試論信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

梁曉

（綏芬河市衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法局，黑龍江 綏芬河 157399）

辦公室文書檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位制定工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)決策的一項(xiàng)重要依據(jù)，對(duì)于促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有巨大的作用和意義。但是隨著我國(guó)步入信息社會(huì)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在業(yè)務(wù)往來過程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)越來越多樣，越來越復(fù)雜，這樣也就對(duì)辦公室文書檔案的日常管理工作提出了更新的、層次更高的要求[1]。采用傳統(tǒng)管理方法對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行管理，在管理過程中存在著管理數(shù)據(jù)復(fù)雜、管理效率低下、文檔資料極易損毀等諸多的問題，根本不能滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位提出來的新的要求。基于信息社會(huì)，辦公室文書檔案管理工作中融入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，能夠有效地對(duì)管理效率進(jìn)一步提升，同時(shí)這也是辦公室文書檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流進(jìn)行改革和創(chuàng)新的方向。

一、現(xiàn)階段管理辦公室文書檔案工作中存在的一系列問題

（一）沒有給予管理辦公室文書檔案工作充分的重視

現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位在應(yīng)對(duì)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)候，過于重視追求最大化的經(jīng)濟(jì)利益，這樣就導(dǎo)致事業(yè)單位所有的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都圍繞業(yè)務(wù)進(jìn)行，從而忽視了管理辦公室文書檔案工作的開展。事業(yè)單位的辦公室工作具有繁瑣性，相關(guān)工作人員在管理辦公室文書檔案的時(shí)候會(huì)盡量縮短時(shí)間，不能把管理辦公室文書檔案的效果充分地發(fā)揮出來，不能及時(shí)和有效的反饋管理成果，對(duì)于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展來說是極為不利的。

（二）辦公室文書檔案管理制度不具備完善性

辦公室相關(guān)工作人員應(yīng)該把辦公室文書檔案放到檔案室專門的地方進(jìn)行管理，但是我國(guó)現(xiàn)階段大部分的事業(yè)單位并不重視管理辦公室文書檔案工作的實(shí)施，沒有建立相應(yīng)的完善的管理機(jī)制，工作人員經(jīng)常不對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行及時(shí)的歸檔存放，導(dǎo)致辦公室文書檔案到處亂放，查找和管理的時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)很多不必要的麻煩。另外，管理辦公室文書檔案工作相對(duì)簡(jiǎn)單，很多的事業(yè)單位沒有專門的管理辦公室文書檔案的工作人員，都是各個(gè)部門的工作人員自行存放相應(yīng)的辦公室文書檔案，并且沒有進(jìn)行相應(yīng)的記錄，這樣一旦辦公室文書檔案出現(xiàn)問題很難找到直接負(fù)責(zé)人，不利于事業(yè)單位辦公室工作的順利進(jìn)行。

二、基于信息社會(huì)大背景改革和創(chuàng)新辦公室文書檔案管理工作的有效途徑

（一）基于信息社會(huì)大背景辦公室文書檔案管理需要對(duì)檢索系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)

辦公室文書檔案實(shí)際管理工作中需要從以下兩個(gè)角度建立檢索系統(tǒng)，其一，辦公室文書檔案的檢索系統(tǒng)需要具備安全性、完整性；其二，辦公室文書檔案的檢索系統(tǒng)需要為歸檔和查找工作提高便利[2]。簡(jiǎn)單地來說可以把辦公室文書檔案的檢索系統(tǒng)分為普通和重要兩種文檔。對(duì)那些普通辦公室文書檔案構(gòu)建檢索系統(tǒng)的時(shí)候只需對(duì)簡(jiǎn)單條目如時(shí)間、名稱、存放地址等進(jìn)行設(shè)置即可，如果需要對(duì)其進(jìn)行借閱，只需要通過檢索系統(tǒng)找到所對(duì)應(yīng)的現(xiàn)實(shí)中的文件柜編號(hào)就可以找到；對(duì)那些價(jià)值大、保密性強(qiáng)、具有版權(quán)的重要性文檔不但需要建立紙質(zhì)的原始文件，還需要建立相對(duì)應(yīng)的電子文檔[3]。要把原始文件在保險(xiǎn)柜進(jìn)行放置，在內(nèi)部人員需要借閱的時(shí)候，可以使用掃描件，得不到領(lǐng)導(dǎo)的許可，這部分辦公室文書檔案是不能進(jìn)行外借的。

（二）基于信息社會(huì)大背景辦公室文書檔案管理需要定期對(duì)過期文檔進(jìn)行清除

辦公室文書檔案管理過程中會(huì)出現(xiàn)大量的已經(jīng)過期的具有普通特性的文檔，這部分辦公室文書檔案在最初還具有一定的價(jià)值，但是隨著時(shí)間的推移，就會(huì)變成一堆廢紙[4]，如果一直對(duì)這些辦公室文書檔案進(jìn)行保存和管理，不僅需要占據(jù)一定的空間，還會(huì)對(duì)緊缺的辦公資源造成一定程度的浪費(fèi)，同時(shí)還容易混入其他文件中，不管是對(duì)借閱還是查找都會(huì)帶來巨大的麻煩[5]。因此管理辦公室文書檔案對(duì)已經(jīng)失效的文檔進(jìn)行定期的清理，能夠?qū)芾磙k公室文書檔案的工作效率和質(zhì)量起到進(jìn)一步提升的作用。如果是電子文檔可以直接刪除，如果是紙質(zhì)文檔可以再次利用，然后進(jìn)行粉碎處理[6]。對(duì)于那些具有重要特性的辦公室文書檔案來說，雖然需要儲(chǔ)備的時(shí)間長(zhǎng)、具有高的價(jià)值，但是依然存在失效的問題，并且如果長(zhǎng)時(shí)間的保存已經(jīng)失效的重要文檔，會(huì)有潛在的風(fēng)險(xiǎn)，因此及時(shí)地進(jìn)行清理也具有重要的意義。對(duì)重要文檔進(jìn)行清理，一定要得到主管領(lǐng)導(dǎo)的允許。

（三）基于信息社會(huì)大背景辦公室文書檔案管理需要對(duì)監(jiān)督和抽查相關(guān)的機(jī)制進(jìn)一步完善

很多工作人員甚至是單位領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為管理辦公室文書檔案的工作只是普通性質(zhì)的行政管理工作，但是事業(yè)單位的特殊性決定了這些文檔具有重要的價(jià)值。因此，作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層需要給予管理辦公室文書檔案工作的重視，要結(jié)合本單位的實(shí)際情況建立和完善相關(guān)的監(jiān)督和抽查機(jī)制。當(dāng)管理人員需要對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行借閱的時(shí)候可以順便對(duì)文檔的管理工作進(jìn)行檢查[7]。針對(duì)那些具有重要特性的辦公室文檔要定期進(jìn)行抽查。開展管理辦公室文書檔案工作的最終目的是為資料信息提供基礎(chǔ)安全保障，以及為查找和使用提供便利[8]。因此，要對(duì)管理辦公室文書檔案的工作利用信息技術(shù)進(jìn)行有效的變革和創(chuàng)新，要建立安全性高的安保系統(tǒng)。辦公室文書檔案信息資源的安全性關(guān)系到事業(yè)單位職能的實(shí)現(xiàn)。

結(jié)束語

基于信息社會(huì)辦公室文書檔案的管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，也為其的改革和創(chuàng)新指明了新的道路。因此，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在現(xiàn)階段要從信息化的角度對(duì)辦公室文書檔案管理工作進(jìn)行有效的改革和創(chuàng)新，利用全新的管理理念和管理技術(shù)來對(duì)傳統(tǒng)管理方式所表現(xiàn)出來的缺陷進(jìn)行有效地彌補(bǔ)，這樣才能有效地對(duì)管理辦公室文書檔案的工作效率和質(zhì)量進(jìn)一步的提升，才能從根本上對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身所具有的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力進(jìn)一步的提升，才能促使其可持續(xù)的發(fā)展。