試論制約干部人事檔案工作發(fā)展的因素與對(duì)策

周輝

（淄博市中心血站，山東淄博 255033）

隨著時(shí)間的遷移和社會(huì)的發(fā)展，檔案工作也成為社會(huì)的重要部分，若檔案管理人員的工作方式仍然使用傳統(tǒng)模式，跟不上時(shí)代的步伐，注定會(huì)面臨淘汰，從而影響檔案工作的發(fā)展與進(jìn)步，所以說(shuō)在當(dāng)今社會(huì)，檔案管理工作水平的高低也成為大家相對(duì)看重的一部分。也正是由于人事工作改革步伐的不斷加大，與之相對(duì)應(yīng)的問(wèn)題和缺失都有所顯現(xiàn)，致使最基本的工作要求被提出，人事檔案管理工作的內(nèi)容獲得了延伸，不斷展現(xiàn)出具體化且明確化的特點(diǎn)。為從根本上適應(yīng)我國(guó)趨勢(shì)發(fā)展特點(diǎn)，強(qiáng)化社會(huì)檔案管理能力，需要注重干部人事檔案工作的創(chuàng)新性研究，根據(jù)實(shí)際社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，積極的做出調(diào)整，不斷優(yōu)化干部人事檔案管理模式，確保干部人事檔案工作的效率得以顯著提升。

1.開展干部人事檔案工作的重要性

1.1 有利于簡(jiǎn)化信息統(tǒng)計(jì)過(guò)程

干部人事檔案管理工作內(nèi)容中，最為核心的組成就是重視相關(guān)資料的整理和分類，不僅有利于簡(jiǎn)化干部人事資料的信息統(tǒng)計(jì)過(guò)程，還能夠從根本上有效的提升檔案整理速度，為檔案資料工作開展帶來(lái)極大的便利。依據(jù)干部人事檔案資料的信息內(nèi)容，要求具體的統(tǒng)計(jì)整理過(guò)程，秉持真實(shí)性的工作原則，更好的完成相關(guān)準(zhǔn)備工作。一般情況下，初期的數(shù)據(jù)信息收集過(guò)程中，與相關(guān)部門建立聯(lián)系，共同開展初始信息資料的整理，依據(jù)相關(guān)管理規(guī)則，進(jìn)行匯總，確保干部人事資料可以被妥善保存。當(dāng)然，還應(yīng)當(dāng)按照初始信息的整理特征，建立相對(duì)應(yīng)的檔案資料臺(tái)賬，能夠更加便捷的完成干部人事資料信息歸類。通過(guò)建立臺(tái)賬的方式，要求干部人事資料的保存路徑是依據(jù)時(shí)間為順序，確保檔案內(nèi)全部資料的完整性，事無(wú)巨細(xì)的記錄全部人事資料，以便于后續(xù)的資料查閱與檢索。當(dāng)然，需要標(biāo)注干部人事資料的整理時(shí)間，再查閱后也要記錄相應(yīng)的日期，從而更好地完善干部人事資料檔案的存儲(chǔ)管理工作，顯著簡(jiǎn)化檔案資料的信息統(tǒng)計(jì)過(guò)程，增強(qiáng)資料保管的便捷性[1]。

1.2 凸顯出檔案管理的信息化

隨著整體環(huán)境進(jìn)一步發(fā)展，經(jīng)濟(jì)能力有所增強(qiáng)，整體經(jīng)濟(jì)水平也有所提升，為信息化時(shí)代的發(fā)展提供了動(dòng)力支持，特別是網(wǎng)絡(luò)全球化的信息發(fā)展?fàn)顟B(tài)下，諸多現(xiàn)代化技術(shù)獲取了實(shí)質(zhì)應(yīng)用。當(dāng)然，對(duì)于干部人事檔案管理工作開展也不例外，相應(yīng)地使用到電子信息技術(shù)，突出檔案整理的現(xiàn)代化，更加高效率的完成干部人事檔案資料信息匯總。由于在干部人事檔案工作中，增添了必要的信息化特征，并由此為基準(zhǔn)，促使干部人事檔案資料管理進(jìn)入全新的發(fā)展趨勢(shì)中，優(yōu)先展示檔案整理檢索的數(shù)字化特點(diǎn)，逐步推進(jìn)干部人事檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。結(jié)合宏觀整體檔案資料管理工作的信息化水準(zhǔn)，明確干部人事檔案的信息化建設(shè)目標(biāo)，逐步拓寬信息管理范圍，凸顯出全國(guó)范圍的信息體系建設(shè)能力，予以更加寬泛性質(zhì)的管理便利，促使干部人事檔案工作可以科學(xué)的開展，高效的完成相關(guān)資料查詢檢索的目標(biāo)。檔案管理工作中比較基礎(chǔ)性的管理內(nèi)容就是將資料進(jìn)行分類，完成匯總并裝訂成冊(cè)，為之后的技術(shù)加工和數(shù)據(jù)檢索提供便利，更加深入且全面的推動(dòng)我國(guó)干部人事檔案工作開展，表現(xiàn)出較強(qiáng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)性。

2.干部人事檔案工作存在的限制要點(diǎn)

2.1 尚不能產(chǎn)生清晰的工作認(rèn)知

結(jié)合不同工作單位中的人事工作類型，檔案資料的管理工作是重要工作內(nèi)容，占據(jù)著不可替代的工作地位，有利于單位現(xiàn)有人員的人事調(diào)配過(guò)程，能夠在人才招聘方面表現(xiàn)出效用價(jià)值。從當(dāng)前很多單位的人事工作來(lái)看，并沒有提升對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)知，實(shí)際工作重視程度也較低，并不能凸顯出人事檔案的積極作用，從而不利于該工作為單位創(chuàng)造相應(yīng)的效益。由于對(duì)人事檔案存在片面的認(rèn)知，認(rèn)為其并不能直接影響單位的發(fā)展壯大，所以對(duì)其有所忽視，致使在實(shí)際的資金投入和資源分配上都有所保留。除此之外，單位并不能保障人事檔案工作制度的全面性，從本質(zhì)規(guī)則上對(duì)干部人事檔案管理有所限制，容易出現(xiàn)很多問(wèn)題，且不能得到合理解決，最終將阻礙干部人事檔案管理，單位規(guī)模難以擴(kuò)張，人才引進(jìn)計(jì)劃也不能實(shí)現(xiàn)[2]。

2.2 具體檔案整理流程比較繁瑣

由于干部人事檔案本身特點(diǎn)就是動(dòng)態(tài)變化的，所以，需要經(jīng)常性地進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，重新記錄最新的信息內(nèi)容，

從而確保干部的工作狀態(tài)可以真實(shí)的反饋，相關(guān)學(xué)習(xí)狀況也能有所標(biāo)注。具體干部人事檔案資料工作開展，需要關(guān)注數(shù)據(jù)記錄過(guò)程以及后續(xù)的整理階段，干部在本單位中全部的學(xué)習(xí)，經(jīng)常參與的工作互動(dòng)都應(yīng)當(dāng)全面的在檔案資料中予以呈現(xiàn)，確保信息匯總的清晰和明了，干部資料整理過(guò)程十分細(xì)致和繁瑣，很多細(xì)節(jié)性內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)被完整的記錄其中。當(dāng)然，干部也需要參與年度考核，相關(guān)考核情況也應(yīng)該有所標(biāo)注，另外還包括干部全部的受教育情況，是否能夠進(jìn)行優(yōu)秀先進(jìn)評(píng)選，資質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)是否提升等內(nèi)容，都需要參考人事檔案資料。我國(guó)統(tǒng)一頒布的干部人事檔案管理準(zhǔn)則中，明確規(guī)定了需要記錄在檔案中的材料類型，限制相應(yīng)的記錄期限，并且在年內(nèi)完成整理和裝訂工作。按照干部人事檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，持續(xù)性的完成匯總，予以信息補(bǔ)充，工作內(nèi)容十分細(xì)碎，需要投入更多的關(guān)注。

3.規(guī)避人事檔案工作局限性的具體做法

3.1 專注于工作水平提升，增強(qiáng)人事檔案關(guān)注度

每一份工作開展都需要予以重點(diǎn)關(guān)注，在順應(yīng)宏觀趨勢(shì)發(fā)展的過(guò)程中，更好地抓住機(jī)遇，不斷拓寬未來(lái)發(fā)展的工作空間。對(duì)于干部人事檔案工作來(lái)說(shuō)也不例外，要求相關(guān)人員對(duì)工作有清醒的認(rèn)知，肯定工作價(jià)值，對(duì)未來(lái)工作開展表現(xiàn)出較強(qiáng)的持續(xù)性，更加貼切的開展工作活動(dòng)，才能更好地提升干部人事檔案管理工作水平，得到領(lǐng)導(dǎo)的肯定。相關(guān)工作人員需具備全面的工作意識(shí)，強(qiáng)化自身思想觀念，兢兢業(yè)業(yè)地工作，謹(jǐn)小慎微的關(guān)注工作內(nèi)容，從細(xì)節(jié)處的工作為基準(zhǔn)，秉持以完成本職工作為基本原則，重視領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的各項(xiàng)任務(wù)，精準(zhǔn)地完成干部人事檔案整理，客觀性的依據(jù)工作指引，辯證的統(tǒng)計(jì)干部人事檔案，重視干部人事檔案管理，選擇適宜的工作方式，以實(shí)際行動(dòng)顯著提升自身工作效率。具體而言，進(jìn)一步加大人事檔案關(guān)注度，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，有的單位并不是管理工作者的疏忽，而是一些領(lǐng)導(dǎo)的疏忽，導(dǎo)致引發(fā)諸多問(wèn)題，所以領(lǐng)導(dǎo)的重視才會(huì)引起下屬管理工作者的重視?？梢远ㄆ趯⑷耸聶n案管理工作內(nèi)容予以匯報(bào)，分辨工作中的利害關(guān)系，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到位，確保工作任務(wù)得以落實(shí)。還有就是關(guān)注自身工作指引，對(duì)于工作職責(zé)予以明確，提高自身的思想認(rèn)識(shí)，專注于檔案工作水平，更好地提高干部人事檔案管理的工作質(zhì)量。當(dāng)出現(xiàn)相關(guān)問(wèn)題時(shí)，能夠高效地應(yīng)用自身能力進(jìn)行問(wèn)題分析，探究整體出最合理的解決方案，簡(jiǎn)化干部人事檔案管理工作流程。

3.2 合理劃分管理責(zé)任，提升歸檔模式的科學(xué)性

專注于提升檔案管理工作效率，強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量效果，需要預(yù)先對(duì)人事檔案管理工作職能予以劃分。隨著社會(huì)水平的持續(xù)進(jìn)步，電子信息技術(shù)獲得空前發(fā)展，要求檔案資料存儲(chǔ)過(guò)程可以充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，優(yōu)化干部人事檔案中分門別類的工作內(nèi)容，落實(shí)好相應(yīng)的檔案管理目標(biāo)。對(duì)于不同檔案資料的本質(zhì)特征予以標(biāo)注，設(shè)定分類的標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)節(jié)性的完成干部人事檔案加工，提升工作完成度。在管理干部人事檔案資料時(shí)，需要充分注重管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化要求，相關(guān)部門要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)開展相關(guān)工作。根據(jù)檔案管理意見的具體內(nèi)容，重點(diǎn)規(guī)劃?rùn)n案管理工作的機(jī)制，明確主要責(zé)任人，劃定資料的整理分類范圍，確保整理方法使用的科學(xué)性。同時(shí)要求主管部門承擔(dān)人事檔案工作的全部責(zé)任，在日常管理工作開展時(shí)，重點(diǎn)關(guān)注檔案資料的管理，合理的評(píng)估人事檔案資料整理過(guò)程，確保人事資料可以妥善保管，實(shí)現(xiàn)高水準(zhǔn)的監(jiān)督管理。秉持科學(xué)的干部人事檔案管理原則，明確工作人員的崗位職責(zé)，更好地優(yōu)化文件材料管理流程，更高效的完成人事檔案工作[3]。

3.3 嚴(yán)控檔案出借回收，防范資料丟失現(xiàn)象

對(duì)于干部人事檔案工作，具體的工作內(nèi)容除關(guān)注信息登記和整理外，在對(duì)外出借以及回收時(shí)，應(yīng)當(dāng)保證手續(xù)和流程的規(guī)范化，進(jìn)一步完善人事檔案的流轉(zhuǎn)過(guò)程，表現(xiàn)出較強(qiáng)的工作價(jià)值。假設(shè)資料在外借時(shí)，沒有按照正規(guī)流程辦理相關(guān)手續(xù)，或是在資料回收環(huán)節(jié)忽視了及時(shí)性，都會(huì)對(duì)干部人事檔案工作產(chǎn)生限制。如果遇到檔案資料出借回收相關(guān)人員工作調(diào)動(dòng)，或是多種特殊情況的影響下，資料就不能清晰明了的交接，很有可能造成工作失誤，丟失了很多重要資料文件。上述情形發(fā)生的可能性很高，種種原因使得檔案管理工作效果較差，工作失職并不能歸結(jié)于一人，但是會(huì)造成很嚴(yán)重的后果。所以，必須充分注重檔案資料的完整性要求，維護(hù)干部人事檔案的安全性。在對(duì)外出借資料或是進(jìn)行檔案回收時(shí)，嚴(yán)格控制工作流程，防止資料出現(xiàn)損壞，有效地降低各類特殊情況出現(xiàn)的可能。如果必須進(jìn)行流轉(zhuǎn)傳遞的資料信息，管理者需要明確檔案應(yīng)用的注意事項(xiàng)，不能隨意進(jìn)行資料修改和剪裁，保障資料的完整性。要求管理者嚴(yán)格控制人事檔案回收的查驗(yàn)工作，防止使用者惡意使用檔案資料。

3.4 加強(qiáng)檔案技術(shù)利用，創(chuàng)新檔案管理方式

專注于提升干部人事檔案管理工作的科學(xué)性，需要選擇先進(jìn)的檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新性應(yīng)用。通過(guò)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，凸顯出現(xiàn)代化的特征，增強(qiáng)檔案管理手段的科學(xué)性。具體而言，傳統(tǒng)的檔案管理采用的方式多為紙質(zhì)版存儲(chǔ)，現(xiàn)階段，電子技術(shù)的蓬勃發(fā)展，電子檔案存儲(chǔ)管理方式被廣泛應(yīng)用，獲得了更多的認(rèn)可，查詢工作也進(jìn)行了優(yōu)化升級(jí)，展現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)互通的特性。由此，應(yīng)當(dāng)正確的對(duì)待科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作方面的應(yīng)用，滲透性的凸顯信息化管理過(guò)程，確保數(shù)字技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，保障人事檔案系統(tǒng)的合理化搭建。干部人事檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平將限制最終工作效果，更好地提升人員對(duì)檔案工作的思想認(rèn)知，展現(xiàn)高水準(zhǔn)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，盡可能地簡(jiǎn)化工作流程，促使目標(biāo)得以高質(zhì)量完成。首先，專注于崗位職責(zé)教育，進(jìn)一步提升相關(guān)人員的工作能力。隨著人事檔案管理表現(xiàn)出現(xiàn)代化的特點(diǎn)，促使人事檔案資料內(nèi)容是實(shí)時(shí)更新的，相關(guān)類型更加多樣，保存的載體也很多，要求管理人員進(jìn)行工作模式創(chuàng)新，彰顯職業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，表現(xiàn)出工作能力的多樣化。同時(shí)相關(guān)人員應(yīng)具備現(xiàn)代化的管理能力，更好地應(yīng)用檔案信息管理方式，使其能夠知曉維護(hù)檔案信息安全的重要性，提高服務(wù)質(zhì)量，更好地保護(hù)檔案資料的安全和完整。

3.5 制定檔案工作制度，提高整體思想認(rèn)知

應(yīng)當(dāng)建立檔案工作制度層面的合理認(rèn)知，專注于干部人事檔案工作的完整性、工作要求和工作內(nèi)容。一個(gè)好的獎(jiǎng)懲制度會(huì)影響到工作者的積極性，從而使檔案管理人員更加主動(dòng)去學(xué)習(xí)各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高自身業(yè)務(wù)技能，愿意以積極且飽滿的態(tài)度，參加工作培訓(xùn)等活動(dòng)，從根本上強(qiáng)化了干部人事資料工作熱情，有利于簡(jiǎn)化具體的工作流程，更加順暢且便捷地完成干部人事檔案記錄整理工作。其次，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從具體的工作實(shí)踐過(guò)程為基準(zhǔn)，將干部人事檔案工作設(shè)定為核心，應(yīng)用專業(yè)的理論，結(jié)合具體的實(shí)際方法，不斷優(yōu)化檔案工作過(guò)程，滲透干部人事檔案工作制度的指引效用。要求相關(guān)人員對(duì)自身工作經(jīng)驗(yàn)予以探究，合理地完成實(shí)踐操作，兩者間建立聯(lián)系，更好的學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，突出人事檔案工作優(yōu)勢(shì)。最后，還需要落實(shí)好獎(jiǎng)懲制度建立，細(xì)化考核體系的設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)關(guān)注檔案工作的整理效果，要求相關(guān)人員對(duì)此形成清晰的認(rèn)知。當(dāng)然，不能忽視干部人事檔案工作的宣傳教育活動(dòng)，依據(jù)相關(guān)規(guī)定形成科學(xué)的檔案工作認(rèn)知，知曉自身工作職責(zé)、增加自覺性、做到賞罰分明，確保檔案信息收集過(guò)程的規(guī)范化，提升檔案資料的完整程度。

4.總結(jié)

干部人事檔案工作開展期限較長(zhǎng)、系統(tǒng)性特點(diǎn)明顯，要求數(shù)據(jù)信息的記錄整理都是動(dòng)態(tài)性的，需要結(jié)合宏觀發(fā)展?fàn)顟B(tài)，更好地應(yīng)用現(xiàn)代化策略方式，進(jìn)行全方位的改進(jìn)和效用加強(qiáng)。當(dāng)然，需要強(qiáng)化人事工作特點(diǎn)，形成良好且標(biāo)準(zhǔn)的管理體系，制定完整的管理制度，持續(xù)性地發(fā)揮檔案工作效益。干部人事檔案管理工作從本質(zhì)上歸屬于人事工作的具體內(nèi)容，相互之間的聯(lián)系十分密切，不僅僅是單一的所屬關(guān)系，還存在著相互促進(jìn)的積極效用，應(yīng)當(dāng)予以重點(diǎn)關(guān)注。由此，能否全面地探究干部人事檔案工作，知曉限制其發(fā)展的相關(guān)因素，總結(jié)現(xiàn)階段人事工作存在的局限性，加深對(duì)相關(guān)弊端和缺失的了解，進(jìn)一步制定出適宜的策略，以便于表現(xiàn)出管理效益，逐步提升干部人事檔案工作發(fā)展的速率。充分借助宏觀環(huán)境特征，加快人事檔案工作建設(shè)的信息化，確保干部人事檔案工作朝著更加科學(xué)且規(guī)范的方向運(yùn)行。