檔案資料數(shù)字化建設(shè)策略分析

廉俊芳

（內(nèi)蒙古京隆發(fā)電有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 豐鎮(zhèn) 012100）

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，它有著非常重要的價(jià)值，一直以來(lái)各級(jí)單位都非常重視檔案管理，并且建設(shè)了專門的檔案室用以存放檔案。然而近年來(lái)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，人類已進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字化建設(shè)和運(yùn)用水平不斷提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式已經(jīng)難以滿足檔案管理快速發(fā)展的需求。數(shù)字化背景之下，信息渠道不斷拓寬，信息資源不斷豐富，要想在海量的信息之中快速定位所需的檔案異常困難，這就使得檔案數(shù)字化建設(shè)變得越來(lái)越迫切。在這種背景之下，應(yīng)當(dāng)充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、多媒體等技術(shù)，建立信息平臺(tái)、資源庫(kù)等形式，大力推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，使檔案管理更加高效。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵及意義

檔案數(shù)字化建設(shè)，是指利用數(shù)字化技術(shù)手段,比如高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)的紙質(zhì)文件、聲像文件以及曾經(jīng)歸檔保存的電子檔案，組織成為有序、規(guī)范、系統(tǒng)性的檔案信息庫(kù)。檔案是文化最重要的載體，是對(duì)個(gè)人、社會(huì)、民族、國(guó)家最重要的歷史文化記憶的承載，它也提供著人類社會(huì)未來(lái)文化發(fā)展的基礎(chǔ)的視域。相比較于傳統(tǒng)的檔案管理，檔案數(shù)字化著眼于應(yīng)用信息技術(shù)生成和管理，實(shí)現(xiàn)了檔案開(kāi)發(fā)利用的規(guī)范性、安全性、效益性。檔案信息數(shù)字化包括兩個(gè)層級(jí)：一是在目錄管理上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，目錄是檔案資料的“菜單”，也是各種檔案資料的簡(jiǎn)化符號(hào)，通過(guò)數(shù)字化目錄，可以快速把握檔案的整體內(nèi)容，并且可以更加便捷地進(jìn)行搜索；二是在檔案全文信息上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，檔案資料可以通過(guò)數(shù)字化技術(shù)，制作成為電子文檔、圖片、視頻等各種形式，更加方便存放、管理和利用。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，出現(xiàn)了掃描、電子資源庫(kù)、硬盤等各種技術(shù)條件，新技術(shù)設(shè)備具有存儲(chǔ)方便、空間較小、檢索方便、同步備份等傳統(tǒng)檔案不可比擬的優(yōu)勢(shì)，電子檔案對(duì)于存儲(chǔ)單位和查閱者來(lái)說(shuō)都大幅度降低了經(jīng)濟(jì)成本和時(shí)間成本，因此推動(dòng)檔案數(shù)字化具有重要的意義。

（一）有利于提高經(jīng)濟(jì)效益長(zhǎng)久以來(lái)，傳統(tǒng)的檔案主要是紙質(zhì)文本、實(shí)物等，數(shù)量龐大，隨著時(shí)間的流逝會(huì)越積越多，需要很大的成本來(lái)進(jìn)行防蟲、防光，而且對(duì)檔案庫(kù)房有很高的要求，比如室內(nèi)要保持恒溫、恒濕，要具有防火、防潮等相關(guān)的功能。同時(shí)隨著檔案數(shù)量的增多，對(duì)其管理所增加的勞動(dòng)付出也會(huì)不斷增加；相應(yīng)地，也需要增加越來(lái)越多的檔案管理人員。檔案保管、整理、存儲(chǔ)都需要檔案人員具備相關(guān)專業(yè)背景和技能，大量的專業(yè)技術(shù)人員的配備，這無(wú)疑都增加了單位的成本。而數(shù)字化檔案管理通過(guò)新形式，將主要以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象數(shù)字化處理，極大地節(jié)省了人力、財(cái)力和空間，避免了大量的資源浪費(fèi)，這有助于提升經(jīng)濟(jì)效益。

（二）有利于提高管理效率傳統(tǒng)的檔案管理主要是靠管理人員來(lái)進(jìn)行分類、歸檔和查找等，即便費(fèi)盡了周折，耗費(fèi)大量的人力、精力去查閱，依然難以達(dá)到預(yù)想的效果。檔案數(shù)字化建設(shè)一個(gè)顯而易見(jiàn)的好處是，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的及時(shí)、快捷歸檔，并同時(shí)生成了即時(shí)、詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息，為日后的檔案管理、查詢和使用帶來(lái)了很大的方便。檔案查閱者只要按照檔案存儲(chǔ)單位的電子終端要求操作，便可檢索并查閱到想要的檔案，省去紙質(zhì)檔案的查找、翻閱甚至還要原始抄錄之苦。同時(shí)檔案數(shù)字化主要是依托于信息技術(shù)，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，根據(jù)檔案情況，分門別類進(jìn)行掃描、整理和歸檔即可，只需要很少的專業(yè)工作人員便能夠管理數(shù)量龐大的檔案資料，這極大地提升了檔案管理的效率。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)重視不夠意識(shí)決定行為，沒(méi)有足夠的意識(shí)，就很難制定明確的目標(biāo)和具體的行動(dòng)計(jì)劃，更難以落到實(shí)處。一方面是檔案歸屬和保存的部門重視不夠，認(rèn)為一個(gè)單位的發(fā)展主要是要保證硬件的發(fā)展，檔案數(shù)字化短時(shí)期內(nèi)往往需要投入大量人力、物力和財(cái)力，這一般不是單位領(lǐng)導(dǎo)首要考慮的工作,所以容易忽視檔案數(shù)字化建設(shè)工作；另外一方面,來(lái)自傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛。檔案管理歷史悠久，檔案具有一定的特殊性，在以前信息技術(shù)不發(fā)達(dá)的年代，檔案主要是紙質(zhì)文本、實(shí)物等，雖然保存比較麻煩，但是卻在一代代人的努力之下，形成了檔案管理的固有體系，并且在實(shí)踐中成了習(xí)慣，很多人也已經(jīng)沉溺于傳統(tǒng)的檔案管理模式,并且產(chǎn)生很大惰性，很多年紀(jì)偏大的檔案管理員認(rèn)為這是最好的檔案管理方式，不愿意接受新事物、新的管理模式，固守陳規(guī)，不能與時(shí)俱進(jìn)，這也在一定程度上阻礙了檔案數(shù)字化的工作。

（二）檔案管理人員專業(yè)能力不足不論是傳統(tǒng)的檔案管理，還是當(dāng)前的數(shù)字化檔案管理，都需要一定的人來(lái)操作，只是兩者對(duì)于人的專業(yè)能力、綜合水平有不同的要求，特別是在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)于從業(yè)人員的要求要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的檔案管理。目前很多單位的檔案管理人員年齡偏大，雖然他們有較豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但是由于他們意識(shí)上的局限、對(duì)于新生事物往往充滿抵觸和恐懼，不愿意接受新事物，所以綜合多種因素的影響，使得他們學(xué)習(xí)新技術(shù)比較困難。這使得檔案數(shù)字化建設(shè)中的計(jì)算機(jī)掃描、圖形處理、音頻視頻處理等對(duì)技術(shù)要求較高的工作難以高標(biāo)準(zhǔn)完成，這也極大地制約了檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)存在安全隱患檔案數(shù)字化建設(shè)是基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展而興起的，雖然這為提高檔案管理水平，提升檔案管理效率和效益帶來(lái)了新機(jī)遇，但是由于網(wǎng)絡(luò)具有開(kāi)放性的特點(diǎn)，加上現(xiàn)在有很多黑客，給數(shù)字化檔案管理帶來(lái)了一定的威脅，使得檔案數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)受到了一定的阻力。數(shù)字化檔案受到來(lái)自網(wǎng)絡(luò)病毒的破壞，甚至遭到國(guó)際敵對(duì)勢(shì)力的黑客攻擊，這給檔案數(shù)字化建設(shè)帶來(lái)了很多的安全隱患，這讓很多部門對(duì)檔案數(shù)字化充滿擔(dān)憂，甚至以此為借口拒絕檔案數(shù)字化。這需要我們有更高端的技術(shù)和更專業(yè)的人才來(lái)解決問(wèn)題。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的策略檔案管理

（一）提高對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)當(dāng)前，很多人還是認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理模式比較好用，特別是很多年齡偏大的檔案從業(yè)人員，早已習(xí)慣傳統(tǒng)的檔案管理，對(duì)于新生事物和現(xiàn)代信息技術(shù)缺乏認(rèn)識(shí)和了解，在觀念和認(rèn)識(shí)上沒(méi)有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，而要想實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，需要從以下幾個(gè)方面著手。首先要提高人們對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。按照相關(guān)規(guī)定，部門或單位檔案必須定期向本單位或本部門檔案館移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有。但是在實(shí)際檔案管理中，由于諸多原因的影響和限制，導(dǎo)致這一規(guī)定并沒(méi)有得到全面的貫徹執(zhí)行，這就需要我們提高認(rèn)識(shí)，高度重視檔案管理，認(rèn)真按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的要求把檔案管理工作落到實(shí)處。其次，檔案管理部門要重視檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案管理的權(quán)責(zé)部門要深刻認(rèn)識(shí)到當(dāng)今時(shí)代數(shù)字化的大趨勢(shì)，認(rèn)識(shí)到數(shù)字時(shí)代的來(lái)臨是大勢(shì)所趨，所以數(shù)字化是每個(gè)行業(yè)必須要經(jīng)歷的，這樣從思想上意識(shí)到檔案數(shù)字化是檔案發(fā)展的大方向，這樣無(wú)論是人力、物力和財(cái)力都是檔案管理部門必須要投入的，這樣檔案數(shù)字化從管理部門因意識(shí)不到位不愿推動(dòng)，到主動(dòng)建設(shè)，這是檔案數(shù)字化的重要保障。

（二）完善檔案數(shù)字化建設(shè)設(shè)備傳統(tǒng)的檔案多為紙質(zhì)文檔，而數(shù)字化的檔案是紙質(zhì)、電子、視頻、圖片等多種形式并存，其存儲(chǔ)要分類進(jìn)行，需要相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，所以數(shù)字化的建設(shè)需要多方的配合。第一，首先要有科學(xué)的規(guī)劃。檔案的數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要有一個(gè)科學(xué)的頂層設(shè)計(jì)，從數(shù)字化的方案制定，到紙質(zhì)檔案的整理、掃描、歸檔，都需要有一個(gè)科學(xué)、高效、可行的計(jì)劃。另外數(shù)字檔案的大量后續(xù)工作也需要有一個(gè)科學(xué)的管理機(jī)制，這需要相關(guān)部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、科學(xué)規(guī)劃和認(rèn)真落實(shí)。第二，要加大檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入。檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)重要項(xiàng)目，也是一個(gè)系統(tǒng)工程，它需要大量資金的支撐，所以各級(jí)單位、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理特別是檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入，比如可以在每年的預(yù)算中增加檔案管理預(yù)算，也可以將檔案數(shù)字化建設(shè)作為工程項(xiàng)目，納入單位的資金預(yù)算。第三，要不斷完善設(shè)施、設(shè)備。檔案數(shù)字化建設(shè)不是空口說(shuō)說(shuō)就能夠?qū)崿F(xiàn)的，它是基于信息技術(shù)的快速發(fā)展而發(fā)展的，而信息技術(shù)必須要通過(guò)一定的設(shè)施、設(shè)備來(lái)實(shí)施，所以完善設(shè)施、設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，比如打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、攝像機(jī)、錄音機(jī)、計(jì)算機(jī)以及存儲(chǔ)器等相關(guān)的設(shè)備，這些設(shè)備可以將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案，也可以直接形成數(shù)字化檔案，而且通過(guò)存儲(chǔ)器、芯片等來(lái)實(shí)現(xiàn)更加便捷的存儲(chǔ)和管理。

（三）培養(yǎng)檔案數(shù)字化人才人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的根本，是檔案數(shù)字化的重要基礎(chǔ)，沒(méi)有專業(yè)的人才隊(duì)伍，就談不上建設(shè)現(xiàn)代檔案體系。特別是信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)人的要求越來(lái)越高，需要大量具有一定現(xiàn)代技術(shù)素養(yǎng)的專業(yè)技術(shù)人員，要建設(shè)一支合格的數(shù)字化人才隊(duì)伍要在以下幾個(gè)方面努力。第一，提高檔案管理人員的現(xiàn)代技術(shù)素養(yǎng)。提高檔案管理人員的現(xiàn)代技術(shù)素養(yǎng)，尤其是要提高計(jì)算機(jī)水平素養(yǎng)，要提升檔案管理人員的信息技術(shù)處理能力。檔案數(shù)字化是基于信息技術(shù)快速發(fā)展而興起的，它與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理一個(gè)最大的區(qū)別就是信息化，需要運(yùn)用各種信息技術(shù)設(shè)備和軟件獲取、轉(zhuǎn)化檔案。所以要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，比如開(kāi)展檔案數(shù)字化理論學(xué)習(xí)，組織檔案數(shù)字化實(shí)操，還可以由專業(yè)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)，從而提升檔案人員的信息處理能力。第二，要提升檔案管理人員的專業(yè)能力。檔案管理不僅需要熟練運(yùn)用和掌握計(jì)算機(jī)的能力，同時(shí)也需要具有檔案管理能力?，F(xiàn)代化的技術(shù)手段，X 才檔案管理提出了新的要求，工作人員必須具備信息化背景下的專業(yè)檔案管理能力，要在原來(lái)傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)、管理模式，提升管理能力，能夠熟練地運(yùn)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案存儲(chǔ)、檢索以及運(yùn)用，使檔案“活”起來(lái)，充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。第三，要提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力。檔案管理人員要隨時(shí)關(guān)注社會(huì)發(fā)展的動(dòng)向，關(guān)注國(guó)際國(guó)內(nèi)檔案發(fā)展的理論和實(shí)踐成果，通過(guò)專業(yè)學(xué)習(xí)、自主學(xué)習(xí)和集中培訓(xùn)等各種途徑，學(xué)習(xí)新的檔案管理理念和知識(shí)，學(xué)習(xí)新的實(shí)用技術(shù)，不斷運(yùn)用到檔案管理工作的實(shí)踐中，不斷提升綜合水平和工作效率，使檔案管理工作不斷與時(shí)俱進(jìn)，檔案使用更髙效、更安全，檔案服務(wù)更智能化、人性化。

總之，檔案具有非常重要的作用，中華文明的延續(xù)得益于歷史檔案資料的保存和傳承，所以各種檔案的保存具有非常重要的意義。全球化和信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理問(wèn)題日益顯露，難以滿足當(dāng)前各行各業(yè)對(duì)檔案的需求，信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種技術(shù)手段的不斷創(chuàng)新，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供了可能。所以今天的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，充分運(yùn)用技術(shù)手段，完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，切實(shí)推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。