論檔案管理員如何做好檔案管理工作

曾凡雪

（黑龍江省綏化市北林區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心，黑龍江 綏化 152000）

一、完善檔案管理建設(shè)的原因

（一）順應(yīng)時(shí)代信息化的發(fā)展

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，我國(guó)目前已經(jīng)歷經(jīng)了多次產(chǎn)業(yè)技術(shù)革命，這其中信息技術(shù)革命可以看作是一次十分可圈可點(diǎn)的技術(shù)產(chǎn)業(yè)革命，伴隨著國(guó)民生活水平的穩(wěn)步提高，信息技術(shù)也在不斷的與時(shí)俱進(jìn)中，科學(xué)技術(shù)水平也在大踏步地向前邁進(jìn)中，我們?cè)谌粘５膶W(xué)習(xí)生活中越來(lái)越離不開(kāi)信息化所帶給我們的便利，在各個(gè)行業(yè)中起著不可或缺的作用，信息資源在生活和工作中的重要性也在逐漸增高，大大地提高了企事業(yè)單位的工作效率與結(jié)果準(zhǔn)確性，信息資源的發(fā)展與檔案資料是不可分割的，所以與檔案資料相關(guān)的管理工作也開(kāi)始逐漸受到了社會(huì)的重視，特別是近年來(lái)信息資源的管理在社會(huì)發(fā)展中起著舉足輕重的作用，企、事業(yè)單位也在順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展加強(qiáng)了信息化的相關(guān)建設(shè)，對(duì)于檔案管理的工作也是要求越來(lái)越高，所以在信息化時(shí)代的大背景下，完善檔案管理的相關(guān)一系列建設(shè)也是我們當(dāng)前的必然選擇。

（二）提升檔案管理員的工作效率與質(zhì)量

在檔案管理中存在著對(duì)于各種歷史信息的相關(guān)記錄，那么這些記錄也是不斷進(jìn)行修正完善以及補(bǔ)充的，我們需要對(duì)這些檔案記錄不斷地進(jìn)行更新，如果單純依靠人力是非常耗時(shí)的，也就是說(shuō)非常浪費(fèi)人力資源，那么順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展完善檔案管理的相關(guān)建設(shè)工作，我們?cè)跈n案管理工作上的速度將會(huì)大大地提高，在信息的修改完善時(shí)的效率也將大大地提高，實(shí)現(xiàn)更正后信息的實(shí)時(shí)共享。完善檔案管理工作的建設(shè)可以減少檔案館員的眾多工作環(huán)節(jié)，使勞動(dòng)力資源得到有效應(yīng)用，有效地提高了檔案管理員工作的效率以及相關(guān)的工作質(zhì)量，乃至于提高檔案管理員的工作積極性。

二、檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）目前的管理體系不夠完善

在檔案管理的工作過(guò)程中，企事業(yè)需要收集各種檔案文件的信息與資料。并且需要對(duì)這些信息與資料進(jìn)行歸納、整理、分類(lèi)等。所以檔案管理員的實(shí)際工作是比較復(fù)雜的，并不是大眾想象的那么簡(jiǎn)單。并且每一份信息資料都必須要嚴(yán)格遵循相關(guān)的工作管理規(guī)范以及相關(guān)的法律要求，因此檔案管理體系在檔案管理工作過(guò)程中也是極為重要的。并但是就目前的檔案管理體系來(lái)看，是非常不完善的，存在者大大小小許多問(wèn)題與漏洞，檔案文件的管理標(biāo)準(zhǔn)也不夠具體化完善化,這對(duì)于檔案文件管理員來(lái)說(shuō)是一個(gè)很大的問(wèn)題，大部分的企事業(yè)單位目前都還沒(méi)有完善的檔案文件管理標(biāo)準(zhǔn)，少部分雖然制定了文件管理標(biāo)準(zhǔn)，但在實(shí)際業(yè)務(wù)上并沒(méi)有進(jìn)行準(zhǔn)確應(yīng)用，甚至部分工作人員把其視作完全不存在，這些問(wèn)題都是我們不能忽視的。

（二）檔案信息得不到合理利用

在企事業(yè)單位的工作過(guò)程中，可以從大量的歷史文件資料中獲得有效的信息點(diǎn)，可以為單位的業(yè)務(wù)拓展提供一些十分有價(jià)值的信息。但是從目前的情況來(lái)看，大部分公司都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息記錄文件的重要性，沒(méi)有對(duì)這些檔案文件進(jìn)行合理利用獲取有價(jià)值的信息點(diǎn)，反而是使這些信息被閑置，沒(méi)有發(fā)揮到這些檔案文件信息真正的作用，相關(guān)檔案管理工作人員也并沒(méi)有意識(shí)到檔案工作真正的作用，這對(duì)公司來(lái)說(shuō)也是一種變相的損失。

三、如何做好檔案管理工作

（一）完善檔案管理體系

我們知道檔案管理工作實(shí)際上是比較復(fù)雜的，那么越是復(fù)雜的工作就越需要一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行工作可以大大提高工作的規(guī)范化程度，并且對(duì)于檔案管理人員的福利待遇也要加強(qiáng)，工作環(huán)境也要進(jìn)行改善，做到從內(nèi)部對(duì)于檔案管理工作以及相關(guān)工作人員的重視。

（二）提高檔案信息利用率

為什么要對(duì)一些檔案文件信息進(jìn)行記錄，是因?yàn)檫@些信息都是有一定利用價(jià)值的，所以才會(huì)進(jìn)行收錄以及不管的修正完善，所以在工作過(guò)程中一定要學(xué)會(huì)對(duì)這些有效信息點(diǎn)仔細(xì)查詢并且加以利用，有效地提高工作效率，真正地做到發(fā)揮檔案管理工作的相應(yīng)作用，提高對(duì)檔案信息的利用率，不要進(jìn)行資源浪費(fèi)。

結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展，信息化時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)各種行業(yè)也在順應(yīng)信息化做出相應(yīng)改變，檔案管理工作在信息化時(shí)代開(kāi)始受到重視，檔案管理工作為企事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了巨大的信息上的便利，但與此同時(shí)目前檔案管理工作中也存在著諸多問(wèn)題，這些都是不容我們忽視的，企事業(yè)要想能夠真正地使檔案管理工作發(fā)揮它的價(jià)值，我們就必須著手處理與這些問(wèn)題，從根本上解決相關(guān)問(wèn)題，并對(duì)檔案管理工作的長(zhǎng)期發(fā)展進(jìn)行一個(gè)科學(xué)合理的系統(tǒng)的規(guī)劃，從而為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)動(dòng)力，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來(lái)有利影響，同時(shí)為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展繼續(xù)貢獻(xiàn)一部分力量。