檔案信息化管理的創(chuàng)新思路和方法

劉東瑤

（黑龍江省金興森工木片有限責(zé)任公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

引言：進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，信息化已經(jīng)應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展中，為提升人們的生活質(zhì)量提供了重要的支撐。傳統(tǒng)的檔案管理，對(duì)時(shí)間與空間具有很強(qiáng)的限制性，并且需要大量的人力與物力支撐，而現(xiàn)代信息化檔案管理，打破了檔案管理中時(shí)間與空間的限制，可以解放勞動(dòng)力，因此，檔案信息化管理是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。為了提高對(duì)檔案管理為社會(huì)服務(wù)的水平，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，是促進(jìn)檔案管理服務(wù)發(fā)展的重要手段。

一、檔案信息化管理的概述

（一）檔案信息化管理的概念

檔案信息化管理分為兩個(gè)層面，一方面是指將檔案信息資料實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化，形成電子檔案，便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理，為使用者與管理者提供雙向的便利；另一方面是指將企業(yè)、行政單位、社區(qū)等多方面的檔案信息進(jìn)行綜合，通過(guò)信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)部分檔案信息的共享，在保證必要檔案的保密性與安全性的同時(shí)，提升檔案的利用效率，是檔案管理更加科學(xué)合理，并且利用信息化的便利性，提升檔案管理的簡(jiǎn)潔性。

（二）檔案信息化管理的特征

檔案信息化管理會(huì)呈現(xiàn)出階段性的特征，綜合到目前為止檔案信息化管理的特征主要有以下幾個(gè)方面，首先，檔案信息化管理的共享性，檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，為其流通提供了便利的通道，使得檔案管理的共享更加容易實(shí)現(xiàn)；其次，檔案信息化管理的便利性，查找檔案信息可以利用計(jì)算機(jī)的搜索引擎，并且不受時(shí)間與空間的限制，使得檔案檢索更加便利；最后，檔案信息化管理具有多元性，檔案信息化管理突破了傳統(tǒng)檔案管理的限制，豐富了其存儲(chǔ)與應(yīng)用形式，呈現(xiàn)出多元化特征。

二、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

（一）存儲(chǔ)主體小巧、存儲(chǔ)量大

檔案信息化的建設(shè)使檔案管理發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，從檔案承載主體上來(lái)說(shuō)發(fā)生了根本的變化。傳統(tǒng)檔案管理所使用的存儲(chǔ)主體是檔案盒等，主要有紙質(zhì)材料構(gòu)成，現(xiàn)代檔案信息化管理所采用的承載主體為硬盤、光盤與計(jì)算機(jī)云存儲(chǔ)等。檔案信息化存儲(chǔ)載體與傳統(tǒng)的檔案管理存儲(chǔ)的載體相比，其具有體積小、易保存、存儲(chǔ)量大等優(yōu)勢(shì)，并且其操作簡(jiǎn)便，省時(shí)省力。

（二）存儲(chǔ)安全性高

傳統(tǒng)的檔案管理采用紙質(zhì)記錄，一方面由于整理歸檔不及時(shí)或不精確，會(huì)造成檔案查詢困難，檔案丟失等問(wèn)題；另一方面也會(huì)由于檔案調(diào)動(dòng)等問(wèn)題造成檔案的丟失。但是檔案的信息化存儲(chǔ)使得檔案的整理與歸類更加方便，檔案工作人員可以利用一臺(tái)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)幾乎所有的檔案管理工作，每一份檔案都進(jìn)行了分號(hào)存儲(chǔ)，使得檔案的管理更加簡(jiǎn)便；其次，檔案的調(diào)動(dòng)也很容易實(shí)現(xiàn)，檔案只需要在線發(fā)送，檔案接受者可以在線上直接接收檔案，檔案不需要經(jīng)過(guò)幾次輾轉(zhuǎn)，可以直接到達(dá)接收者的手中。

（三）檔案信息可以備份

檔案信息的備份是檔案信息化管理的重要優(yōu)勢(shì)，一方面為檔案資料的完整性提供保障，另一方突破檔案的空間限制。檔案可以實(shí)現(xiàn)多種類型的備份與多次備份，檔案的多種類型備份，利用檔案的備份能夠有效降低檔案的由于人為因素與客觀因素等各方面因素所造成的損失，為檔案管理工作的順利開展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一）工作人員的綜合水平有待提高

信息化時(shí)代的到來(lái)使得檔案管理工作被吸入到互聯(lián)網(wǎng)管理體系中，其在便利性、簡(jiǎn)潔性等方面都有了明顯提升，但是檔案信息化的管理需要檔案管理工作人員具備一定的專業(yè)知識(shí)與專業(yè)技能。但是目前就實(shí)際的情況而言，檔案信息化管理工作者在專業(yè)能力方面還有一定的欠缺，雖然檔案管理者可以完成任務(wù)，但是其工作效率不高，造成了嚴(yán)重的人力資源浪費(fèi)。此外，還存在一些工作人員服務(wù)意識(shí)差，工作消極被動(dòng)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的順利開展。

（二）檔案信息化管理體制有待健全

目前檔案信息化管理體制還有待完善。一方面工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)能力，而體制不健全導(dǎo)致工作人員的培訓(xùn)仍以加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)為主導(dǎo)，缺乏理論與實(shí)踐培訓(xùn)相結(jié)合，嚴(yán)重影響工作人員的實(shí)際工作開展；另一方面，崗位設(shè)置不合理，監(jiān)管制度不到位，導(dǎo)致檔案信息化管理整體的組織架構(gòu)存在問(wèn)題，存在工作量重復(fù)與工作內(nèi)容不完全覆蓋等問(wèn)題，并隨之引起各種各樣的其他問(wèn)題，影響檔案信息化管理的質(zhì)量。

（三）檔案信息化建設(shè)投入有待加強(qiáng)

檔案信息化管理的順利開展必須保證檔案信息化建設(shè)的投入充分，一方面相關(guān)部門缺乏對(duì)檔案信息化管理的硬件與軟件配備，不能為檔案信息化的正常開展提供設(shè)備基礎(chǔ)，使得工作人員辦公效率降低；另一方面人力資源不足，不能及時(shí)補(bǔ)充檔案信息化管理所必需的崗位，不能保證檔案信息化管理人員與實(shí)際人員需求相匹配。

四、檔案信息化管理的創(chuàng)新思路和方法

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)工作建設(shè)

檔案要良好的實(shí)現(xiàn)信息化管理必須加強(qiáng)基礎(chǔ)工作的建設(shè)，主要包括三個(gè)方面。第一，加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該吸收與采納多方面的意見，依據(jù)本部門檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，制定符合實(shí)際需求的檔案信息化管理制度，從根源為檔案的信息化管理提供保障；第二，及時(shí)補(bǔ)充檔案信息化管理所需要的人力物力，為檔案信息化管理的建設(shè)提供基礎(chǔ)的物質(zhì)與人力條件；第三，進(jìn)行檔案管理工作人員的適當(dāng)培訓(xùn)，保證檔案工作人員的工作水平能夠滿足檔案信息化管理的需求。

（二）強(qiáng)化檔案信息管理安全性

檔案信息化管理雖然避免的時(shí)間流動(dòng)與空間轉(zhuǎn)移造成的檔案信息安全隱患，但是也帶來(lái)了其他方面的安全問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)信息所普遍面臨的網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題也嚴(yán)重影響了檔案信息化管理的安全性，因此，強(qiáng)化檔案信息化管理的安全性極為必要。首先，要提升檔案管理工作人員的安全意識(shí)，不得因任何原因私自泄露檔案信息；其次，強(qiáng)化檔案計(jì)算機(jī)信息安全保護(hù)，例如設(shè)置防火墻，配備專業(yè)的防病毒軟件等；最后，合理規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)安全，不得盲目使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，避免因個(gè)人操作問(wèn)題，造成檔案信息的丟失。

（三）優(yōu)化檔案信息管理流程

檔案信息管理流程是檔案管理工作開展的重要依據(jù)。首先，要合理處置已經(jīng)形成的傳統(tǒng)檔案，依據(jù)自身的實(shí)際情況選擇是否將檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，在不進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理的情況下，選擇科學(xué)合理的保存方式；其次，在進(jìn)行檔案信息歸納整理的過(guò)程中，突破傳統(tǒng)的工作思維，充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，將檔案信息進(jìn)行充分分析；最后，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息查詢模式，將檔案進(jìn)行分類管理與查詢，保證檔案的查詢符合標(biāo)準(zhǔn)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化管理對(duì)檔案管理的建設(shè)是不可缺少的，檔案信息化管理可以有效提升檔案管理的工作質(zhì)量、工作效率以及服務(wù)水平，可以是檔案資源得到更加充分地利用，充分大會(huì)檔案管理工作的作用。但是檔案信息化管理在建設(shè)過(guò)程中也還存在一些問(wèn)題，還需要相關(guān)的工作人員結(jié)合實(shí)際情況選擇科學(xué)合理的方法進(jìn)行處理，彌補(bǔ)檔案管理工作中的不足，提高檔案管理工作的有效性。