信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式探究

馬英梅

（山東省菏澤市鄆城縣衛(wèi)生健康綜合執(zhí)法大隊(duì),山東 鄆城 274700）

檔案管理信息化的本質(zhì)是借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的高效收集，高效整理和高效處理，為后續(xù)的檔案開發(fā)利用工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案信息化是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然追求，是提升檔案服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率，拓展檔案服務(wù)范圍的關(guān)鍵舉措?，F(xiàn)階段隨著以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算為代表的信息技術(shù)不斷深入推進(jìn)，逐漸轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的管理方式和工作方法，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式，已經(jīng)不能夠適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求，對此就需要我們做好檔案管理服務(wù)模式的有效創(chuàng)新，將信息化技術(shù)充分應(yīng)用其中，提升工作效率，提升檔案管理工作質(zhì)量，更好的提升檔案管理服務(wù)的滿意率。

一、信息化時(shí)代背景下創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式的現(xiàn)實(shí)意義

（一）提高檔案工作的正確性

傳統(tǒng)檔案管理主要以人力操作為主，由于檔案信息收集、整理到最后的歸檔處理環(huán)節(jié)的較多，種類繁雜，涉及到諸多信息，造成了檔案管理水平一直較為低，同時(shí)還會因?yàn)槿藶橐蛩卦斐蓹n案信息出現(xiàn)差錯(cuò)，大量有價(jià)值的檔案信息丟失。人工操作過程中，由于每一個(gè)環(huán)節(jié)無法做到精細(xì)化，大大降低了整體的管理水平和管理質(zhì)量，工作效率低下，工作強(qiáng)度較大，需要投入的人力成本較高。依托信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式的有效創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，能夠?qū)n案管理工作化繁為簡，落實(shí)計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)的有效應(yīng)用，能夠精確的對檔案信息進(jìn)行有效的收集、匯總、整理、歸檔，處理工作效率大大提升，保證了檔案管理工作的精確性。另外通過構(gòu)建信息化的檔案管理檢索系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的針對性檢索，及時(shí)查閱自己想要的信息資源，降低了人力查找檔案的工作量。

（二）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求

21 世紀(jì)是信息時(shí)代，是科技時(shí)代，大數(shù)據(jù)時(shí)代，云計(jì)算時(shí)代，知識信息對一個(gè)企業(yè)或者一個(gè)單位的發(fā)展有著重要的影響，在國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮著越來越大的作用。黨的十九大召開以來，高度重視信息化建設(shè)，我國的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了長足的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在廣大基層地區(qū)得以有效的普及，這就給檔案信息化建設(shè)和檔案管理模式創(chuàng)新提供了機(jī)遇提供了技術(shù)條件。檔案管理工作往往與一個(gè)地區(qū)一個(gè)國家的信息產(chǎn)業(yè)密切相關(guān)，在信息化時(shí)代，檔案管理工作面臨著內(nèi)外部的雙重挑戰(zhàn)。通過加快檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的有效創(chuàng)新，能夠充分發(fā)掘信息技術(shù)在檔案管理中的職能作用，提高檔案工作效率，不斷提升檔案管理工作水平，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)由紙質(zhì)檔案管理下的電子化、數(shù)字化、智能化方向轉(zhuǎn)變，有效解決紙質(zhì)檔案儲存過程中對空間要求相對較高的問題。

二、信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式的措施分析

（一）以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)為切入點(diǎn)，推動服務(wù)模式的創(chuàng)新

基于網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的信息需求，檔案管理服務(wù)，應(yīng)該樹立創(chuàng)新服務(wù)理念。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的有效創(chuàng)新，關(guān)鍵是對網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下用戶的實(shí)際信息需求有所調(diào)查和了解，進(jìn)而對其開展針對性的信息服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)主要以人工操作為主，例如在檔案資料的查閱和檢索過程中都需要人工來完成，在操作過程中難免會存在一些不足，操作時(shí)間較長，不能夠?yàn)楦嗟娜后w提供針對性的服務(wù)。因此在今后檔案管理服務(wù)過程中，就需要結(jié)合自身的實(shí)際需求，依托信息化技術(shù)特征，對工作方式作出有效的調(diào)整，構(gòu)建以網(wǎng)絡(luò)信息為載體的線上檔案管理服務(wù)模式，為廣大用戶提供在線信息服務(wù)，滿足多樣化的信息需求。依托在線服務(wù)，還能夠及時(shí)掌握相關(guān)需求者的反饋，并對各種反饋信息進(jìn)行有效的匯總，進(jìn)而對相關(guān)服務(wù)功能做出進(jìn)一步的完善。

（二）加快拓展檔案服務(wù)新途徑

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟發(fā)展，不斷改變著我們的信息獲取方式和交往方式，同時(shí)也豐富了各種信息的傳播渠道，社會大眾不再通過單一的渠道獲得相同信息，可以利用自己的智能手持設(shè)備，隨時(shí)隨地獲取自己想要的信息，信息的獲取方式越來越多元化和多樣化。管理部門在開展檔案管理服務(wù)過程中，應(yīng)該主動順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的變化，對現(xiàn)行的管理模式做出有效的調(diào)整，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，拓展服務(wù)途徑。在保留傳統(tǒng)的檔案借閱、查詢、展覽的基礎(chǔ)上，將新媒介網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案服務(wù)有效結(jié)合，進(jìn)一步拓展和豐富檔案管理服務(wù)的路徑和方式。特別是應(yīng)該注重微博、微信、微信公眾號等多種信息媒體在信息傳播中的重要作用，檔案管理部門可以開設(shè)官方微博，官方微信公眾號，向受眾群體及時(shí)推送相關(guān)的信息服務(wù)，進(jìn)一步拉近檔案管理部門和民政之間的距離嗯。

（三）加大對檔案管理工作人員的專業(yè)知識培訓(xùn)

新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，要求檔案管理服務(wù)工作不斷向著信息化角度轉(zhuǎn)變，這就對現(xiàn)有的檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高要求。因此需要注重做好現(xiàn)有工作隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，可以通過在線講座將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，現(xiàn)代信息技術(shù)引入檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，確保檔案管理人員能夠科學(xué)操作信息系統(tǒng)，科學(xué)利用信息資源，并且為廣大用戶提供更加多樣性針對性的信息服務(wù)。