新形勢下建筑施工企業(yè)人事檔案工作重要性分析

趙琳

（福建省九建建筑工程有限公司，福建 寧德 352100）

引言：在企業(yè)管理過程中，人事檔案對于工作人員的教育程度、工作經(jīng)歷和獎懲狀況等重要信息都做了較為詳細(xì)地記錄，是企業(yè)在對人員進(jìn)行升職所需要的參考資料，在建筑施工企業(yè)中更能夠為人員的培訓(xùn)和錄用等過程進(jìn)行相關(guān)的記錄工作，并做出更為客觀地評價，對人員進(jìn)行有效管理。在新形勢之下，人事檔案的管理工作也將面臨新的挑戰(zhàn)，因此，需要對其工作的重要性具有足夠的重視程度，并通過相關(guān)的措施，以更好地發(fā)揮建筑施工企業(yè)人事檔案工作的重要性，使得相關(guān)管理工作能夠更具成效。

一、新形勢企業(yè)人事檔案工作概述

在信息化時代的背景下，人事檔案的管理可以借助信息技術(shù)，以提升檔案的管理效率。在檔案管理過程中，可以使用電子信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，其能夠通過系統(tǒng)將人事檔案存入到數(shù)據(jù)庫之中，并對文件進(jìn)行編輯操作，方便了對人事檔案的管理，提升了管理效率。

同時，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以將檔案信息的變更進(jìn)行即時上傳，實現(xiàn)檔案內(nèi)容的實時更新，增強(qiáng)檔案的時效性，簡化檔案管理工作的環(huán)節(jié)，提升檔案信息的準(zhǔn)確度，使得檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實性得到保障，讓檔案信息能夠更好地得到應(yīng)用，管理效率更高。

除了能對檔案的變更進(jìn)行實時更新，還能夠通過云端進(jìn)行對檔案進(jìn)行調(diào)用。通過服務(wù)器和云計算等技術(shù)的使用，能夠通過檔案管理系統(tǒng)對云端數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，從而更加方便的對檔案信息進(jìn)行調(diào)用，提高檔案數(shù)據(jù)的使用率。此外，借助此方式，還可通過對檔案數(shù)據(jù)的調(diào)用過程進(jìn)行詳細(xì)查詢，確保檔案數(shù)據(jù)的安全[1]。

二、建筑施工企業(yè)人事檔案工作重要性

對于建筑施工企業(yè)的人事檔案管理，需要考慮到人員年齡、工作經(jīng)驗、學(xué)歷等內(nèi)容，其對于人員的選用、職位的晉升等事項具有極大的參考價值，因此，需要將相關(guān)人事檔案的收集、整理與管理工作做好，這也是建筑施工企業(yè)在進(jìn)行人事管理過程中所需要關(guān)注的部分。

根據(jù)相關(guān)的條例，建筑施工企業(yè)不得隨意對檔案進(jìn)行涂改，或者偽造相關(guān)人員的信息，以免為人事檔案的管理帶來不必要的麻煩。這就意味著，在進(jìn)行人事檔案工作的過程中，需要對檔案中的各種重要信息進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保建筑施工企業(yè)的職工的人事信息的準(zhǔn)確性、真實性和完整性。

在審查檔案的過程中，人員的年齡對于部分建筑施工企業(yè)的人員管理來說是重要的參考數(shù)據(jù)；工作經(jīng)驗為人員的工作水平提供一定程度的參考，工作經(jīng)驗越豐富，則對于相應(yīng)的工作更加得心應(yīng)手；學(xué)歷水平?jīng)Q定了人員的知識水平，特別是對于理論知識的掌握。

三、發(fā)揮人事檔案工作重要性的具體措施

（一）優(yōu)化管理方法

以往，人事檔案的管理通常使用紙質(zhì)保存，需要占用較大的空間進(jìn)行存放，并且調(diào)取工作也不具有靈活性，對于工作效率造成了較大的影響，同時，也影響到檔案的使用率，且由于紙質(zhì)檔案易受到外部環(huán)境的直接影響，使其更容易受到損壞，對于檔案內(nèi)容的完整性和安全性造成了威脅。

因此，在如今信息技術(shù)高速發(fā)展的大背景下，需要引入各種先進(jìn)的信息技術(shù)，以有效對人事檔案的管理進(jìn)行優(yōu)化，提升檔案管理的效率與質(zhì)量。因此，需要檔案管理部門轉(zhuǎn)變過去的工作理念，將信息技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮，完善人事檔案管理的信息化建設(shè)。

此外，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建立專門的信息化檔案管理系統(tǒng)，通過將檔案進(jìn)行數(shù)字化存檔，將管理流程進(jìn)行優(yōu)化，從而提高人事檔案管理工作的效率，并配合相應(yīng)的軟件，提高檔案調(diào)用與管理的效率。

（二）轉(zhuǎn)變管理意識

建筑施工企業(yè)的人事檔案管理目前仍存在理念落后的問題，相關(guān)檔案的管理工作仍舊著重記錄，對于人員實際工作狀況并不做什么過問，僅僅是對人員的工作業(yè)績進(jìn)行記錄，忽視其在工作中的實際表現(xiàn)，使得人員檔案的利用價值在一定程度上大打折扣。同時，因為檔案管理方法的陳舊，使得管理工作的效率低下，實際管理過程中也只是對檔案數(shù)量進(jìn)行檢查，而忽視了檔案的內(nèi)容，使得檔案內(nèi)容的真實性與完整性得不到有效保障。

為此，企業(yè)的人事檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)相應(yīng)的人員建設(shè)，必須立足于實際，將人事檔案的管理意識進(jìn)行不斷創(chuàng)新，并通過對相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，使其對人事檔案管理工作的重要性擁有足夠清晰的認(rèn)知，將管理工作進(jìn)行規(guī)范。此外，管理人員必須樹立正確的管理意識，通過自身能力對管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，勇于探索新思路、嘗試新方法，以提高人事檔案的管理水平。

（三）提高人員素質(zhì)

人事檔案管理過程中，管理人員是相關(guān)工作的直接執(zhí)行者，其能力素質(zhì)對于檔案管理的工作質(zhì)量具有直接影響，同時也影響到管理工作的效率。在檔案管理過程中，部分人員并不是專業(yè)人士，并沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的專業(yè)理論學(xué)習(xí)，在相關(guān)技能方面存在欠缺之處，且工作理念落后，缺乏足夠的責(zé)任感和專業(yè)素養(yǎng)，為人事檔案管理工作帶來諸多不必要的麻煩。

為了提高人事檔案管理工作的質(zhì)量，需要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)和教育工作，通過科學(xué)的方法提升管理人員的專業(yè)能力與個人素養(yǎng)，在根源處提升企業(yè)人事檔案管理的工作質(zhì)量，提高檔案的利用價值。由于人事檔案管理是一項復(fù)雜的工作，對于管理人員的耐心有著較高的考驗，需要對各項檔案信息進(jìn)行仔細(xì)核實，嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行檔案管理工作，以確保檔案的真實性和時效性。

（四）健全管理制度

在人事檔案管理的過程中，一套完善的管理制度必不可少，其能夠為人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率提供可靠保障，因此一套完善的相關(guān)制度必不可少，其能夠為人事檔案的管理作出有效規(guī)范，從而有效杜絕管理工作執(zhí)行過程中出現(xiàn)的各種問題，保障管理工作的有序開展。

通過對規(guī)范、科學(xué)的相關(guān)制度，使得人事檔案管理工作中的一些行為能得到有效約束，確保相關(guān)工作的開展能夠真正做到有序進(jìn)行。關(guān)于制度的健全與完善，可通過建立責(zé)任人與聯(lián)絡(luò)員制度，落實相關(guān)工作的監(jiān)管措施，確保各種材料都能夠在第一時間得到歸檔。此外，相關(guān)管理規(guī)范的制定必不可少，根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度提出的各項要求，以制定一套完善的人事檔案管理規(guī)范，使得各項管理工作能夠依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行[2]。

（五）加強(qiáng)認(rèn)知程度

一些建筑施工企業(yè)對于新形勢下的人事檔案管理工作缺乏重視程度，管理過程中仍舊存在些許不合理的地方，例如檔案的臨時突擊現(xiàn)象、不能將管理工作進(jìn)行常態(tài)化、無法將檔案內(nèi)容進(jìn)行及時更新，使得檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性得不到應(yīng)有的保障，對于人員的實際狀況無法進(jìn)行全面了解，對于人員的選用和考核以及晉升等工作是極為不利的。

因此，建筑施工企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對人員的人事檔案工作的重視程度，對于人事檔案管理工作的重要意義具有清晰的認(rèn)知，要求各個單位和部門將檔案管理工作的關(guān)系進(jìn)行梳理，在成立相關(guān)組織部門的同時還能夠?qū)蛡驅(qū)I(yè)人員負(fù)責(zé)人事檔案的管理，通過多重管理形成各司其職的管理格局，確保檔案管理工作的開展能夠得以有序進(jìn)行。通過加強(qiáng)對相關(guān)工作的重視程度，讓檔案的各項管理工作得以正常開展，不同科室之間也能夠配合相關(guān)工作，形成良好的管理局面。

（六）加強(qiáng)信息化程度

如今，部分建筑施工企業(yè)在人事檔案的管理方面仍存在信息化水平低的情況，管理過程依舊使用手工管理的方法，不但過程繁瑣，且工作效率低下，甚至還會出現(xiàn)檔案受到人為篡改的問題，人事檔案管理工作無法得到規(guī)范有序地開展，外加人員素質(zhì)的影響，更是讓人事檔案的管理質(zhì)量受到影響。

為此，建筑施工企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理的信息化程度，通過建設(shè)一套完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，借助信息采集設(shè)備將紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化之后錄入計算機(jī)，并將其存入相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫，為人事檔案的管理發(fā)揮重要作用，同時為人事檔案管理的工作質(zhì)量和效率提供可靠保障。

為了能夠提升人事檔案管理的信息化程度，需要加大對計算機(jī)軟硬件設(shè)備的投入，并進(jìn)行相應(yīng)的維護(hù)，同時還要對設(shè)備進(jìn)行及時更新，從而確保信息化系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。人事檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)與更新，能夠提升人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化程度。此外，人事檔案作為人員的重要資料，需要加強(qiáng)資料信息的共享，通過信息化系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)檔案信息的共享，提升檔案資料的利用率。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)本身存在著一定的風(fēng)險，因此必須要重視檔案管理過程中的保密工作，加強(qiáng)對系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，在信息共享的同時也為各種軟硬件設(shè)施提供保護(hù)，確保檔案信息的安全性[3]。

（七）其他工作措施

對于人事檔案管理工作，必須要擁有足夠的重視程度，加強(qiáng)相關(guān)工作的審核工作，并且在人員檔案管理方面需要配備專職人員進(jìn)行管理，確保人員的人事檔案能夠得到全面管理，并能夠真正得到落實，提升管理工作的質(zhì)量。人員管理方面，要不斷提升人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠在檔案管理的第一線發(fā)揮出應(yīng)有的作用，同時還要對管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，使得管理工作的質(zhì)量能夠得到進(jìn)一步提升。

對于日常管理工作，需要建立一套完善的管理體系，對于檔案材料從形成到歸檔的各個環(huán)節(jié)都需要制定相應(yīng)的細(xì)則，從而使得相關(guān)的程序能夠更加規(guī)范，同時加大相應(yīng)的監(jiān)管力度，確保相應(yīng)的責(zé)任能夠得到落實。此外，對于檔案造假的問題，一定要進(jìn)行嚴(yán)格處理，將其進(jìn)行有效遏制[4]。

結(jié)論：在新形勢之下，檔案管理工作更加信息化，通過電子信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，并實現(xiàn)真正意義上的數(shù)據(jù)更新上傳，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用調(diào)用云端數(shù)據(jù)，為檔案管理提供了便利。在新形勢下，人事檔案能夠為人員的管理提供更加有效的參考資料，同時也能夠作為人員的招聘和培訓(xùn)提供參考。為了能夠?qū)⑷耸聶n案工作的重要性充分發(fā)揮，需要將管理方法進(jìn)行優(yōu)化，并轉(zhuǎn)變管理意識，提高相關(guān)人員的素質(zhì)，完善相關(guān)的制度，同時加強(qiáng)認(rèn)知程度，強(qiáng)化信息化程度。此外，還需要提高對檔案管理的重視程度，并在多個層面上下功夫，對日常管理的不斷強(qiáng)化，還要加大對于檔案造假的處理力度，將其進(jìn)行遏制，從而將人事檔案工作的重要性充分體現(xiàn)。