關(guān)于事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的探討

文/郝麗（河北省保定市交通運(yùn)輸局）

在新的時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)不再是簡單地將檔案進(jìn)行分類與保管，而是將檔案管理作為提升事業(yè)單位管理質(zhì)量的重要切入點(diǎn)。

檔案是重要的管理資源，對于事業(yè)單位的管理制度改革與完善、管理質(zhì)量的提升有著積極的促進(jìn)作用。但是，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理還存在著一定的不足，制約了檔案資源的利用率，在新的發(fā)展時(shí)期，新技術(shù)、新管理理念的應(yīng)用，大大地促進(jìn)了事業(yè)單位日常管理工作質(zhì)量與工作效率的提升。

在檔案管理上也是如此，通過與時(shí)俱進(jìn)應(yīng)用先進(jìn)的管理理念、管理技術(shù)來不斷拓寬檔案管理路徑，提升檔案管理的水平，為事業(yè)單位工作與服務(wù)的高質(zhì)量開展提供更有價(jià)值的參考，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的高效開展創(chuàng)造有利條件。

一、事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要性

在信息化時(shí)代下，檔案本身具有重要的信息價(jià)值，對其做好管理符合了時(shí)代發(fā)展的信息化趨勢。而在管理中，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對于檔案管理而言具有顯著的重要性，需要對其形成根本認(rèn)識(shí)。

（一）有利于檔案資源的高效應(yīng)用

眾所周知，當(dāng)前我國已經(jīng)進(jìn)入高質(zhì)量發(fā)展階段。對于事業(yè)單位的運(yùn)作模式與服務(wù)質(zhì)量也提出了更高的要求。檔案是一種重要的憑證，檔案管理就是對事業(yè)單位日常經(jīng)營、運(yùn)作、服務(wù)中所產(chǎn)生的各種憑證信息進(jìn)行集中管理，管理的目的在于不斷提升事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量與管理水平。因?yàn)椋瑱n案信息詳細(xì)的記錄事業(yè)單位在各種事務(wù)中的具體過程，包括管理信息、技術(shù)信息、人員信息、對外交流往來信息，以及重要的文件、精神，會(huì)議決議，單位干部職工的個(gè)人詳細(xì)信息，各個(gè)部門、各個(gè)細(xì)節(jié)的所有信息。所以說，事業(yè)單位的檔案管理工作十分復(fù)雜且煩瑣。技術(shù)的變更，人員的流動(dòng)，重大決策的執(zhí)行，日常管理工作的明細(xì)、總結(jié)等等，都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案管理需求。尤其在新的時(shí)代背景下，社會(huì)以及群眾對事業(yè)單位的關(guān)注度更高，這就意味著事業(yè)單位要不斷提升管理質(zhì)量與服務(wù)水平，更好地為人民服務(wù)。相應(yīng)的，也對檔案管理提出了新的要求。通過加強(qiáng)對檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，形成高效的檔案管理大格局，這樣就有利于充分發(fā)揮檔案的資源性作用與參考性作用。比如，在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理模式下，檔案資源的查找與應(yīng)用更加高效，通過檔案資源的高效應(yīng)用，事業(yè)單位的管理與服務(wù)工作者就能夠有效避免一些共性問題，有利于提升事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量。

（二）是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位管理現(xiàn)代化的現(xiàn)實(shí)需要

在新的發(fā)展形勢下，社會(huì)的整體大環(huán)境在持續(xù)發(fā)展變化之中，尤其是先進(jìn)的信息技術(shù)的應(yīng)用，大大加速了社會(huì)的發(fā)展與行業(yè)的變革。為了更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展形勢，事業(yè)單位也需要對內(nèi)部的管理進(jìn)行持續(xù)的改革與創(chuàng)新，尤其要應(yīng)用先進(jìn)的管理理念與管理模式來切實(shí)提升事業(yè)單位的管理水平，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。這其中，尤其要做好檔案管理的現(xiàn)代化推進(jìn)。現(xiàn)代化管理，包括管理理念現(xiàn)代化與管理技術(shù)現(xiàn)代化，但無論是理念還是技術(shù)，都需要建立在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提下。事業(yè)單位部門眾多，干部職工眾多，管理服務(wù)項(xiàng)目眾多，而每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生檔案管理需求，而且隨著事業(yè)單位在管理服務(wù)流程與模式上的現(xiàn)代化程度不斷加深。通過對檔案管理加強(qiáng)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，一方面可以針對檔案管理中的一些共性問題進(jìn)行集中解決，使管理模式與路徑形成統(tǒng)一。除此之外，通過推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，有利于將檔案管理的流程進(jìn)行優(yōu)化，形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的指引下，能夠有效促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，從而在源頭上確保檔案信息的完整性，真實(shí)性與有效性，為檔案管理工作的高效、有序進(jìn)行創(chuàng)造條件，為檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理體系有待改善

新時(shí)代，新技術(shù)，必然會(huì)改變原有的管理理念與管理方法，事業(yè)單位也是如此。在信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)高度覆蓋的新時(shí)代背景下，事業(yè)單位無論是在管理體系的完善上，還是管理模式的創(chuàng)新上，都有了極大的提升。這是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提升事業(yè)單位服務(wù)效率的必由之路。但是從事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來看，無論是檔案管理的模式還是效果都有較大的提升空間。究其背后的原因，還是由于檔案管理的制度沒有與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行完善與創(chuàng)新所致，正是由于缺乏規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的制度體系指引，導(dǎo)致在具體的檔案管理工作中無法充分發(fā)揮出檔案信息的資源優(yōu)勢，同時(shí)也制約了檔案管理質(zhì)量的提升。

（二）檔案管理模式需要?jiǎng)?chuàng)新

正如社會(huì)發(fā)展在不斷地變化一樣，事業(yè)單位檔案管理的重心、需求、模式也在不斷更新，以期實(shí)現(xiàn)更好的管理效果，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用，這樣有利于日后在調(diào)取、查閱檔案資源時(shí)能夠快速、精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案資源的應(yīng)用。切實(shí)滿足事業(yè)單位工作開展考核評估、決策參考的全面需求。當(dāng)前，在事業(yè)單位具體的檔案管理工作中，管理理念陳舊落后的問題較為明顯，時(shí)代在變，事業(yè)單位的運(yùn)營與管理工作模式也在變，檔案管理理念與策略應(yīng)該隨著時(shí)代的變化有所調(diào)整，然而在具體的檔案管理工作的實(shí)施上，由于受落后理念的影響，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量不佳，尤其檔案管理信息化建設(shè)存在嚴(yán)重的不足，對于檔案管理信息化路徑的應(yīng)用不夠深入，這就導(dǎo)致一些檔案資料的管理時(shí)效性不強(qiáng)，沒有建立有效的檔案管理系統(tǒng)，檔案資料的真實(shí)性、全面性都得不到有效的保障，從而導(dǎo)致無法充分地將檔案資源的效用發(fā)揮出來，而且也影響了事業(yè)單位檔案管理工作的高效開展。究其背后的原因，一方面是由于缺乏對檔案管理重要性的正確認(rèn)知，片面認(rèn)為檔案管理不過是資料保管，沒有從檔案資源利用的層面去布局。除此之外，與檔案管理隊(duì)伍的綜合能力不足也有著密切的關(guān)系，由于缺乏先進(jìn)的檔案管理理念與辦法，導(dǎo)致無法對檔案管理進(jìn)行改革與創(chuàng)新，從而無法提升管理質(zhì)量。

三、推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的有效策略

新的發(fā)展時(shí)期，在大量先進(jìn)的技術(shù)助力下，無論是行業(yè)還是國家的整體發(fā)展形勢都處于向好、向上的蓬勃態(tài)勢之中。由此也改變了各行各業(yè)的管理與運(yùn)作模式，事業(yè)單位作為重要的公益性、服務(wù)性機(jī)構(gòu)，其管理與運(yùn)作模式，會(huì)直接影響到服務(wù)的質(zhì)量與效率。對于事業(yè)單位檔案管理而言，就需要推進(jìn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，提升檔案管理的整體效率。

（一）推進(jìn)檔案管理制度的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

要切實(shí)發(fā)揮出檔案管理的有效性，將檔案信息的資源最大化發(fā)揮，推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是必由之路。很顯然，檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)，首先要以完善的管理制度和體系為指引。通過規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的制度引領(lǐng)作用，這樣才能在具體的檔案管理活動(dòng)中實(shí)施規(guī)范化的管理，以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化的管理效果，提升檔案管理的高效性。所以，首先要推進(jìn)管理制度體系的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，以科學(xué)化、全面化、信息化、精細(xì)化的理念為檔案管理的出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合事業(yè)單位當(dāng)前在檔案管理工作中所暴露出來的問題，以及事業(yè)單位檔案資源的利用目標(biāo)，在檔案管理制度上進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的制定。包括對檔案信息收集的規(guī)范化，檔案資源分類的標(biāo)準(zhǔn)化，檔案資源調(diào)取應(yīng)用的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。盡管當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理中所應(yīng)用到的新方法、新系統(tǒng)等越來越多，并且，不同的部門以及不同的職工，由于工作內(nèi)容、目標(biāo)等的變更，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理的范圍更加廣泛而繁雜。所以，檔案管理體系務(wù)必要詳細(xì)、要有針對性和可操作性，唯有如此，才能達(dá)到檔案管理的預(yù)期效果。與此同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)層也要高度重視檔案管理，積極推動(dòng)檔案管理制度的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施，同時(shí)規(guī)范管理部門的管理職責(zé)，積極拓展管理思路。

（二）推進(jìn)檔案管理流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理制度是指引，在具體的實(shí)施過程中還牽涉到許多的流程，同樣，要實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理質(zhì)量，就需要對事業(yè)單位的檔案管理流程進(jìn)行規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案管理包括資料的收集，分類，整理，管理，溯源，應(yīng)用等多個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)的操作模式與管理重心都不同，但最終的目的是為了提高檔案資源的利用率。事業(yè)單位的日常事務(wù)繁雜，很多經(jīng)驗(yàn)性的問題上，檔案資源能夠發(fā)揮出巨大的輔助優(yōu)勢。比如在人員的調(diào)動(dòng)與晉升方面，檔案資源就能夠發(fā)揮出重要的作用。所以，這就需要針對事業(yè)單位檔案利用的具體要求，以及當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理流程的特征，進(jìn)行優(yōu)化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。首先，要對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的總體流程進(jìn)行全面的梳理，對于一些重復(fù)性作業(yè)進(jìn)行優(yōu)化，對于有缺陷、有漏洞、有不足的地方進(jìn)行補(bǔ)充。其次，要對優(yōu)化后的流程實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，比如信息的收集實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，檔案信息的電子化錄入、儲(chǔ)存、共享、訪問等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。以規(guī)范化的流程為具體的檔案管理提供指引，創(chuàng)造條件，確保事業(yè)單位檔案管理工作的高效、有序展開。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的綜合能力建設(shè)

高質(zhì)量的檔案管理，離不開一支高水平的檔案管理隊(duì)伍的推動(dòng)，無論是資源的收集，還是分類、匯總，保存，都是事業(yè)單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。不僅需要有效的方法，更需要強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。所以，對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，人才才是一切的核心問題，結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求，以及事業(yè)單位檔案管理工作的特殊性，比如，事業(yè)單位的文件往往具有一定的機(jī)密性，一旦泄漏輕則會(huì)影響文件執(zhí)行的效力，重則會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的社會(huì)影響，嚴(yán)重干擾社會(huì)的正常秩序，尤其是一些重要的決策性檔案文件。所以，要從事業(yè)單位檔案管理工作的特殊性出發(fā)，采取內(nèi)外結(jié)合的形式來切實(shí)提升檔案管理隊(duì)伍的綜合實(shí)力。對內(nèi)而言，要對檔案管理人員進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，包括理論知識(shí)培訓(xùn)與實(shí)踐技能培訓(xùn)，不可否認(rèn)，檔案人員都是有一定理論基礎(chǔ)的專業(yè)人才，但是檔案管理的理念與方法也會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展而轉(zhuǎn)變，所以，工作人員的理念與方法也要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行更新與升級(jí)，這就包括對檔案法的學(xué)習(xí)與實(shí)踐，包括檔案管理具體實(shí)施的要點(diǎn)、重點(diǎn)，實(shí)施過程中可能出現(xiàn)問題的應(yīng)對方法。除此之外，內(nèi)部提升，還包括利用有效的激勵(lì)考核制度來強(qiáng)化檔案管理人員的工作責(zé)任心與積極性，鼓勵(lì)有想法、有能力的工作人員積極提升自我，不斷對檔案管理工作進(jìn)行提升與創(chuàng)新；從外而言，一是促進(jìn)內(nèi)部隊(duì)伍的外出交流，學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的檔案管理理念，包括但不限于信息化技能的提升以及別的檔案管理方法的學(xué)習(xí)，并將先進(jìn)的管理理念與當(dāng)前單位內(nèi)部實(shí)際檔案管理工作相融合，使之更契合事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際需要，二是要積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，以新鮮血液的加入來提升現(xiàn)有管理人員的綜合素質(zhì)，從而更好地促進(jìn)檔案管理水平的提升。

四、結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)下是巨變的時(shí)代，在科技浪潮的席卷下，事業(yè)單位的發(fā)展與管理模式也發(fā)生了根本性的改變?；跈n案管理的特殊性與重要性以及事業(yè)單位在新形勢下可持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求，要充分發(fā)揮出檔案資源的有效性，就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式。通過結(jié)合時(shí)代發(fā)展的大趨勢、事業(yè)單位作為公益性機(jī)構(gòu)的管理與服務(wù)需求，結(jié)合檔案管理的目標(biāo)與要求，加快推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。一是從管理制度上加強(qiáng)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，以完善的管理制度，為檔案管理活動(dòng)的實(shí)施指明路徑；二是從檔案管理隊(duì)伍上加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)，通過不斷提升檔案管理的人員的專業(yè)水平，革新其檔案管理的理念，提升其檔案管理的安全意識(shí)，以高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，來實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理成效，更充分發(fā)揮出檔案的資源優(yōu)勢與參考優(yōu)勢；三是要加強(qiáng)檔案管理過程的全面監(jiān)管，規(guī)范檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理流程，針對事業(yè)單位檔案管理工作中所暴露出來的問題，進(jìn)行針對性的分析，并結(jié)合事業(yè)單位檔案管理目標(biāo)采取有效的措施進(jìn)行完善與創(chuàng)新，積極探索和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理方法，通過技術(shù)、人員、制度三方面來切實(shí)提升檔案管理水平,為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展提供檔案資源的參考性作用，為事業(yè)單位管理服務(wù)質(zhì)量的提升創(chuàng)造條件。