做好干部人事檔案專項審核工作的策略探究

文/趙琳珊（中國船舶重工集團公司第七〇七研究所）

干部人事檔案專項審核是指以干部為具體工作對象所開展的針對性人事管理工作，能夠對干部的人事信息進行整理和分類，有利于企業(yè)和單位人事工作的進行。但同時，有部分企業(yè)和單位的干部人事檔案管理工作仍然存在一定問題，因此需要針對其開展研究。

一、實行干部人事檔案專項審核的價值

對企業(yè)單位中的干部實施人事檔案專項審核有利于企業(yè)工作。首先，實施干部人事檔案專項審核可以提高人事檔案管理工作質量，對人事檔案中存在的問題及時發(fā)現(xiàn)和解決，避免干部人事檔案出現(xiàn)不真實現(xiàn)象損害干部個人利益。其次，實施干部人事檔案專項審核可以實現(xiàn)企業(yè)單位人事管理公平性。企業(yè)單位通過在人事檔案中獲取真實的信息，可以獲得更加科學有效的干部提拔任免依據(jù)，保證人才任用公平合理，避免人才任用中出現(xiàn)徇私舞弊的現(xiàn)象，進而影響企業(yè)和單位的發(fā)展[1]。最后，對干部人事檔案實施專項審核還可以幫助提高人事管理的法制性。在各個企業(yè)單位中，對干部人事檔案的故意造假行為必須嚴格處罰；而對人事檔案進行專項審核則可以幫助相關工作人員明確造假問題的嚴重性，從根本上降低人事檔案管理違法現(xiàn)象的發(fā)生概率，實現(xiàn)干部人事檔案管理法制化。實行干部人事檔案專項審核對于企業(yè)和單位管理具有正面價值，相關工作需要得到重視。

二、干部人事檔案專項審核工作的發(fā)展問題

（一）因歷史原因，人事檔案材料不齊全，存在不同程度的缺失

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作當中，檔案的主要形式為紙質檔案，這類檔案在存放不當、存放時間過長的情況下很容易出現(xiàn)紙張老化、字跡模糊的現(xiàn)象，最終會造成人事檔案信息丟失，不利于對其進行管理工作。同時，隨著企業(yè)與單位當中干部人員的變動，人事檔案也會隨之流動，如果在流動過程中沒有對人事檔案去向做好記載，一旦出現(xiàn)人事檔案丟失問題，也會很難將其找回，最終造成人事檔案材料不齊全的現(xiàn)象，影響企業(yè)和單位的人員調動工作。此外，還有部分企業(yè)與單位對干部人事檔案管理工作不夠重視，在收集干部信息時所收集的資料不夠完整，甚至存在缺失關鍵材料的現(xiàn)象，這同樣會造成人事檔案材料丟失現(xiàn)象。人事檔案材料不全、內容丟失對企業(yè)和單位的工作開展會造成負面影響。

（二）人事檔案管理制度不完備，導致人事檔案日常管理不到位

企業(yè)和單位的干部人事檔案管理工作需要完善的制度作為外部制度支持，但目前許多企業(yè)和單位的干部人事檔案管理沒有實現(xiàn)人事檔案管理制度的完善，檔案管理工作存在不到位的現(xiàn)象[2]。部分大型企業(yè)和單位中的干部人事檔案管理工作是一項比較龐雜的工作，其中內容比較煩瑣、管理任務較重，需要消耗較大的人力、物力、財力等資源。為了實現(xiàn)對工作實施的管理和對資源使用的控制，人事檔案管理制度的存在是具有一定必要性的，但由于干部人事檔案管理工作量過大，有部分企業(yè)和單位的人事檔案管理制度無法做到面面俱到，部分細節(jié)上的工作很可能得不到充分的管理，這就會造成企業(yè)和單位的人事檔案管理工作無法得到有效支撐，進而影響企業(yè)和單位的正常經營。

（三）人事檔案材料整理不規(guī)范

想要實現(xiàn)人事檔案的全面管理，就必須對其整理工作進行規(guī)范，以保證人事檔案信息準確無誤、能夠得到正確的使用。但現(xiàn)今仍然有部分企業(yè)和單位存在人事檔案材料整理不夠規(guī)范的現(xiàn)象，造成人事檔案管理工作不到位。有部分檔案管理人員在進行人事檔案整理時沒有按照要求進行檔案分類工作。還有部分人事檔案管理人員在進行人事檔案材料整理時沒有注意人事檔案信息保密工作的實施，在人事檔案整理過程中導致信息外泄，嚴重情況下可能會直接威脅企業(yè)和單位的安全，造成十分嚴重的信息安全事故。

（四）人事檔案管理人員對人事檔案審核認定流程、標準掌握不全面

干部人事檔案審核認定具有一定流程和標準要求，需要管理人員具有一定專業(yè)意識與專業(yè)能力，以保證人事檔案審核工作能夠以較高的水平得以完成。當前，有部分企業(yè)和單位的人事檔案管理人員對人事檔案審核認定流程與標準掌握得不夠全面，專項審核工作缺乏合理性與科學性。干部人事檔案專項審核工作需要經由黨委、人事部門、組織部門、人事檔案管理部門等多方參與合作完成，這就需要各個部門明確自身職責，做好不同環(huán)節(jié)的分工合作。當前有部分企業(yè)和單位沒有做好工作協(xié)調，人事檔案專項審核工作不具有邏輯性，很容易造成人事檔案審核工作混亂無序的現(xiàn)象，各個流程與標準得不到充分的執(zhí)行，進而影響企業(yè)和單位干部人事檔案審核工作的正常完成。

（五）現(xiàn)有人事檔案材料無法支撐“三齡兩歷”認定時，需進行調查取證，取證過程較為困難

“三齡兩歷”指的是干部的年齡、工齡、黨齡、學歷和工作經歷[3]。為了避免干部信息造假現(xiàn)象，往往需要對干部的“三齡兩歷”進行認定。但目前，有部分企業(yè)和單位現(xiàn)有的干部人事檔案材料往往無法支撐“三齡兩歷”認證的完成。有部分人事檔案當中存在有關干部“三齡兩歷”信息的具體記載，但缺乏具體的證明材料，管理人員想要完成認定還需要另外進行調查取證工作，否則將無法保證檔案記載內容的真實性。這種現(xiàn)象不利于提高干部人事檔案管理工作的準確性，會延誤干部個人信息的認定。

三、優(yōu)化干部人事檔案專項審核工作的有效策略

（一）注重人事檔案材料的日常收集與整理工作

想要實現(xiàn)對干部人事檔案的管理與專項審核，首先要保證人事檔案材料的完整性，因此人事檔案管理人員要做好人事檔案材料的日常收集與管理，時刻保證人事檔案內容充足有效。首先要強化人事檔案管理的責任意識，確保人事檔案管理人員能夠有意識地收集整理材料。要從人員意識強化方面提高對人事檔案收集與整理的重視程度，從根本上提高干部人事檔案收集整理的實際效果。其次，要對人事檔案的日常收集與整理工作進行規(guī)范。國家對于干部的人事檔案內容具有一定要求，如果不按照要求進行檔案材料收集整理，即使收集了大量檔案材料也有可能導致檔案內容無效，因此必須要按照標準進行檔案材料收集整理[4]。要以“三齡兩歷一身份”為中心標準收集干部人事檔案的信息材料，以保證人事檔案信息全面，避免影響干部的升遷與調動。再次，在進行人事檔案材料收集與整理時，要多與單位和企業(yè)當中各個部門建立交流，從各部門中直接獲取人事檔案資料，一方面保證人事檔案資料的準確性，另一方面保證人事檔案收集和整理的效率。上文提到，參與干部人事檔案管理工作的部門有黨委、人事部門、組織部門等，人事檔案管理部門需要與這些部門建立起即時聯(lián)系渠道，例如可以定期組織相關部門召開會議，實現(xiàn)干部人事檔案信息在不同部門之間的流通，保證各部門之間的聯(lián)系，最終實現(xiàn)材料的快速收集。最后，人事檔案管理人員可以充分使用信息技術提高人事檔案材料收集和整理的效率，將人事檔案的主要類型逐步轉換為數(shù)字化檔案，提高檔案收集整理效率。

（二）完備人事檔案審核管理制度

干部人事檔案專項審核必須得到充分的管理，否則人事檔案審核工作很容易出現(xiàn)誤差，不利于保證人事檔案的完整性與正確性。第一，人事檔案管理部門要確保能夠對歸檔前的材料審核工作做好管理。干部人事檔案當中有許多錯誤和問題在歸檔前是很容易被發(fā)現(xiàn)的，因此在這一階段必須要強化對人事檔案審核的管理，對于干部的年齡、學歷、人事關系等進行重點檢查，以保證人事檔案信息的正確性能夠得到確認，避免為后期工作帶來隱患。第二，要促成人事檔案信息審核制度的嚴格化。當前有部分企業(yè)和單位的人事檔案審核制度存在形式主義現(xiàn)象，人事檔案審核缺乏公平性和嚴肅性。人事檔案管理人員需要在這方面加強制度建設，提高人事檔案審核工作的嚴謹程度，遵循人人平等的原則。第三，要嚴格遵循保密性原則，為人事檔案專項審核工作提供一系列的保密手段。一方面，人事檔案管理人員要遵循保密原則，具有充分的保密意識；另一方面，要對泄密行為進行處罰手段的規(guī)定，切實落實人事檔案審核保密管理工作。第四，要建立起人事檔案材料追補制度。在人事檔案歸檔期間，也有可能在人事檔案中發(fā)現(xiàn)重要信息的真實性問題，通過建立人事檔案材料追補制度，可以實現(xiàn)在歸檔期間的人事檔案材料糾錯工作，保證歸檔前檔案材料修改工作有章可循。第五，要建立交叉審核與集體審核機制，實現(xiàn)多對一的干部人事檔案專項審核形式，確保干部人事檔案能夠得到多次審核，其真實性能夠得到最大程度的保證，人事檔案可以實現(xiàn)完整、有序，人事檔案審核工作能夠科學地開展。

（三）加強培訓學習，掌握人事檔案審核認定標準

除去要建立完善的人事檔案審核管理制度之外，還要加強對負責干部人事檔案專項審核工作人員的培訓，使其能夠更好地掌握人事檔案審核認定流程與標準，實現(xiàn)干部人事檔案審核認定的有序科學開展。第一，要進行原始人事檔案整理工作的培訓。在這一階段要保證工作人員具有足夠的信息收集和整理工作，為后續(xù)工作打好基礎。第二，工作人員要引導干部本人填寫《干部履歷表》等相關信息表格，并對干部人事檔案進行初審。在初審過程中，工作人員要如上文所提到的，以“三齡兩歷一身份”為中心對檔案內容進行審核，并對檔案當中缺少的材料進行編制，將其下發(fā)給缺失檔案材料的主體。第三，要對人事檔案進行復審。在這一過程中，需要確保工作人員具有足夠的信息對比能力，確保其能夠對兩次審核結果進行細致的比較；對于兩次審核結果不一致的人事檔案信息則要協(xié)商討論處理方法。第四，要對審核信息進行匯總[5]。在這一過程中，工作人員需要具有一定信息總結能力，將不同干部的人事檔案審核結果匯總成專用表格。第五，工作人員要對之前缺失的材料進行接收，在這一過程中要再次遵循“三齡兩歷一身份”的標準。第六，工作人員要堅持嚴謹?shù)臋z查標準，對審核信息的本人簽字確認結果進行全程監(jiān)督和管理。最后，工作人員要遵循“一加三”的原則對人事檔案進行綜合研判與歸檔。所謂“一加三”原則，是指“一個條例，三個制度”，包括《干部人事檔案工作條例》與業(yè)務流程制度、檔案借閱制度和檔案保密制度，此原則可以幫助工作人員做好檔案審核收尾工作。

（四）完善人事檔案材料的調查取證，圍繞人事檔案信息調查取證過程中的難點制定相應管理策略，避免后續(xù)出現(xiàn)同樣問題

人事檔案材料當中的信息必須具有一定全面性，否則會導致調查取證工作難以進行，人事檔案信息調查取證當中的難點無法得到充分解決。首先，要做好干部人事檔案專項審核工作的對象確定，對各個人事檔案的主體進行調查和明確。人事部門需要結合本企業(yè)和單位的具體情況，對各個部門的審核人員范圍和審核人員名單進行明確，避免出現(xiàn)漏審現(xiàn)象，造成人事檔案項目缺失，為后續(xù)人事檔案審核工作帶來不必要的麻煩。其次，要針對調查取證工作中存在的問題建立有實效性的制度。例如，在調查取證過程中往往會由于信息過于分散而影響調查取證的效率，針對這種現(xiàn)象就可以建立人事檔案取證材料自主提交制度，鼓勵各個部門與人事檔案主體主動提供調查取證所需要的文件，避免信息分散帶來的效率問題。最后，要一定程度上推動人事檔案管理審核信息化建設，為人事檔案材料的調查取證提供充分的技術支持。一方面，各個專業(yè)的信息設備可以減輕人事檔案審核的壓力，一定程度上可以實現(xiàn)干部人事檔案審核自動化，提高審核工作的技術水平；另一方面，使用信息技術可以更好地利用大數(shù)據(jù)等技術更快速地收集審核工作所需要的調查取證工作，同時取證范圍也更加全面，可以規(guī)避人事檔案取證工作中信息獲取不全面的問題。

四、總結

綜上所述，干部人事檔案專項審核工作是保證干部人事檔案內容真實性的重要措施，有利于企業(yè)單位進行干部培養(yǎng)和選拔工作。因此，干部人事檔案專項審核工作需要得到重點對待，以保證人事工作專業(yè)程度的提高，促進企業(yè)單位發(fā)展。