檔案資源的管理與開發(fā)利用探討

文/王玨（河北省保定市交通運輸局）

在持續(xù)深化機構(gòu)和行政體制改革的進程中，事業(yè)單位政事分開、管辦分離是一項既漫長又艱巨的系統(tǒng)性工程。實事求是、與時俱進地界定和實施分開與分離工作不僅考驗著各單位的管理技巧，更需要結(jié)合歷史、傳統(tǒng)與未來目標確立科學、系統(tǒng)和規(guī)范的發(fā)展機制與模式。這就要求事業(yè)單位充分了解和全面掌握本單位既往發(fā)展歷程中的優(yōu)勢與不足，通過揚長避短、取長補短推動各項改革事務(wù)提質(zhì)增效，而檔案則成為助力事業(yè)單位立足現(xiàn)實、科學決策、因地制宜的關(guān)鍵要素之一。古人尚且知道以史為鑒，今天的事業(yè)單位更加需要通過強化檔案資源管理與開發(fā)利用繼往開來，在充分汲取歷史經(jīng)驗、繼承優(yōu)良傳統(tǒng)基礎(chǔ)上實現(xiàn)創(chuàng)新。

一、事業(yè)單位檔案資源管理與開發(fā)利用的基本狀態(tài)

（一）流程相對完整，模式基本固定

事業(yè)單位日常工作的每個環(huán)節(jié)與步驟都會產(chǎn)生不同類型、數(shù)量的檔案，填寫、提交、整理、歸檔早已成為事業(yè)單位常態(tài)化工作的組成。因此，檔案管理與事業(yè)單位管理系統(tǒng)之間既具有部分和整體的關(guān)系，也有同時啟動、同步發(fā)展的主要特點。正是由于與組織整體之間存在這些典型又鮮明的關(guān)聯(lián)性，因此檔案資源管理與開發(fā)利用在絕大多數(shù)事業(yè)單位中已經(jīng)形成了相對完整的流程和基本固定的模式。而這也是多數(shù)事業(yè)單位檔案管理工作最直觀和有代表性的狀態(tài)之一。

正是在這種極為成熟的狀態(tài)下，幾乎所有事業(yè)單位內(nèi)部人員也很快形成了對檔案管理的固有觀念，并且對現(xiàn)有的管理形式、流程、內(nèi)容等早已習以為常，往往不會意識到其中潛在的不足之處或可能的漏洞與缺失等。

（二）保管存貯為主，開發(fā)利用為輔

正是由于流程、模式基本固化，不少事業(yè)單位對于檔案管理工作也形成了以保管存貯為主、開發(fā)利用為輔的慣性思維和實踐機制。無論是領(lǐng)導干部或一線工作人員無不認為檔案送到檔案室就等于實現(xiàn)了閉環(huán)管理。只要檔案能夠在規(guī)定時間上交并且做到無缺失、不遺漏，檔案管理工作就達到了標準，完成了要求。

然而，極少有人意識到，作為珍貴的信息載體，檔案的價值遠遠不止故紙堆那樣簡單，檔案資源在管理基礎(chǔ)上的開發(fā)利用才是檔案管理最大的意義與作用。只是由于漫長且慣性的狀態(tài)束縛了許多事業(yè)單位人員的思想，導致其對檔案資源管理與開發(fā)利用的認識程度、實踐水平長期停留在最基礎(chǔ)和原始的水平。

二、事業(yè)單位檔案資源管理與開發(fā)利用的常見問題

（一）重視相對有限

相較各種專業(yè)管理或技術(shù)服務(wù)，事業(yè)單位檔案管理屬于相對間接和隱性的價值創(chuàng)造工作。一方面，檔案資源管理與開發(fā)利用有足夠的數(shù)量和時間積淀才能由量變到質(zhì)變，因此產(chǎn)生價值的周期較長。另一方面，受到更多人為因素制約，檔案資源管理與開發(fā)利用更難實現(xiàn)量化，且對其他業(yè)務(wù)或事務(wù)的促進作用也存在中間環(huán)節(jié)的遞增或遞減影響，因此更加不確定、不穩(wěn)定。這些是阻礙檔案資源管理和開發(fā)利用的多重因素，而這些客觀情況也在更大程度上影響到了事業(yè)單位管理者的思想觀念，其具體表現(xiàn)就是對檔案資源管理與開發(fā)利用的重視程度相對有限。

包括制定規(guī)章制度在內(nèi)，部分事業(yè)單位自上而下都不自覺地將檔案管理工作置于管理系統(tǒng)的外圍或相對邊緣的位置。同時，相當數(shù)量的內(nèi)部人員缺乏主動協(xié)助檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新的積極意識，且滿足于陳舊的管理機制和模式而不自知。加之其中鮮少有成員認識到開發(fā)利用檔案資源的價值與意義，以上各種不利情況綜合之下，這些事業(yè)單位檔案資源管理與開發(fā)利用呈現(xiàn)出整體漠視、全員忽視的不良狀態(tài)。

（二）投入有所不足

由于思想觀念上不夠關(guān)注，部分事業(yè)單位在檔案管理工作上的投入有所不足。無論是物質(zhì)層面的資金投入還是時間和精力的投入方面，這些事業(yè)單位都有頻率低、數(shù)量少、斷斷續(xù)續(xù)等共性問題。缺乏投入不僅導致這些事業(yè)單位檔案管理工作陳舊落后的面貌無法徹底改善，始終存在程度不一的缺陷與漏洞，而且隨著時間推移，投入不足的后果是更新受限、創(chuàng)新止步。久而久之，這些單位檔案資源管理和開發(fā)利用便遠遠落后于客觀現(xiàn)實要求，導致機制僵化、模式老化、技術(shù)退化，最終結(jié)果則是珍貴的檔案信息被束之高閣白白浪費。

三、事業(yè)單位檔案資源管理與開發(fā)利用的重要價值

（一）查缺補漏，防范風險

作為記錄各種歷史數(shù)據(jù)與信息的主要載體，檔案并不局限在一成不變的內(nèi)容重現(xiàn)，而是可以基于人的經(jīng)驗、社會的變遷及未來發(fā)展方向等多重因素實現(xiàn)潛在價值的多次挖掘。這不僅是做好檔案管理工作至關(guān)重要的作用所在，也是檔案作為珍貴信息資源的核心意義體現(xiàn)。不過，就事業(yè)單位而言，做好檔案資源管理與開發(fā)利用最直觀和直接的價值則是對既往各項事務(wù)或業(yè)務(wù)的反省、對照，從而查缺補漏，防范風險。特別是在一段較長時間間隔后，通過對比檔案中記載的工作方法、管理機制、服務(wù)模式，包括領(lǐng)導干部和基層人員在內(nèi)的各崗位、職務(wù)的成員都能迅速、清晰地發(fā)現(xiàn)歷史與現(xiàn)實的差異。比如改革之初政事之間、管辦之間往往彼此交叉、混淆不清，各項管理工作常常具有極其鮮明的行政化色彩，導致事業(yè)單位管理與服務(wù)工作違反市場規(guī)律的情況比比皆是。持續(xù)推進改革至今，政事分開、管辦分離不僅讓事業(yè)單位剝離了越來越多不應(yīng)負擔的額外事務(wù)，而且更加尊重和遵循市場規(guī)律，在管理和服務(wù)工作中體現(xiàn)出更多以人為本的人文性、人本性。這對大幅提高事業(yè)單位管理效率和服務(wù)效益都極其有益。

可見，從檔案中挖掘歷史不僅是對陳舊落后的反思，也是在指導當下更加科學地發(fā)展，并且規(guī)避和防范各種可能的漏洞或陷阱。

（二）優(yōu)化資源配置，提升管理效能

從整體上看，多數(shù)事業(yè)單位都是所謂的“清水衙門”，也就是各種資金、資金來源渠道較單一、數(shù)量相對匱乏。特別是僅有財政撥款一種資金渠道的事業(yè)單位更是需要處處精打細算。而這些資金和資源匱乏的現(xiàn)狀決定了事業(yè)單位必須利用一切手段或渠道實現(xiàn)最科學合理的資源配置。而檔案恰恰有助于優(yōu)化資源配置，提升管理效能。

僅僅從財務(wù)管理角度看，不同時期檔案數(shù)據(jù)之對比中就能發(fā)現(xiàn)新舊財務(wù)制度的重大影響。比如傳統(tǒng)模式下的收付實現(xiàn)制與新財務(wù)制度要求的權(quán)責發(fā)生制，二者不僅是財務(wù)制度的改變，更會從根本上影響事業(yè)單位財務(wù)數(shù)據(jù)信息的真實性與可靠度。利用檔案資源管理和開發(fā)利用不僅能夠掌握事業(yè)單位財務(wù)管理機制和模式的優(yōu)缺點、長短處，更能通過分析檔案數(shù)據(jù)重新計算、規(guī)劃、分配相對有限的資金、資源。這對提高事業(yè)單位資金與資源利用合理性、針對性、有效性都是至關(guān)重要的優(yōu)化與改革措施。

四、事業(yè)單位檔案資源管理與開發(fā)利用的優(yōu)化路徑

（一）科學定位，消除偏見，完善規(guī)則設(shè)計

要從根本上解決長期以來存在的各種管理缺陷問題，僅僅著眼于技術(shù)手段的簡單改良遠遠不夠。只有從管理理念上給予檔案管理工作更加科學的定位，同時全面消除事業(yè)單位內(nèi)部各成員對于檔案資源管理與開發(fā)利用的思想偏見，事業(yè)單位檔案管理才能從粗淺的保管提高到對資源的管理，進而實現(xiàn)有理有序的開發(fā)利用。

因此，事業(yè)單位從領(lǐng)導到中層干部直至基層工作人員都需要加強學習，端正對于檔案管理工作的態(tài)度。同時，要加快完善檔案資源管理與開發(fā)利用的各項規(guī)則設(shè)計。

比如制定標準化與精細化的管理規(guī)則。強化標準化與精細化管理規(guī)則就是要求統(tǒng)一檔案規(guī)范，確保檔案各歸各類且有一致和明確的填報格式、形制。要通過制度的完善徹底改變檔案填寫隨心所欲的不良狀態(tài)；要通過制度的剛性要求提升檔案的標準化水平；要不斷細化檔案管理規(guī)則的原則和內(nèi)容，使事業(yè)單位檔案分類精細、填報精準、保質(zhì)保量按時提交管理部門。又如，要讓專業(yè)的人做專業(yè)的事。即，要在事業(yè)單位檔案管理規(guī)章制度中明確規(guī)定專人專職專崗。只有在管理規(guī)則的層面明確并強化專門性，事業(yè)單位檔案資源管理與開發(fā)利用才能杜絕業(yè)余、外行、兼職等問題的出現(xiàn)，才能從源頭堵住檔案管理粗放、隨意、得過且過、濫竽充數(shù)的漏洞和弊端。再如，要強化檔案管理的獨立性。即，要設(shè)置獨立的檔案管理部門，確保檔案資源管理與開發(fā)利用不再處于從屬地位。機構(gòu)設(shè)置的獨立性不僅有助于防止非專業(yè)人員從事專業(yè)的檔案管理工作，而且有利于提高專業(yè)檔案管理人員的職業(yè)自信心與自尊心。這也是從獨立性角度提高專業(yè)化程度的重要保障。

不僅如此，事業(yè)單位檔案資源管理與開發(fā)利用不是檔案室一個部門的單打獨斗，而是需要各部門、機構(gòu)和人員通力合作的系統(tǒng)與鏈條。因此，要在管理規(guī)則層面強調(diào)協(xié)助和協(xié)作的重要性。具體來說就是要在檔案管理規(guī)章中明確單位內(nèi)部機構(gòu)與全體人員都有責任和義務(wù)協(xié)助進行檔案資源管理與開發(fā)利用。凡違反規(guī)定或不予協(xié)助者需要接受相應(yīng)的懲處或責罰。

（二）加快構(gòu)建信息化管理模式，保持科學、合理、持續(xù)投入

資源的管理、開發(fā)和利用大多伴隨著不菲的資金投入、技術(shù)革新、人員參與，檔案資源也不例外。傳統(tǒng)模式下的檔案管理之所以存在各種管理、開發(fā)、利用的缺陷，一個根本原因就是要素缺乏，也就是資金、技術(shù)、人員三要素只居其一。只有寥寥無幾的檔案管理人員顯然無法勝任繁重和復雜的管理、開發(fā)與利用任務(wù)。幸運的是，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全面普及與不斷深入應(yīng)用，信息化管理正在成為加快傳統(tǒng)行業(yè)轉(zhuǎn)型升級的強大驅(qū)動力量。信息技術(shù)的使用不僅能夠從根本上解決人少事多的矛盾，而且更能基于信息技術(shù)快速迭代不斷提高人工智能水平。不過，一切技術(shù)應(yīng)用都離不開充分的投入，包括物質(zhì)層面的投入和時間與精力的投入等。

因此，新時期事業(yè)單位強化檔案資源管理與開發(fā)利用還需要加快構(gòu)建信息化管理模式，保持科學、合理、持續(xù)投入。一方面，事業(yè)單位要盡快打通檔案管理信息化平臺與組織內(nèi)信息化平臺之間的互聯(lián)互通，只有實現(xiàn)全面、整體的信息化覆蓋，檔案信息化管理平臺才能實時獲取數(shù)據(jù)信息，才能實現(xiàn)信息技術(shù)的完全融入和充分滲透。這不僅是避免信息壁壘、防止數(shù)據(jù)缺失的前提和保障，也是最大程度發(fā)揮信息化管理積極作用的先決條件之一。另一方面，要在制度設(shè)計的層面確保檔案信息化管理始終能夠得到可持續(xù)的投入。包括資金、技術(shù)、人力等各方面的投入都需要保持連續(xù)性。只有持之以恒的投入才能確保事業(yè)單位檔案資源管理與開發(fā)利用與時俱進。時斷時續(xù)或時有時無的投入都將不同程度地阻礙檔案作為珍貴信息資源開發(fā)利用的針對性與時效性。尤其是對各種技術(shù)性檔案資源而言，斷斷續(xù)續(xù)的開發(fā)利用將不斷加大與最先進技術(shù)的差距。倘若任由這些缺陷累積，久而久之就會逐漸喪失技術(shù)檔案開發(fā)利用的巨大價值。

（三）加強溝通交流，強化監(jiān)督反饋，保持動態(tài)調(diào)整

無論是做好檔案資源管理還是強化開發(fā)利用，一切挖掘工作的目的都為現(xiàn)實服務(wù)，也就是要通過檔案資源管理與開發(fā)利用為事業(yè)單位現(xiàn)實中的事務(wù)或業(yè)務(wù)提供可供優(yōu)化或改良的參考輔助。因此，事業(yè)單位檔案管理工作始終需要加強溝通交流，強化監(jiān)督反饋，保持動態(tài)調(diào)整，才能實現(xiàn)資源管理與開發(fā)利用的有的放矢和恰如其分。

比如在日常工作中強化檔案室與各辦公室、部門之間的互動?？梢圆扇∶恐芤恍⒚吭乱淮髸?、每季度全面總結(jié)會議的形式；也可以嘗試一周兩到三次、每月保持至少十次的交流頻率。這些溝通交流的形式可以多種多樣，但主題始終要圍繞檔案資源對單位各項業(yè)務(wù)或事務(wù)的改進作用，或者聽取各部門對現(xiàn)有檔案資源開發(fā)利用的意見建議等。又如，利用信息化平臺構(gòu)建線下結(jié)合線上的監(jiān)督模式。包括監(jiān)督檔案管理部門管理和開發(fā)利用檔案資源的進度、形式、內(nèi)容的水平、效果；也可涉及檔案管理工作制度優(yōu)化、服務(wù)水平改進的程度等。再如，要定期清理和總結(jié)現(xiàn)有檔案資源管理和開發(fā)利用過程中出現(xiàn)的問題、缺點、漏洞，通過優(yōu)化制度設(shè)計清除已過時、無顯著作用的內(nèi)容，再結(jié)合現(xiàn)實要求及時補充和更新更有針對性和實效性的內(nèi)容等。

五、結(jié)束語

檔案資源的管理與開發(fā)利用歷來屬于事業(yè)單位管理事務(wù)體系中的必要組成部分。然而，長期以來，不少事業(yè)單位對于檔案資源的管理與開發(fā)利用并未給予足夠的關(guān)注和重視。究其原因，除了檔案管理工作本身較少體現(xiàn)出直接的經(jīng)濟與社會效益外，也在于傳統(tǒng)模式下的檔案管理早已形成了固化模式、僵化套路，對單位內(nèi)部各項事務(wù)或業(yè)務(wù)缺乏實質(zhì)性的幫助。加之不少事業(yè)單位自上而下形成了對檔案管理的意識偏見，只重保管而輕開發(fā)，導致檔案管理低質(zhì)低效問題普遍存在，這也在很大程度上制約了事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化和資源利用的水平。因此，新時期事業(yè)單位優(yōu)化檔案資源管理與開發(fā)利用不僅需要加強各種先進技術(shù)的引進和使用，更需要端正思想態(tài)度，給予檔案管理工作正確和科學的定位。只有從思想上認識到檔案作為珍貴信息資源的價值并著力挖掘、深入開發(fā)、充分利用，事業(yè)單位檔案管理才能突破多年來固化僵化的瓶頸問題。同時，要通過加快完善信息化管理模式構(gòu)建將人的時間和精力從陳舊落后的狀態(tài)下解放出來，使檔案管理人員能夠更加專注于檔案資源的分析研究，并基于技術(shù)的自動化與智能化實現(xiàn)資源開發(fā)與利用的常態(tài)化和長效化。這不僅是新時期事業(yè)單位優(yōu)化檔案資源管理與開發(fā)利用的重要手段，也是新形勢下基于檔案管理科學化與現(xiàn)代化發(fā)展助力事業(yè)單位改革持續(xù)深入并有序推進的必由之路。

相關(guān)鏈接

檔案資源，是指保障一個國家或社會檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作開展的，各種社會條件以及由檔案事業(yè)和檔案工作自身對社會產(chǎn)生的各種作用和影響因素的總合。主要包括兩方面：一方面是一個國家或社會對檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作開展所提供的各種保障條件，此方面包括政策（法律）資源、教育資源、人才（技術(shù)）資源、財力資源、物力（設(shè)施、設(shè)備、物資）資源等；另一方面是指由檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作開展而對社會產(chǎn)生的作用和影響，即檔案產(chǎn)出或效益資源，主要是指檔案信息資源。兩個方面互為因果、相互影響、相互作用，共同影響一個國家或社會檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案工作的開展，而最終影響檔案信息資源建設(shè)及其社會作用的發(fā)揮。