政府部門文書檔案管理與優(yōu)化研究

夏文青

（青島市市南區(qū)教師和體育局，山東 青島 266000）

引言

文書檔案是對單位活動的記錄，能夠為單位各項決策的制定、人員的考核與聘用提供參考，為各項管理工作的開展提供便利。政府部門文書檔案則是對政府各項管理事務以文字的形式進行記錄，包括政府各工作人員的信息、業(yè)務處理情況、政府各部門的工作計劃與安排等等，這些信息的記錄與歸檔可以更好地指導后續(xù)工作之開展，提升政府工作效率。且隨著政府職能部門改革發(fā)展以及檔案資料日益多樣化，文書檔案管理的工作內(nèi)容也發(fā)生了一定的變化，工作環(huán)境也出現(xiàn)了新的特點，這就需要文書檔案管理工作人員能夠及時認識到這些新變化，通過轉(zhuǎn)變工作認識，優(yōu)化工作行為，進一步做好文書檔案管理工作，為政府部門各項工作的高效開展提供助力。此外，文書檔案還能夠反映政府部門的發(fā)展歷史，是政府部門反觀自身的一面鏡子，能夠促進政府部門向好發(fā)展。在新形勢下，政府文書檔案管理工作面臨新的更高要求，因此，優(yōu)化政府文書檔案管理工作勢在必行。[1]

一、政府部門文書檔案管理的意義

文書檔案管理工作在政府部門的諸多工作中占據(jù)重要地位，發(fā)揮著重要作用，是對政府部門各項工作的系統(tǒng)整合，又能對各項工作的開展提供一定的資料借鑒與指導。加強政府部門文書檔案管理工作具有重要意義，具體分析如下：

第一，有助于指導政府各項工作的更好開展。文書檔案是對政府各部門各階段工作的記錄，完整反映了政府各項工作的開展過程與實施狀態(tài)，包含了大量的可用信息和工作經(jīng)驗，政府各部門可通過查閱檔案資料更科學地開展下一步工作的計劃制定與實施，提高政府工作質(zhì)量。

第二，有助于規(guī)范政府各部門的工作行為。文書檔案能夠反映政府各部門的工作內(nèi)容，記錄重要工作事件，同時也對工作結(jié)果進行記錄保存。加強文書檔案管理，能夠督促政府各部門為留下漂亮的工作記錄而努力工作，規(guī)范各部門工作行為。

第三，有助于為政府各部門的工作考核提供參考。文書檔案保存了政府各部門的工作歷史，反映了各部門的工作成績，也記錄了相應階段的工作過失，在對政府各部門工作進行定期考核時，文書檔案可為考核提供佐證。同時，政府各部門也可通過查閱文書檔案進行工作反省，改進工作行為。

二、政府部門文書檔案管理的內(nèi)容與特點

（一）內(nèi)容介紹

文書檔案管理工作的開展，可將單位當中形成的所有檔案材料，借助針對性的方式實現(xiàn)有效歸整與收集，并且可借助相應的原則與要求來做好管理工作。[2]政府部門文書檔案一般由專人專職管理，主要工作內(nèi)容包括如下幾個方面：

第一，收集整理信息資料。政府部門文書檔案一般是對各部門工作的記錄，因此散佚于各部門，需要文書檔案管理人員定期于各部門處收集整理，并處理好與各部門的關系，做好工作銜接，以保證文書檔案能夠及時歸檔。同時文書檔案管理者還應了解各部門的工作內(nèi)容，以使檔案的收集更加全面，保證檔案實時更新。此外，文書檔案管理者還應熟讀相關規(guī)章制度，按要求做好本職工作，并恪守職業(yè)操守，該保密的保密處理，能利用的盡量利用，在發(fā)揮文書檔案價值的同時做好管理工作，為政府部門其他各項工作的開展提供助力。

第二，分門別類歸檔立卷。政府部門的文書檔案多且繁雜，需要相關工作人士按照信息資料的不同區(qū)別對待，對檔案資料分類管理，科學歸檔。一般而言，政府部門文書檔案包含了紙質(zhì)文檔、照片、影音文件等不同類別的檔案，需要檔案工作者分門別類，按照不同要求進行管理。如紙質(zhì)文檔要防止發(fā)霉蟲蛀，照片文檔要防止光照，影音文件需要防止消磁，等等。為方便查閱，還應對檔案立卷編號、繪制目錄，并備份保存，以方便檢索，防止丟失。

第三，嚴格檔案查閱管理。檔案管理者應嚴格遵循檔案查閱相關制度，不得允許個人隨意查閱檔案，如確實需要，須持有相關領導的批準。若需查閱其他部門檔案，還需按照相關審批流程獲得其他部門與本部門之批準方可查閱。此外，未經(jīng)允許，不可記錄檔案，更不可將其外帶出去。

（二）特點分析

政府部門文書檔案更多的是對日常工作的記錄與總結(jié)，能夠反映工作的實際開展情況，其檔案管理具有如下特點：

第一，具有綜合性。政府部門文書檔案具有豐富的內(nèi)容，涉及面廣，包容性強，既有員工資料信息、工作方案、會議記錄、政府公告、各類報告、通知等，又有各種工作照片、錄像、音頻資料，且這些資料涉及行政、人資、黨務等多個部門與科室，這就使得政府文書檔案管理具有了綜合性的特點。

第二，具有保密性。政府部門文書檔案有一部分是可以對外公開的，但還有一部分是有關政府決策的記錄或部門領導查閱的資料，根據(jù)保密級別會有不同的等級劃分，且不對外公開，僅限部分人可見，因此，這類檔案具有保密嚴格的特點，這也體現(xiàn)了政府文書檔案具有保密性。

第三，具有階段性。政府部門文書檔案與內(nèi)部工作息息相關，是對日常工作的記錄，而政府部門各階段的工作內(nèi)容又各具特點，因此，文書檔案管理也應分階段歸類保管，以保證檔案管理的全面性與連續(xù)性。

三、政府部門文書檔案管理與優(yōu)化策略

（一）意識同步，提高工作重視度

意識是行動的先導，檔案管理人員只有對本職工作高度重視，才能以積極的態(tài)度對待工作，更好地處理工作。而當前一些政府部門檔案管理者不重視本職工作，不愿花太多時間去收集整理資料，歸檔隨意，不能及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題，對于特殊材料檔案不能區(qū)別對待，容易造成檔案的損毀。

對此，相關部門應加強對于文書檔案管理者的工作意識強化，不僅部門領導要強化檔案管理意識，還應要求全體員工，不管是檔案管理部門的員工，還是其他部門的員工，都應該重視文書檔案管理工作，相互之間能夠積極配合，明確檔案管理制度與工作流程，能夠第一時間遞交檔案材料，方便檔案人員開展工作。政府部門領導應通過各種方式增強部門員工檔案意識，讓其認識到文書檔案之價值與作用，可在每次的工作例會中講一講文書檔案管理的問題，例舉哪些檔案資料為工作開展提供了幫助，以此強化檔案管理的重要性。還可通過新媒體如微信、釘釘、QQ 群等加強部門交流，在各部門安排專人對接檔案部門的工作，以更好地體現(xiàn)文書檔案管理之重要性，提高相關工作重視度。

（二）制度先行，規(guī)范檔案管理行為

制度是一切工作有序落實的保障，政府文書檔案管理同樣如此。但目前部分政府單位的文書檔案管理制度的健全度還存在不足，對于相關工作人員的行為規(guī)范還不夠，使得文書檔案管理還缺乏科學合理的流程，工作不嚴謹，專業(yè)性不夠強，部分檔案資料不能及時歸檔，有的資料信息不完整也未及時補齊，檔案借閱較為隨意，缺少規(guī)范化流程，這些都容易造成檔案資料的流失或損毀，難以充分發(fā)揮文書檔案管理之效用。管理規(guī)章制度不夠健全，檔案的全面性和完整性得不到有效保障，最終無法為政府機關其他部門提供有價值的檔案信息，導致政府內(nèi)部的很多工作無法高效率開展。[3]

要想優(yōu)化管理工作，政府文書檔案工作者需以《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》《機關檔案管理規(guī)定》等現(xiàn)行法律法規(guī)為指導，并結(jié)合自身工作實際，制定本部門工作行為準則以及文書檔案管理制度，用以規(guī)范相關工作。同時要做好文書檔案的歸檔整理，督促工作人員嚴格按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）進行文書檔案的歸檔保存，使各項工作按制度開展，方便后期的檔案查找與利用。此外，部門也可制定相關監(jiān)督檢查制度，不定期對檔案人員的工作進行檢查，并納入考核范疇，同時發(fā)布獎懲制度，鼓勵檔案人員創(chuàng)新工作方式，及時自查自糾，確保檔案安全管理。

（三）人才保障，提高管理人員素養(yǎng)

文書檔案管理具有較強的專業(yè)性，需要專業(yè)人員專職專辦，因此對檔案管理人員的素養(yǎng)要求較高。而目前一些政府部門檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，對于專業(yè)知識掌握不牢，對于新的文書檔案管理方法不太了解，許多工作還是采用老一套方法開展，導致文書檔案管理工作不夠嚴謹有序，存在諸多管理問題。為切實落實好文書檔案管理工作，相關部門需著力加強人員培訓，提高人員綜合素質(zhì)。

一方面，要加強對現(xiàn)有檔案管理人員的知識與技能培訓。通過高校委培、在線學習、專家講座、部門學習討論等方式不斷提升檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)。同時，面對信息化、大數(shù)據(jù)時代的到來，許多新的技術也被應用于文書檔案管理之中，特別是文書檔案的電子化管理更是對管理人員的信息化素養(yǎng)提出了更高要求，這就需要政府檔案管理部門加強對員工的信息技能培訓，可邀請專業(yè)人士過來指導檔案信息化工作，以使檔案工作人員能夠熟練運用計算機系統(tǒng)開展相關工作，提升檔案管理水平。另一方面，政府檔案部門在選聘新人時也可有所側(cè)重，根據(jù)自身工作需要有針對性地選用人才，以充實檔案人員隊伍，加強人才保障。

此外，還需進一步加強檔案管理人員的職業(yè)道德建設，幫助其樹立正確的職業(yè)榮辱觀與職業(yè)道德觀[4]。政府檔案管理部門可通過專題講座、有獎問答、部門測試、定期宣講等方式加強檔案工作者對于《檔案工作者職業(yè)道德準則》、《檔案法》、《部門工作守則》、《保密法》等法律法規(guī)以及部門規(guī)章制度的學習，并定期或不定期地開展檢測工作，以促進文書檔案管理人員增強職業(yè)道德意識，重視本職工作，避免檔案篡改、檔案盜用、機密檔案信息泄露、檔案遺失等問題的發(fā)生。

（四）與時俱進，加強檔案信息化管理

信息技術的發(fā)展促進了各項工作的變革，也使得政府工作逐步向網(wǎng)絡化邁進。將信息技術合理應用至文書檔案管理工作中，能夠有效提升檔案管理人員的工作效率，具體表現(xiàn)為收集、整理以及歸納等各個方面，而且檔案查閱與應用效率也能得到很大程度上的提升。[5]同時，電子政務建設也加快了文書檔案的電子化管理，這就需要政府檔案管理部門與時俱進，做好文書檔案的信息化工作。

一方面，要做好頂層設計。政府檔案管理部門應根據(jù)現(xiàn)行檔案管理法律法規(guī)以及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）的要求進行文檔一體化系統(tǒng)設計，以使政府文書檔案管理與OA 自動化系統(tǒng)無縫銜接，構建包括文書移交、歸檔、查詢、借閱一體化之信息化管理系統(tǒng)，通過頂層設計統(tǒng)籌政府文書檔案管理各項工作內(nèi)容，實現(xiàn)相關工作的高效開展。

另一方面，將現(xiàn)有文書檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)紙質(zhì)文檔、實物文檔與電子文檔的同時保存，并逐步減少紙質(zhì)文檔，實現(xiàn)檔案的綠色化、精簡化管理。同時要確保電子文檔的安全，可通過文件加密軟件、設置安全防火墻和密鑰等對電子文檔進行保護，提高檔案管理質(zhì)量。

此外，還應注意到，在檔案保管與銷毀的規(guī)定中，在對電子檔案進行銷毀時，應確保電子檔案在系統(tǒng)中處于徹底銷毀狀態(tài)。

四、結(jié)語

文書檔案管理是政府部門重要工作組成，所涉內(nèi)容涵蓋范圍極廣，需要政府各部門的配合。在時代不斷變革發(fā)展的當下，政府文書檔案管理工作也呈現(xiàn)出新的特點，需要相關工作人員轉(zhuǎn)變思想，更新工作方式，以新理念、新技術開展工作，通過科學化管理不斷提升文書檔案管理效率，最大化發(fā)揮文書檔案的管理價值。檔案管理者亦需不斷學習，提升自身專業(yè)素養(yǎng)，為政府部門其他工作開展提供助力。