芻議基層水利單位數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)劃

李娜

（水利部海委漳衛(wèi)南運(yùn)河水閘管理局，山東 德州 253009）

引言：在信息時(shí)代中，檔案管理領(lǐng)域面臨新挑戰(zhàn)，隨著檔案內(nèi)容不斷增多、檔案形式不斷豐富，傳統(tǒng)的檔案室已經(jīng)不能適應(yīng)管理需求，尤其是基層水利單位的檔案室，受其發(fā)展歷史影響，對檔案室存在一定的忽視，使其數(shù)字化建設(shè)落后，需要加快全局建設(shè)規(guī)劃，發(fā)展數(shù)字檔案室。

一、基層水利單位檔案的特點(diǎn)

一方面，水利檔案有其他檔案同樣的特點(diǎn)，如完整性、服務(wù)性以及科學(xué)性；另一方面，受水利工程特殊性的影響，其還具有地域性、周期性、分散性、綜合性以及形成時(shí)機(jī)性等，主要顯著的特征為可塑性、周期性和分散性?？伤苄灾饕钦驹谒こ探ㄔO(shè)層面上看，水利檔案資料需要根據(jù)其建設(shè)進(jìn)度進(jìn)行不斷補(bǔ)充、完善和修改，從設(shè)計(jì)工程到驗(yàn)收工程的過程中檔案會(huì)出現(xiàn)較大的變化，一旦收集不及時(shí)就會(huì)導(dǎo)致檔案失真。周期性主要體現(xiàn)在水文勘測資料上，大部分的水利工程都有較大的時(shí)間跨度，在內(nèi)外部環(huán)境的作用下，水利檔案周期性更加鮮明。而水利檔案的分散性則是由于水利工程在各個(gè)階段的時(shí)間節(jié)點(diǎn)多，相應(yīng)產(chǎn)生的檔案資料也很多，工作人員一旦沒有提前做好準(zhǔn)備很容易出現(xiàn)檔案分散、甚至是丟失情況[1]。

二、建設(shè)規(guī)劃基層水利單位數(shù)字檔案室的對策

（一）明確建設(shè)內(nèi)容

基層水利單位數(shù)字檔案的建設(shè)規(guī)劃需要工作人員結(jié)合信息技術(shù)明確數(shù)字檔案室的主要建設(shè)內(nèi)容，在建設(shè)規(guī)劃中將其進(jìn)行逐一呈現(xiàn)，主要有以下幾點(diǎn)：（1）建設(shè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，依托于信息化技術(shù)，構(gòu)建水利單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)信息平臺，實(shí)現(xiàn)基層和基層、基層和整體之間的檔案信息交互，提升水利檔案管理格局，形成大局觀。（2）建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，包括但不限于存儲、主機(jī)、通信線路以及網(wǎng)絡(luò)，利用分結(jié)構(gòu)化存儲技術(shù)、巨量數(shù)據(jù)庫以及智能檢索等手段加強(qiáng)檔案室數(shù)字化建設(shè)，提升檔案室的先進(jìn)性。（3）建設(shè)管理檔案系統(tǒng)，規(guī)劃中應(yīng)包括數(shù)字檔案載體、接收檔案中心、檔案采集模塊、檔案備份庫等，增強(qiáng)檔案管理，實(shí)現(xiàn)規(guī)劃目標(biāo)。（4）建立上級和同級檔案查詢點(diǎn)，為符合條件的人員提供數(shù)字化的查詢服務(wù)，發(fā)揮基層水利單位的地域性優(yōu)勢，為相關(guān)機(jī)構(gòu)提供真實(shí)完整的檔案資料，增強(qiáng)檔案價(jià)值。（5）建設(shè)自動(dòng)辦公平臺，為管理檔案的工作人員提供便捷的工作途徑，降低工作難度，提升管理效率，保證數(shù)字檔案室建設(shè)對基層水利單位的實(shí)際效用。

（二）建立電子檔案

數(shù)字檔案室的建立需要以電子檔案為基礎(chǔ)，水利工作人員應(yīng)當(dāng)建設(shè)電子檔案。一方面，在信息化系統(tǒng)中構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)庫，提供智能檢索功能，制定目錄數(shù)據(jù)錄入計(jì)劃。例如，將2000 年作為時(shí)間節(jié)點(diǎn)，在此之前的檔案逐年錄入，在此之后的（包括2000 年）進(jìn)行優(yōu)先錄入和同步錄入。也可以按照檔案的重要程度和完整程度等設(shè)定電子處理優(yōu)先級，優(yōu)先將損耗嚴(yán)重的檔案或者珍貴檔案錄入到系統(tǒng)中。同時(shí)，結(jié)合水利單位檔案的主要來源，如單位發(fā)文、多媒體檔案、階段性的工作計(jì)劃和記錄等，按照其存在形式逐步轉(zhuǎn)化成電子檔案，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行有效處理，制成電子文本之后關(guān)聯(lián)目錄數(shù)據(jù)庫，結(jié)合單位需求建立單機(jī)或局部聯(lián)機(jī)等形式的數(shù)字檔案室，增強(qiáng)對珍貴檔案的保護(hù)性。另一方面，在傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案的過程需要重視保護(hù)好傳統(tǒng)檔案，留好電子檔案形成依據(jù)，需要認(rèn)識到電子檔案的建設(shè)并非完全摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)理性且正確的對待傳統(tǒng)檔案，保證合理建設(shè)規(guī)劃數(shù)字檔案室[2]。

（三）協(xié)調(diào)安全管理

基層水利單位檔案室的數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃需要保證其安全性，加強(qiáng)保護(hù)檔案資源，尤其是檔案資源具有特殊性的基層水利單位。首先，電子檔案需要統(tǒng)一管理掃描儀、硬盤、電腦、數(shù)碼相機(jī)以及錄像機(jī)等，針對還有傳統(tǒng)檔案柜的數(shù)字檔案室應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格落實(shí)防火、防光、防盜、防蟲蛀鼠咬、防潮等各項(xiàng)防護(hù)措施。其次，增強(qiáng)對先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)，并加強(qiáng)人員管理?；鶎铀麊挝粦?yīng)當(dāng)明確數(shù)字檔案室和傳統(tǒng)檔案室的管理方式不同，傳統(tǒng)檔案室中是以紙質(zhì)檔案為主，其管理人員并不需要了解其形成過程，但是以電子檔案為主的數(shù)字檔案室則需要管理人員明確在電子檔案生成全過程中需要使用到的設(shè)備、技術(shù)等內(nèi)容，需要加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員，增強(qiáng)其對先進(jìn)技術(shù)的掌握和理解，并增強(qiáng)對法律政策的宣傳，樹立全員檔案意識，使其行為符合法律要求，合理合法的收集、使用、保護(hù)檔案資源。最后，制定先進(jìn)設(shè)備引進(jìn)計(jì)劃，充分結(jié)合科技發(fā)展，創(chuàng)設(shè)優(yōu)質(zhì)的數(shù)字檔案室環(huán)境，提升建設(shè)規(guī)劃質(zhì)量，提升檔案資料利用的快捷性，將基層水利單位中的檔案資源價(jià)值進(jìn)行充分發(fā)揮。

（四）強(qiáng)化保障機(jī)制

基層水利單位建設(shè)規(guī)劃數(shù)字檔案館的主要保障機(jī)制有資金保障、資源保障和技術(shù)保障三點(diǎn)。其中在資金保障上，水利單位需要明確數(shù)字檔案館建設(shè)主要資金投入就是硬件、軟件和人工上，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加大檔案在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、民生等方面的關(guān)鍵作用，盡可能的獲取領(lǐng)導(dǎo)重視，增加經(jīng)費(fèi)投入和政策傾斜的可能性，優(yōu)先建設(shè)數(shù)字檔案館的重點(diǎn)內(nèi)容。在資源保障上主要就是循序漸進(jìn)的將原有檔案形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、電子化的檔案。而在技術(shù)保障上，基層水利單位做好成立專門的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，定期巡查數(shù)字檔案館情況，負(fù)責(zé)軟件升級、系統(tǒng)更新、設(shè)備維護(hù)等工作，優(yōu)化工作人員組織結(jié)構(gòu)，提升檔案管理隊(duì)伍質(zhì)量，保證數(shù)字檔案室運(yùn)作的安全可靠性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失問題。此外，應(yīng)當(dāng)落實(shí)責(zé)任，將不同方面的不同管理職責(zé)落實(shí)到具體的工作人員，完善問責(zé)機(jī)制，一旦出現(xiàn)問題，嚴(yán)格處罰，保證數(shù)字檔案館建設(shè)質(zhì)量。

結(jié)語：綜上所述，基層水利單位的檔案具有特殊性，需要及時(shí)收集檔案，構(gòu)建數(shù)字檔案室才能保證水利檔案的真實(shí)性和完整性，在建設(shè)規(guī)劃數(shù)字檔案室的過程中，需要規(guī)劃人員綜合數(shù)字檔案室建設(shè)技術(shù)和單位的實(shí)際需求，保證規(guī)劃檔案的合理性，從而在保證檔案室安全性的基礎(chǔ)上推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。