網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作策略

伍震

（廣西科技師范學(xué)院，廣西 來賓 546100）

引言

信息化發(fā)展所帶來的好處是推動了各類辦公系統(tǒng)的發(fā)展，在圖書館的檔案管理中，最初的管理方式較為傳統(tǒng)化，人工的成本占比較大。但是在當(dāng)下的發(fā)展過程中，更加注重工作的高效化，而傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)于當(dāng)下的社會發(fā)展。為了能夠進(jìn)一步提高工作效率，在日常的工作過程中，引入先進(jìn)的信息技術(shù)，來進(jìn)行工作流程的全面優(yōu)化，降低人工成本的占比，加重系統(tǒng)運(yùn)行的占比，這樣不僅能夠提高管理工作的高效化，還能夠使得工作變得十分的精細(xì)化，大大推進(jìn)了工作的發(fā)展。另外，圖書館檔案管理工作還需要實(shí)時(shí)更新，所以利用信息技術(shù)來進(jìn)行定期更新可以降低工作人員的管理壓力達(dá)到預(yù)期的管理標(biāo)準(zhǔn)。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作發(fā)展的優(yōu)勢

（一）高效化

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，各項(xiàng)工作都進(jìn)入了一個(gè)全新的發(fā)展階段，利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢來進(jìn)行系統(tǒng)的構(gòu)建，確保工作的運(yùn)行能夠更加的高效化，解決了傳統(tǒng)管理工作中所出現(xiàn)的各種各樣的問題。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的工作發(fā)展更加注重于工作的效率，通過系統(tǒng)的運(yùn)用，來實(shí)現(xiàn)工作的自動化管理，這樣不僅降低了工作發(fā)展過程中的風(fēng)險(xiǎn)，更是提高了工作發(fā)展的速度。圖書館檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)的管理工作，其中存在有許多機(jī)械化的工作內(nèi)容，而利用系統(tǒng)來進(jìn)行全面的工作管理，能夠節(jié)省在機(jī)械化工作方面所花費(fèi)的時(shí)間，降低了人工成本的支出，實(shí)現(xiàn)了更加快捷方便的工作形式。例如在檔案管理工作當(dāng)中，需要對各類檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，工作人員即可利用系統(tǒng)來進(jìn)行檔案信息的管理，使得內(nèi)部的數(shù)據(jù)更加完善化、全面化，大大提高了檔案信息管理工作的效率。

（二）完善化

面對網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，各項(xiàng)管理工作的發(fā)展變得更加的完善。傳統(tǒng)的管理工作不僅繁瑣且錯(cuò)誤率較高，同時(shí)管理工作所涉及到的各個(gè)方面，都存在有不足的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致了工作的開展出現(xiàn)各種各樣的漏洞，使得工作的風(fēng)險(xiǎn)性提高。在圖書館檔案管理工作當(dāng)中，需要注重的是檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確化，而傳統(tǒng)的工作形式不僅無法保證內(nèi)容的準(zhǔn)確化，更是提高了工作過程中的風(fēng)險(xiǎn)，與當(dāng)下的發(fā)展并不匹配。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，能夠促使圖書館檔案管理工作變得更加的完善化，要考慮各項(xiàng)因素的影響，綜合設(shè)計(jì)出一款適合于當(dāng)下檔案管理工作的信息化系統(tǒng)，這樣能夠使得工作的開展更加的全面，有效地保證了檔案信息內(nèi)容的準(zhǔn)確，加強(qiáng)了工作開展過程中的信息安全性。

二、圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）檔案信息跟進(jìn)不及時(shí)

在檔案管理工作中，工作人員需要及時(shí)對檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新，確保內(nèi)容的實(shí)時(shí)性。但是通過對當(dāng)下的管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析時(shí)發(fā)現(xiàn)，檔案信息的更新情況并不完善，存在有信息內(nèi)容更新不夠及時(shí)的現(xiàn)象，大大降低了管理工作的質(zhì)量。在圖書館的管理工作中，信息的內(nèi)容十分的龐大且復(fù)雜，需要工作人員花費(fèi)大量的時(shí)間和精力來進(jìn)行整理，在整理的過程中，同樣也存在有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，若檔案的內(nèi)容與實(shí)際不匹配，那么則證明該檔案的歸檔管理存在有較大的問題。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，對于管理工作的要求將會越來越高，若在當(dāng)下的發(fā)展過程中，圖書館檔案管理工作未能及時(shí)與當(dāng)下的發(fā)展趨勢進(jìn)行結(jié)合，則會使得工作的發(fā)展變得越來越落后。為此在當(dāng)下的發(fā)展過程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理工作的完善，利用先進(jìn)的信息技術(shù)來進(jìn)行系統(tǒng)構(gòu)建，使得檔案信息能夠及時(shí)進(jìn)行跟進(jìn)，進(jìn)一步確保信息內(nèi)容的實(shí)時(shí)性。

（二）信息建設(shè)不夠全面

在當(dāng)下的時(shí)代發(fā)展當(dāng)中，信息化的推進(jìn)將會變得越來越普及，工作的開展附著于信息化的普及之上，能夠?qū)崿F(xiàn)工作的高效化和全面化，這同樣也是當(dāng)下乃至未來的發(fā)展趨勢。但是對當(dāng)下圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，信息建設(shè)不夠全面，從而導(dǎo)致了檔案管理工作出現(xiàn)各種各樣的問題，例如在信息的錄入過程中，還需要工作人員逐步審核每一個(gè)信息內(nèi)容，這樣不僅使得信息錄入過程中的錯(cuò)誤性較高，從而還會導(dǎo)致整體的工作效率降低。為此，在當(dāng)下的發(fā)展過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息建設(shè)的全面性，結(jié)合當(dāng)下的發(fā)展需求，來進(jìn)行信息系統(tǒng)的構(gòu)建，將管理工作附著于信息系統(tǒng)的運(yùn)行當(dāng)中，這樣則進(jìn)一步保障了工作開展的效率。

（三）管理工作的安全系數(shù)較低

在管理工作當(dāng)中，所涉及到的信息十分的廣泛，若在日常的工作中缺乏信息管理安全的意識，則會導(dǎo)致信息泄露的情況。通過對當(dāng)下圖書館檔案管理工作的發(fā)展情況進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，在日常的管理工作當(dāng)中，并未建立信息管理安全的意識，工作人員在進(jìn)行工作的過程中，僅僅只是按照對應(yīng)的規(guī)章制度，來完成信息的錄入以及更新，但是對于工作開展過程中的信息安全，并未產(chǎn)生一定的安全意識。因此，這也導(dǎo)致了管理工作在開展的過程中，出現(xiàn)了信息泄露、信息不夠完善等問題，大大降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。為此，在當(dāng)下的發(fā)展過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理工作的安全，提高管理工作人員的安全意識，建立信息安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，利用先進(jìn)和智能化的信息技術(shù)，來輔助檔案管理人員進(jìn)行信息的安全化管理，這樣能夠更加符合當(dāng)下的工作發(fā)展目標(biāo)。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作策略研究

（一）實(shí)時(shí)跟進(jìn)檔案信息內(nèi)容

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，工作的開展能夠變得更加的高效化，利用當(dāng)下的實(shí)時(shí)網(wǎng)絡(luò)，來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息的及時(shí)跟進(jìn)，大大提高了檔案管理工作的質(zhì)量。例如，在日常的管理工作當(dāng)中，工作人員將對應(yīng)的信息錄入到相應(yīng)的檔案當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)獨(dú)立的檔案信息管理。然后再進(jìn)行檔案信息的跟進(jìn)時(shí)，還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行實(shí)時(shí)跟進(jìn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息的變化情況，這樣能夠使得信息的管理更加的全面化。在查詢檔案信息的過程當(dāng)中，可以直接利用網(wǎng)絡(luò)搜索的方式，來精準(zhǔn)化的找到對應(yīng)的檔案信息內(nèi)容，大大提高了檔案管理工作的效率。其次，在日常的工作開展過程中，工作人員還需要根據(jù)實(shí)際的管理工作條例，來進(jìn)行相關(guān)信息的處理，利用當(dāng)下的管理系統(tǒng)，來進(jìn)行信息的統(tǒng)一化管理，減輕了檔案管理工作人員的日常工作壓力。

（二）加強(qiáng)管理工作的信息化建設(shè)

在當(dāng)下的工作發(fā)展過程當(dāng)中，更加推崇于信息化的建設(shè)，利用當(dāng)下的信息技術(shù)來進(jìn)行管理系統(tǒng)的構(gòu)建，使得工作的開展更加的流程化，符合于當(dāng)下管理工作的發(fā)展趨勢。工作流技術(shù)、RFID 技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，云技術(shù)等，都是當(dāng)下十分先進(jìn)且流行的技術(shù)，當(dāng)這些技術(shù)融入到當(dāng)下管理工作的信息化建設(shè)當(dāng)中，能夠大大提高信息化建設(shè)的力度。其中RFID技術(shù)，能夠進(jìn)行信息的自動化錄入，通過信息掃描的形式直接錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，能夠大大節(jié)省工作人員信息錄入的工作時(shí)間，并且還能夠進(jìn)一步保證好信息錄入的精準(zhǔn)化。工作流技術(shù)是當(dāng)下管理工作中十分流行的技術(shù)之一，能夠通過程序的設(shè)定來規(guī)范好管理工作的流程，進(jìn)一步確保了工作的開展更加的規(guī)范化。另外在信息搜索以及信息處理的過程當(dāng)中，可以通過云技術(shù)來實(shí)現(xiàn)信息的統(tǒng)一化管理，這樣也能夠大大提高管理工作的效率。

（三）提高管理工作的安全意識

在當(dāng)下的社會發(fā)展當(dāng)中，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展存在有一定的弊端，信息泄露等情況進(jìn)一步影響了日常工作的開展。為此在當(dāng)下的圖書館檔案管理工作中，不僅需要加強(qiáng)管理工作人員的信息安全管理意識，同時(shí)還要建立完善化的信息防護(hù)屏障，這樣能夠使得圖書館內(nèi)的信息得到一定的安全保護(hù)。首先應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)工作人員的信息安全管理，向工作人員普及信息泄露等情況的嚴(yán)峻性，然后再輸入信息安全意識的重要性，能夠使得工作人員在日常的管理工作當(dāng)中更加的嚴(yán)謹(jǐn)化。另外在信息安全防護(hù)屏障的建立過程中，可以充分利用當(dāng)下的信息技術(shù)，來進(jìn)行系統(tǒng)信息安全防護(hù)的建立，設(shè)置系統(tǒng)用戶的權(quán)限，避免出現(xiàn)用戶惡意泄露信息的情況發(fā)生。另外，系統(tǒng)內(nèi)部還應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)監(jiān)控軟件，實(shí)時(shí)記錄系統(tǒng)內(nèi)部的信息調(diào)度情況，一旦出現(xiàn)了異常調(diào)度的情況，及時(shí)進(jìn)行警報(bào)，加強(qiáng)日常的管理工作力度。

四、結(jié)束語

圖書館檔案管理工作是一份十分繁瑣的工作，由于信息數(shù)量龐大，且管理工作的精細(xì)化，使得工作人員存在有較大的工作壓力。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的帶來，信息化的推進(jìn)變得更加的普遍，利用信息技術(shù)來進(jìn)行管理系統(tǒng)的構(gòu)建，可以大大提高日常工作的效率。為了能夠進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的效率，首先對當(dāng)下的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行分析，總結(jié)出目前所存在的問題，包括檔案信息跟進(jìn)不及時(shí)、信息建設(shè)不夠全面、管理工作的安全系數(shù)較低等。然后結(jié)合當(dāng)下的發(fā)展情況，提出相應(yīng)的發(fā)展策略，包括實(shí)時(shí)跟進(jìn)檔案信息內(nèi)容、加強(qiáng)管理工作的信息化建設(shè)、提高管理工作的安全意識等，進(jìn)一步加強(qiáng)日常檔案管理工作的效率和質(zhì)量。