“互聯(lián)網+”環(huán)境下高校基建檔案管理研究

■ /

懷化學院文學與新聞傳播學院

高等教育是我國整個教育體系中的重要組成部分，改革開放以來，我國的高等教育在摸索中不斷前進，隨著我國的不斷發(fā)展和教育事業(yè)的投入不斷加大，各地高校紛紛成立，在辦學規(guī)模與招生規(guī)模上不斷擴大。眾多高校為提升辦學條件，對學校不斷進行擴建，學校的基礎設施建設不斷提升，高?；n案是對基建工作的完善記錄，高校在進行校園規(guī)劃、設施重建、日常維修中均需要以基建檔案作為根據。互聯(lián)網時代為高?；n案的管理提供了新思路。

一、高?；n案的特點

(一)具有較強的專業(yè)性

基建檔案在記錄過程中具有較強的專業(yè)性，基建活動中的資料與信息需要不斷的記錄并加以完善，這些內容經過充分的整理后即形成了基建檔案。對于其內容，根據不同的專業(yè)能夠分為不同的部分，比如建造之前對地質的勘探、巖土的分層記錄、地下水質量、地基工程的評估等，而建筑之中同樣需要對各個分項進行全面的記載，比如鋼筋、磚砌等工程，這些工程的記錄均具有較強的專業(yè)性。

(二)涉及的科目繁多

高校的基建工程涉及給排水、消防安全、環(huán)境保護、建筑建造等多方面的內容，涉及眾多的學科，而基建檔案是對基建工程中詳細記錄，因此這些學科自然會在基建檔案中體現(xiàn)，使得其涵蓋科目繁多，涉獵范圍較廣，復雜性較高。高校基礎設施的建設中需要多個單位的通力合作，需要由相關的設計、勘探、施工、建設、監(jiān)管部門的協(xié)調，這些部門均有各自的資料，多學科以及多單位注定使基建檔案的內容具有廣泛的覆蓋面。

(三)基建檔案數量巨大

高校在進行校園基礎設施建設的過程中往往規(guī)模較大，會投入龐大的資金，為方資一家單位對其壟斷，通常會將項目給多家單位承包，因此，基建單位的數量較多。在眾多單位中，包含了土木工程、水電建設、環(huán)境保護等多方面的專業(yè)，在建設完成并進行項目歸檔時會有多套檔案，這些使得基建檔案的數量巨大。

二、互聯(lián)網+”環(huán)境下高校基建檔案管理的提升路徑

(一)加強基建檔案數據平臺的建設

各地高校在互聯(lián)網時代下為緊跟時代潮流，在校園內開展數字化校園建設，逐步實現(xiàn)了高校教學、管理的信息化。在此背景下，建設完善的基建檔案數據平臺能夠使基建檔案的存儲效率得到明顯的提高。檔案管理人員在對基建檔案進行管理以及資料的采集時通常會消耗大量的時間，可以為其配置專業(yè)的軟件，利用互聯(lián)網技術使這些工作更加便捷與快速。同時基建檔案的信息化數據平臺在數據檢索、資料編排、信息轉換、識別速度等功能上不斷完善，充分實現(xiàn)基建檔案的信息化管理。

(二)構建基建檔案管理體系

良好的管理制度是基建檔案管理工作的必要保障，在日常管理中就需要對其進行統(tǒng)一的管理。國家對基建檔案管理需要制定相應的法律條文，同時高校還需要根據自身特點制定符合本校風格的規(guī)章制度，使基建檔案工作在一定的規(guī)章制度下開展。各地高校具有各自的特色，因此在規(guī)章制度的制定過程中需要對工作細則、各個崗位的具體職責、檔案的分類等進行詳細的劃分，完善相應的監(jiān)管機制，促進工作人員的相互監(jiān)督、相互促進。高校各部門通過互聯(lián)網形成一個整體，每個部門均需要有從事檔案管理工作的人員，使基建檔案的管理形成一個完善的管理體系。

(三)全方位的開發(fā)基建檔案信息資源

由于不同類型的群體對資料的需求不同，因此對于不同基建檔案需要有一個系統(tǒng)的整理，管理人員利用信息技術對各個檔案的借閱人群、借閱頻率等情況要進行詳細的整理與分析，從而有針對性的對各種資源進行相應的編排，并對每一套基建檔案的類型、運用范圍、館藏數量等為讀者進行明確的標注。同時對基建檔案內的大致內容能進行相應的概括，根據統(tǒng)計的基建檔案查閱頻率進行相應的編排，編排依據可以為工程名稱、施工日期、工程類型、工程占地面積等，實現(xiàn)基建檔案的有序匯編。

(四)落實每個基建檔案管理人員的責任

互聯(lián)網環(huán)境下，基建檔案的管理渠道得到了極大的豐富，管理人員是基建檔案管理的支撐，若要切實完善這一工作，需要使每一位管理人員明確自身職責。當基建檔案的管理人員出現(xiàn)人事流動時，需要將前后的管理情況進行詳細的交接，同時對軟件系統(tǒng)、硬件設施的詳情也需要有良好的過渡。對于紙質版的資料及時錄入，并對電子版資料進行相應的備份，防止資料的缺失。檔案管理人員一定要對自身的管理權限有一個明確的認知，要對基建檔案的管理樹立一定的強烈的責任感，每個管理人員均需要盡職盡責，當系統(tǒng)出現(xiàn)問題時不相互推卸責任，并能夠積極的去加以解決。