社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的重要性研究

文/賀東蘭

（偏關(guān)縣人力資源和社會(huì)保障局）

近年來(lái)，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量大幅增加，檔案數(shù)量也呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)的變化趨勢(shì)，這對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)部門的業(yè)務(wù)能力、管理水平提出了更高要求。推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、高效化、制度化發(fā)展，關(guān)鍵在于從根本上加強(qiáng)對(duì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案存放與使用管理的重視，完善并改進(jìn)現(xiàn)有的管理體制，形成統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在此基礎(chǔ)上提高檔案管理工作的落實(shí)成效。

一、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的基本原則

（一）文檔一體化

信息技術(shù)、智能技術(shù)等新型科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展速度顯著加快，為各行業(yè)領(lǐng)域的現(xiàn)代化建設(shè)提供了有利的技術(shù)條件。在信息化背景下，檔案管理工作需要秉承文檔一體化的基本原則，這也是構(gòu)建信息化管理模式的基礎(chǔ)所在。實(shí)行文檔一體化，主要體現(xiàn)在將文件有機(jī)轉(zhuǎn)換為檔案的整個(gè)過(guò)程中，且在全歸檔環(huán)節(jié)內(nèi)，文件包含的所有數(shù)據(jù)信息都可以保持整體性，促使檔案管理與后續(xù)的使用調(diào)用逐漸現(xiàn)場(chǎng)一體化的流程，確保檔案工作能夠穩(wěn)定地與保險(xiǎn)業(yè)務(wù)保持無(wú)縫銜接，提高信息共享的實(shí)效性。在高效化、信息化的管理模式中，主管部門的自動(dòng)化辦公體系會(huì)將社保檔案納入其中，以合二為一的方式統(tǒng)籌管理檔案以及相關(guān)的數(shù)據(jù)文件。

（二）歸檔雙軌制

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，紙質(zhì)文件是最為常見(jiàn)與最重要的管理對(duì)象，隨著信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，信息化文件數(shù)量越來(lái)越多，給社保部門的管理工作帶來(lái)較大任務(wù)量。歸檔雙軌制主要強(qiáng)調(diào)兩種數(shù)據(jù)文件的同步歸檔，并綜合考慮法律效力等多方面的影響因素，提高文件存放與管理的原始性與完整性，避免內(nèi)部的資料信息遭到隨意修改，為紙質(zhì)文檔向信息化文檔的穩(wěn)步過(guò)渡奠定良好基礎(chǔ)[1]。

（三）前瞻性原則

對(duì)于社保部門來(lái)說(shuō)，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息化、智能化管理的重要性，以前瞻性的視角推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新與變革，立足于現(xiàn)代化的管理模式，構(gòu)建周密的檔案管理體系構(gòu)架，全面升級(jí)現(xiàn)有的硬件設(shè)施與軟件條件，規(guī)范化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的入庫(kù)管理，最大限度提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理效率，為文檔的調(diào)取與利用提供及時(shí)可靠的便利條件。

二、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的重要性

（1）參保人繳納各種費(fèi)用的收據(jù)是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案中的重要組成部分，做好此類文件資料的管理工作，也是為保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展提供必要的基礎(chǔ)保障。與此同時(shí)，檔案除了會(huì)對(duì)參保人各項(xiàng)費(fèi)用繳納的具體情況予以詳細(xì)記錄，也可以為主管部門及人員提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)資料，便于其了解各階段社會(huì)保險(xiǎn)工作的落實(shí)情況，以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)的實(shí)際運(yùn)行狀態(tài)，由此可見(jiàn)，檔案管理在整個(gè)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中占據(jù)重要位置。（2）改進(jìn)并革新檔案管理，一方面是為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的有序開(kāi)展提供便利條件，另一方面也有利于減少或避免日常管理工作過(guò)程中出現(xiàn)失誤或錯(cuò)誤問(wèn)題。對(duì)于保險(xiǎn)工作而言，檔案管理是一項(xiàng)不可或缺的組成部分，業(yè)務(wù)部門不僅需要為參保人提供良好的檔案管理服務(wù)，確保其個(gè)人的數(shù)據(jù)資料得到妥善存放，也需要為經(jīng)辦機(jī)構(gòu)監(jiān)督管控工作的開(kāi)展提供必要的參考依據(jù)[2]。（3）將先進(jìn)的管理理念、信息化的管理手段引入并應(yīng)用到社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理工作中，對(duì)整個(gè)保險(xiǎn)行業(yè)的高質(zhì)量、高效率發(fā)展具有顯著的推動(dòng)作用。與其他領(lǐng)域的檔案管理工作相比，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)涉及的檔案存放與使用管理工作具有較強(qiáng)的特殊性，其不僅涵蓋參保人的基本信息，也可能包括其勞動(dòng)保險(xiǎn)的相關(guān)資料，一旦在管理或使用階段內(nèi)出現(xiàn)問(wèn)題或差錯(cuò)，導(dǎo)致重要的數(shù)據(jù)信息遭到泄漏，必然會(huì)對(duì)參保人、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)帶來(lái)不利影響。規(guī)范化檔案管理工作，是保障整個(gè)業(yè)務(wù)體系信息安全的基礎(chǔ)與關(guān)鍵所在。

三、當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）管理問(wèn)題

面對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理，許多工作人員都對(duì)其存在較多的思想誤區(qū)，通常將其與辦公室內(nèi)其他類型的文書(shū)、檔案等歸納到一起，然后向辦公室推送開(kāi)展保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的所有文件資料，最后，再由專門的檔案、文書(shū)管理人員對(duì)各種類型的數(shù)據(jù)文件是否需要?dú)w檔處理予以判斷，這樣的管理模式顯著降低了檔案管理的效率，導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案文件、數(shù)據(jù)資料的存放與管理時(shí)常處于混亂狀態(tài)[3]。

（二）載體問(wèn)題

觀察與分析當(dāng)前各地社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的實(shí)際運(yùn)作情況可以發(fā)現(xiàn)，對(duì)計(jì)算機(jī)、軟件系統(tǒng)的應(yīng)用已十分廣泛，檔案管理工作也逐步引入了以計(jì)算機(jī)為核心的多樣化技術(shù)手段，方便快捷地生成、存儲(chǔ)、管理與共享各種數(shù)據(jù)資料。在日常工作中，部分管理人員忽視了紙質(zhì)文檔與信息化文件的一體化管理，一味地依賴于計(jì)算機(jī)，尋求簡(jiǎn)單快捷的管理方式，導(dǎo)致許多紙質(zhì)的原始憑證遭到散失。缺乏對(duì)檔案管理不同載體的正確認(rèn)識(shí)，是當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案存放與使用管理工作中存在的要點(diǎn)問(wèn)題。

（三）操作問(wèn)題

當(dāng)前，傳統(tǒng)的管理模式與方式方法已較為滯后，難以滿足日益增長(zhǎng)的龐大的數(shù)據(jù)信息管理需求，部分管理人員在工作過(guò)程中存在違規(guī)操作的現(xiàn)象，導(dǎo)致保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作效率低下，資料文件的分類不明晰，導(dǎo)致檔案歸納出現(xiàn)錯(cuò)誤、文件資料丟失的概率大幅增加。除此以外，裝訂階段存在的失誤問(wèn)題也給檔案后續(xù)的歸檔與使用帶來(lái)諸多影響。

四、優(yōu)化社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的有效措施

（一）構(gòu)建健全的檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度，是優(yōu)化社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)與關(guān)鍵所在，無(wú)論是對(duì)當(dāng)前檔案存放與管理工作模式的革新與改進(jìn)，還是對(duì)現(xiàn)階段各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)監(jiān)督管控力度的提升，均需要規(guī)范健全的機(jī)制體系提供科學(xué)有效的指導(dǎo)，并與保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的實(shí)際情況與發(fā)展需求緊密結(jié)合。對(duì)于主管部門來(lái)說(shuō)，應(yīng)以現(xiàn)有的制度體系為基礎(chǔ)，針對(duì)性地調(diào)整并完善細(xì)節(jié)與內(nèi)容，立足于現(xiàn)代化的管理環(huán)境與技術(shù)背景，將先進(jìn)、多樣化的管理理念靈活地引入并應(yīng)用到檔案管理機(jī)制的構(gòu)建與完善化構(gòu)建中[4]。與此同時(shí)，加快推廣對(duì)不同管理方式與技術(shù)手段的應(yīng)用，引導(dǎo)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的工作人員，以及負(fù)責(zé)檔案存放、整合以及管理的工作人員，強(qiáng)化規(guī)范管理的思想意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)到做好保險(xiǎn)檔案資料管理工作的必要性。對(duì)于相關(guān)的協(xié)同工作機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，應(yīng)進(jìn)一步加大對(duì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理各作業(yè)流程的監(jiān)督力度，為各環(huán)節(jié)文件信息的保管提供有力保障。業(yè)務(wù)部門有責(zé)任、有義務(wù)按照明確的管理規(guī)定，將日常業(yè)務(wù)工作過(guò)程中形成的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一的收集與整理，做好相應(yīng)的編目與裝訂工作，然后再將其向檔案室中予以移交，切實(shí)提高保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一管理的作業(yè)實(shí)效。對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)對(duì)整個(gè)檔案的收集、整合以及歸檔的工作流程予以充分了解，綜合掌握各環(huán)節(jié)的作業(yè)特點(diǎn)，避免檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)文件遺失、信息不足等問(wèn)題現(xiàn)象。尤其是在檔案文件的移交階段內(nèi)，應(yīng)做好相關(guān)交接手續(xù)的辦理工作，確保文檔資料的各個(gè)管理階段得以緊密地銜接起來(lái)。一方面不同管理崗位需要將自身承擔(dān)的責(zé)任與職能作用發(fā)揮出來(lái)，另一方面有利于降低原始數(shù)據(jù)出現(xiàn)混雜、遺失等失誤現(xiàn)象的概率，為檔案資料的后續(xù)使用提供便利條件。

（二）創(chuàng)新改進(jìn)檔案保存與管理方式

創(chuàng)新并改進(jìn)現(xiàn)階段檔案資料的保存與管理形式，還需立足于完善可靠的制度體系，從紙質(zhì)文件的管理與信息化檔案的管理兩方面入手，進(jìn)一步提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的效率與規(guī)范性。在日常辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作過(guò)程中，社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦部門內(nèi)經(jīng)常會(huì)形成大量的證明文件以及相關(guān)的紙質(zhì)材料等，常見(jiàn)的包括各種證件的復(fù)印件、不同類型的參保單以及繁雜的檔案信息，數(shù)量龐大的文檔資料不僅增加了業(yè)務(wù)辦理人員的工作量，也給檔案管理工作的高效進(jìn)行帶來(lái)較大難度。在長(zhǎng)期的保存方面，紙質(zhì)材料往往會(huì)受到溫度、濕度等多方面環(huán)境因素的限制與影響，一旦存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，抑或是外借外調(diào)較為頻繁，則檔案很容易出現(xiàn)破損、遺漏或缺失等問(wèn)題。在信息化的技術(shù)背景下，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理工作應(yīng)秉承與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，錄入員可以采用拍攝照片、文字錄入的方式，轉(zhuǎn)化原本單一化的紙質(zhì)檔案與文件資料，構(gòu)建與之對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案。在完成內(nèi)容部分的錄入后，編制電子形式的檢索目錄，再將有關(guān)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份處理即可，這樣便可以以電子檔案的形式完成對(duì)大量數(shù)據(jù)資料、文件檔案的整合與歸納。在此基礎(chǔ)上，還可以采用發(fā)行社會(huì)保障號(hào)碼的方式，構(gòu)建相應(yīng)的號(hào)碼發(fā)行機(jī)制，以參保人個(gè)人的身份證號(hào)碼為依據(jù)，給予其指定的勞動(dòng)保險(xiǎn)號(hào)碼與檔案號(hào)碼，將此類號(hào)碼信息統(tǒng)一起來(lái)，作為參保人辦理相關(guān)社會(huì)保障任務(wù)的標(biāo)識(shí)。這樣，不僅有利于減輕檔案管理人員的工作量，還可以結(jié)合參保人日常辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，定期地更新并完善其個(gè)人對(duì)應(yīng)的社會(huì)保障檔案信息內(nèi)容，對(duì)于參保人來(lái)說(shuō)，可以按照自身的需求，對(duì)檔案信息內(nèi)的數(shù)據(jù)內(nèi)容予以隨時(shí)查閱。轉(zhuǎn)變檔案保存與管理的方式方法，需要著重加快對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段與工作模式的靈活運(yùn)用，為客戶提供更為方便快捷的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案服務(wù)[5]。

（三）明確歸檔范圍，規(guī)范管理操作

在以往的檔案管理工作中，業(yè)務(wù)人員多會(huì)選擇歸檔日常辦理社會(huì)保險(xiǎn)過(guò)程中形成的所有檔案資料，以避免出現(xiàn)關(guān)鍵信息遺失或缺漏的問(wèn)題，但這樣的管理方式不僅會(huì)耗費(fèi)較多的工作時(shí)間，也顯著加大了的檔案管理部門的任務(wù)量。明確歸檔范圍，主要在于要求工作人員實(shí)行優(yōu)化收集，站在實(shí)用性的角度上科學(xué)判斷各類業(yè)務(wù)資料的利用價(jià)值，以此為基礎(chǔ)，明確地區(qū)分其對(duì)應(yīng)的保管與存放期限。在歸檔范圍嚴(yán)格分級(jí)的情況下，重復(fù)勞動(dòng)的問(wèn)題現(xiàn)象得以有效避免。

現(xiàn)階段，社會(huì)保險(xiǎn)的工作業(yè)務(wù)主要分為兩部分，一是征收，二是支付。在組織開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)尤為注意兩部分工作內(nèi)容的區(qū)別，不得混雜征收與支付業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中形成的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)資料。一般情況下，一卷需要對(duì)應(yīng)一個(gè)單位，涵蓋一個(gè)內(nèi)容，因此管理人員也應(yīng)將收、支兩條線予以明確劃分開(kāi)來(lái)，做好文檔資料的存放與管理工作。實(shí)行統(tǒng)一管理的管控模式，需要將嚴(yán)格有效的相關(guān)存放、取用管理?xiàng)l例貫徹落實(shí)到實(shí)際工作中，充分考慮到各種檔案資料與文件信息在類型上的不同，分別排序。

五、結(jié)束語(yǔ)

提高檔案管理工作效率，關(guān)鍵在于以科學(xué)化、現(xiàn)代化為核心發(fā)展原則，切實(shí)推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的信息化、規(guī)范化與制度化發(fā)展。主管部門應(yīng)加強(qiáng)管理意識(shí)，健全制度體系，靈活化應(yīng)用豐富多樣的技術(shù)手段與管理方法，全面提升檔案收集、整合與管理的實(shí)效性，為大眾提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。