有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

魏翠萍

（安丘市交通運(yùn)輸局，山東 安丘 262100）

引言

伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，國(guó)內(nèi)各行業(yè)都在轉(zhuǎn)型升級(jí)。在這樣的背景下，事業(yè)單位的人力資源檔案管理工作也十分重要，緊跟時(shí)代步伐，實(shí)施自我可持續(xù)發(fā)展也十分重要?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展也使事業(yè)單位人力資源檔案實(shí)現(xiàn)科技化、數(shù)字化的可能性。作者結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)文獻(xiàn)，提出事業(yè)單位人力檔案存在的問(wèn)題，并提出一些看法。旨在促進(jìn)人力資源檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步，從而使事業(yè)單位跟上時(shí)代的步伐，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

一、管理能力和水平提升的意義

（一）可以促進(jìn)單元發(fā)展

人力資源檔案管理在事業(yè)單位工作中有著非常重要的作用，有助于提高人力資源管理水平。可通過(guò)人力資源檔案管理，非常準(zhǔn)確地把握每個(gè)員工的具體情況，從而因勢(shì)利導(dǎo)，合理運(yùn)用每個(gè)員工的能力，這符合以人為本的基本要求，也是單位發(fā)展的動(dòng)力。合理編制人事檔案及管理，可以最大限度地發(fā)揮每個(gè)員工的潛能，避免人力資源浪費(fèi)。提升事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天內(nèi)部挖掘有用的人才，可以降低成本，提高競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）物盡其用

單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力在人才上，是保障單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高內(nèi)部工作效率和效益的根本。一個(gè)有效的人力資源檔案管理，不能只注重管理，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，加強(qiáng)員工能力的提升，注重其他方面能力的培養(yǎng)，使單位的發(fā)展蒸蒸日上。簡(jiǎn)而言之，人力資源檔案就是每個(gè)單位員工的實(shí)際工作情況和工作能力的記錄。有這樣的檔案我們才能對(duì)每個(gè)員工有一個(gè)具體而貼切的了解。通過(guò)HR 檔案還能掌握每一個(gè)員工的能力和特征，從而實(shí)現(xiàn)有效的監(jiān)督。不僅可以激勵(lì)每一位員工不斷進(jìn)步，還可以達(dá)到對(duì)每一個(gè)員工的約束，使他們的工作更加符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，在此基礎(chǔ)上使事業(yè)單位不斷進(jìn)步。

二、具體工作中的不足

（一）重視程度不夠。

事業(yè)單位人事檔案管理是事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，需要平時(shí)的維護(hù)和管理。但事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)或管理人員對(duì)單位的人力資源檔案一直沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)或重視。人員配備，人事制度建設(shè)，經(jīng)費(fèi)投入，技術(shù)支持不足。調(diào)任其他職位或未接受專業(yè)培訓(xùn)。設(shè)備資源跟不上人事檔案的發(fā)展。對(duì)檔案的補(bǔ)充更新通常僅在使用人力資源檔案時(shí)才被考慮。新技術(shù)的應(yīng)用，使得人力資源檔案越來(lái)越被邊緣化，給檔案的有序合理化帶來(lái)很大的負(fù)面影響。其次，由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，制度建設(shè)存在許多漏洞。隨著社會(huì)的發(fā)展和市場(chǎng)化的要求，人力資源檔案管理也需要改革和完善。同時(shí)，隨著新《勞動(dòng)保障法》的頒布和社會(huì)保障制度的不斷完善，對(duì)人力資源檔案建設(shè)提出了更高的要求。制度建設(shè)和人力資源檔案管理不規(guī)范都影響檔案管理水平。

（二）檔案管理基礎(chǔ)薄弱。

由于各單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)人力資源檔案的管理不夠重視，對(duì)其含義認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致了檔案管理基礎(chǔ)薄弱。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，市場(chǎng)和社會(huì)對(duì)事業(yè)單位人力資源檔案的管理提出了更高的要求，國(guó)家也采取了各種政策來(lái)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理能力。但在具體的實(shí)施過(guò)程中，也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)為人事檔案分類不合理、建檔不規(guī)范、規(guī)范化、電子檔案未建立、檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)等。極大地影響了人力資源檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化。

（三）員工素質(zhì)還有提升空間。

提高人力資源檔案管理水平，是提升檔案管理水平的核心問(wèn)題。提高人力資源檔案管理水平，需要高素質(zhì)管理者的配合。但大部分單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理工作對(duì)人力資源檔案重視不夠，檔案管理觀念還比較落后，很多單位沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的人事檔案管理人員?？傮w上由檔案管理者統(tǒng)一管理，存在著專業(yè)與綜合素質(zhì)的大問(wèn)題，難以對(duì)人力資源檔案進(jìn)行深入挖掘。此外，單位檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育等方面還存在一些問(wèn)題，難以勝任。

（四）檔案管理信息化程度低。

現(xiàn)代信息技術(shù)領(lǐng)域的發(fā)展導(dǎo)致了工作方法在各個(gè)領(lǐng)域的變化。目前，各單位逐步采用現(xiàn)代元素，但信息化應(yīng)用進(jìn)展緩慢。有些單位在工作中計(jì)算機(jī)使用率低。在數(shù)字化、信息化的過(guò)程中，沒(méi)有充分利用計(jì)算機(jī)，就不能為提高信息化水平創(chuàng)造條件。另外，相關(guān)的信息設(shè)備也不適合系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，系統(tǒng)的訪問(wèn)受到嚴(yán)格限制。如果訪客太多，會(huì)造成卡頓，甚至造成系統(tǒng)癱瘓。此外，事業(yè)單位缺乏現(xiàn)代技術(shù)支撐，現(xiàn)代化意識(shí)淡薄是造成檔案管理低效、落后的直接原因。

三、提升檔案管理水平的方法

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理水平的重視

觀念決定高度，由于對(duì)人力資源檔案的管理重視程度不夠，因而在實(shí)際工作中態(tài)度上存在問(wèn)題，再加上專業(yè)培訓(xùn)不到位導(dǎo)致管理能力不足，人力資源檔案管理也存在形式化問(wèn)題。因此，要從思想上加強(qiáng)對(duì)人力資源檔案管理的重視。以此為基礎(chǔ)，加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，可以組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理學(xué)習(xí)，或請(qǐng)專家來(lái)舉辦講座，提高思想意識(shí)和管理水平。增加人力資源檔案管理的資金投入，為各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供充足的資金支持。在技術(shù)設(shè)備方面加大投入，可以引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和信息化設(shè)備，在保證工程順利進(jìn)行的基礎(chǔ)上，提高工作效率。

（二）健全相關(guān)管理制度

因?yàn)槿肆Y源檔案管理涉及的內(nèi)容十分豐富，所以管理起來(lái)也比較困難。因此，有必要建立合理的人力資源檔案管理系統(tǒng)。一是單位應(yīng)根據(jù)自身情況，制定適合自己的管理制度，要求人力資源檔案建立、健全、保存的每一步都要規(guī)范化，做到有依可查、有據(jù)可循、盡量標(biāo)準(zhǔn)化。也要加強(qiáng)監(jiān)督，制定考核方案，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。可通過(guò)定期或不定期的考核及全面的工作能力評(píng)估，激發(fā)員工的積極性。還要建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)做得好的人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在差錯(cuò)的要予以處罰，以此來(lái)督促專業(yè)人員做好自己的工作。

（三）增強(qiáng)行動(dòng)能力培訓(xùn)

事業(yè)單位員工素質(zhì)的提高，是提高管理水平的一個(gè)重要課題。要做的第一件事就是讓相關(guān)管理人員端正工作態(tài)度，讓他們知道自己工作的重要性和意義，以此來(lái)增強(qiáng)管理工作的認(rèn)同感，還能充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性。此外，還應(yīng)注重挖掘單位內(nèi)部人才，提高人力資源檔案管理人員的工資待遇，以吸引優(yōu)秀人才。

（四）提高信息水平

機(jī)構(gòu)檔案管理信息化已是大勢(shì)所趨，但由于種種原因，信息化水平并不很高。要提高信息化水平，首先要引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，加強(qiáng)信息化體系建設(shè)，完善數(shù)據(jù)庫(kù)，物盡其用。

（五）提高檔案管理的信息化水平

伴隨著信息技術(shù)的日益普及和各部門(mén)的發(fā)展，任何單位或個(gè)人都不能在廣大的社會(huì)團(tuán)體中孤立的工作，檔案管理也應(yīng)緊跟現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中常出現(xiàn)的錯(cuò)誤：出錯(cuò)率高、質(zhì)量差、共享率低、辦公效率低等現(xiàn)象越來(lái)越明顯，電子信息化的管理方式有待加強(qiáng)。在檔案管理方面，需要投入大量資源，建立檔案管理系統(tǒng)，把管理中紙質(zhì)版的工作內(nèi)容變成電子資料，提高檔案管理的效率，避免因檔案資料過(guò)度修改而給檔案帶來(lái)的損失，推行檔案電子化管理制度，將大大提高資源利用率，減少浪費(fèi)，提高檔案管理的針對(duì)性。機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際需要，結(jié)合各部門(mén)檔案管理工作的需要，廣泛開(kāi)展調(diào)研，在合理的預(yù)算條件下，引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化管理類設(shè)施，為檔案管理能力的提高打下基礎(chǔ)。

四、事業(yè)單位人力資源管理的若干建議

（一）正確認(rèn)識(shí)人力資源管理在日常管理中的作用

首先要樹(shù)立正確的管理理念，充分發(fā)揮人力資源管理在事業(yè)單位中的作用。依據(jù)單位自身實(shí)際，以事業(yè)單位現(xiàn)代化管理系統(tǒng)為指導(dǎo)，制定科學(xué)、可行的人力資源管理方案，使單位對(duì)人力資源管理工作的重視與了解，使其真正發(fā)揮作用，從上而下著手。

第二，明確崗位職責(zé)和崗位要求。要明確單位內(nèi)部各崗位的任職資格和要求，才能更清楚、更清楚地掌握每個(gè)崗位對(duì)人員的需求，才能最終實(shí)現(xiàn)人崗匹配。

（二）探討并建立有效的招聘系統(tǒng)

人才是人力資源管理的根本，吸引和留住人才是單位發(fā)展不可缺少的組成部分。因事業(yè)單位的工作難度及工作特殊性，在人才招聘過(guò)程中，對(duì)學(xué)歷和專業(yè)有較高的要求，使這一制度的門(mén)檻有了較大的提高，加上這兩年新冠疫情的影響，促使更多的人員到事業(yè)單位工作，這就加劇了招考競(jìng)爭(zhēng)。但實(shí)際工作中，也不乏學(xué)歷不高，但工作經(jīng)驗(yàn)和工作技能十分豐富的人員，高學(xué)歷和專業(yè)的要求，將這部分人員拒之門(mén)外，沒(méi)有機(jī)會(huì)參加招錄考試。另一方面，在事業(yè)編制的控制上，各單位的工作人員可具有不同的身份，事業(yè)單位可根據(jù)自己的實(shí)際，積極探索建立行之有效的員工制度，這樣既可以減輕事業(yè)單位控編的壓力，又能真正解決事業(yè)單位人員的需要。

（三）調(diào)動(dòng)員工的積極性，減少人員的閑置

事業(yè)單位人力資源配置中最突出的問(wèn)題之一就是人員閑置。因?yàn)槭聵I(yè)單位內(nèi)部對(duì)工作沒(méi)有明確分工，工作職責(zé)不明確等原因，導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部長(zhǎng)期存在部分員工無(wú)具體業(yè)務(wù)，造成人力資源的浪費(fèi)。對(duì)此部分人員，首先要了解這些員工閑散的原因，根據(jù)原因找出解決的辦法，調(diào)動(dòng)工作積極性，使這部分人員忙碌起來(lái)，在單位找合適的崗位，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理利用。

結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代的到來(lái)，大大提高了管理類工作的效率，信息化的檔案管理成為形勢(shì)下的必然要求，紙質(zhì)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代辦公的需要。因此，必須加大對(duì)檔案管理工作的重視程度，加大對(duì)檔案工作人員的技能培訓(xùn)，提高其信息化水平，加強(qiáng)單位信息交流與合作，完善檔案管理機(jī)制，緊跟時(shí)代，推動(dòng)事業(yè)單位更好地可持續(xù)發(fā)展?？梢?jiàn)，人力資源檔案管理在事業(yè)檔案建設(shè)中具有舉足輕重的作用。通過(guò)人力資源檔案管理，可以充分發(fā)揮和挖掘員工的潛能。因此，應(yīng)重視目前事業(yè)單位人力資源檔案管理中存在的不足之處，通過(guò)完善相關(guān)工作制度，提高員工的工作能力和素質(zhì)，加強(qiáng)數(shù)字化信息化建設(shè)，提高事業(yè)單位人力資源檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。