新時期的疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作

杜廣明

（沂南縣疾病預(yù)防控制中心，山東 沂南 276300）

前言

疾控中心的檔案信息對疾病防控有重要意義，常見的疾病都可以順利解決，有利于社會的穩(wěn)定，而且可以保證人民的安全。因此，我們要對疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作進行完善。本文主要來探討分析一下檔案管理工作的重要性以及我國疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的現(xiàn)狀，并且針對這些不足采取措施，保證疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作的順利進行。

一、疾病預(yù)防控制中心檔案管理的重要意義

疾控中心檔案信息是疾病預(yù)防控制中心所有工作的基礎(chǔ)，因此，一定要對疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作加以重視，提高檔案管理的工作水平和工作效率，確保疾病預(yù)防控制中心的管理工作的順利進行。下列主要是疾病預(yù)防控制中心檔案管理的主要意義。首先，疾病預(yù)防控制中心檔案管理是疾病預(yù)防控制中心的主要工作之一，它為疾病預(yù)防控制中心做出很大貢獻(xiàn)，指導(dǎo)疾病預(yù)防控制中心的工作，同時可以讓群眾更加重視疾病的預(yù)防，提高疾病預(yù)防的意識，在疾病暴發(fā)之前有效地保護自己，保障人民群眾的健康和安全。第二，疾病預(yù)防控制中心檔案管理可以在疾病大面積來臨之前做好預(yù)防，及時了解疾病的來源并且進行阻斷，保證社會的穩(wěn)定。最后，疾病預(yù)防控制中心的檔案管理促進了疾控事業(yè)的發(fā)展，同時檔案管理工作的進行為疾病預(yù)防控制中心工作的開展奠定了基礎(chǔ)，為今后疾病預(yù)防工作的進行提供了方向[1]。

二、我國傳統(tǒng)疾控中心檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理紙質(zhì)化的不足

紙質(zhì)化檔案與電子版相比存在著一些缺點，首先紙質(zhì)化檔案容易被損壞或者丟失，而且維護的費用比較高。其次，紙質(zhì)化檔案不方便工作人員攜帶，這樣就會增大工作人員的工作量。第三，紙質(zhì)化檔案相較于電子版本會占據(jù)空間，無形中就加大了資源的利用，造成資源浪費。

（二）檔案管理過程不合理，不能保證資料的安全性

目前，我國疾控中心的檔案管理過程不合理，檔案在整理的過程中很容易出現(xiàn)偏差和錯誤，沒有專業(yè)的人員進行數(shù)據(jù)的檢查和保護，資料安全性很難保障，而且在資料的分析中很容易丟失和泄露，導(dǎo)致檔案管理工作不能順利進行[2]。

（三）檔案分類不合理，不利于資料的查找

目前，我國疾病預(yù)防控制中心檔案的分類不合理，標(biāo)準(zhǔn)也不同，因此在分類的過程中很容易出現(xiàn)重疊現(xiàn)象，而且疾病的來源大多很相似，這就導(dǎo)致資料查找困難，對疾病預(yù)防控制中心的工作造成麻煩，增大工作量。

（四）檔案管理缺乏規(guī)范

疾病預(yù)防控制中心檔案一般與疾病案例有關(guān)，這些案例比較繁雜瑣碎，整理起來工作量非常大，而且沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范整理，這就導(dǎo)致檔案管理工作更加困難，不能及時地找到所需的資料。因此，一定要加大對檔案管理的規(guī)范力度，確保檔案管理工作的正常進行。

（五）檔案信息化程度低

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不再適用，新時期的疾病預(yù)防控制檔案管理需要改變傳統(tǒng)的方式，在技術(shù)的支持下，實現(xiàn)信息化管理。目前，我國疾病預(yù)防控制檔案管理的信息化程度較低，一些基礎(chǔ)設(shè)施落后，已經(jīng)不能再繼續(xù)處理這些檔案信息，除此之外，由于檔案的信息化程度低，紙質(zhì)的檔案很容易被損壞，造成檔案的丟失，不利于疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的正常進行[3]。

（六）檔案管理人才缺乏

目前，我國疾病預(yù)防控制中心檔案管理缺乏專業(yè)人才，大多都是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作人員，他們沒有掌握信息化管理，而且檔案管理也沒有招聘新的專業(yè)人才，碩士學(xué)歷的工作人員少之又少，甚至一些檔案管理人員僅僅是進行檔案的分類和管理，他們對于疾病缺乏了解，不能很好地展開管理工作。由于檔案管理工作比較枯燥，很難吸引專業(yè)人才來從事這樣的工作，導(dǎo)致很多非專業(yè)人才出現(xiàn)，他們很難適應(yīng)新時期的管理工作，對檔案管理工作的進行造成一定的困難。

（七）檔案部門設(shè)施短缺

由于領(lǐng)導(dǎo)以及政府對檔案管理不重視，不愿撥足夠的資金，導(dǎo)致檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施非常缺乏，甚至一些疾病預(yù)防控制中心的檔案管理沒有一個專門的房間，更別提信息化的檔案信息處理了。除此之外，一些檔案室沒有防蟲、防火的基本的設(shè)施，嚴(yán)重的威脅到了紙質(zhì)化檔案的管理，存在著安全隱患。

（八）缺乏科學(xué)合理的工作流程

現(xiàn)階段，我國的疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作缺乏科學(xué)合理的工作流程，沒有形成一個完善的檔案管理制度，而且我國也沒有制定相應(yīng)的法律法規(guī)，這就導(dǎo)致檔案管理工作過于隨意，工作人員沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進行分類和整理，提高了檔案管理的難度。

（九）檔案利用率低

我國一些先進的疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作進行得非常順利，不僅設(shè)立了獨立的檔案室，而且還有完善的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，信息化程度也較高。但是這些檔案利用率不高，工作人員認(rèn)為這些都已經(jīng)過時了，沒有意識到檔案的重要性，導(dǎo)致大量的檔案僅僅是占用空間而沒有用處，造成了資源的浪費[4]。

三、提升疾病預(yù)防控制中心檔案管理水平的措施

（一）建立規(guī)范化的檔案管理體規(guī)范化的體系

規(guī)范的檔案管理體系是檔案管理順利進行的最重要的一個環(huán)節(jié)，只有完善了檔案管理制度，檔案信息才能得到最大化地利用。檔案管理的工作人員要做到分類管理，按照檔案管理制度進行操作，并且要明確自己的管理目標(biāo)，使得檔案可以在使用時可以及時地調(diào)出，使檔案管理更加的規(guī)范。除此之外，還要建立薪酬制度和獎懲制度，對于認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ魅藛T要予以獎勵，激發(fā)員工的積極性和主動性，提高他們的工作熱情，使他們積極地投入到檔案管理工作中去，促進疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的順利進行。

（二）加強檔案信息化建設(shè)

隨著我國社會的不斷發(fā)展和進步，信息化發(fā)展進程逐漸加快，檔案的信息化管理已經(jīng)成為不可或缺的一部分。因此，我國的疾病預(yù)防控制中心檔案管理必須以技術(shù)為前提，符合社會的潮流和發(fā)展，加強檔案的管理和建設(shè)。對于老舊的設(shè)備要及時更換，定期對設(shè)備進行檢查和維修，保證設(shè)備正常運轉(zhuǎn)。除此之外，還要通過網(wǎng)絡(luò)加大對疾病預(yù)防的宣傳力度，保證人民群眾的身體健康，使疾病預(yù)防控制中心檔案的信息發(fā)揮最大的作用。

（三）加強檔案管理隊伍建設(shè)疾病預(yù)防控制檔案管理

管理檔案是一項團隊性的管理工作，需要一支優(yōu)秀的醫(yī)院檔案管理人才隊伍，完善醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度和工作流程，提高醫(yī)院檔案的業(yè)務(wù)信息化管理水平，從而不斷提高國家疾病預(yù)防控制中心的檔案工作管理水平。新時期重大疾病宣傳預(yù)防災(zāi)害控制防治工作必然需要一批綜合防治能力強的專業(yè)人才，而提高綜合防治能力要具備的首要條件之一就是具有責(zé)任意識，檔案管理工作是一項極需仔細(xì)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，肩?fù)的責(zé)任也是重大的 所以要想做好檔案管理工作 責(zé)任意識是必不可少的。這也需要單位領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案員工共同提高，共同重視。疾病防御控制中心領(lǐng)導(dǎo)要提高政治覺悟，改善管理系統(tǒng)，健全檔案入檔調(diào)取機制，做好檔案信息管理工作。同時要始終以身作則，做好審查監(jiān)督，重視人才的培養(yǎng)。要加大對檔案工作人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)不能光是檔案專業(yè)知識，而是要以資格培訓(xùn)和繼續(xù)教育為重點，突出針對性和實用性。提升檔案教育的層次，適應(yīng)疾控檔案管理工作的特點。要營造良好的工作氛圍，建立上下良好的溝通機制。倡導(dǎo)同事間要互相友愛，良好配合，共同進步。大家共同面對工作中的問題，集思廣益，查漏補缺，為疾病控制預(yù)防事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)[5]。

（四）領(lǐng)導(dǎo)要加大對疾控中心檔案管理工作的重視程度

檔案管理工作雖然沒有疾病預(yù)防控制中心的其他工作那么繁忙，卻是其他部門工作的基礎(chǔ)，如果領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，就會使其他部門忽視檔案的存在，在進行疾病預(yù)防事就不會想到通過檔案信息進行問題解決。因此，領(lǐng)導(dǎo)一定要重視疾控中心檔案管理工作，提高他們的意識，全面完善檔案管理工作。檔案管理工作包括收集資料、整理資料、對資料進行分類、最后存入文檔四個步驟。在資料收集時，要注重資料的完整性和正確性，保證這些資料信息有參考的價值。在整理資料時，要進行編號等各種細(xì)致的工作，在這個階段必須要認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，避免資料混亂。在進行分類時，工作人員要按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進行分類，防止因工作人員的不同而造成分類的不同，導(dǎo)致資料尋找困難。最后，在進行存檔的過程中，一定要有專門的工作人員進行檢查，確保檔案的正確。

（五）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，檔案管理人員的招聘要有一定的標(biāo)準(zhǔn)，首要條件就是要有醫(yī)學(xué)相關(guān)的知識，其次，在正式工作開始時要進行培訓(xùn)，讓他們學(xué)會檔案信息管理的流程。最后，為他們提供交流和溝通機會，取長補短，改變傳統(tǒng)的檔案管理方法，不斷讓他們?nèi)⒓訉W(xué)習(xí)，提升自身的綜合素質(zhì)。

（六）不斷改善檔案部門的設(shè)施

要想使疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作順利進行，就必須要加大資金的投入力度，為檔案管理提供完善合理的設(shè)備，確保改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案資料，建立信息化管理體系。在檔案信息整理的過程中，工作人員要對檔案信息進行分類和整理，并且及時傳入電腦中，防止檔案信息的遺漏。

四、結(jié)語

疾控中心的檔案信息對疾病防控有重要意義，常見的疾病都可以順利解決，不僅有利于社會的穩(wěn)定，而且可以保證人民的安全。因此，我們要對疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作進行完善。但是我國疾病預(yù)防控制中心檔案管理存在著很多不足，沒有制定合理的檔案管理制度，沒有加大資金投入等。因此，新時期的疾病控制預(yù)防檔案要認(rèn)識到檔案管理的重要性，不斷改進和完善，建立完善合理的制度，改善基礎(chǔ)設(shè)施，保證檔案管理工作的正常進行，促進疾病預(yù)防控制中心的其他工作的正常實施。