信息化時代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式分析

牛樹峰

（齊齊哈爾市機(jī)關(guān)事業(yè)社會保險服務(wù)中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

當(dāng)今時代科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，促成了社會經(jīng)濟(jì)的飛躍式進(jìn)步。隨著社會發(fā)展環(huán)境高效化、復(fù)雜化，信息資源的重要性在各行各業(yè)當(dāng)中越來越突出，檔案管理作為信息資源管理的重要組成部分，其管理模式也隨著時代發(fā)展逐漸向信息化服務(wù)模式邁進(jìn)。檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新已經(jīng)成為企業(yè)立足于信息化時代的關(guān)鍵之一，但在信息化建設(shè)當(dāng)中檔案管理仍然面對著一些困難

一、檔案管理創(chuàng)新在企業(yè)經(jīng)營中的意義

當(dāng)今社會條件下，企業(yè)的經(jīng)營管理十分重視創(chuàng)新發(fā)展。管理創(chuàng)新既是如今信息化時代立足發(fā)展的需求，也是企業(yè)檔案管理工作保持長久生命力的基礎(chǔ)和動力。檔案管理工作競爭力的長久維持離不開管理意識與管理制度的開拓創(chuàng)新，只有將檔案管理與企業(yè)發(fā)展規(guī)劃充分結(jié)合，把改革創(chuàng)新的思維充分應(yīng)用到企業(yè)的檔案中做中來，才能真正實現(xiàn)檔案工作與信息化時代相適應(yīng)。

首先，檔案管理創(chuàng)新是發(fā)展檔案事業(yè)的必要工具和重要手段。在企業(yè)檔案管理制度優(yōu)化過程中，通過科學(xué)有效的檔案管理創(chuàng)新，相關(guān)工作人員可以牢牢把握住檔案工作過程中的各種改變，包括主觀條件、客觀條件的改變以及檔案工作隊伍人員的調(diào)整變化等。創(chuàng)新管理不僅是檔案事業(yè)發(fā)展的工具和手段，也是提升檔案管理工作水平、加快檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程的機(jī)遇，通過推動檔案事業(yè)進(jìn)步來提升企業(yè)信息資源整合利用能力，借助信息化手段實現(xiàn)企業(yè)綜合競爭能力的增長。

其次，檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新具有學(xué)術(shù)研究的性質(zhì)。普遍來說，任何事物的發(fā)展創(chuàng)新都具有研究價值，檔案管理創(chuàng)新同樣以其對企業(yè)經(jīng)營管理的重要意義而帶有學(xué)術(shù)研究性質(zhì)。檔案管理的創(chuàng)新不僅以檔案學(xué)研究為基礎(chǔ)，還有機(jī)結(jié)合了經(jīng)濟(jì)學(xué)、統(tǒng)計學(xué)以及管理學(xué)等眾多學(xué)科，是一門十分具有深入研究價值的科目。通過對企業(yè)檔案管理和服務(wù)模式的創(chuàng)新，可以有效探究檔案管理的科學(xué)規(guī)律，在研究理論與實際管理經(jīng)驗的有效結(jié)合中，為檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展替身不斷開辟嶄新的思路。

第三，檔案管理創(chuàng)新能夠有效提升企業(yè)檔案工作人員的整體素質(zhì)。為適應(yīng)不斷發(fā)展的社會大環(huán)境的需要，檔案管理人員需要不斷提升自身的業(yè)務(wù)水平，以此實現(xiàn)檔案管理模式的優(yōu)化創(chuàng)新。提升檔案管理創(chuàng)新能力，需要相關(guān)工作人員不斷學(xué)習(xí)有關(guān)科學(xué)技術(shù)和實際操作技能，同時，通過對檔案管理的創(chuàng)新，檔案工作人員也可以借此豐富工作經(jīng)驗、提升工作能力，在檔案管理水平與工作人員素質(zhì)兩方面間塑造菱形循環(huán)，為社會發(fā)展不斷提出的新要求奠定良好基礎(chǔ)。

二、檔案管理在創(chuàng)新改革中面對的問題

為順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，緊緊跟上經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，企業(yè)不斷加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，但由于種種客觀條件和主觀因素，檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新在發(fā)展改革當(dāng)中正面臨著一些問題。

（一）檔案工作管理機(jī)制方面存在問題

從企業(yè)長期以來的發(fā)展?fàn)顩r看，企業(yè)的檔案工作在管理機(jī)制方面存在的主要問題有：第一，檔案管理工作缺乏能動性，從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)到檔案工作者對檔案事業(yè)的發(fā)展建設(shè)動力不足。第二，檔案工作評價機(jī)制、反饋機(jī)制以及獎懲監(jiān)督激勵機(jī)制尚未完善，不能很好地借助群眾力量完善檔案管理制度，檔案工作者和檔案需求者無法就檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效溝通，同時優(yōu)秀杰出的檔案工作者得不到激勵也會使檔案工作的發(fā)展缺少積極性。第三，企業(yè)對檔案方面的人才選拔以及培養(yǎng)機(jī)制還未完善，導(dǎo)致檔案工作人才儲備不足，業(yè)務(wù)能力提升緩慢，上升渠道不足也使檔案工作開展動力不足，造成檔案事業(yè)發(fā)展建設(shè)緩慢。

（二）檔案工作制度建設(shè)方面存在問題

檔案管理工作重視信息資料的存儲與調(diào)動。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，企業(yè)建立檔案室并由專人負(fù)責(zé)資料建檔、借閱、調(diào)動等方面的記錄管理，但由于對檔案工作的忽視，一些企業(yè)的傳統(tǒng)型檔案建設(shè)尚不完善，更無法迅速轉(zhuǎn)型為信息化檔案建設(shè)。在信息化時代，企業(yè)可以借助信息技術(shù)建立起電子檔案管理制度，但一些企業(yè)由于不健全的傳統(tǒng)檔案管理使企業(yè)資料檔案混亂，難以歸檔；另一些企業(yè)缺乏對創(chuàng)新檔案管理的正確認(rèn)識，不愿意為建設(shè)電子檔案而投入過多支持，因此很多企業(yè)的檔案工作制度仍然不完善。

（三）檔案工作在信息利用需求方面存在問題

在信息化建設(shè)的當(dāng)前階段，我國大部分企業(yè)在對現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行管理時，仍然習(xí)慣采用傳統(tǒng)型管理手段，對待檔案管理制度的優(yōu)化改革也十分被動，一些企業(yè)對此重視程度不足并且不愿為檔案管理投入過多資源。為減少運營成本，一些企業(yè)減少檔案管理的專人人才儲備，對檔案人員的薪酬待遇也相對降低，辦公設(shè)備更換、革新不及時，個別企業(yè)中檔案工作者甚至身兼數(shù)職。很多企業(yè)不僅檔案管理意識淡薄，檔案服務(wù)意識也十分低下，使得整個企業(yè)的數(shù)據(jù)資源利用率不高下，利用模式也較為單一。檔案管理方面的缺陷使企業(yè)不能實現(xiàn)檔案信息的第一時間錄入以及數(shù)據(jù)信息的共享，檔案管理進(jìn)展速度緩慢且質(zhì)量不高。

（四）檔案工作在信息資源開發(fā)方面存在問題

由于目前我國企業(yè)的信息資源開發(fā)工作仍然處于初級層次，信息資源的管理局限于目錄錄入以及信息化的初級加工，使信息資源開發(fā)利用的深度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。基于此種現(xiàn)狀，企業(yè)的數(shù)據(jù)庫檢索以及檔案信息的數(shù)字化普及程度同樣不高，很多企業(yè)需要花費大量資金進(jìn)行信息資源的相關(guān)建設(shè)，但卻沒有真正發(fā)揮出檔案管理對信息資源的重要作用，無法實現(xiàn)企業(yè)資源的信息化管理。

三、企業(yè)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新策略

當(dāng)今時代經(jīng)濟(jì)發(fā)展十分迅速，為適應(yīng)時代發(fā)展的需要，檔案管理工作難度越來越大，如果不能有效落實檔案管理的優(yōu)化升級，就難以跟上時代的步伐。為此，企業(yè)必須利用好信息技術(shù)完善檔案管理，以信息化的檔案管理服務(wù)模式提升檔案管理的質(zhì)量與效率。

（一）加強(qiáng)檔案工作者專業(yè)素養(yǎng)

當(dāng)今時代是一個信息化的時代，要想讓檔案管理充分適應(yīng)發(fā)展的需要，必須加強(qiáng)檔案工作者自身的素養(yǎng)，以全面的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)增強(qiáng)檔案管理的水平。首先，需要加強(qiáng)檔案工作者的專業(yè)知識水平，通過有效學(xué)習(xí)拓寬檔案工作者知識面，為其解決工作中的實際問題打下良好的理論基礎(chǔ)。其次，加強(qiáng)對檔案工作者的專業(yè)技能提升，尤其重視其信息技術(shù)的提升，讓檔案工作者認(rèn)真學(xué)習(xí)、切實掌握辦公設(shè)備與辦公系統(tǒng)的操作方法，以便真正實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。第三，還需要加強(qiáng)檔案工作者的思想道德建設(shè)，通過良好風(fēng)氣的樹立提升檔案工作者的思想政治覺悟，幫助其建立起高度的責(zé)任意識。為加強(qiáng)檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大對人才培育的投入，搭建科學(xué)有效的技能學(xué)習(xí)平臺，以適當(dāng)?shù)莫剳捅O(jiān)督作為激勵，調(diào)動起檔案工作者自我提升的積極性。也可以借助技能大賽、杰出工作者評比等方式起到同樣的效果，最大限度發(fā)揮出檔案工作者的工作能力。

（二）實現(xiàn)檔案資源的合理配置

在信息化時代，資源共享為企業(yè)的發(fā)展建設(shè)提供了良好條件，同時也對企業(yè)的信息資源利用能力帶來考驗。企業(yè)想要真正享受資源共享時代的高效、便捷，充分進(jìn)行資源的優(yōu)勢性開發(fā)，就要重視檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源的合理配置。數(shù)據(jù)的發(fā)掘和語義分析是檔案信息化管理的基礎(chǔ)，可以有效提高信息化的效率。檔案管理信息化建設(shè)，需要企業(yè)的檔案工作者構(gòu)建出全方位信息化的管理模式，建立高效的檔案信息資源共享的平臺，以此讓信息系統(tǒng)在資源銜接中產(chǎn)生更大的作用。因此，企業(yè)必須建立起數(shù)字化信息平臺，才能更好地實現(xiàn)資源共享，讓檔案管理真正進(jìn)入信息化模式

（三）創(chuàng)新檔案管理信息化發(fā)展

為讓檔案的發(fā)展條件可以更好地與服務(wù)機(jī)制結(jié)合在一起，必須保證檔案管理工作形式的科學(xué)性、合理性。從目前檔案管理事業(yè)的實際狀況出發(fā)，很多檔案管理單位的工作仍然存在著比較嚴(yán)峻的問題。企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的各方面問題，主要是因為管理機(jī)制不夠靈活，以及管理意識不夠創(chuàng)新。很多企業(yè)沿用傳統(tǒng)型檔案管理模式，對檔案管理工作的價值認(rèn)識不足，因此重視程度、資源投入皆不充分，使檔案管理工作創(chuàng)新缺乏必要條件。檔案管理制度的不完善必然會影響到其他部門的協(xié)同發(fā)展，因此企業(yè)必須提升對檔案工作的重視程度，尤其重視檔案工作向信息化管理方向不斷創(chuàng)新。在實現(xiàn)檔案信息化創(chuàng)新建設(shè)的過程中，企業(yè)需要以正確的思想認(rèn)識，加大對專業(yè)人才的培育，支持鼓勵檔案管理服務(wù)模式的探索發(fā)展。