新時期下行政事務(wù)人員日常事務(wù)處理技巧

孫衛(wèi)東

（揚州大學(xué)后勤保障處，江蘇 揚州 225000）

眾所周知，行政事務(wù)人員是行政事業(yè)的基本組成，維持著行政事業(yè)單位各項事業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，具有重要的民生發(fā)展屬性。自進入新時期以來，我國各項事業(yè)呈現(xiàn)出快速發(fā)展的態(tài)勢，全面推動著行政事務(wù)的持續(xù)變革，相較于傳統(tǒng)的行政事務(wù)工作領(lǐng)域，無論是性質(zhì)、作用還是職能上，均產(chǎn)生著相應(yīng)的變化，這對于行政事務(wù)人員而言無疑是一種挑戰(zhàn)。特別是在日常行政事務(wù)的處理中，應(yīng)強調(diào)相應(yīng)的要求和技巧，以解決工作中復(fù)雜和繁瑣的問題。因此，為更好地提升日常事務(wù)處理質(zhì)量，行政事務(wù)人員應(yīng)當(dāng)從處理技巧入手，切實通過綜合素質(zhì)的提升，增強行政事業(yè)單位日常事務(wù)處理質(zhì)效。

一、行政事務(wù)工作的內(nèi)涵

行政事業(yè)單位屬于國家公權(quán)機關(guān)，對于維護社會穩(wěn)定及日常運行至關(guān)重要。行政事務(wù)工作的有序開展，既是國家運行機制的重要體現(xiàn)，更關(guān)系著國計民生問題，因而在新時期背景下的行政事務(wù)人員，承擔(dān)著重要的職能與使命，并且在行政事務(wù)工作質(zhì)量發(fā)展中，發(fā)揮著不可替代的關(guān)鍵作用。行政事務(wù)人員依據(jù)單位的實際需求開展工作，由于所針對的對象、內(nèi)容及要求差異，日常行政事務(wù)也面臨著繁瑣、復(fù)雜的問題，需要行政事務(wù)人員能夠成為一名“多面手”，不斷解決工作中的新問題、新要求和新挑戰(zhàn)，以真正推動行政事業(yè)單位日常事務(wù)的發(fā)展，確保各項工作內(nèi)容得到高質(zhì)量落實。總書記提出：“一切為了人民，為了人民的一切”，這是新時期行政事務(wù)人員必須堅持的核心要求，更是對中國共產(chǎn)黨為人民服務(wù)宗旨的完美詮釋。因此，行政事務(wù)人員作為國家職能機構(gòu)的關(guān)鍵元素，必須要胸懷國家，心系群眾，切實讓日常事務(wù)處理上層次，真正體現(xiàn)現(xiàn)代社會行政事務(wù)的服務(wù)水平，真正做到為人民行使好權(quán)力、管理好國家。

二、行政事務(wù)人員日常事務(wù)處理的原則

（一）主觀責(zé)任原則

日常行政事務(wù)可以用事無巨細來形容，雖然屬于日常的事務(wù)范疇，便每個環(huán)節(jié)都與行政事務(wù)的整體水平緊密相關(guān)。對于行政事務(wù)人員來說，必須要發(fā)揮出自身的主觀責(zé)任意識，在各項日常事務(wù)中能夠扮演好協(xié)調(diào)員的角色，將職責(zé)內(nèi)化于心、外化于行，激發(fā)自身的工作主動性，以適應(yīng)各種日常事務(wù)場景的變化與任務(wù)的調(diào)整。實際上，行政事務(wù)人員的主觀責(zé)任意識，還能夠影響具體的行政行為，通過主觀責(zé)任意識的增強，可以在隱性的層面推動工作的顯性變化，使行政事務(wù)人員能夠自覺履責(zé)，賦予其強大的內(nèi)在動力，適應(yīng)行政事務(wù)的處理需求。

（二）個人自律原則

行政事務(wù)人員是行政事務(wù)開展的主體，由于受各種復(fù)雜因素的影響，在實際的日常事務(wù)中容易受到干擾。因此，行政事務(wù)人員必須嚴(yán)格自律，始終堅持正確的價值觀與權(quán)力觀，在實施具體的事務(wù)管理中，能夠慎重行使權(quán)力，維護人民的根本利益。對于日常的事務(wù)處理上，也需要保持表里如一、防微杜漸的思維意識，并不斷吸取工作經(jīng)驗，善于從細節(jié)處加以總結(jié)與完善，確保自身綜合能力的提升，使各項日常事務(wù)能夠獲得圓滿落實，提升行政事業(yè)單位的整體工作質(zhì)量。與此同時，行政事務(wù)人員在日常事務(wù)處理中，應(yīng)當(dāng)積極理清工作思路，且具備一定的戰(zhàn)略服務(wù)意識，在實踐中能夠把握全局，依據(jù)事務(wù)的輕重緩急實施合理安排，避免工作上的沖突與矛盾，優(yōu)化行政事業(yè)單位的內(nèi)部氛圍，使基本的事務(wù)處理日常得以完整體現(xiàn)。

（三）靈活處理原則

通常而言，行政事務(wù)涉及的內(nèi)容、各類及對象復(fù)雜，在日常事務(wù)的處理中需要工作人員來“穿針引線”，不僅要在工作中發(fā)揮出自身的專長，合理解決好日常的事務(wù)。還需要積極落實好各項協(xié)調(diào)與組織工作，如指示傳達、來訪接待、會議安排等，這些都需要具備較強的組織協(xié)調(diào)與靈活處理能力。而這些工作的完成并非一蹴而就的，需要行政事務(wù)人員及時的溝通協(xié)調(diào)，并要保持良好的耐心與細心，確實了解相關(guān)的事務(wù)要求，避免造成不必要的誤會。此外，日常事務(wù)由于具有突發(fā)性、隨機性，就也要求行政事務(wù)人員做到膽大心細，在日常工作中掌握信息的分析能力，落實好事務(wù)管理臺賬管理，及時跟進單位工作政策及動態(tài)前瞻，確保率先做到科學(xué)統(tǒng)籌與調(diào)整，形成最佳的日常事務(wù)處理方案。

三、政事務(wù)人員日常事務(wù)處理方法

（一）事要追根究底

行政事務(wù)人員在工作時，要有追根究底的好習(xí)慣，尤其是面對領(lǐng)導(dǎo)所交付的任務(wù)時，有些任務(wù)難度較大，線索較少，領(lǐng)導(dǎo)在交代時或許會有疏忽，此時一定要將任務(wù)弄清楚，搞明白。例如當(dāng)臺賬出現(xiàn)問題時，一定要重視，不能夠忽視，要追究到底，要認(rèn)知調(diào)查事情，從根本上了解事情的前因后果，找到問題的重點。這樣才能將領(lǐng)導(dǎo)所交付的任務(wù)完成，不至于讓領(lǐng)導(dǎo)失望。

（二）舉一反三

在做事任何事情時不能循規(guī)蹈矩，按部就班，要學(xué)會時刻觀察，全方位的看待問題，思考問題，學(xué)會舉一反三。當(dāng)處理日常事務(wù)時，首先想得不是如何應(yīng)付或是完成任務(wù)，而是要積極思考，打開思路，學(xué)會舉一反三，融會貫通，找出問題的關(guān)鍵并深入研究分析，才能更圓滿地完成。才能及時向領(lǐng)導(dǎo)回報最可行、有效的建議，從而促進辦公室工作更加良性化開展。

（三）臺賬分類

行政事務(wù)人員每天會面對各種事件，非常繁瑣，因此，做好臺賬分類能有效提高工作效率，使繁雜的工作變得更加清晰。工作人員可以將臺賬區(qū)分為各類會議記錄、方案、檔案、日常工作等類別，放在自己熟悉的位置，這樣可以防止不同類別的文件資料混在一起，使日常工作變得標(biāo)準(zhǔn)和有序。而在這個信息技術(shù)時代，在計算機上可以建立一個專屬文件夾，還是將各類文件分開，每天將相應(yīng)的資料放進相應(yīng)的文件夾，并且要經(jīng)常更新和維護，這樣使工作變得更加得心應(yīng)手，提高了工作的效率，減少了行政事務(wù)人員的日常工作量。

（四）全局的眼光

對每天的工作要有一個統(tǒng)籌計劃，要明白什么是重點，要學(xué)會抓住重點，按照事情的緩急進行處理。行政事務(wù)工作人員要懂得如何分配時間，在什么時間完成哪些工作，要懂得對于緊急和非緊急事情的區(qū)別處理，懂得個人事務(wù)和單位事務(wù)的區(qū)別。

四、行政事務(wù)人員日常事務(wù)處理技巧

（一）信息處理技巧

信息處理技巧是行政事務(wù)人員需掌握的基礎(chǔ)技巧之一，要想順利有序地開展工作，高質(zhì)量、及時有效地處理信息改為必然要求。當(dāng)前，行政事業(yè)單位正處在大數(shù)據(jù)時代，各種信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式的增長態(tài)勢，行政事業(yè)單位也不例外，行政事務(wù)人員每天要處理海量的信息，一方面要做好單位內(nèi)部信息的處理，另一方面還要在繁雜的信息中提取、收集，整理各種信息。因此，這給行政事務(wù)人員信息處理能力提出了越來越高的要求，既要強調(diào)信息處理收集的時效性，還要求信息的準(zhǔn)確性和全面性，行政事務(wù)人員必須及時提取和處理信息，為領(lǐng)導(dǎo)者提決策支持。此外，還應(yīng)及時收集外部信息，進一步了解新政策、新要求和新任務(wù)，并強化貫徹落實的能力，為單位的穩(wěn)健發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

（二）協(xié)調(diào)溝通技巧

協(xié)調(diào)溝通能力對行政事務(wù)人員是非常關(guān)鍵的一項技能，在與同事和領(lǐng)導(dǎo)的溝通交流中就必須要具備優(yōu)質(zhì)的協(xié)調(diào)能力。行政事務(wù)人員在處理工作關(guān)系時，首先要明確方向，從大局出發(fā)，唯有如此才能更好地與領(lǐng)導(dǎo)進行交流溝通，為其工作提供建設(shè)性的意見，使相關(guān)日常工作獲得高質(zhì)量落實。同時，在日常和事務(wù)的處理與協(xié)調(diào)中，行政事務(wù)人員一定要時刻保持謙虛謹(jǐn)慎的工作態(tài)度，采用不同的方式、方法與不同性格的人進行交流溝通，溝通要及時，語言要你準(zhǔn)確，確保問題能夠快速解決，促使自身工作效率的提升。

（三）文檔處理技巧

毋庸置疑，在行政單位中，行政事務(wù)中的文件處理至關(guān)重要。因此，行政事務(wù)人員文檔處理技巧是一項必備技能，其中包含了對文件材料、電子檔案的發(fā)送、管理對普通信函的處理等。盡管上述工作并不起眼，但是在處理中一定要秉承認(rèn)真細致的態(tài)度，特別是文件的簽署、原始資料的保存等工作非?？简炐姓聞?wù)人員的能力，一旦一些重要文件出錯，或是耽誤了呈批時間，勢必會造成無法估量的后果?；诖?，文檔處理技巧是行政事務(wù)人員必備的技能，也只有具備了這種技能才能處理好文件，防止紕漏的發(fā)生。

（四）會議安排技巧

會議是行政事業(yè)單位部署協(xié)調(diào)工作的一種關(guān)鍵形式，通過會議的模式既可以實現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容的傳達，也能夠更好地發(fā)揮出民主作用。而對于行政事務(wù)人員而言，會議的安排與協(xié)調(diào)屬于系統(tǒng)工作，必須要具備一定的實踐技巧，以提升會議安排與協(xié)調(diào)的效率，適應(yīng)不斷變化的會議召開形式。為此，行政事務(wù)人員可以依據(jù)會議不再階段實施安排，如會議召開前，要突出協(xié)調(diào)時間、地點及與會人員，同時在了解領(lǐng)導(dǎo)意圖的前提下，進行議題的擬定、審批及人員通知。會議期間，制定相應(yīng)的保障及應(yīng)急措施，并做好會議引導(dǎo)和記錄，確保會議順暢進行。會議后，要及時整理相關(guān)會議成果，并形成相關(guān)的文件進行發(fā)布或?qū)嵤?，推動會議成果的落實。

（五）人事關(guān)系處理

行政職業(yè)人員在日常工作中常常會與各部門和其他人員溝通、協(xié)調(diào)，增強各部門之間的關(guān)系和交流，所以，對于行政事務(wù)工作人員而言，溝通能力是十分重要的。對于行政事務(wù)工作人員而言，經(jīng)常面對的不只是工作中的事務(wù)，還要處理人與人之間的關(guān)系，由于每個人的性格不同，說話方式不同，要求行政事務(wù)人員在溝通時要利用溝通技巧，張弛有度。并且時刻需要具有大局觀，以大局為重，要不斷通過學(xué)習(xí)來增強自身的溝通技巧，提高心理狀態(tài)，在處理事務(wù)時才會更加靈活，將事務(wù)處理得更完美。

五、結(jié)語

總而言之，隨著行政事業(yè)單位改革及行政事務(wù)人員職能的變化，行政事務(wù)人員在日常事務(wù)的處理中，必須要著眼于綜合能力的提升，提升操作的規(guī)范性以及事務(wù)處理的技巧性，全面提升整體工作效率，為行政事業(yè)單位高質(zhì)、高效服務(wù)提供基本條件。同時，要不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新工作技巧，依托實際經(jīng)驗提高日常辦事能力，從而成為領(lǐng)導(dǎo)的好幫手。