“互聯(lián)網(wǎng)+”時代數(shù)字檔案管理探討

謝歆琳

（桃江縣地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測站，湖南 桃江 413400）

互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，數(shù)據(jù)分析與利用成為必然趨勢，在檔案管理中也應基于互聯(lián)網(wǎng)+的時代思維，做好檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型與改革，以數(shù)據(jù)的有效搜集、科學分析與整合利用帶來檔案管理價值的提升，也以數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來檔案管理效率和質(zhì)量的提升。做好數(shù)字檔案管理工作是互聯(lián)網(wǎng)+時代檔案創(chuàng)新管理提出的必然要求，當前必須加大對數(shù)字檔案的管控力度，認識到數(shù)字檔案管理中的短板不足，解決這些問題，以更好地推動數(shù)字檔案管理工作的開展。

一、互聯(lián)網(wǎng)+時代數(shù)字檔案管理的新挑戰(zhàn)

檔案作為人類活動的忠實記錄者，可以為人們提供事物發(fā)展的客觀規(guī)律啟示，讓人們在總結(jié)歷史，把握規(guī)律的基礎上更好地開展工作?；ヂ?lián)網(wǎng)+時代，數(shù)據(jù)應用已經(jīng)廣泛拓展到社會生活的方方面面，對于檔案管理人員來說，也應基于互聯(lián)網(wǎng)+的數(shù)據(jù)應用思維去做好檔案管理轉(zhuǎn)型。在互聯(lián)網(wǎng)+時代，數(shù)字檔案管理人員也應認識到數(shù)字檔案管理中面產(chǎn)生的新挑戰(zhàn)。

（一）數(shù)字檔案存儲時限長

互聯(lián)網(wǎng)+時代大數(shù)據(jù)的應用范圍更廣，數(shù)據(jù)分析的眾多應用中以連續(xù)不間斷的長時間發(fā)展數(shù)據(jù)為基礎進行趨勢的預估前景的預測是大數(shù)據(jù)應用中最具科學價值的應用項目，這對于數(shù)字檔案管理人員來說，必須要重視原始數(shù)據(jù)的收集[1]，并基于數(shù)字檔案存儲時限延長的特性去做好原始數(shù)據(jù)追根溯源的整理，讓數(shù)據(jù)分析結(jié)果更科學有效。數(shù)字檔案信息長期保存能帶來數(shù)字檔案憑證價值的長效發(fā)揮，有利于檔案館向利用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務，這也意味著數(shù)字檔案管理人員在檔案管理上也應認識到檔案存儲時限的延長，以更大的時間跨度去做好數(shù)據(jù)的采集、過濾與利用。

（二）數(shù)字檔案總量更大

互聯(lián)網(wǎng)+時代數(shù)字檔案總量不斷擴大，其適應各行各業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展需要，進行存儲規(guī)模的擴展、存儲容量的擴充，并支持存儲、查閱、調(diào)取、使用等一體化操作[2]。因此檔案管理人員應基于數(shù)字檔案便捷存儲，大容量存儲，靈活使用的特點去掌握數(shù)字檔案高效處理的技巧方式，加大數(shù)字檔案管理中的統(tǒng)籌化思考和人性化關注，以更好地應對數(shù)字檔案總體需求量大及規(guī)模化增長的挑戰(zhàn)。

（三）數(shù)字檔案讀取格式更多

互聯(lián)網(wǎng)+時代大數(shù)據(jù)分析使得人們獲得認識世界的新視角，大數(shù)據(jù)分析結(jié)果可以指導人們的工作和生活，帶來社會生活科技化水平和智能化水平的提升[3]。當前電子信息技術應用水平不斷提升，數(shù)字檔案的類型更為多樣，從單純的文字檔案演變?yōu)槿诤狭宋淖?、語音、影音資料的多類型的多媒體檔案材料，數(shù)字檔案的讀取格式也隨之改變，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術的加持下，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)保密關注不足，檔案數(shù)據(jù)信息也存在泄露的風險，而多樣的讀取格式更加劇了信息泄露風險，因此面對數(shù)字檔案多元化的表達、多方式的讀取，必須做好電數(shù)字檔案的安全保護工作。

二、當前數(shù)字檔案管理中的既存問題

（一）存儲工具使用狀態(tài)不穩(wěn)

數(shù)字檔案存儲和管理需要電子信息技術為支撐，也需要相關終端設備的支持，其對終端設備電子信息技術依賴性較大。一般來說，終端設備內(nèi)存容量越大，應用軟件裝配越完善，數(shù)字檔案存儲管理水平、管理效果越理想。當前數(shù)字檔案主要的存儲工具有光盤、移動硬盤、磁帶庫以及磁盤陣列等，不同的存儲工具及優(yōu)缺點差異明顯。光盤應用最為成熟。成本較低，但存儲速度慢、容量小、容易磨損。移動硬盤容量有所擴充，轉(zhuǎn)存方便、成本較低，但兼容性差、安全系數(shù)低[4]。磁帶庫儲存容量較大、成本低，但容易出現(xiàn)機械故障，引發(fā)數(shù)據(jù)丟失，維護復雜。磁盤陣列容量大、成本較高、安全系數(shù)較高、設備運行相對穩(wěn)定，但目前國內(nèi)無核心技術支持，自主維護難度大。通過分析這些存儲工具使用的優(yōu)缺點，可以看出除磁盤陣列以外其他設備都存在使用狀態(tài)不穩(wěn)的問題。

（二）讀取技術升級引發(fā)安全威脅

數(shù)字檔案管理需要相應的數(shù)字檔案管理設備，而管理設備也會定期進行技術系統(tǒng)的升級。但這些系統(tǒng)在升級時很容易遭受惡意攻擊，導致數(shù)據(jù)的泄露，甚至出現(xiàn)升級系統(tǒng)崩潰的情況。數(shù)字檔案管理中如果終端設備操作系統(tǒng)升級不理想，數(shù)字檔案管理效率會大大降低，即使升級后操作系統(tǒng)對設備硬件也提出了較高要求。如果只是單純的升級軟件系統(tǒng)而不升級硬件設備，就因兩者不匹配，無法高效讀取數(shù)字檔案。但對于多數(shù)企業(yè)或單位來說，升級硬件設施會增加數(shù)字檔案管理成本，這也是數(shù)字檔案管理的難題之一。

（三）數(shù)字檔案安全保障不足

互聯(lián)網(wǎng)+時代，網(wǎng)絡環(huán)境是開放的，數(shù)字檔案的管理需要于網(wǎng)絡技術基礎上搭建相應的管理平臺，這無疑增加了數(shù)字檔案被篡改、被竊取的風險。此外數(shù)字檔案信息讀取、數(shù)據(jù)存儲及日常管理多為自動化操作，在讀取數(shù)字檔案時因誤操作導致檔案數(shù)據(jù)被修改的情況也時有發(fā)生。數(shù)字檔案備份不及時，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)被意外篡改或系統(tǒng)癱瘓、設備故障等問題，檔案管理將面臨重大損失。

三、互聯(lián)網(wǎng)+時代數(shù)字檔案管理的優(yōu)化路徑

（一）重視數(shù)字檔案資源建設

以數(shù)字檔案管理人員檔案資源建設意識的強化，推動數(shù)字檔案資源建設工作。企業(yè)或者相關單位管理層要重視數(shù)字檔案資源建設，認識到其應用價值，制定檔案資源建設的長期規(guī)劃，并設置專門的檔案管理部門，設置相應的檔案管理崗位，撥付專項資金，給予數(shù)字檔案資源建設支持。各部門要有效配合[5]，參與到數(shù)字檔案建設中，數(shù)字檔案資源建設，不僅僅是檔案管理部門、檔案管理人員的職責，也需要其他部門的配合，特別是前期檔案信息數(shù)據(jù)的提供，后期檔案信息的查閱利用。檔案管理部門也應發(fā)揮能動性，具有較高的數(shù)字檔案資源建設自覺性，自覺做好存量檔案、數(shù)字化增量檔案的建設工作，讓檔案資源網(wǎng)絡化，從而構建有效的數(shù)字檔案資源體系。

（二）明確數(shù)字檔案資源建設標準

數(shù)字檔案管理必須有明確的管理標準、管理流程，特別是檔案資源整合歸納，必須有統(tǒng)一的標準，讓檔案資源的收集、存儲、管理與利用更高效，帶來數(shù)字檔案資源的協(xié)調(diào)與共享。數(shù)字檔案資源建設可分政府層面和企業(yè)層面來展開，就政府層面來說，檔案行政管理部門建立數(shù)字檔案資源規(guī)范，將其傳達給所屬區(qū)域企業(yè)檔案管理部門，而檔案行政管理部門下發(fā)相應的管理標準前應深入調(diào)研，了解數(shù)字檔案管理的現(xiàn)實情況，了解其迫切需求。檔案標準也不是一成不變的，需要及時修改或增刪標準條例。而企業(yè)層面應基于檔案行政主管部門頒布的標準和規(guī)范，以自身檔案管理實際為出發(fā)點，建立更適合自己的數(shù)字檔案資源標準體系，以此為指導開展數(shù)字檔案管理工作。在日常檔案核對中，要基于標準體系及時補充缺失的字段信息，及時修正不規(guī)范的著稱，讓格式和名稱統(tǒng)一化。

（三）做好檔案資源的深度開發(fā)

數(shù)字檔案管理中也應做好檔案資源的深度開發(fā)，這是其有效利用的前提。深度開發(fā)需要多部門聯(lián)動，需要有資金支持，更需要有人才保障。重點來說，數(shù)字檔案資源的深度開發(fā)應實現(xiàn)全文檢索，加強數(shù)據(jù)分析和整理，提前做好數(shù)據(jù)備份，應開展數(shù)字檔案編研探討，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字檔案材料以系統(tǒng)化和多元化的形式提供給所需部門。在數(shù)字檔案資源的開發(fā)中，應加強個性化關注，推出個性化的查詢服務[6]，以滿足不同人員檔案檢索需求。為保證檔案的安全，也應做好權限配置，讓檔案資源共享的情況下不暴露個體隱私、不泄密。

（四）做好技術創(chuàng)新，建立云存儲平臺

互聯(lián)網(wǎng)+時代數(shù)字檔案管理中應進行技術方面的創(chuàng)新，主要是開通云存儲平臺，利用“數(shù)據(jù)云”的概念，以提高磁盤陣列等數(shù)字檔案存儲設備性能的穩(wěn)定性，以數(shù)字化優(yōu)勢的發(fā)揮帶來工作的優(yōu)化，減少因物理設備自身原因?qū)е碌臄?shù)字檔案風險，提升數(shù)字檔案管理效率和效果。鑒于云平臺登錄操作受時間與空間限制較少，其可以實現(xiàn)數(shù)字信息的快速流通和共享利用，能帶來數(shù)字檔案管理的新局面。

（五）基于創(chuàng)新意識做好檔案維護

數(shù)字檔案管理中也應立足實際，走創(chuàng)新之路。基于數(shù)字檔案多種讀取方式，應進一步拓寬其讀取范圍，優(yōu)化其讀取路徑。選擇兼容性強的讀取設備，依托云平臺的技術優(yōu)勢，帶來數(shù)字檔案的有效讀取、科學利用。對數(shù)字檔案需求進行模糊處理[7]，進行數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的升級，讓數(shù)字檔案應用管理不斷細化區(qū)分，實現(xiàn)數(shù)字檔案讀取需求的科學引流。在日常的數(shù)字檔案管理中也應做好數(shù)據(jù)的定期更新，消除數(shù)字檔案被篡改、被損毀的風險，也實現(xiàn)失效檔案錯誤檔案的糾正清理，提高存儲利用率，也保證檔案的利用價值。例如在數(shù)字檔案管理中使用相關存儲設備前設定對存儲超過一定時限的“僵尸檔案”進行定期更新備份轉(zhuǎn)存的管理程序設定，定期進行防火墻升級的管理程序，設置能定期更換密鑰的動態(tài)登錄密碼管理程序等，以實現(xiàn)數(shù)字檔案管理中人為不利因素的規(guī)避，讓互聯(lián)網(wǎng)+時代數(shù)字檔案數(shù)字化程度更高，安全更有保障，運作更高效。

（六）積極進行管理流程的變革

檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型使得檔案收集、歸檔流程也發(fā)生了相應的轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的串行式流程向一體化流程方向轉(zhuǎn)變，檔案管理也實現(xiàn)了實物到數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，對應著實體傳遞到數(shù)據(jù)傳遞的過渡。數(shù)字檔案管理必須著手流程的創(chuàng)新，基于文檔一體化流程進行數(shù)字檔案管理流程的重組再造，基于連續(xù)體理論與全生命周期理論實現(xiàn)檔案管理全過程的管控，突出前端控制，保證管理的連續(xù)性、有效性和流暢性。數(shù)字檔案執(zhí)行文檔一體化流程也帶來各業(yè)務環(huán)節(jié)的集成化管理，能提升檔案業(yè)務運行效率。檔案管理部門可以使用高新技術進行檔案資源的綜合開發(fā)與深度利用，實現(xiàn)網(wǎng)絡檔案管理在線歸類、在線檔案搜索、在線檔案查閱，提升檔案資源服務效益，走檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)格化管理之路。

結(jié)束語：互聯(lián)網(wǎng)+時代數(shù)字檔案管理必須基于新的管理思路、管理模式去大膽創(chuàng)新，以提升管理效率和質(zhì)量，基于互聯(lián)網(wǎng)+時代數(shù)字技術的成功運用，讓新的管理理念、管理模式、技術工藝、管理流程等作用于數(shù)字檔案管理，以新興技術為引擎，切實保障數(shù)字檔案資源的真實性與安全性，讓數(shù)字檔案管理價值最大化。