后保管時(shí)代文件生命周期理論不可替代性研究
——基于鹽城工學(xué)院人事檔案管理實(shí)踐

錢(qián)德鳳/鹽城工學(xué)院人事處

眾所周知，文件生命周期理論形成于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件保管時(shí)代。電子技術(shù)的發(fā)展和電子文件的普及促使文件管理實(shí)踐從保管時(shí)代進(jìn)入后保管時(shí)代，并形成諸如文件連續(xù)體理論等一系列后保管理論[1]。在此背景下，許多學(xué)者認(rèn)為，形成于保管時(shí)代的文件生命周期理論，已經(jīng)不能適應(yīng)后保管時(shí)代電子文件管理需求，將被文件連續(xù)體理論所取代。對(duì)此，筆者持不同觀點(diǎn)。筆者結(jié)合所在學(xué)校鹽城工學(xué)院人事檔案管理實(shí)踐，梳理了電子文件時(shí)代文件生命周期理論面臨的挑戰(zhàn)，從紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理兩個(gè)角度，對(duì)后保管時(shí)代文件生命周期理論的不可替代性進(jìn)行了分析。

1 人事檔案管理實(shí)踐和文件生命周期理論

人事檔案是一種特殊的檔案，是組織人事部門(mén)在組織建設(shè)、人事管理、人才服務(wù)過(guò)程中有意識(shí)保留下來(lái)的、反映個(gè)人情況的歷史記錄，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理實(shí)踐是指針對(duì)人事檔案開(kāi)展的收集、整理、審核、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等活動(dòng)。

理論來(lái)源于實(shí)踐。文件生命周期理論形成于20世紀(jì)40年代的紙質(zhì)文檔管理實(shí)踐，是檔案學(xué)基礎(chǔ)理論之一。其核心思想是根據(jù)價(jià)值鑒定情況保存有價(jià)值的文件，清理廢棄文件。具體可描述為：文件從其形成到最終銷(xiāo)毀或永久保存，是一個(gè)完整的生命過(guò)程；這個(gè)完整的生命過(guò)程依據(jù)文件的價(jià)值形態(tài)和作用方式可以劃分為不同的階段；每一階段的文件由于其功用和價(jià)值的特點(diǎn)而與特定的保管場(chǎng)所和管理方式之間存在一種內(nèi)在的聯(lián)系[2]。文件生命周期理論認(rèn)為，從文件到檔案是單一的、線性的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，文件與檔案有明顯的界限，文件價(jià)值與保管場(chǎng)所、管理方式存在內(nèi)在聯(lián)系，歸檔是文件轉(zhuǎn)化為檔案的必要條件。

實(shí)踐的發(fā)展離不開(kāi)理論的指導(dǎo)。以人事檔案管理實(shí)踐為例，組織人事部門(mén)因業(yè)務(wù)活動(dòng)需要而形成文件，此時(shí)文件直接服務(wù)于本部門(mén)（第一價(jià)值占據(jù)主導(dǎo)地位），文件被保存在本部門(mén)。隨著業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束，第一價(jià)值逐漸減弱甚至消失，文件被暫時(shí)保存在部門(mén)內(nèi)的文件中心。當(dāng)面向其他主體的第二價(jià)值開(kāi)始占據(jù)主導(dǎo)地位時(shí)，文件被移交到檔案部門(mén)進(jìn)行保存。由此可見(jiàn)，人事檔案管理實(shí)踐和文件生命周期理論所描述的情形基本相符，文件生命周期理論對(duì)以紙質(zhì)文件管理為主的人事檔案管理實(shí)踐具有重要指導(dǎo)意義。

2 后保管時(shí)代文件生命周期理論面臨的挑戰(zhàn)

特里·庫(kù)克說(shuō)：紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的是保管時(shí)代，電子文件對(duì)應(yīng)的是后保管時(shí)代[3]。換言之，后保管時(shí)代就是電子文件管理時(shí)代。

隨著電子文件的普及，人們發(fā)現(xiàn)文件運(yùn)動(dòng)不再是簡(jiǎn)單的線性過(guò)程，運(yùn)動(dòng)過(guò)程可能出現(xiàn)反復(fù)，電子文件可能同時(shí)處于不同的運(yùn)動(dòng)階段，從而提出了“連續(xù)體”概念，并在此基礎(chǔ)上形成了文件連續(xù)體理論。文件連續(xù)體理論主張“文件是往復(fù)運(yùn)動(dòng)于從生成到處置的連續(xù)體中的一個(gè)過(guò)程”，即文件從形成到處置的過(guò)程是連續(xù)的，沒(méi)有明顯的階段性，文件（檔案）轉(zhuǎn)化可以發(fā)生在文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程的任一節(jié)點(diǎn)[4]。可見(jiàn)，文件生命周期理論在管理對(duì)象、關(guān)注焦點(diǎn)和歸檔模式等方面，都受到文件連續(xù)體理論的沖擊。

首先，管理對(duì)象。管理對(duì)象的不同是保管時(shí)代和后保管時(shí)代的本質(zhì)區(qū)別。保管時(shí)代以歷史的或現(xiàn)行的紙質(zhì)文件為管理主體，而形成于后保管時(shí)代的文件連續(xù)體理論，研究對(duì)象則主要為電子文件。未來(lái)，雖然紙質(zhì)文件仍會(huì)長(zhǎng)期存在，但電子文件取代紙質(zhì)文件將成為必然趨勢(shì)。因此，管理對(duì)象發(fā)生變化，是文件生命周期理論受到?jīng)_擊的最根本原因。

其次，關(guān)注焦點(diǎn)。文件生命周期理論的關(guān)注焦點(diǎn)是文件自身，考察的是文件實(shí)體與文件保管場(chǎng)所以及保管方式的關(guān)系。電子文件的特點(diǎn)決定了人們擁有的是海量的、看不見(jiàn)的信息，因此后保管時(shí)代的管理對(duì)象不再是文件實(shí)體，而是一些邏輯關(guān)系和虛擬方式[5]。形成于后保管時(shí)代的文件連續(xù)體理論的關(guān)注焦點(diǎn)也從文件實(shí)體轉(zhuǎn)向了文件形成過(guò)程，并且重視文件和文件形成者之間的有機(jī)聯(lián)系，強(qiáng)調(diào)文件形成機(jī)構(gòu)和管理機(jī)構(gòu)之間的合作。

最后，歸檔模式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理采用文件歸檔模式，即將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理后移交檔案部門(mén)保存，直接受文件生命周期理論的影響，本質(zhì)是強(qiáng)調(diào)將文件實(shí)體移交檔案部門(mén)。而文件連續(xù)體理論指導(dǎo)下的電子文件歸檔則采用“檔案化”模式[6]，主張實(shí)施文檔一體化，本質(zhì)是強(qiáng)調(diào)檔案部門(mén)介入電子文件形成的全過(guò)程，從源頭上對(duì)電子文件進(jìn)行管控。

3 后保管時(shí)代文件生命周期理論的不可替代性

以弗蘭克·阿普沃德為代表的后現(xiàn)代主義認(rèn)為，文件生命周期理論所描述的實(shí)踐情形不再是實(shí)踐的主流模式，終將讓位于文件連續(xù)體理論[7]。筆者認(rèn)為，雖然在后保管時(shí)代文件生命周期理論受到了來(lái)自文件連續(xù)體理論的諸多挑戰(zhàn)，但是文件生命周期理論是對(duì)文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的第一次概括，相較于文件連續(xù)體理論，更具有普適性。另外，文件連續(xù)體理論在形成時(shí)間上晚于文件生命周期理論，它是建立在文件生命周期理論基礎(chǔ)之上的，是對(duì)文件生命周期理論的繼承與發(fā)展[8]。因此，在后保管時(shí)代，文件生命周期理論仍具有旺盛的生命力，具有不可替代性。

這里，筆者結(jié)合我校人事檔案管理實(shí)踐，從紙質(zhì)人事檔案管理和電子人事檔案管理兩個(gè)角度來(lái)討論文件生命周期理論的不可替代性。

3.1 紙質(zhì)人事檔案管理

以工資變動(dòng)材料歸檔為例。工資變動(dòng)材料是指反映職工歷年歷次工資變動(dòng)情況的材料，與年度考核、職稱(chēng)晉升、職務(wù)提拔、崗位變動(dòng)等緊密相關(guān)，是人事檔案的重要組成部分。一部完整的工資變動(dòng)史就是一部完整的職工成長(zhǎng)史。

我校的工資變動(dòng)材料主要來(lái)源于勞資部門(mén)的工資管理系統(tǒng)（ZWH系統(tǒng)），該系統(tǒng)是一個(gè)集信息采集、數(shù)據(jù)核算、工資發(fā)放及報(bào)表生成等功能于一體的單機(jī)系統(tǒng)。首先，勞資部門(mén)在收到教職工年度考核結(jié)果、職稱(chēng)晉升、職務(wù)提拔或崗位變動(dòng)的文件后，利用ZWH系統(tǒng)生成新的工資數(shù)據(jù)并形成反映工資變動(dòng)情況的報(bào)表文件，此時(shí)報(bào)表文件處于現(xiàn)行使用階段，直接服務(wù)于勞資部門(mén)兌現(xiàn)教職工的工資待遇（第一價(jià)值），并且由勞資部門(mén)直接保管。當(dāng)待遇兌現(xiàn)完成，為了便于年終核算或統(tǒng)計(jì)，報(bào)表文件對(duì)勞資部門(mén)仍然存在使用價(jià)值，被暫時(shí)保存在文件柜中，以便于隨時(shí)查閱。次年，隨著報(bào)表文件第一價(jià)值的消失，勞資部門(mén)將其移交檔案部門(mén)，檔案部門(mén)通過(guò)價(jià)值鑒定，將有保存價(jià)值（第二價(jià)值）的報(bào)表文件進(jìn)行整理歸檔，形成工資檔案，以供將來(lái)查詢(xún)利用。

聯(lián)系文件生命周期理論，紙質(zhì)形態(tài)的工資變動(dòng)文件從其形成到最終銷(xiāo)毀或永久保存到人事檔案中，是一個(gè)完整的生命過(guò)程；在這個(gè)過(guò)程中，價(jià)值形態(tài)的變化是工資變動(dòng)材料從文件轉(zhuǎn)化為檔案的根本原因，并伴隨著保管方式及保管場(chǎng)所的變化而發(fā)生變化。因此，我們說(shuō)紙質(zhì)人事檔案管理過(guò)程完全符合文件生命周期理論所描述的文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程，文件生命周期理論對(duì)現(xiàn)行的紙質(zhì)人事檔案管理實(shí)踐具有重要指導(dǎo)意義。

3.2 電子人事檔案管理

以干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核為例。干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核，是指針對(duì)現(xiàn)有人事檔案中的“三齡兩歷一身份”所開(kāi)展的審核工作。我校現(xiàn)有在職教職工1600多人，涉及管理人員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和工勤人員，審核工作量大且復(fù)雜。為提高審核工作的效率和質(zhì)量，我們?cè)趯徍藗鹘y(tǒng)紙質(zhì)人事檔案的基礎(chǔ)上，借助干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)施人事檔案電子化審核。在文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論的雙重指導(dǎo)下，檔案工作者既是文件的形成者，又是文件的保管者，利用管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件與檔案一體化，形成了《干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核情況登記表》《干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核認(rèn)定表》《干部（職工）基本信息審核表》等一系列電子人事檔案。

3.2.1 一脈相承的兩大理論

文件生命周期理論的理論基礎(chǔ)是“生命周期”，最早由美國(guó)學(xué)者布魯克斯于1940年提出。結(jié)合干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核實(shí)際，審核工作要求形成的一系列歸檔材料，若采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔模式，文件由組織人事部門(mén)形成后移交檔案部門(mén)進(jìn)行歸檔保存，從文件形成到歸檔是一個(gè)完整的周期。

電子文件也具有生命周期，只不過(guò)從劃分方式上區(qū)別于紙質(zhì)文件：借鑒了計(jì)算機(jī)技術(shù)中“軟件生命周期”的分法，劃分的著眼點(diǎn)不再是文件本身，而是電子文件管理信息系統(tǒng)；劃分的依據(jù)也不再是文件內(nèi)在價(jià)值形態(tài)的變化，而是電子文件管理活動(dòng)的先后順序。1997年國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)在《電子文件管理指南》中，把電子文件的生命周期劃分為設(shè)計(jì)、形成和維護(hù)三個(gè)階段[9]。結(jié)合干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核實(shí)際，我們借助干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，設(shè)計(jì)《干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核認(rèn)定表》《干部（職工）基本信息審核表》等報(bào)表模塊，自動(dòng)獲取電子信息庫(kù)中的基本信息，同時(shí)增加專(zhuān)項(xiàng)審核內(nèi)容，從而生成電子審核報(bào)表并對(duì)其進(jìn)行后期維護(hù)。對(duì)照電子文件的生命周期概念，報(bào)表的形成過(guò)程由設(shè)計(jì)、形成和維護(hù)三個(gè)階段組成，也是一個(gè)完整的生命周期。另外，文件連續(xù)體理論的理論核心是“連續(xù)體”，指一種從文件形成（包括形成前文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)）到文件作為檔案保存和利用的管理全過(guò)程中連貫一致的管理方式[10]，定義本身也表明電子文件是一個(gè)完整的生命周期。

因此，我們說(shuō)兩大理論在“生命周期”概念上是一脈相承的[11]，適用于傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理的文件生命周期理論，同樣適用于電子人事檔案管理。

3.2.2 被夸大的文件連續(xù)體理論

首先，文件生命周期理論受到文件連續(xù)體理論挑戰(zhàn)的直接原因是：文件生命周期理論難以解釋電子文件的回流或跳躍現(xiàn)象，而文件連續(xù)體理論彌補(bǔ)了這一缺陷。然而事實(shí)上，紙質(zhì)文件同樣存在回流或跳躍現(xiàn)象。以人事檔案中黨員材料歸檔為例，個(gè)人加入中國(guó)共產(chǎn)黨，需要經(jīng)過(guò)積極分子選拔、接收為預(yù)備黨員、預(yù)備黨員考察通過(guò)后轉(zhuǎn)為正式黨員等一系列過(guò)程，而因?yàn)檫@個(gè)過(guò)程的時(shí)間周期較長(zhǎng)（至少兩年），甚至涉及人員的部門(mén)調(diào)動(dòng)，歸檔材料的形成并不是一蹴而就的，存在回流或跳躍現(xiàn)象。另外，即使電子文件在運(yùn)動(dòng)過(guò)程中存在回流或跳躍現(xiàn)象，也不能否認(rèn)從宏觀上看，文件的運(yùn)動(dòng)過(guò)程仍為一個(gè)完整的生命周期。因此，僅僅因?yàn)椴荒芎芎玫亟忉岆娮游募幕亓骰蛱S現(xiàn)象就全面否定文件生命周期理論，顯然是片面的。

其次，文件生命周期理論是建立在廣義文件（一切信息記錄）基礎(chǔ)之上的，與記載方式無(wú)關(guān)，與記錄載體也無(wú)關(guān)，是對(duì)一切文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的總概括，具有一定橫向的涵蓋面和縱向的理論深度[12]。從橫向角度看，它不僅適用于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件管理，還前瞻性地適用于將來(lái)可能出現(xiàn)的任何文件形式，不會(huì)因?yàn)檠芯繉?duì)象形式的變化而發(fā)生變化；從縱向角度看，它剔除了形成機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)行為等實(shí)踐因素，理論站位更高，是更通用的指導(dǎo)理論的理論。而文件連續(xù)體理論的主要研究對(duì)象是電子文件，研究對(duì)象范圍單一，依賴(lài)特定的電子文件管理系統(tǒng)，揭示的是電子文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程規(guī)律，反映的是電子文件各階段相互聯(lián)系、相互影響和相互轉(zhuǎn)化的可能性，具有一定的局限性。所以相對(duì)于文件連續(xù)體理論，文件生命周期理論更具“普適性”。主張文件連續(xù)體理論取代文件生命周期理論，實(shí)際上是夸大了文件連續(xù)體理論的作用。

綜上所述，無(wú)論是對(duì)我國(guó)傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理，還是對(duì)未來(lái)數(shù)據(jù)化后的電子人事檔案管理，文件生命周期理論都發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用。也許，未來(lái)還會(huì)出現(xiàn)新的文件類(lèi)型，但是不論文件以何種形式存在，文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律應(yīng)該是客觀的，揭示文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的理論也應(yīng)該是客觀的。