新形勢下，如何做好學(xué)校檔案管理工作

朱麗娜

（四川省甘孜衛(wèi)生學(xué)校，四川 甘孜 626000）

檔案管理在學(xué)校的工作中看似不起眼，但它對卻起著非常重要的作用，無論是培養(yǎng)自己的特色文化，還是提高教育質(zhì)量，都發(fā)揮著它特有的作用。因此，做好檔案管理是我們每個(gè)學(xué)校發(fā)展的必要。過去，我們都是手動操作，學(xué)校的教職員工、學(xué)生人數(shù)相對較少，而現(xiàn)在隨著學(xué)校的發(fā)展，教職員工、學(xué)生人數(shù)眾多，事務(wù)繁雜，檔案也更多，我們檔案管理工作也不再全部使用手工操作，引入了計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，但還是不能完全用計(jì)算機(jī)代替人工操作。那么，在這種新形勢下，我們要如何做好學(xué)校的檔案管理工作，讓其更好地為學(xué)校的發(fā)展提供支持。在此，本人結(jié)合自己的工作實(shí)踐談幾點(diǎn)看法。

一、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作

一個(gè)學(xué)校的檔案管理工作的好壞，與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視有著非常大的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)重視，就會安排專業(yè)的檔案管理人員來做這項(xiàng)工作，并且會經(jīng)常注意這項(xiàng)工作的監(jiān)督與檢查，那么自然檔案管理人員也不敢怠慢；反之，領(lǐng)導(dǎo)不重視，認(rèn)為這個(gè)工作無須專業(yè)人員也能做，而且不必隨時(shí)監(jiān)督，只要工作人員有些耐心與細(xì)心便可做好，只是在需要的時(shí)候才想起過問一下，那么自然也是常常需要的時(shí)候找不到所需檔案，而且還會在上級檢查時(shí)再派專業(yè)人員來突擊整理。這樣的檔案管理工作，既不利于我們學(xué)校工作的開展，還費(fèi)時(shí)費(fèi)力，自然是行不通的。因此，要想學(xué)校的檔案管理工作做得有條不紊，首先就得領(lǐng)導(dǎo)重視，把它與學(xué)校的其他工作一樣看待，安排專業(yè)人員來做這項(xiàng)檔案管理工作，還要把檔案管理工作列入每年的計(jì)劃與總結(jié)之中，同樣嚴(yán)格考核，將檔案工作的好壞與工作人員的獎(jiǎng)懲結(jié)合起來。有了領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案管理工作與學(xué)校的其他工作聯(lián)系也就更加緊密，可以為其他工作更好地服務(wù)，自然也能做得更好。

二、明確檔案工作流程

學(xué)校的檔案種類繁多，形式多樣，且時(shí)間上比較集中，通常在開學(xué)或快放假的時(shí)候，工作量較大。如果沒有一個(gè)套清晰的工作流程，就會讓我們的檔案管理人員手忙腳亂。因此，我們要做好學(xué)校的檔案管理工作，必須健全檔案管理制度，明確檔案工作的流程。檔案必須遵照收集——編目——整理——鑒定——保管——清理——應(yīng)用的流程來安排。有了健全的制度，我們的工作人員就可以嚴(yán)格按照制度與清晰的流程來工作，且在一個(gè)環(huán)節(jié)都能找到責(zé)任人，既讓工作人員清楚了自己的任務(wù)，也加強(qiáng)了我們的檔案管理。

三、提高檔案工作者的素質(zhì)

檔案管理工作主要是我們的檔案工作者去落實(shí)，所以，檔案工作者素質(zhì)的高低就決定著我們檔案管理水平的高低。

（一）檔案工作者必須積極主動

為什么過去許多人認(rèn)為檔案管理工作不重要？這是因?yàn)槲覀兊倪@個(gè)工作比較被動，是要在其他的資料出現(xiàn)了，才會需要我們?nèi)ブ谱鳈n案并管理。雖然這個(gè)工作是被動的，但我們想要做得更好，必須要積極主動，先走一步。就是學(xué)校的檔案通常會在開學(xué)或放假之前出現(xiàn)一個(gè)高峰期，那我們就在這之前，先做好各項(xiàng)準(zhǔn)備，比如，準(zhǔn)備好檔案袋，制作一些初始的表格，做好工作的分類安排等，等到工作忙起來的時(shí)候就可以從容不迫地進(jìn)行了。

（二）檔案工作者必須熟悉業(yè)務(wù)

學(xué)校的檔案管理工作者不僅要具有良好的政治素質(zhì)，清楚黨的路線、方針、政策，具有高度的組織紀(jì)律性，遵守學(xué)校的各種規(guī)章制度，絕不泄漏檔案中的機(jī)密，還要熟悉業(yè)務(wù)知識，精通歸檔的專業(yè)基本知識，弄清檔案的操作規(guī)程，對于檔案管理中的每一步驟都爛熟于心，對于每一種檔案的歸類與大致存放位置都要清楚。對于學(xué)校檔案管理者，因?yàn)楣ぷ鞯奶厥?，還要知曉文秘學(xué)、目錄學(xué)、教育學(xué)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識。

要做到這些要求，平時(shí)在工作中需要他們付出很多的心血。首先就是對于各種文檔的收集，我們的工作者必須要用心。這里說的用心，是指要多思考如何創(chuàng)造性的進(jìn)行勞動，能更高效地完成。為了做好后面的工作，我們在收集時(shí)就要注意分類，比如說同是教師的檔案收集，我們可以根據(jù)年級來收集，因?yàn)橐话阏頃r(shí)，我們會把每一年相同年級的教師資料放在一起，便于查詢。這樣收集，整理時(shí)就可以減輕自己的工作量。其次，我們檔案管理工作者還必須要耐心。學(xué)校的檔案工作屬于爆發(fā)型的，往往會在某一段時(shí)間工作量特別大。平時(shí)較輕松，突然加大工作量，有時(shí)還時(shí)間特別緊，就容易讓人煩躁。這個(gè)時(shí)候更需要我們靜心，才能有條不紊地工作。除了靜心外，還有一個(gè)方法就是我們在不那么忙的時(shí)候也要讓自己忙起來，忙著學(xué)習(xí)，忙著提升自己。這樣就不至于適應(yīng)不了緊張的工作節(jié)奏。

四、積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，我們的檔案管理工作也早已引進(jìn)了計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，但是有的檔案管理者卻覺得計(jì)算系信息系統(tǒng)太麻煩，自己不僅要整理檔案資料，還要輸入信息，而且需經(jīng)常更新，非常費(fèi)時(shí)。于是，不愿運(yùn)用。他們殊不知，現(xiàn)在暫時(shí)看起來麻煩，但實(shí)際上，在后面的管理與使用卻大大提高了效率。因此，我們的檔案管理者要認(rèn)真學(xué)習(xí)信息技術(shù)，并積極運(yùn)用。

五、重視檔案信息的更新與日常管理

檔案的價(jià)值在于它的真實(shí)，要保持它的真實(shí)性，我們要注意檔案信息的更新與日常的管理。這要求我們必須要勤快，對于新出現(xiàn)的資料，一定要及時(shí)歸檔，如果是補(bǔ)充前面的檔案，我們也要馬上整理放入進(jìn)去，不能等到累積了很多再一起來整理，這樣容易出錯(cuò)，且增加了我們工作的負(fù)擔(dān)。平時(shí)即使是整理好的檔案，我們也要主要保存，有些放在柜子里的文件夾或文件袋，要注意通風(fēng)，防止損壞，而有的已經(jīng)沒有用的檔案信息，我們可以及時(shí)把它清理出去，為新的檔案騰出空間。做了更新之后，我們也要在信息系統(tǒng)中做好登記，不然就容易出現(xiàn)：明明收集整理了資料，到用時(shí)卻在信息系統(tǒng)里查找不到的情況。

六、加強(qiáng)檔案信息的有效利用

學(xué)校檔案的管理并不僅僅為了存檔，還是為了更好地查詢利用的。學(xué)校的檔案室是學(xué)校各種檔案資料的信息中心，應(yīng)積極為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù)，把學(xué)校歷年來在各種科研、教學(xué)和文娛體育競賽中所取得的獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、錦旗及照片等資料整理歸檔，這些材料一方面可以記錄學(xué)校的各種活動的開展情況，另一方面還可以為提高學(xué)校知名度和開展對外宣傳提供資料。我們在檔案管理工作時(shí)，不僅為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)，還為學(xué)校的各級師生服務(wù)，還為社會和各位畢業(yè)生提供畢業(yè)生的原始的學(xué)籍信息和學(xué)歷證明。我們不僅要在收集資料時(shí)主動積極，還要積極主動地幫助學(xué)校、教師、學(xué)生查詢檔案，充分利用檔案。檔案能夠被有效利用，我們的工作才有價(jià)值與意義，這又可以促使我們進(jìn)一步做好檔案管理工作。

社會在發(fā)展，我們的學(xué)校教育教學(xué)也在不斷發(fā)展，我們的教育技術(shù)也在不斷提高，這些對學(xué)校檔案管理提出了更高的要求，作為學(xué)校檔案管理工作者，我們要不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，為學(xué)校的發(fā)展做好保障。