(yōu)勢所在。所以煤炭企業(yè)必須根據(jù)實際情況來確定自己的需求，對成本控制系統(tǒng)進行優(yōu)化和革新，確保企業(yè)在物資管理領(lǐng)域?qū)嵤┑某杀究刂拼胧┦强茖W合理的。煤炭企業(yè)想要大幅度強化物資管理能力，就必須要引入計算機應(yīng)用軟件。

1 軟件引入的背景與預(yù)期目標

1.1 礦企物資供應(yīng)管理概述

對企業(yè)生產(chǎn)所需的各種資料進行規(guī)劃、采購、控制等行為，就是通常所說的物資供應(yīng)管理。企業(yè)的生產(chǎn)活動能否順暢進行，是評判其物資管理工作是否充分的重要標準。煤炭企業(yè)的物資管理工作除了具有物資管理工作的普遍特性之外，還伴有一些行業(yè)內(nèi)的個性化問題。比如物資供應(yīng)的項目數(shù)量較多，且很多物資是以虛擬的方式存在的。煤炭企業(yè)的經(jīng)營成本有很大一部分是由各種物資損耗構(gòu)成的。從整體角度看，煤炭企業(yè)的物資管理方式在管理精度上存在欠缺，物資管理水平低于其他行業(yè)平均水平，管理工具也有很大的優(yōu)化空間，這些因素都限制了煤炭企業(yè)的成本壓縮工作。

1.2 新疆天地華泰公司引入物資供應(yīng)管理軟件的背景

新疆天地華泰公司東溝項目部采用全托管的經(jīng)營模式，其使用采掘技術(shù)的時間較短，礦井規(guī)模較小，其物資供應(yīng)管理能力弱于一般的大型礦井項目部，在經(jīng)驗方面也存在一定程度的欠缺。較為粗放的物資供應(yīng)管理模式，讓該公司在經(jīng)營過程中承擔了更多的物資成本。為了解決以上問題，新疆天地華泰公司決定引進計算機信息管理軟件，促使公司的物資供應(yīng)管理向現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變，提高公司的市場競爭力，為公司未來發(fā)展增添助力。為實現(xiàn)以上目標，新疆天地華泰公司必須完成在計算機應(yīng)用軟件的基礎(chǔ)上，重新構(gòu)建適合自己的現(xiàn)代物資管理系統(tǒng)。

1.3 新疆天地華泰公司引入物資供應(yīng)管理軟件預(yù)期目標

新疆天地華泰公司希望憑借引入物資供應(yīng)軟件的契機，對公司的物資管理體系進行完善和升級，提升管理方式的水平，完善公司物資管理體系中存在的缺陷，使其更加具備科學性和規(guī)范性，使原有的工作效率得到大大的提升，從而促使物資管理體系能夠良好的運轉(zhuǎn)，系統(tǒng)內(nèi)各模塊之間彼此契合，明確權(quán)利義務(wù)邊界，將整個管理流程置于公司的監(jiān)管之下，最后實現(xiàn)壓縮公司經(jīng)營成本的目的。

2 新疆天地華泰公司NC物資供應(yīng)管理系統(tǒng)的模塊構(gòu)成

2.1 客戶化模塊

NC系統(tǒng)的后臺管理中心被稱為客戶化模塊，查詢工具、參數(shù)設(shè)置、權(quán)限管理、基本檔案、二次開發(fā)、模板管理、系統(tǒng)維護、流程平臺和會計平臺共同組成該模塊的功能區(qū)?？蛻艋K的職能有以下幾項：一是將新增的數(shù)據(jù)和資料批量導(dǎo)入到系統(tǒng)內(nèi)部，二是確定系統(tǒng)內(nèi)不同操作界面的屬性，三是根據(jù)企業(yè)的實際情況和經(jīng)營需要，為系統(tǒng)賬號分配權(quán)限，四是管理企業(yè)物資檔案。存貨管理檔案和物料生產(chǎn)檔案兩個區(qū)域，共同組成了NC系統(tǒng)中的物資檔案管理中心，所有關(guān)于基本檔案的工作都有該模塊負責執(zhí)行。NC系統(tǒng)運行所需要的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)都來自于該模塊。該模塊職能較為廣泛，除了負責基礎(chǔ)資料的管理工作之外，它還承擔計劃價格與系統(tǒng)屬性、設(shè)置物資基本信息和在系統(tǒng)內(nèi)添加未發(fā)生物資等工作。企業(yè)內(nèi)負責物資管理監(jiān)管工作的部門，承擔該模塊的更新維護工作。負責物資采購工作的部門，不能同時承擔該項職能。

2.2 財務(wù)會計模塊

NC系統(tǒng)財務(wù)會計中心指的是系統(tǒng)內(nèi)部的財務(wù)會計模塊，該模塊由存貨核算模塊和應(yīng)付管理模塊共同組成。前者主要負責物資價格的修改、賬戶查詢匯總、月末發(fā)票入賬結(jié)算以及物資出庫和入庫的管理工作。后者主要的工作對象是財務(wù)賬目，所有與財務(wù)賬目相關(guān)的匯總、統(tǒng)計、分析、查詢等工作都由應(yīng)付管理模塊承擔，除此以外該模塊還需要承擔企業(yè)的財務(wù)結(jié)算工作。財務(wù)會計模塊的業(yè)務(wù)權(quán)限可以進行自主分配，分配的依據(jù)是部門內(nèi)的業(yè)務(wù)種類。

2.3 供應(yīng)鏈模塊

供應(yīng)鏈模塊由兩個部分構(gòu)成，一是庫存管理模塊，二是采購管理模塊。前者主要負責的對象是倉庫，倉庫內(nèi)物資的存取、出入庫信息的存儲記錄、庫內(nèi)物資存量的調(diào)整以及其他倉庫相關(guān)業(yè)務(wù)都由該模塊負責。后者主要負責物資采購過程中的相關(guān)工作，采購計劃的錄入、請購單的生成、定價和比價、物資發(fā)票價格結(jié)算、生成訂單以及打印貨單等工作都需要采購管理模塊進行規(guī)劃管理和實施。

2.4 流程中心模塊

NC系統(tǒng)的流程中心模塊主要為供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)提供導(dǎo)航輔助，是系統(tǒng)內(nèi)部的管理模塊之一。該模塊內(nèi)部存在了八個不同的流程指示圖，分別服務(wù)不同的業(yè)務(wù)模塊，庫存管理模塊和采購管理模塊的流程圖就存儲在流程中心模塊內(nèi)。

2.5 消息管理模塊

NC系統(tǒng)中的消息模塊主要負責各種信息的流通以及存儲工作，是物資管理系統(tǒng)內(nèi)的輔助管理模塊。審批流、通知、公告、預(yù)警、業(yè)務(wù)、對發(fā)等信息都由該模塊進行存儲，同時該模塊還需要對這部分信息進行傳達、接收、發(fā)送等操作。

3 新疆天地華泰公司NC系統(tǒng)物資采購流程解析

在新疆天地華泰公司NC物資管理系統(tǒng)中，該體系占據(jù)十分重要的地位，該流程由11個環(huán)節(jié)共同組成，以下是各環(huán)節(jié)的具體內(nèi)容，依據(jù)既定順序進行排列：系統(tǒng)錄入計劃——生成申請單——生成請購單——生成訂單——通知供貨商發(fā)貨——到貨質(zhì)檢驗收——辦理入庫——審批領(lǐng)料單——辦理出庫——月末采購物資審核——月末系統(tǒng)發(fā)票入賬結(jié)算。以上環(huán)節(jié)在企業(yè)內(nèi)部由不同的部門負責，企業(yè)可依據(jù)部門的具體情況設(shè)置工作人員的系統(tǒng)權(quán)限。

4 新疆天地華泰公司NC物資供應(yīng)管理系統(tǒng)的投放效果

新疆天地華泰公司在使用計算機軟件進行物資管理工作后，其物資管理工作的質(zhì)量得到了有效的提升，企業(yè)對物資的管控力度也得到了進一步的增強。公司可以利用軟件即時處理大量的物資管理數(shù)據(jù)，同時確保處理結(jié)果的準確性。計算機軟件讓企業(yè)管理流程更加清晰，讓每一項工作做到有計劃、有控制、有反饋。提高企業(yè)的資源利用，減少庫存并促使資金良好的運轉(zhuǎn)，降低企業(yè)由于庫存積壓和資金運轉(zhuǎn)不良給企業(yè)帶來的風險，讓新疆天地華泰公司的管理向科學化的方向發(fā)展。

在具體的業(yè)務(wù)流程中，所有在物資供應(yīng)環(huán)節(jié)發(fā)生的問題，系統(tǒng)都可以即時確定該問題的負責者或者責任部門，并在短時間內(nèi)對其予以排除。對于企業(yè)內(nèi)工作的個人，要強調(diào)其職能弱化其影響，杜絕權(quán)責不清的情況發(fā)生。所有賬目均使用電腦制作，所有票據(jù)都由機器開具，與賬目有關(guān)的各種數(shù)據(jù)由企業(yè)監(jiān)管部門管理，所有工作在實施前都需要通過監(jiān)管部門審批后方可執(zhí)行，這樣可以減少因管理缺失造成的各種問題。

5 新疆天地華泰公司NC物資供應(yīng)管理系統(tǒng)的創(chuàng)新意義

5.1 是對新疆天地華泰公司物資供應(yīng)管理流程的再造工程

新疆天地華泰公司引入應(yīng)用軟件后，對公司原有的物資供應(yīng)系統(tǒng)進行了優(yōu)化和革新，將計算機應(yīng)用和流程控制作為企業(yè)物資管理工作和計劃執(zhí)行的基礎(chǔ)，根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容確定工作人員的權(quán)責范圍，降低企業(yè)經(jīng)營過程中消耗的各項成本，讓公司的管理體系得到進一步的完善和提升。

5.2 創(chuàng)建網(wǎng)上物資數(shù)據(jù)庫

新疆天地華泰公司開創(chuàng)性的在構(gòu)建考慮網(wǎng)上物資數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫可以在數(shù)據(jù)發(fā)生變動的時候進行即時更新，所有物資的基本信息、系統(tǒng)屬性和計劃價格都以計算機編碼的形式儲存在數(shù)據(jù)庫內(nèi)。其是企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源，企業(yè)使用者能夠根據(jù)自身所需對數(shù)據(jù)庫的信息進行調(diào)用，并對調(diào)用的信息進行分析和總結(jié)。

5.3 創(chuàng)新公司物資管理工具

新疆天地華泰公司在引入NC系統(tǒng)之后，其物流管理工具得到本質(zhì)性的升級和革新。該系統(tǒng)需要計算機作為載體，才能發(fā)揮軟件的作用。NC管理系統(tǒng)將模塊和流程，設(shè)置為企業(yè)的操作基礎(chǔ)和控制基礎(chǔ)，促進計算機軟件和公司的物資管理工作完美融合。讓企業(yè)更新了原有的做賬模式，提高了財會工作的質(zhì)量和效率，增強了企業(yè)對整個物資管理流程的把控度。

5.4 是精細化管理與崗位價值管理在物資供應(yīng)領(lǐng)域的突破性實踐

管理精細化是新疆天地華泰公司引入NC系統(tǒng)之后，通過實踐得到的重要成果之一。物流系統(tǒng)革新之后，企業(yè)內(nèi)各部門和員工的職責和權(quán)限更加清晰，個人崗位職能被進一步強化，物資管理工作的精確度得到了大幅度提高。

6 物資供應(yīng)管理系統(tǒng)在使用中的問題及對策研究

6.1 組織開展專業(yè)技能培訓(xùn)

公司在引入新的管理系統(tǒng)之后，公司的員工以及公司制度本身都會出現(xiàn)一定程度的不適應(yīng)。因為新系統(tǒng)在管理工具和業(yè)務(wù)流程等方面和舊系統(tǒng)差異明顯，所以公司需要和軟件開發(fā)公司合作，對企業(yè)員工進行培訓(xùn)。培訓(xùn)中可以將公司內(nèi)的員工按照職責不同分成兩類，一類是業(yè)務(wù)人員，一類是管理人員。在培訓(xùn)過程中，前者需要熟練賬務(wù)個人業(yè)務(wù)的操作流程，確保能夠獨立承擔崗位職責，后者則需要充分了解整個系統(tǒng)的功能和各項流程，對階段性目標有較為清晰的認知。因為新系統(tǒng)需要依托計算機和網(wǎng)絡(luò)才能夠運行，所以公司內(nèi)部需要有專門人員對系統(tǒng)的硬件和軟件設(shè)施進行維護。

6.2 建立物資檔案標準體系

物資管理系統(tǒng)在運行過程中，必然會出現(xiàn)上報的計劃內(nèi)容和計劃格式不匹配的情況，這類問題常發(fā)生于物資需求部門。例如單價單位混亂、不使用規(guī)定編碼、名稱規(guī)格與系統(tǒng)標準不符、數(shù)據(jù)庫管理混亂、對同一物資進行多次編碼等問題都是系統(tǒng)使用過程中的常見問題。

為了杜絕以上情況的發(fā)生，企業(yè)應(yīng)該構(gòu)建其標準的物資編碼體系，該項工作應(yīng)由負責管理數(shù)據(jù)庫的部門承擔。責任部門需要對新增物資的信息屬性進行核查，然后根據(jù)既定的標準對其進行編碼。已經(jīng)有編碼的物資需要對照新的標準進行統(tǒng)一修改。各部門在上報計劃時需要從數(shù)據(jù)中將物資檔案導(dǎo)出，接受物資計劃的部門需要同時接受物資檔案，并將其作為制定物資計劃的數(shù)據(jù)支持。

6.3 建立系統(tǒng)管理制度,嚴格遵循系統(tǒng)流程

新系統(tǒng)在投入使用的時候，必然會對企業(yè)的工作人員產(chǎn)生一定的沖擊，因為企業(yè)員工已經(jīng)習慣了原有的工作模式，在學習適應(yīng)新模式的過程中必然會遇見一些困難，如果不及時解決會讓部分員工對新系統(tǒng)產(chǎn)生抵觸，影響其實施效果。煤炭企業(yè)在引入管理系統(tǒng)的過程中，一定要避免出現(xiàn)新系統(tǒng)被員工棄用的情況。